Panduan Pengusaha New York untuk Menerapkan Perangkat Lunak Pemantauan Karyawan

Mempelajari persyaratan hukum harus menjadi langkah pertama bagi perusahaan mana pun di New York yang ingin menerapkan atau sedang menggunakannya perangkat lunak pemantauan karyawan Undang-undang federal dan negara bagian bertujuan untuk melindungi hak-hak karyawan (termasuk hak atas privasi). Mereka mungkin menerapkan pembatasan yang signifikan terhadap praktik pemantauan yang mungkin digunakan oleh dunia usaha.

hukum federal

Di tingkat federal, undang-undang yang paling penting adalah Undang-Undang Privasi Komunikasi Elektronik (ECPA) tahun 1986. Berdasarkan undang-undang tersebut, intersepsi yang disengaja atas komunikasi kabel, lisan, dan elektronik dilarang. Namun, ada dua pengecualian bagi pemberi kerja:

• Mereka dapat memantau komunikasi jika mereka mempunyai kepentingan bisnis yang sah (pengecualian tujuan bisnis).

• Pengusaha diperbolehkan melakukan pelacakan jika setidaknya satu pihak dalam komunikasi telah menyetujui (pengecualian persetujuan). Idealnya, persetujuan ini harus eksplisit. Meskipun pengadilan sering menafsirkan penggunaan perangkat yang disediakan perusahaan oleh karyawan setelah pemberitahuan tentang pemantauan sebagai persetujuan tersirat, izin eksplisit selalu merupakan pendekatan yang lebih aman.

Pengusaha hanya dapat melacak perangkat dan sistem milik perusahaan. Jika mereka ingin melacak komunikasi atau perangkat pribadi, mereka hanya dapat melakukannya dengan izin yang jelas atau dalam kasus pengecualian yang jarang terjadi.

Stored Communications Act (SCA) adalah bagian dari ECPA yang mengatur akses perusahaan terhadap komunikasi elektronik yang tersimpan. Contoh komunikasi tersebut adalah email atau rekaman panggilan terkait pekerjaan yang disimpan di server perusahaan. Umumnya, pemberi kerja dapat mengakses komunikasi yang tersimpan di sistem mereka. Namun, mengakses akun pribadi karyawan (seperti Gmail pribadi) memerlukan persetujuan karyawan atau dasar hukum seperti surat perintah.

hukum Negara Bagian New York

New York memiliki beberapa peraturan penting yang melengkapi undang-undang federal. Yang pertama adalah Undang-Undang Pemantauan Elektronik (UU Hak-Hak Sipil Pasal 52-c), yang mulai berlaku pada tanggal 7 Mei 2022. Undang-undang ini berlaku untuk semua perusahaan swasta di wilayah tersebut, terlepas dari ukurannya, yang memantau komunikasi elektronik karyawan.

Menurut undang-undang Pemantauan Elektronik, organisasi harus memberikan pemberitahuan tertulis kepada karyawan pada saat perekrutan dan setiap tahun setelahnya, memberi tahu mereka bahwa komunikasi mereka dapat dipantau. Karyawan harus mengakui penerimaan pemberitahuan ini secara tertulis atau elektronik. Selain itu, pemberi kerja harus memasang pemberitahuan ini di tempat yang mudah terlihat sehingga dapat dilihat oleh seluruh karyawan (poster fisik atau pemberitahuan elektronik di layar login atau jaringan internal).

Peraturan penting berikutnya adalah Undang-Undang Privasi Karyawan New York, yang berlaku mulai 12 Maret 2024. Berdasarkan undang-undang tersebut, pemberi kerja tidak boleh meminta atau mewajibkan karyawan atau pelamar kerja untuk mengungkapkan nama pengguna, kata sandi, atau informasi autentikasi lainnya untuk akun pribadi (seperti media sosial). Pengusaha juga tidak boleh meminta karyawan untuk masuk ke akun mereka di hadapan majikan.

Di luar peraturan-peraturan yang sudah ada, undang-undang yang diusulkan dapat lebih jauh mengubah praktik-praktik pemantauan. Pada tahun 2023, Senat Negara Bagian New York mengusulkan RUU 7623 yang akan membatasi pengusaha untuk menggunakan alat pengambilan keputusan yang sepenuhnya otomatis. Pengusaha tidak akan dapat menggunakan alat-alat ini untuk menyaring kandidat atau membuat keputusan lain yang berdampak pada jadwal kerja, kompensasi, tindakan disipliner, evaluasi kinerja, dan persyaratan kerja lainnya. Mengingat pesatnya perkembangan AI dan potensi keluarannya yang bias, peraturan tersebut masuk akal. Selain itu, RUU Senat 7623 mengusulkan pembatasan lebih lanjut pada pemantauan tempat kerja, seperti menggunakan metode yang paling tidak mengganggu, meminimalkan pengumpulan data, proporsionalitas, dan pemberitahuan rinci tentang data apa yang dikumpulkan, bagaimana, kapan, dan untuk tujuan apa.

