Memantau Komputer Karyawan: 5 Alat Gratis untuk Usaha Kecil

Popularitas perangkat lunak pemantauan karyawan sedang berada di puncaknya. - 96% Sebagian besar perusahaan yang menerapkan sistem jarak jauh menggunakannya, dan 85% pekerja yang bekerja di kantor tunduk pada beberapa bentuk pemantauan. 81% Sebagian besar bisnis yang menerapkan perangkat lunak pelacakan mengalami peningkatan kinerja karyawan. Perangkat lunak pemantauan dapat merekam dan menganalisis aktivitas karyawan serta membantu mengidentifikasi dan mengatasi masalah produktivitas. Akibatnya, pengusaha dapat mengelola masalah ini sejak dini dan mengurangi biaya yang terkait dengan hilangnya produktivitas, pergantian karyawan, dan kewajiban hukum.

Data produktivitas yang dikumpulkan dapat mengungkap kesenjangan pengetahuan, sehingga memungkinkan pembuatan program pelatihan dan pengembangan yang tepat sasaran.

Terakhir, memantau aktivitas komputer karyawan dapat membantu mendeteksi dan mencegah ancaman keamanan, seperti akses tanpa izin atau pelanggaran data.

Keuntungan memantau komputer karyawan sulit untuk diremehkan: mengatasi masalah produktivitas dan keamanan sangat penting bagi perusahaan dari semua ukuran. Sementara perusahaan besar memiliki lebih banyak sumber daya untuk memilih solusi yang sesuai, bisnis kecil seringkali tidak mampu membeli perangkat lunak pemantauan karyawan karena biaya lisensi dan operasional yang tinggi serta implementasi yang kompleks.

Artikel ini mengulas lima alat gratis atau terjangkau untuk memantau aktivitas karyawan di komputer yang cocok untuk usaha kecil.

CleverControl adalah solusi canggih untuk memantau penggunaan komputer karyawan. Fungsionalitas dasarnya meliputi keylogging, tangkapan layar, pelacakan aktivitas internet dan kueri pencarian, pemantauan penggunaan media sosial, perekaman peristiwa clipboard dan tugas printer, pengawasan webcam dan suara, dan banyak lagi. Perangkat lunak ini juga menawarkan fungsionalitas pelacakan waktu. Secara otomatis melacak kehadiran dan mencatat waktu mulai dan berakhirnya hari kerja, total jam kerja, dan waktu aktif/diam berdasarkan karyawan, tim, atau seluruh perusahaan.

CleverControl kemudian menganalisis data yang terkumpul dan menyajikan statistik produktivitas: waktu kerja, aplikasi, dinamika penggunaan web dan media sosial, situs dan aplikasi yang paling banyak digunakan, dan banyak lagi. Fitur Penilaian AI yang baru ditambahkan akan memperkirakan kinerja setiap karyawan dan menyoroti pola yang tidak produktif dengan bantuan kecerdasan buatan.

CleverControl memungkinkan Anda memantau layar karyawan secara real-time - Anda dapat menonton tayangan langsung dari komputer mereka seolah-olah Anda sedang duduk di depan mereka. Program ini juga dapat menayangkan video dari webcam komputer, mengubahnya menjadi sistem pengawasan yang sederhana namun efektif.

Fitur-fitur canggih CleverControl meliputi perekaman layar, perekaman panggilan, dan pengenalan wajah.

Anda dapat menerima laporan data di dasbor online Anda, yang dapat Anda unduh untuk dilihat secara offline. Selain itu, Anda dapat menjadwalkan laporan harian, mingguan, atau bulanan melalui email.

CleverControl sangat cocok untuk bisnis kecil karena solusi tunggalnya menggabungkan pemantauan karyawan yang komprehensif, pelacakan waktu, dan fungsi perlindungan data dasar. Berkat ini, perusahaan dapat memperoleh solusi pelacakan lengkap, memangkas biaya perangkat lunak, dan mengalokasikan sumber daya berharga untuk pertumbuhan dan pengembangan.

Solusi ini menawarkan uji coba penuh gratis selama 14 hari, harga terjangkau mulai dari $4,70 per PC/bulan, dan diskon.

Keuntungan

• Perangkat lunak komprehensif untuk pemantauan detail penggunaan komputer dan kehadiran karyawan.

• Pemasangan mudah dan cepat, tidak memerlukan pengetahuan teknis.

• Antarmuka yang ramah pengguna dan pengaturan jarak jauh yang fleksibel.

• Beberapa subakun administrator dengan tingkat izin yang lebih rendah.

• Pemantauan mandiri: karyawan dapat melihat statistik produktivitas mereka dan menganalisisnya.

