Software sa Pagsubaybay sa Empleyado ng Colorado: Pagbawas sa Workload ng HR at Pamamahala ng mga Remote Team

Ang mga kaayusan sa remote o hybrid na trabaho ay nagpapakomplikado sa marami sa mga karaniwang gawain sa HR. Paano susubaybayan ang proseso ng onboarding kung ang bagong empleyado ay nasa ibang lungsod? Paano kumpirmahin ang pagdalo kung ang team ay nakakalat sa buong estado? Paano bumuo ng ulat para sa management?

Isa pang problema ay ang hindi pagkakapare-pareho. Ang isang opisina ay maaaring sumunod sa isang malinis at mauulit na proseso habang ang isa naman ay umaasa sa mga workaround. Ang isang manager ay maaaring mahusay sa onboarding at follow-up, habang ang isa naman ay nagpapalagay na malalaman ito ng mga bagong empleyado. Ang isang remote na empleyado ay hindi nangangahulugang walang produktibo, ngunit ang kanilang trabaho ay mas mahirap makita nang walang patuloy na pag-check-in.

Sa huli, ang pagpuno sa lahat ng mga kakulangang iyon ay nasa balikat ng HR. Kailangan nilang mangolekta ng mga update, lutasin ang kalituhan, at suriin ang trabaho ng iba't ibang koponan, na mas matagal at mas kumplikado sa mga remote na kasunduan.

Ang isang mahusay na plataporma para sa pagsubaybay sa empleyado ay nagpapagaan sa pasanin ng HR. Ito ay nagiging isang espasyo kung saan makikita ng mga espesyalista sa HR at mga pinuno ng koponan kung saan napupunta ang oras ng bawat empleyado, kung anong mga tool ang kanilang ginagamit, at kung ano ang humahadlang sa mga proseso. Masusubaybayan nila ang mga pagbabago sa mga daloy ng trabaho at matukoy ang mga isyu sa pagganap bago pa man ito maging isang seryosong problema. Sa halip na ihambing ang mga opisina batay sa anecdotal feedback, maaaring ihambing ng mga pamunuan ang mga ito batay sa parehong datos.

Ngunit hindi napapalitan ng pagsubaybay ang pamamahala. Nagbibigay lamang ito ng sapat na kakayahang makita ang mga HR at mga lider upang mas kaunting oras ang gugugulin sa pangangalap ng impormasyon at mas maraming oras sa pagkilos batay dito.

Para sa mga kumpanyang namamahala ng mga remote o hybrid na koponan, CleverControl makakatulong sa mas madaling pagsubaybay sa mga pattern ng produktibidad nang hindi na nagdaragdag ng isa pang manu-manong proseso ng pag-uulat. Ang platform ay maaaring:

• awtomatiko ang pagsubaybay sa pagdalo at oras ng trabaho
• subaybayan ang mga proseso ng trabaho: kung ano ang ginagawa ng lahat at kung anong mga kagamitan ang ginagamit nila
• gumawa ng mga buod na ulat
• pag-isahin ang visibility sa mga opisina at workflow
• at marami pang iba.

Kadalasang hindi kumpletong impormasyon ang ginagawa sa mga desisyon sa pagkuha ng empleyado. Sinasabi ng isang team na sobra na ang laman, sinasabi naman ng isang manager na kailangan nila ng ibang tao, at ang HR ang pumipili ng paraan para punan ang posisyon.

Sa katotohanan, hindi ito palaging problema sa staffing - kadalasan ito ay sirang daloy ng trabaho, paulit-ulit na trabaho, mahinang onboarding, o hindi episyenteng proseso sa pagitan ng mga opisina. Ang pagpapakilala ng bagong empleyado ay talagang nagpaparami sa problema, hindi nalulutas.

Kung ang pangkat ay talagang kulang sa tauhan, ang gawain ay ang kumuha ng eksaktong tamang kandidato. Ang pagtingin kung paano gumagana ang mga mahuhusay sa magkatulad na posisyon, kung anong mga kagamitan ang kanilang pinagkakatiwalaan, at kung saan nakatambak ang mga gawain ay nakakatulong upang lumikha ng mas mahusay na deskripsyon ng trabaho. Nakakatulong din ito na mapabuti ang pamantayan sa screening at paglilipat sa pagitan ng mga hiring manager at recruiter.

