Perangkat Lunak Pemantauan Karyawan Pennsylvania: Praktik Terbaik untuk Industri yang Diatur

Anda mungkin mengelola bank di Pittsburgh atau rumah sakit di Harrisburg. Atau, mungkin, perusahaan asuransi Anda di Philadelphia menangani ribuan catatan klien yang sensitif setiap hari. Dalam semua kasus ini, karyawan Anda memiliki akses ke data sensitif yang, jika ditangani secara sengaja atau tidak sengaja, dapat mengakibatkan konsekuensi hukum, keuangan, dan reputasi yang serius.

Di seluruh Pennsylvania, organisasi di bidang perbankan, keuangan, asuransi, dan layanan kesehatan memiliki persyaratan keamanan dan kepatuhan yang ketat. Perangkat lunak pemantauan karyawan merupakan komponen penting untuk memenuhi persyaratan ini, mengelola risiko, dan meningkatkan keamanan.

Namun, bagaimana penerapannya di Pennsylvania dapat dilakukan dengan benar? Mari kita bahas topik ini dalam artikel hari ini.

Memahami peraturan privasi negara bagian dan lokal sangat penting untuk menerapkan pemantauan karyawan di industri apa pun; namun, di sektor yang teregulasi, hal ini dua kali lebih penting. Perangkat lunak pemantauan karyawan membantu memastikan data klien atau pasien terlindungi dan ditangani dengan benar. Dalam prosesnya, perangkat lunak ini mengumpulkan sejumlah besar data tentang aktivitas karyawan dan mungkin juga secara tidak sengaja menangkap data sensitif klien atau pasien. Jadi, ketika menerapkan perangkat lunak pelacakan di industri yang teregulasi di Pennsylvania, Anda harus mempertimbangkan hal-hal berikut:

1. Seberapa baik hal itu membantu melindungi data klien yang sensitif?

2. Apakah mematuhi peraturan khusus industri?

3. Apakah ini mendukung hak karyawan berkenaan dengan data yang dikumpulkan tentang mereka?

Untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan ini, pengetahuan tentang lanskap hukum Pennsylvania diperlukan. Mari kita mulai dengan peraturan khusus industri.

Di bidang layanan kesehatan, perusahaan wajib mematuhi HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act). Undang-undang ini menuntut perlindungan maksimal terhadap Informasi Kesehatan Terlindungi (PHI), yaitu informasi kesehatan yang dapat diidentifikasi secara individual, seperti riwayat medis, hasil tes, informasi asuransi, atau data apa pun yang berkaitan dengan kesehatan fisik atau mental seseorang, layanan kesehatan yang diberikan, atau pembayaran layanan kesehatan.

Hukum Pennsylvania juga melarang pengungkapan informasi terkait HIV dan catatan kesehatan mental atau perawatan penyalahgunaan zat tanpa persetujuan tertulis.

Perangkat lunak pemantauan karyawan, jika diterapkan dengan benar, bertindak sebagai penjaga yang waspada, membantu Anda mendeteksi dan mencegah potensi pelanggaran data sensitif ini.

Perusahaan yang bergerak di bidang keuangan wajib mematuhi GLBA (Undang-Undang Gramm-Leach-Bliley). Undang-undang ini mewajibkan perlindungan Informasi Pribadi Non-Publik (NPI) konsumen. NPI adalah informasi apa pun yang:

1. Klien menyediakan untuk memperoleh produk atau layanan keuangan (nama, alamat, pendapatan, dll.)

2. Hasil dari setiap transaksi yang dilakukan untuk klien (nomor rekening, pembayaran, riwayat, saldo, dll.)

3. Perusahaan keuangan memperoleh informasi tentang klien untuk menyediakan layanan atau produk (catatan pengadilan, laporan konsumen, dll.)

Pemantauan karyawan sangat penting untuk mengidentifikasi ancaman keamanan sejak dini dan mengatasinya.

Di bidang asuransi, Undang-Undang Keamanan Data Asuransi Pennsylvania (PIDSA), yang berlaku Desember 2023, mewajibkan adanya perlindungan yang kuat terhadap informasi nonpublik, respons insiden, dan pelatihan karyawan terkait keamanan siber dan pemantauan.

Speaking about employee privacy rights and employee monitoring, companies must consider the Pennsylvania Wiretapping and Electronic Surveillance Control Act ("Wiretap Act"). Pennsylvania is a two-party consent state. It means that recording, intercepting, or monitoring oral, electronic, or wire communications is illegal without the consent of all parties involved.

Meskipun Undang-Undang Penyadapan membatasi perekaman audio, undang-undang ini umumnya tidak melarang pemantauan video selama tidak ada audio yang direkam. Pemantauan video dilarang di toilet, ruang loker, dan area lain di mana karyawan memiliki ekspektasi privasi yang wajar.

Undang-Undang Privasi Komunikasi Elektronik (ECPA) federal serupa dengan Undang-Undang Penyadapan. Undang-undang ini melarang perusahaan menyadap komunikasi elektronik tanpa izin, tetapi memberikan pengecualian saat memantau sistem milik perusahaan, terutama untuk alasan bisnis yang sah.

Berdasarkan hukum Pennsylvania, pemberi kerja tidak diwajibkan memberi tahu karyawan tentang pemantauan, kecuali untuk komunikasi pemantauan.

Ini hanyalah ikhtisar singkat tentang peraturan Pennsylvania. Kami menyarankan untuk berkonsultasi dengan pakar hukum sebelum menerapkan pemantauan karyawan.

