Perangkat Lunak Pemantauan Karyawan New Jersey: Keamanan Data dan Kepatuhan

Jumlah perusahaan yang melacak karyawan mereka meningkat secara signifikan di AS karena meningkatnya pekerjaan jarak jauh dan hibrida. Bisnis di New Jersey mencerminkan tren nasional: mereka menggunakan alat pelacakan untuk meningkatkan efisiensi kerja dan melindungi diri dari kebocoran data dan serangan siber. Namun, bagaimana bisnis di New Jersey dapat menyeimbangkan kebutuhan pemantauan dengan tuntutan keamanan data dan privasi karyawan?

Artikel ini mengkaji dua aspek penting tersebut, menawarkan wawasan bagi bisnis di New Jersey yang ingin menerapkan atau menyempurnakan strategi pemantauan karyawan mereka. Kami akan mengeksplorasi bagaimana keamanan siber dan perlindungan data pribadi yang tangguh harus menjadi fondasi setiap program pemantauan, dan mengapa pendekatan holistik, yang mengintegrasikan pemantauan dengan kontrol akses, bukan sekadar ide bagus—melainkan suatu keharusan bagi keamanan dan kepatuhan yang komprehensif.

Pada intinya, pemantauan lebih dari sekadar melacak produktivitas. Istilah ini juga mencakup perlindungan aset perusahaan dan pengurangan risiko pelanggaran dan kebocoran data.

Pemantauan karyawan merupakan komponen vital dari setiap sistem keamanan, yang melindungi data rahasia dan kekayaan intelektual. Hal ini tidak mengherankan, mengingat kesalahan karyawan menyebabkan atau memperburuk secara signifikan 88% dari semua pelanggaran data. Perangkat lunak Pencegahan Kebocoran Data (DLP) khusus dapat mendeteksi akses berkas tanpa izin, pola komunikasi yang mencurigakan, atau perilaku login yang tidak biasa sebelum meningkat menjadi insiden besar-besaran.

Perangkat lunak Pencegahan Kebocoran Data (DLP) khusus dapat mendeteksi akses file yang tidak sah, pola komunikasi yang mencurigakan, atau perilaku login yang tidak biasa sebelum meningkat menjadi insiden besar-besaran.

Memantau kepatuhan organisasi Anda terhadap peraturan merupakan area lain di mana pemantauan karyawan dapat membantu. Misalnya, penyedia layanan kesehatan harus mematuhi HIPAA, dan lembaga keuangan harus mematuhi FINRA. Beberapa perusahaan di New Jersey bahkan mungkin perlu mempertimbangkan GDPR jika mereka memiliki karyawan yang berbasis di Eropa. Pemantauan menciptakan jejak audit dan memastikan akuntabilitas, sehingga memudahkan untuk menunjukkan kepatuhan.

Manajer dapat menggunakan alat pemantauan untuk mendeteksi karyawan yang menganggur dan kelebihan beban, menugaskan kembali beban kerja, mengungkap hambatan, dan meningkatkan proses kerja secara keseluruhan. Ini bukan tentang manajemen mikro - ini tentang mendapatkan informasi yang objektif dan membuat keputusan yang lebih efektif.

Namun, manfaat-manfaat ini juga disertai tantangan. New Jersey memiliki perlindungan ketenagakerjaan yang kuat; selain itu, karyawan menjadi semakin sadar akan hak privasi mereka. Faktor-faktor ini mendorong bisnis untuk lebih berhati-hati dalam hal pemantauan. Mereka harus menyeimbangkan jumlah pengawasan yang diperlukan dengan penghormatan terhadap privasi karyawan dan peraturan hukum.

Pemantauan karyawan berarti mengumpulkan data, yang seringkali sensitif. Sekalipun Anda hanya mengumpulkan data yang benar-benar diperlukan, jejak digital yang dihasilkan bisa sangat luas: tangkapan layar, log email dan obrolan, riwayat penelusuran web, dan banyak lagi. Menjaga dan mengamankan data pribadi karyawan Anda merupakan tanggung jawab yang sangat besar.

Langkah pertama dalam penanganan data yang bertanggung jawab adalah menentukan data apa yang perlu dikumpulkan organisasi Anda dan alasannya. Inilah prinsip minimisasi data: hanya mengumpulkan data yang benar-benar diperlukan untuk mencapai tujuan bisnis Anda yang sah. Apakah Anda perlu mencatat setiap ketukan tombol, atau cukup dengan ringkasan aplikasi yang digunakan? Haruskah Anda mencatat riwayat web jika tujuan Anda adalah melacak kehadiran? Mengajukan pertanyaan-pertanyaan ini sejak awal dapat menyelamatkan perusahaan Anda dari masalah di kemudian hari.