• Pemblokir situs

• Tersedia untuk Windows dan macOS

• Harga terjangkau dan diskon

Kekurangan

• Tidak ada paket gratis

DeskTime adalah perangkat lunak pelacakan waktu yang dirancang untuk membantu meningkatkan produktivitas dan memperbaiki alur kerja, cocok untuk bisnis dari semua ukuran dan individu. Perangkat lunak ini secara otomatis melacak semua aktivitas komputer, menghilangkan kebutuhan untuk mengisi lembar waktu dan laporan. Jika pekerjaan dilakukan secara offline - misalnya, rapat tim atau makan siang dengan klien - karyawan dapat menambahkannya ke laporan secara manual untuk memastikan waktu tersebut tercatat. Manajer dapat merencanakan ketidakhadiran karyawan, seperti liburan, cuti, izin sakit, dll., dan menandainya di kalender untuk tinjauan cepat.

DeskTime memungkinkan manajer untuk merencanakan jadwal kerja dan memberi tahu karyawan kapan mereka harus bekerja dan berapa jam. Karyawan juga dapat mengirimkan permintaan jadwal kerja dengan tanggal dan waktu yang diinginkan.

Fitur DeskTime tidak terbatas pada pelacakan waktu saja - perangkat lunak ini merekam situs web dan aplikasi yang digunakan karyawan sepanjang hari, dengan stempel waktu dan durasi penggunaan. Setiap situs web atau aplikasi ditandai sebagai produktif, netral, atau tidak produktif. Berdasarkan data ini, program ini menyediakan statistik kinerja individu, seperti jumlah total waktu produktif dan tingkat produktivitas serta efektivitas. Laporan ini membantu mengungkap karyawan berkinerja terbaik dan karyawan yang kurang produktif.

Selain itu, DeskTime dapat mengambil tangkapan layar dan nama dokumen, baris subjek email, nama saluran Slack, dll., dan melacak secara tepat berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk setiap proyek dan tugas. Dengan cara ini, Anda dapat memastikan semua orang fokus pada tugas mereka.

Laporan diperbarui secara real-time dan dapat diunduh untuk arsip atau analisis lebih lanjut. Alat ini dapat terintegrasi dengan aplikasi manajemen proyek dan kalender populer, seperti Trello, Jira, Google Calendar, dan banyak lagi.

Versi gratis DeskTime terbatas hanya pada waktu, aplikasi, dan pelacakan URL. Fungsionalitas penuh akan dikenakan biaya mulai dari $7 per pengguna per bulan.

Keuntungan

• Pencatatan waktu kerja otomatis yang akurat menyederhanakan penggajian.

• Melacak berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk suatu tugas atau proyek.

• Integrasi perangkat lunak manajemen proyek dan kalender

Kekurangan

• Versi gratis memiliki fitur terbatas dan mungkin tidak cocok untuk tim.

• Versi lengkapnya bisa jadi mahal.

• Kurangnya pelacakan aktivitas karyawan secara detail.

Traqq adalah solusi pelacakan waktu lain yang cocok untuk individu dan bisnis dari berbagai ukuran. Fungsinya meliputi pelacakan waktu otomatis dan manual, pencatatan waktu aktif dan waktu menganggur, serta statistik waktu kerja. Traqq mengirimkan pengingat kepada karyawan yang lupa menghidupkan atau mematikan timer mereka agar mereka tidak kehilangan jam kerja yang dapat ditagih.

Traqq menganalisis tingkat aktivitas setiap karyawan sepanjang hari dengan melacak pergerakan mouse dan penekanan tombol. Aplikasi ini menampilkan data aktivitas harian sebagai grafik berkode warna di mana hijau mewakili jam aktivitas tinggi, kuning - aktivitas normal, dan merah - jam aktivitas rendah. Grafik ini memungkinkan Anda untuk memantau produktivitas karyawan secara sekilas, melihat puncak dan penurunan, serta menganalisis alasan penurunan tersebut.

Traqq memberi peringatan kepada karyawan ketika mereka menganggur dalam waktu lama untuk membantu mereka kembali fokus. Sebaliknya, jika seorang karyawan bekerja terlalu keras, Traqq akan mengingatkan mereka untuk beristirahat agar terhindar dari kelelahan.

Perangkat lunak ini menawarkan pemantauan dasar aktivitas karyawan di komputer. Perangkat lunak ini menangkap semua aplikasi dan situs web yang digunakan karyawan selama lebih dari 10 detik dan menampilkan 3 aplikasi dan situs web teratas setiap 15 menit. Semua aktivitas ditampilkan sebagai diagram lingkaran berkode warna dan daftar 10 situs dan aplikasi teratas.

Traqq memungkinkan pemantauan dibatasi pada hari dan jam tertentu. Fitur ini paling cocok untuk karyawan jarak jauh yang bekerja menggunakan perangkat pribadi dan ingin menjaga privasi mereka. Fitur ini juga mencegah lembur yang tidak sah dan membantu menghindari kelelahan karyawan.

Semua laporan waktu dan aktivitas tersedia di dasbor online, di mana laporan tersebut dapat dilihat, diunduh, dan dibagikan melalui email. Anda dapat membagikan data tersebut dengan beberapa manajer atau karyawan, membantu mereka menganalisis dan mengevaluasi kinerja mereka.

