Perangkat Lunak Pemantauan Karyawan Carolina Utara: Wawasan untuk Bisnis Kecil dan Menengah

Bisnis kecil dan menengah di North Carolina kini menghadapi tekanan keamanan digital dan mempertahankan produktivitas lebih dari sebelumnya, karena ekonomi negara bagian semakin bergantung pada teknologi dan kerja jarak jauh. Bagaimana perusahaan dapat memastikan data rahasia mereka aman dan karyawan melakukan yang terbaik?

Artikel ini membahas tantangan-tantangan unik yang dihadapi oleh usaha kecil dan menengah (UKM) di North Carolina – mulai dari kekhasan pasar lokal hingga kerentanan keamanan internal yang umum terjadi. Kami kemudian akan mengungkap bagaimana perangkat lunak pemantauan karyawan yang canggih menawarkan solusi praktis, membantu Anda mencegah kebocoran data, melacak waktu kerja secara akurat, dan membangun masa depan yang lebih aman dan produktif untuk bisnis Anda.

Fondasi ekonomi Carolina Utara adalah usaha kecil dan menengah - 99,6% dari semua usaha di negara bagian tersebut adalah UKM. UKM mempekerjakan 45,3% dari semua pegawai negara bagian, atau 1,7 juta orang. Berikut ini adalah beberapa sektor usaha utama di Carolina Utara:

1. Pelayanan kesehatan: rumah sakit besar dan klinik khusus menangani banyak data pasien yang sensitif, yang membuat mereka selalu menjadi target kebocoran data.

2. Layanan profesional, ilmiah, dan teknis, termasuk firma hukum, lembaga konsultan, dan perusahaan rintisan teknologi, menangani sejumlah besar informasi klien rahasia dan kekayaan intelektual.

3. Manufaktur: Bisnis manufaktur sangat rentan terhadap spionase industri dan pencurian desain atau kekayaan intelektual.

4. Layanan keuangan, termasuk perbankan, investasi, dan asuransi, adalah target utama penipuan keuangan dan pelanggaran data.

Pergeseran berkelanjutan ke model kerja jarak jauh dan hibrida membuat perlindungan data rahasia dan pemeliharaan produktivitas menjadi lebih rumit. Carolina Utara menduduki peringkat 11 di antara negara bagian dan Distrik Columbia dalam hal kerja jarak jauh pada tahun 2023, dengan 16,1% tenaga kerjanya bekerja dari rumah. Wilayah metropolitan besar seperti Raleigh-Cary (24,5% pekerja jarak jauh) dan Charlotte-Concord-Gastonia (21,5% pekerja jarak jauh) merupakan pusat khusus untuk tren ini. Kerja jarak jauh menawarkan fleksibilitas dan penghematan biaya yang tidak diragukan lagi; namun, hal itu juga memperluas perimeter digital bisnis dan membuatnya lebih rentan terhadap pelanggaran keamanan.

Bahaya keamanan dapat muncul dalam berbagai bentuk, tetapi secara garis besar dapat dibagi menjadi dua kategori utama: yang disebabkan oleh karyawan dan eksternal.

Kebocoran data yang disebabkan oleh karyawan dapat terjadi secara sengaja atau tidak sengaja dan menyebabkan sebanyak 88% dari semua pelanggaran data. Kebocoran data yang tidak disengaja terjadi karena kecerobohan manusia atau kegagalan dalam mengikuti protokol keamanan. Misalnya, karyawan dapat mengirim data penting ke penerima yang salah secara tidak sengaja, membiarkan perangkat kerja mereka tidak aman, atau menjadi korban penipuan rekayasa sosial.

Pencurian data yang disengaja merupakan kejadian yang jarang terjadi, tetapi memiliki konsekuensi yang mengerikan. Karyawan yang tidak puas, mereka yang mencari keuntungan pribadi, atau individu yang direkrut oleh pesaing mungkin dengan sengaja mencuri daftar pelanggan, rahasia dagang, catatan keuangan, atau data kepemilikan lainnya.

Terakhir, karyawan dapat memperoleh akses tidak sah ke data atau sistem yang tidak seharusnya mereka akses. Hal ini dapat menyebabkan penyalahgunaan data atau menciptakan peluang untuk pelanggaran lebih lanjut.

Selain kebocoran data yang disebabkan oleh karyawan, ada juga ancaman eksternal. Misalnya, serangan phishing tetap menjadi kejahatan yang paling banyak dilaporkan di North Carolina, yang sering kali menargetkan karyawan untuk mendapatkan akses ke kredensial atau sistem. Ransomware juga merupakan ancaman yang signifikan. Satu klik pada tautan yang salah atau membuka lampiran yang terinfeksi - dan organisasi terkunci dari sistem penting dan lumpuh. Terakhir, ada penipuan kompromi email bisnis. Ini adalah skema rekayasa sosial yang canggih ketika penipu sering kali menyamar sebagai seorang eksekutif, mitra perusahaan, atau vendor tepercaya dan menipu karyawan agar melakukan pembayaran palsu atau berbagi informasi sensitif.