Para sa mga employer sa Colorado na nakikipagkumpitensya para sa talento, mahalaga iyan. Dahil milyun-milyong bakanteng posisyon pa rin sa merkado ng paggawa sa U.S., kailangang maingat at maayos na kumuha ang mga employer ng mga empleyado, hindi lang basta mabilis na kumuha.

Ang onboarding ay isa sa mga pinakamalinaw na lugar kung saan maaaring mabawasan ng software sa pagsubaybay ng empleyado ang workload ng HR.

Kapag ang onboarding ay nangyayari sa maraming opisina o malalayong lokasyon, ang consistency ay kadalasang unang naapektuhan. Ang mga bagong empleyado ay maaaring makatanggap ng parehong checklist sa papel, ngunit ang kanilang tunay na karanasan ay maaaring mag-iba nang malaki. Ang isang tao ay ginagabayan sa mga tool na kailangan nila. Ang isa naman ay gumugugol ng isang linggo sa paglipat sa pagitan ng mga app, naghihintay para sa access, at sinusubukang hindi magmukhang nawawala sa Zoom.

Ang software sa pagsubaybay ay nakakatulong sa HR na makita ang pagkakaibang iyon nang mas maaga.

Kung ang isang bagong empleyado ay hindi gumagamit ng mga kinakailangang sistema, maaaring mahuli ito ng HR. Kung ang mga materyales sa pagsasanay ay nakatalaga ngunit hindi kailanman binubuksan, makikita ito. Kung ang isang bagong empleyado ay palaging walang ginagawa, palipat-lipat sa pagitan ng mga aplikasyon, o gumugugol ng masyadong maraming oras sa mga maling kagamitan, maaaring ito ay isang senyales na kailangan nila ng suporta sa halip na kritisismo.

Ang tagumpay ng onboarding ay may masusukat na epekto sa negosyo kaya naman mahalaga ang maagang pagtukoy sa mga problema. Inirerekomenda ng SHRM ang pagsubaybay sa onboarding gamit ang mga sukatan tulad ng oras-sa-produktibidad, turnover at retention, performance, at feedback mula sa mga bagong empleyado. Binanggit din ng SHRM na ang matibay na onboarding ay naglalatag ng pundasyon para sa pangmatagalang produktibidad at katapatan.

Sa praktikal na pananalita, nangangahulugan ito na maaaring itigil ng HR ang pagtrato sa onboarding bilang isang minsanang kaganapan sa papeles at simulang ituring ito bilang isang napapansing proseso. Mahalaga ito lalo na kapag ang mga koponan ay nakabahagi at hindi palaging nakikita ng mga manager kung kailan tahimik na nahihirapan ang isang bagong empleyado.

Hindi ang remote work ang problema. Ang mahinang visibility ang problema.

Dahil sa kawalan ng kakayahang makita ang mga tao, maraming tagapamahala ang napipilitang pumili ng dalawang maling opsyon: alinman sa mag-micromance sila, o halos hindi na lang sila mag-hands-off hanggang sa may magkamali. Hindi rin ito epektibo.

Lumilikha ng gitnang landas ang software sa pagsubaybay sa empleyado. Makikita ng mga manager ang distribusyon ng workload, mga pattern ng produktibidad, at mga bottleneck sa proseso nang hindi nag-iiskedyul ng walang katapusang mga tawag sa status. Maaari silang mag-coach batay sa aktwal na pag-uugali, hindi sa mga kutob. Mas patas nilang maihahambing ang performance ng koponan sa iba't ibang opisina. Mapapansin din nila ang mga senyales ng overload bago pa maging halata ang burnout o mga hindi natapos na deadline.

Iyan ang isa sa mga pinaka-praktikal na dahilan kung bakit tinitingnan ng mga employer sa Colorado ang software sa pagsubaybay para sa mga remote team. Ang layunin ay hindi para bantayan ang bawat pag-click. Ang layunin ay pamahalaan ito nang may mas kaunting mga blind spot.