Menerapkan perangkat lunak pemantauan karyawan secara efektif lebih dari sekadar mematuhi peraturan privasi yang relevan. Pengusaha juga harus memikirkan sisi etika dan potensi dampak pemantauan terhadap semangat dan motivasi karyawan. Jika kami menggabungkan persyaratan hukum dan pertimbangan etis, kami dapat membuat daftar praktik terbaik berikut untuk menerapkan perangkat lunak pemantauan:

• Bersikaplah transparan: Bersikap terbuka kepada karyawan Anda tentang keberadaan, sifat, dan tujuan pemantauan. Dapatkan persetujuan karyawan untuk pelacakan, terutama jika Anda melacak komunikasi mereka.
• Batasi pemantauan hanya pada tujuan bisnis yang sah: hanya pantau aktivitas yang berkaitan langsung dengan tujuan bisnis yang Anda nyatakan, seperti evaluasi kinerja atau perlindungan rahasia dagang. Hindari memantau komunikasi pribadi karyawan atau area di mana karyawan mengharapkan privasi secara wajar.
• Minimalkan pengumpulan data: kumpulkan hanya data yang diperlukan untuk mencapai tujuan pemantauan Anda. Semakin sedikit data sensitif yang Anda kumpulkan, semakin rendah risiko penyalahgunaan atau pelanggaran data. Hapus data yang tidak lagi sesuai dengan tujuannya.
• Jangan pernah memantau akun media sosial pribadi karyawan atau meminta mereka memberikan nama pengguna atau kata sandi ke akun pribadinya.
• Carilah penasihat hukum ahli: bidang hukum bisa jadi rumit dan bisa berubah. Artikel ini adalah gambaran umum dan mungkin tidak mengungkapkan semua seluk-beluk peraturan NY dan keadaan unik bisnis Anda. Jika ragu, konsultasikan dengan pengacara yang berspesialisasi dalam hukum ketenagakerjaan New York untuk memastikan rencana pemantauan, kebijakan, dan metode penerapan Anda sepenuhnya sesuai.
• Kembangkan kebijakan pemantauan karyawan yang komprehensif: kebijakan ini harus mencakup cakupan data yang dikumpulkan, ketentuan penyimpanan dan penggunaannya, dan praktik pemantauan. Kebijakan ini harus tersedia bagi seluruh karyawan.
• Tinjau dan perbarui kebijakan secara berkala: Teknologi berubah dengan cepat, begitu pula undang-undang dan praktik terbaik. Tinjau kebijakan dan praktik pemantauan Anda secara berkala untuk memastikan kebijakan dan praktik tersebut tetap mematuhi undang-undang federal dan negara bagian New York saat ini dan tetap memenuhi tujuan yang dimaksudkan secara efektif dan etis.
• Pastikan konsistensi dan non-diskriminasi.

Kebijakan pemantauan karyawan yang jelas, komprehensif, dan disusun dengan baik merupakan bagian penting dari pemantauan karyawan. Hal ini membuat praktik pelacakan menjadi jelas bagi staf dan pemberi kerja serta meminimalkan potensi kesalahan hukum dan etika. Ini harus mencakup komponen-komponen utama berikut:

• Pernyataan yang jelas tentang tujuan pemantauan
• Lingkup pemantauan: aktivitas dan komunikasi apa yang dilacak
• Metode yang digunakan untuk pemantauan (pengawasan video, log jaringan, perangkat lunak pemantauan, dll.)
• Deskripsi tentang bagaimana data yang dikumpulkan digunakan, berapa lama data tersebut disimpan, dan siapa yang memiliki akses terhadap data tersebut
• Pernyataan yang jelas bahwa karyawan tidak boleh mengharapkan privasi saat menggunakan perangkat, jaringan, dan sistem milik perusahaan, terlepas dari apakah penggunaannya terkait pekerjaan atau pribadi
• Kepatuhan terhadap hukum
• Konsekuensi dari pelanggaran kebijakan
• Bagian di mana karyawan menandatangani atau mengonfirmasi secara elektronik bahwa mereka telah menerima, membaca, dan memahami kebijakan tersebut.

Ketika draf pertama kebijakan tersebut sudah selesai, mintalah penasihat hukum yang berpengalaman di bidang hukum ketenagakerjaan New York untuk meninjaunya. Dengan cara ini, Anda akan yakin bahwa itu mematuhi peraturan negara bagian dan federal saat ini.

Ketika kebijakan sudah selesai, distribusikan kepada karyawan. Kumpulkan pengakuan penerimaan secara tertulis atau elektronik dari semua karyawan, khususnya karyawan baru selama masa orientasi. Simpan catatan ucapan terima kasih ini.

Kebijakan tersebut harus selalu tersedia bagi seluruh karyawan. Misalnya, Anda dapat menempatkannya di buku pegangan karyawan, intranet perusahaan, atau area umum.

Jangan lupa untuk meninjau dan memperbarui kebijakan secara berkala mengikuti perkembangan teknologi dan lanskap hukum.

Penerapan pemantauan karyawan di New York memerlukan pertimbangan cermat terhadap peraturan federal dan negara bagian yang ketat serta pembuatan kebijakan pemantauan yang komprehensif. Memprioritaskan tujuan bisnis yang sah, mempraktikkan minimalisasi data, dan mencari penasihat hukum merupakan langkah-langkah penting dalam menciptakan program pemantauan yang patuh dan beretika yang menguntungkan pemberi kerja dan tenaga kerja. Penerapan yang bertanggung jawab adalah kunci untuk memanfaatkan teknologi pemantauan secara efektif sekaligus menjunjung tinggi kewajiban hukum dan membina lingkungan kerja yang saling percaya.