Ketika cakupan data yang diperlukan telah ditentukan dan pemantauan dimulai, keamanan informasi yang dikumpulkan menjadi sangat penting. Informasi tersebut harus dilindungi tidak hanya dari serangan eksternal, tetapi juga dari akses tidak sah dari dalam perusahaan. Aspek-aspek kunci perlindungan ini adalah:

1. Enkripsi: Data pemantauan harus dienkripsi baik saat dipindahkan (menggunakan protokol seperti TLS/SSL) maupun saat disimpan di server (biasanya dengan algoritma seperti AES-256). Hubungi penyedia perangkat lunak pemantauan karyawan Anda apakah mereka mengenkripsi data saat disimpan dan saat dipindahkan.
2. Kontrol akses: Siapa yang dapat melihat data yang dikumpulkan itu penting. Sistem pemantauan Anda harus memiliki Kontrol Akses Berbasis Peran (RBAC) yang ketat. Hal ini biasanya dilakukan dengan membuat akun admin dan beberapa sub-akun, misalnya, agar manajer hanya dapat melihat data tim mereka.
3. Penyimpanan aman: Baik Anda memilih solusi berbasis cloud maupun on-premise, pastikan lingkungan penyimpanan aman. Ini mencakup pusat data yang aman, pencadangan rutin, dan rencana pemulihan bencana yang terdefinisi dengan baik.
4. Manajemen kerentanan: Tidak ada perangkat lunak yang tidak dapat ditembus. Itulah sebabnya Anda harus melakukan audit keamanan rutin, uji penetrasi, dan memperbarui alat pemantauan Anda tepat waktu. Langkah-langkah ini memungkinkan perbaikan potensi kerentanan sebelum dapat dieksploitasi.

New Jersey, seperti banyak negara bagian lainnya, memiliki lanskap hukumnya sendiri terkait privasi karyawan. Meskipun nasihat hukum khusus harus selalu datang dari penasihat hukum yang berkualifikasi, dalam artikel ini, kami akan membahas prinsip-prinsip umum.

Di New Jersey, fokus regulasi utama dalam beberapa tahun terakhir adalah pada pelacakan kendaraan di tempat kerja, komunikasi elektronik, pengawasan video, dan hak yang lebih luas atas privasi karyawan.

Pemberitahuan Sebelum Pelacakan Kendaraan (RUU Majelis No. 3950)

Mulai 18 April 2022, perusahaan di New Jersey wajib memberikan pemberitahuan tertulis kepada karyawan sebelum menggunakan alat pelacak elektronik atau mekanis apa pun di dalam kendaraan yang digunakan karyawan. Hal ini berlaku baik untuk kendaraan milik perusahaan maupun milik karyawan.

Komunikasi Elektronik dan Pengawasan

Undang-Undang Pengendalian Penyadapan dan Pengawasan Elektronik New Jersey melarang penyadapan komunikasi telepon atau elektronik karyawan kecuali setidaknya satu pihak memberikan persetujuan. Biasanya, perusahaan mendapatkan persetujuan ini melalui kebijakan atau buku panduan karyawan.

Meskipun karyawan memiliki beberapa harapan akan privasi, pemantauan sering kali diizinkan jika karyawan telah diberi tahu dan pemantauan tersebut memiliki tujuan bisnis yang sah.

Pengawasan Video

Organisasi dapat memantau karyawan di area umum, seperti kantor. Namun, pemantauan video dilarang keras di tempat-tempat yang membutuhkan privasi bagi karyawan, seperti toilet atau ruang ganti.

Undang-undang tidak selalu mewajibkan pemberitahuan kepada karyawan tentang pengawasan video. Namun, perusahaan tetap disarankan untuk melakukannya.

Pemantauan Email, Penggunaan Internet, dan Aktivitas Komputer

Pengusaha diizinkan secara hukum untuk memantau penggunaan komputer karyawan, termasuk penelusuran web dan email, jika ada kebijakan yang dikomunikasikan dengan jelas.

Akun Media Sosial Pribadi

Beberapa perusahaan merasa berhak memantau perilaku daring karyawan mereka di luar jam kerja atau bahkan meminta akses ke akun pribadi mereka. Hal ini dilarang keras oleh hukum New Jersey.

Seperti yang kita lihat, kunci untuk mematuhi sebagian besar persyaratan hukum adalah transparansi dan kebijakan pemantauan yang jelas. Kebijakan yang ditulis dan dikomunikasikan dengan baik dapat mencegah kesalahpahaman, mengelola ekspektasi, dan bahkan memberikan pembelaan hukum jika timbul pertanyaan.