Ancaman keamanan hanyalah sebagian dari masalah bagi UKM di North Carolina. Bisnis harus menghadapi masalah produktivitas yang dapat meningkat di lingkungan kerja jarak jauh. Terjadi pencatatan waktu yang tidak akurat atau bahkan pencurian waktu ketika karyawan melebih-lebihkan jam kerja atau melakukan hal-hal pribadi selama jam kerja berbayar mereka. Aktivitas yang berlebihan yang tidak terkait dengan pekerjaan dan instalasi perangkat lunak yang tidak sah tidak hanya merusak produktivitas tetapi juga dapat menyebabkan pelanggaran keamanan. Karyawan tersebut dapat secara tidak sengaja mengekspos perusahaan ke situs web berbahaya, menginfeksi perangkat dengan malware, atau melanggar perjanjian lisensi.

Pada tahun 2023, bisnis dan individu di North Carolina melaporkan kerugian finansial yang sangat besar $234 juta akibat kejahatan dunia maya, menjadikan negara bagian tersebut sebagai negara bagian dengan kerugian total ke-13 di negara tersebut, dengan 12.282 pengaduan yang diajukan. Angka-angka ini membuktikan bahwa perusahaan harus mengambil tindakan proaktif untuk melindungi data sensitif dari ancaman internal dan eksternal.

Keamanan siber dan produktivitas merupakan masalah kompleks yang memerlukan pendekatan yang cermat dalam penyelesaiannya. Salah satu alat yang pasti dapat membantu kedua masalah tersebut adalah perangkat lunak pemantauan karyawan, khususnya dua jenisnya: Pencegahan Kehilangan Data (DLP) dan pemantauan aktivitas.

Perangkat Lunak Pencegahan Kehilangan Data (DLP)

Pada intinya, perangkat lunak DLP dirancang untuk mencegah data sensitif lepas dari kendali organisasi Anda, baik secara tidak sengaja maupun sengaja. Bagi UKM di North Carolina yang menangani informasi pelanggan, kekayaan intelektual, atau data keuangan, DLP merupakan lapisan pertahanan yang penting.

Perangkat lunak DLP dapat:

1. Lacak bagaimana file ditransfer dan blokir penyalinan tidak sah ke drive USB, penyimpanan cloud, aplikasi perpesanan, atau hard drive eksternal.
2. Memindai email keluar, unggahan web, dokumen, dan lainnya untuk mencari informasi sensitif, seperti Informasi Identitas Pribadi (PII), Informasi Kesehatan yang Dilindungi (PHI), atau data Industri Kartu Pembayaran (PCI). Jika informasi ini terdeteksi, perangkat lunak dapat mengirimkan peringatan atau memblokir proses tersebut.
3. Mencegah karyawan mengambil tangkapan layar atau merekam layar.
4. Tetapkan dasar perilaku normal karyawan dan identifikasi penyimpangan yang mungkin mengindikasikan upaya pencurian data atau pelanggaran kebijakan.
5. Ekstrak dan analisis teks dari gambar dan tangkapan layar, memastikan bahwa data sensitif tidak bocor melalui cara non-tekstual.

Salah satu manfaat utama DLP adalah peluang untuk mencegah kebocoran data sebelum terjadi dan, oleh karena itu, meminimalkan kerugian finansial dan reputasi. Selain itu, DLP membantu memenuhi persyaratan regulasi terkait perlindungan data (misalnya, HIPAA untuk layanan kesehatan, Undang-Undang Gramm-Leach-Bliley untuk layanan keuangan).

Perangkat Lunak Pemantauan Aktivitas

Sementara perangkat lunak DLP berfokus terutama pada pelacakan informasi sensitif dan karyawan yang mengakses data ini, perangkat lunak pemantauan aktivitas mencakup cakupan perilaku karyawan yang lebih luas. Oleh karena itu, perangkat lunak ini dapat digunakan tidak hanya untuk keamanan tetapi juga untuk melacak produktivitas dan waktu kerja.

Fitur utama untuk keamanan dan produktivitas:

1. Melacak situs web yang dikunjungi dan aplikasi yang digunakan selama hari kerja.
2. Menangkap awal dan akhir hari kerja, mengidentifikasi waktu diam dan aktif, dan jam kerja sebenarnya.
3. Memantau email dan komunikasi pada perangkat milik perusahaan.
4. Membuat laporan terperinci tentang aktivitas karyawan, mengidentifikasi tren, waktu produktivitas puncak, dan area yang perlu ditingkatkan.
5. Mengambil tangkapan layar secara berkala atau merekam layar.
6. Pengenalan Wajah untuk mengontrol siapa yang mengakses perangkat.
7. Solusi pemantauan karyawan yang canggih juga dapat merekam video dan suara dari webcam, menangkap panggilan, mengelola tugas, melihat berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk tugas tersebut, dan banyak lagi.