Tetapi mengapa karyawan di industri seperti keuangan, asuransi, dan perawatan kesehatan perlu dipantau sejak awal?

Bayangkan data yang mereka tangani setiap hari. Nomor Jaminan Sosial, saldo rekening, riwayat kesehatan, identitas pribadi, dan banyak data berharga lainnya. Seperti yang telah kita pelajari di bagian sebelumnya, data ini dilindungi oleh hukum, yang memberikan kewajiban kepada organisasi yang mengelolanya. Perangkat lunak pemantauan karyawan dapat membantu:

1. Pastikan kepatuhan berkelanjutan terhadap peraturan dan buat jejak audit.

2. Mendeteksi akses tidak sah ke data sensitif, transfer data yang tidak biasa, atau aktivitas mencurigakan lainnya yang dapat mengindikasikan potensi kebocoran data.

3. Atasi ancaman internal dan eksternal.

4. Pastikan bahwa data diproses sesuai dengan protokol yang ditetapkan.

Menerapkan pemantauan karyawan bisa menjadi proses yang rumit dan membingungkan, terutama di industri yang diatur, di mana kesalahan bisa berakibat fatal. Berikut tujuh praktik terbaik yang dirancang khusus untuk para pemimpin bisnis di Pennsylvania.

Data apa yang dimiliki organisasi Anda? Siapa yang memiliki akses? Di mana saja titik lemahnya?

Sebelum membeli perangkat lunak, pertimbangkan risiko Anda. Bank yang menangani transfer kawat memiliki kebutuhan yang berbeda dengan klinik yang mengelola penerimaan pasien.

Tidak semua perangkat lunak pemantauan cocok untuk industri yang diatur. Perangkat lunak yang Anda pilih harus dengan jelas menyatakan kepatuhannya terhadap HIPAA atau peraturan lain yang berlaku di industri Anda. Carilah fitur-fitur seperti:

1. Jejak audit terenkripsi (HIPAA memerlukan penyimpanan selama 6 tahun)

2. Pencatatan akses berbasis peran

3. Integrasi dengan sistem DLP dan SIEM

4. Peringatan untuk perilaku mencurigakan (misalnya, akses setelah jam kerja, unduhan massal)

Pemantauan mendadak bisa menjadi bumerang. Oleh karena itu, bersikaplah terbuka. Susun kebijakan tertulis yang jelas yang secara eksplisit menguraikan apa yang akan dipantau, mengapa perlu, dan bagaimana data yang dikumpulkan akan digunakan dan diamankan. Adakan pertemuan singkat. Jelaskan bahwa pemantauan bukan untuk menangkap orang, melainkan untuk melindungi klien dan memenuhi kewajiban hukum.

Meskipun di Pennsylvania, Anda pada umumnya tidak memerlukan persetujuan untuk pemantauan visual atau komputer di tempat kerja, transparansi mengurangi penolakan dan mendorong kerja sama.

Tidak perlu merekam setiap penekanan tombol. Tetapkan tujuan yang jelas untuk program pemantauan Anda. Apakah untuk mencegah pencurian data? Untuk memastikan kepatuhan terhadap protokol keamanan tertentu? Batasi aktivitas pemantauan Anda hanya pada hal-hal yang benar-benar diperlukan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Fokus pada sistem berisiko tinggi: basis data pasien, platform keuangan, dan alat pemrosesan klaim. Terapkan pemantauan berdasarkan peran dan sensitivitas data. Resepsionis tidak memerlukan pengawasan yang sama seperti penyetel klaim.

Log yang Anda kumpulkan bersifat sensitif. Log tersebut mungkin berisi informasi pribadi karyawan Anda dan data klien yang diambil secara tidak sengaja.

Perlakukan data yang dikumpulkan oleh perangkat lunak pemantauan Anda dengan tingkat keamanan yang sama seperti yang Anda terapkan pada informasi sensitif klien Anda. Jika seseorang meretas sistem pemantauan Anda, mereka dapat melihat semuanya. Jadi, amankan, enkripsi, dan batasi aksesnya hanya untuk sejumlah kecil personel, dan audit siapa yang dapat melihat log.

Manajer harus memahami fungsi perangkat lunak, kebijakan pemantauan perusahaan, praktik keamanan yang lebih luas, dan pentingnya kepatuhan terhadap peraturan. Karyawan harus mengetahui tanggung jawab mereka. Dan para eksekutif perlu mencontohkan perilaku etis—tanpa terkecuali.

Peraturan berubah. Pergantian staf terjadi. Teknologi terus berkembang. Tinjau kembali kebijakan pemantauan Anda setidaknya setahun sekali. Selain itu, praktik terbaik adalah menjalankan audit simulasi dan menguji rencana respons insiden Anda.

Singkatnya, pemantauan karyawan di area yang diatur adalah tentang tanggung jawab.

Jika perusahaan Anda bergerak di bidang layanan kesehatan, asuransi, atau keuangan di Pennsylvania, perusahaan tersebut menangani beberapa informasi paling sensitif yang dimiliki orang-orang. Klien, pasien, dan pelanggan Anda mengandalkan Anda untuk melindunginya.

Jika diterapkan dengan cermat, perangkat lunak pemantauan dapat menjadi perisai. Sebuah cara untuk mendeteksi kesalahan sebelum menjadi pelanggaran. Sebuah cara untuk membuktikan kepatuhan ketika audit tiba.

Tujuan utama pemantauan bukanlah untuk menumbuhkan iklim kecurigaan, melainkan untuk menumbuhkan lingkungan yang aman dan patuh yang melindungi organisasi Anda, klien Anda, dan reputasi Anda.