Ang pagpapatupad ng pagsubaybay sa empleyado ay mas kumplikado kaysa sa pag-install ng software sa mga computer ng koponan. Nariyan din ang kontekstong legal na dapat maunawaan ng mga employer sa Colorado.

Sa antas pederal, ang Batas sa Pagkapribado ng Elektronikong Komunikasyon pinoprotektahan ang mga komunikasyong wire, oral, at elektroniko. Sa mga lugar ng trabaho, kadalasang mas maraming espasyo ang mga employer para subaybayan ang mga komunikasyon sa mga sistema ng kumpanya para sa mga lehitimong dahilan sa negosyo, ngunit hindi iyon lumilikha ng walang limitasyong awtoridad.

Gayunpaman, ang NLRB ay nagbabala na ang mapanghimasok na elektronikong pagsubaybay ay maaaring makagambala sa mga karapatan ng mga empleyado sa ilalim ng Seksyon 7, kabilang ang kanilang karapatang talakayin ang mga sahod at mga kondisyon sa lugar ng trabaho o makisali sa iba pang protektadong sama-samang aktibidad.

Nagdagdag ang Colorado ng ilang puntong dapat malaman ng mga employer. Una, ang Colorado sa pangkalahatan ay isang estadong may one-party consent para sa pagre-record ng mga pag-uusap, na hindi gaanong mahigpit kaysa sa mga estadong may all-party consent, bagama't hindi pa rin dapat ipagpalagay ng mga employer na lahat ng kasanayan sa pagre-record ay walang panganib.

Pangalawa, ang mga empleyado ng Colorado sa pribadong sektor may karapatan upang siyasatin at kumuha ng mga kopya ng kanilang mga tauhan nang hindi bababa sa isang taon kapag hiniling, at ang mga dating empleyado ay makakakuha ng isang inspeksyon pagkatapos ng pagtanggal sa trabaho. Dahil dito, ang pare-parehong dokumentasyon at pagtatala ay lalong mahalaga.

Hindi dapat palitan ng seksyong ito ang payong legal, ngunit ipinapaliwanag nito kung bakit dapat maging maingat ang mga employer sa pagsubaybay sa mga patakaran, abiso sa empleyado, at ang layunin ng negosyo sa likod ng anumang mga tool sa pagsubaybay na kanilang ginagamit.

Bukod sa kontekstong legal, mayroon ding kontekstong etikal. Kung gusto mong malaman kung paano gawing hindi lamang sumusunod sa batas ang pagsubaybay kundi maging etikal din, tingnan ang artikulong ito.

Hindi lahat ng kagamitan sa pagsubaybay ay pantay na kapaki-pakinabang para sa HR, lalo na sa mga kumpanyang may mga remote o distributed team. Ang pinakamahusay na solusyon ay dapat:

• pinagsasama ang kakayahang makita at ang pagiging simple
• payagan ang mabilis na makitang mga pattern
• payagan ang paghahambing ng mga koponan nang hindi gumagawa ng mga ulat gamit ang kamay
• Ang datos at mga ulat ay dapat na maunawaan nang walang espesyal na pagsasanay.

Mga kapaki-pakinabang na tampok na dapat hanapin sa software para sa pagsubaybay sa empleyado:

• mga sentralisadong dashboard
• pagsubaybay sa pagdalo
• pagsubaybay sa oras ng trabaho
• mga insight sa paggamit ng app at aktibidad

Para sa mga kompanya sa Colorado, ang software sa pagsubaybay sa empleyado ay hindi lamang tungkol sa pangangasiwa. Sa pinakamahusay nitong paraan, ito ay isang paraan upang gawing mas mahusay ang HR at mas pare-pareho ang pamamahala ng koponan.

Kapag ginamit nang may pag-iingat, ang isang platform tulad ng CleverControl ay makakatulong sa HR na gumugol ng mas kaunting oras sa pagkolekta ng impormasyon at mas maraming oras sa pagpapabuti ng karanasan ng empleyado, pagsuporta sa mga manager, at pagbuo ng mga distributed team na talagang mahusay na nagtutulungan.

Tingnan kung paano tinutulungan ng CleverControl ang mga HR team at manager na subaybayan ang mga workflow, pasimplehin ang onboarding, at pamahalaan ang mga remote na empleyado sa maraming opisina.