Perangkat lunak pemantauan karyawan sangat cocok untuk meningkatkan produktivitas. Perangkat lunak ini membantu mengidentifikasi aktivitas yang membuang-buang waktu dan fokus pada tugas pekerjaan yang sedang dikerjakan. Selain itu, perangkat lunak ini memastikan penagihan dan penggajian yang akurat berdasarkan jam kerja aktual.

Perangkat lunak pemantauan aktivitas dapat melengkapi beberapa fungsi DLP. Meskipun biasanya tidak melacak operasi berkas, catatan aktivitas karyawan yang ekstensif dapat memberikan bukti yang diperlukan dalam kasus investigasi internal.

Terakhir, pemantauan aktivitas menumbuhkan budaya di mana karyawan menyadari hasil kerja mereka dan bertanggung jawab atas waktu mereka.

Constructive feedback is a two-way street. When you have given your evaluation, give the employee a word to explain their vision of the situation. You may prompt them by asking open questions, such as "What are your thoughts on your results?" or "What do you think might have contributed to that dip in performance?" They will encourage the employee to reflect on their work and share problems they may be experiencing. Often, they'll have valuable context you might not be aware of, or even suggest solutions themselves. Listen actively and take notes of their insights.

Apa pun jenis perangkat lunak pemantauan yang dipilih bisnis, penerapannya akan memerlukan lebih dari sekadar meluncurkannya di komputer kantor. Memahami lanskap hukum - peraturan privasi dan ketenagakerjaan khusus federal dan negara bagian - adalah yang terpenting sebelum pemantauan apa pun dapat digunakan.

Undang-undang federal Electronic Communications Privacy Act (ECPA) secara umum mengizinkan pengusaha untuk memantau komunikasi pada sistem milik perusahaan untuk alasan bisnis yang sah. Masing-masing negara bagian dapat menambahkan lebih banyak persyaratan, tetapi North Carolina tidak memberlakukan mandat unik yang terlalu ketat. Namun, hal itu tidak berarti bahwa bisnis tidak boleh mempertimbangkannya dengan saksama untuk memastikan kepatuhan.

Pertama, persetujuan eksplisit karyawan untuk pemantauan, meskipun tidak selalu secara eksplisit diperlukan, tetap sangat disarankan, terutama saat memantau komunikasi. Hal ini biasanya dilakukan melalui kebijakan pemantauan karyawan yang jelas dan komprehensif yang ditandatangani saat perekrutan atau saat langkah-langkah pemantauan baru diperkenalkan.

Secret monitoring may be illegal for some types of monitoring. North Carolina's cyberstalking law, for example, prohibits GPS tracking without consent, though exceptions exist for fleet vehicles. Even if a certain type of monitoring is not explicitly illegal to use secretly, the lack of transparency can severely damage employee morale and lead to distrust or legal disputes based on "reasonable expectation of privacy."

Pengusaha di North Carolina tidak boleh memantau karyawan di area pribadi seperti kamar kecil, ruang ganti, atau ruang istirahat, karena hal ini hampir secara universal dilarang dan dianggap sebagai pelanggaran privasi yang serius. Demikian pula, memantau perangkat pribadi karyawan (misalnya, ponsel atau laptop pribadi yang digunakan untuk tugas kerja sesekali) atau melacak lokasi mereka di luar jam kerja tanpa persetujuan yang jelas dan spesifik cenderung melanggar ekspektasi privasi dan dapat mengakibatkan akibat hukum. Namun, karyawan tidak memiliki ekspektasi privasi yang wajar saat menggunakan perangkat, jaringan, atau akun email milik perusahaan untuk tujuan yang berhubungan dengan pekerjaan.

Selain persyaratan hukum, bisnis harus mempertimbangkan sisi etika penerapan pemantauan karyawan. Ini merupakan topik yang luas, yang telah kami bahas secara terperinci dalam artikel ini.

Sifat unik ekonomi North Carolina, tren kerja jarak jauh dan hibrida yang terus berkembang, dan akibatnya, meningkatnya risiko keamanan dan permintaan akan produktivitas memerlukan pendekatan proaktif. Pendekatan ini adalah perangkat lunak pemantauan karyawan.

Bila diterapkan dengan cermat, pelacakan karyawan menjadi lebih dari sekadar alat pengawasan. Pelacakan ini berubah menjadi aset strategis yang memberdayakan bisnis di North Carolina untuk membangun masa depan yang lebih aman, produktif, dan pada akhirnya, lebih sukses.