Bayangkan sistem keamanan Anda bukan sebagai pulau-pulau terpencil, melainkan sebagai jaringan cerdas yang terhubung. Inilah kekuatan integrasi pemantauan karyawan dengan sistem kontrol akses Anda. Anda dapat menghubungkan laporan perangkat lunak pemantauan dengan data dari sistem akses fisik (seperti pembaca lencana dan pemindai biometrik) dan sistem akses logis (seperti login jaringan dan izin aplikasi). Pendekatan semacam ini menciptakan pertahanan yang benar-benar terpadu.

Simply put, integration means that data from your employee monitoring system can "talk" to and inform your other security systems. For example, if monitoring flags unusual digital activity by an employee, that information could be correlated with their physical access logs. Did they try to enter the server room at an odd hour? Did they log into a secured system from an unusual location?

Pendekatan terpadu memiliki manfaat yang signifikan, seperti:

1. Deteksi ancaman yang lebih baik berkat korelasi data dari berbagai sumber
2. Identifikasi sumber dan cakupan pelanggaran yang lebih cepat
3. Penegakan kebijakan otomatis
4. Tampilan tunggal dan terkonsolidasi dari aktivitas karyawan untuk kepatuhan dan investigasi
5. Mengelola sistem yang terpadu alih-alih beberapa sistem yang terputus-putus mengurangi beban administratif secara signifikan.

Mencapai integrasi yang mulus ini memerlukan perencanaan yang cermat:

1. API: Solusi pemantauan dan kontrol akses yang Anda pilih harus memiliki API (Antarmuka Pemrograman Aplikasi) terbuka dan mematuhi standar industri untuk memungkinkan pertukaran data yang lancar.
2. Sinkronisasi Data: Data perlu mengalir antar sistem secara real-time atau mendekati real-time agar efektif. Penundaan dapat menimbulkan celah keamanan.
3. Skalabilitas: Saat bisnis Anda di New Jersey berkembang, solusi keamanan terintegrasi Anda harus mampu diskalakan bersamanya, menampung lebih banyak karyawan, lokasi, dan titik data tanpa kehilangan kinerja.
4. Integrasi: Prioritaskan solusi dari vendor yang secara aktif mempromosikan dan mendukung integrasi dengan platform keamanan lainnya.

Many business owners think that implementing employee monitoring is simply installing the software on the office computer. In practice, this process is more complex, requires careful preparation, and does not end when you hit "Finish" in the installation wizard.

Selalu terbuka kepada karyawan Anda tentang pemantauan - transparansi harus menjadi prioritas Anda. Karyawan harus memahami alasan mereka dipantau, aktivitas apa yang direkam oleh perangkat lunak, siapa yang dapat melihat data mereka, dan hak apa yang mereka miliki terkait data tersebut. Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini juga harus dituangkan dalam kebijakan pemantauan yang jelas. Kebijakan ini harus mudah diakses kapan saja.

Praktik pemantauan dapat dan harus diubah seiring waktu. Peraturan dan kebijakan organisasi Anda berubah, dan pendekatan lama dalam pelacakan menjadi kurang efektif. Itulah sebabnya Anda perlu meninjau praktik pemantauan Anda secara berkala dan memeriksa apakah praktik tersebut patuh dan efektif. Ingat tujuan awal. Pemantauan harus selalu proporsional dengan tujuan pemantauan Anda tanpa terlalu mengganggu.

Terakhir, karyawan harus dilatih tentang keamanan data secara umum. Tenaga kerja yang terinformasi dengan baik adalah garis pertahanan pertama Anda.

Saat ini, pemantauan karyawan lebih dari sekadar alat manajemen kinerja. Pemantauan karyawan merupakan elemen penting dari sistem keamanan perusahaan dan alat kepatuhan.

Pemantauan karyawan dapat bekerja lebih baik lagi jika terintegrasi dengan sistem kontrol akses. Namun, terlepas dari bagaimana penggunaannya, pemantauan harus dilakukan secara transparan, dan data pemantauan yang dikumpulkan harus diamankan dengan baik. Bagi para pemimpin yang ingin menerapkan atau sudah menggunakan pemantauan: konsultasikan dengan pakar hukum dan keamanan siber, berinvestasilah pada solusi yang aman dan terukur, serta selalu berkomunikasi dengan jelas dan empati. Jika dilakukan dengan tepat, pemantauan karyawan akan memperkuat organisasi Anda, baik secara operasional maupun budaya.

Marilah kita beralih dari pengawasan yang didorong oleh rasa takut menuju pemantauan yang cerdas, terpadu, dan penuh rasa hormat.