Semua fitur Traqq tersedia secara gratis hingga untuk tiga pengguna. Tim yang lebih besar dapat memperoleh paket Premium dengan harga $7 per pengguna/bulan.

Keuntungan

• Lembar waktu terperinci dengan dinamika produktivitas

• Pencatatan waktu offline

• Mendukung Windows, macOS, dan Linux

• Beberapa subakun administrator dengan tingkat izin yang berbeda.

Kekurangan

• Tidak memantau aktivitas komputer karyawan secara detail.

• Tidak ada integrasi dengan perangkat lunak manajemen proyek dan penganggaran.

ActivTrak adalah sistem pemantauan yang berfokus pada karyawan dan mengutamakan privasi, yang memberikan analisis mendalam tentang pola produktivitas. Sistem ini mengumpulkan data terbatas tentang penggunaan aplikasi dan situs web karyawan, seperti nama aplikasi/situs, durasi, URL, dan tangkapan layar opsional. ActivTrak tidak merekam penekanan tombol sebenarnya, video dari layar atau webcam, atau detail aktivitas pengguna lainnya. Data yang dikumpulkan dikategorikan sebagai produktif/tidak produktif, fokus/multitasking, email/rapat/media sosial, dll., dan dianalisis oleh sistem. Hasilnya, Anda akan melihat grafik terperinci dari berbagai aspek produktivitas, seperti waktu produktif, jam fokus, dan jam multitasking. Anda dapat membandingkan statistik ini antar tim dan mengungkap tim yang kurang dimanfaatkan dan tim yang kelebihan beban. Statistik ini memungkinkan Anda untuk mengeksplorasi dinamika produktivitas dan bagaimana kerja jarak jauh atau hibrida memengaruhinya, gangguan, pola kerja, dan karyawan yang berada di ambang kelelahan.

ActivTrak memiliki pengaturan yang fleksibel, memungkinkan Anda untuk mengkategorikan aktivitas secara manual sebagai produktif/tidak produktif, dan menetapkan tujuan serta jadwal produktivitas untuk menghindari pemantauan di luar jam kerja.

ActivTrak gratis untuk hingga tiga pengguna; namun, fiturnya terbatas pada pemantauan waktu, aplikasi, dan aktivitas situs web. Jika Anda ingin melacak produktivitas karyawan dan menerima wawasan lengkap, Anda dapat memilih dari beberapa paket mulai dari $10 per pengguna/bulan.

Keuntungan

• Analisis produktivitas berbasis AI secara mendalam

• Integrasi dengan aplikasi bisnis dan kalender pihak ketiga

• Memberikan ROI yang terukur dalam beberapa minggu.

• Fokus pada privasi karyawan dan keamanan data yang dikumpulkan.

Kekurangan

• Antarmuka dan statistik yang ditampilkan rumit dan membingungkan bagi banyak pengguna.

• Tidak menyediakan laporan rinci tentang tindakan pengguna, sehingga memberi ruang bagi karyawan untuk memalsukan aktivitas.

WorkTime adalah perangkat lunak pemantauan komputer karyawan dengan fitur pelacakan waktu dan produktivitas. Perangkat lunak ini dapat merekam waktu masuk dan keluar, memantau kehadiran dengan rincian kerja jarak jauh dan di kantor, melacak waktu aktif/diam dan jam lembur, dan bahkan memiliki papan peringkat kehadiran! Fitur-fitur ini membantu mengungkap karyawan yang sering terlambat dan pulang lebih awal, mendeteksi dan mencegah kecurangan lembur, serta menjaga disiplin di kantor.

WorkTime memiliki fungsi pemantauan produktivitas karyawan dasar. Aplikasi ini merekam semua aplikasi yang digunakan dan situs web yang dikunjungi, mengkategorikannya sebagai produktif atau tidak produktif, dan menyediakan laporan produktivitas yang diperbarui secara real-time. Laporan lainnya mencantumkan jejaring sosial, URL, dan karyawan yang paling banyak menghabiskan waktu online beserta durasi penggunaannya. Laporan penggunaan internet dapat menampilkan statistik berdasarkan karyawan, departemen, atau seluruh perusahaan.

Memantau waktu yang dihabiskan untuk rapat online adalah fitur menarik yang memberikan wawasan tentang berapa banyak waktu kerja yang dibutuhkan dan bagaimana pengaruhnya terhadap produktivitas. Hasilnya, Anda dapat mengoptimalkan praktik rapat, menghilangkan panggilan yang tidak perlu dan membuat panggilan yang diperlukan menjadi lebih efektif.

Versi gratis WorkTime tersedia untuk maksimal tiga karyawan. Versi ini menawarkan laporan terbatas tentang penggunaan aplikasi dan web, log, dan ringkasan aktivitas. Data disimpan selama dua minggu, dan hanya satu admin yang dapat mengaksesnya. Fitur yang lebih lengkap tersedia dalam paket Basic, Premium, dan Enterprise, mulai dari $6,99 per karyawan/bulan.

Keuntungan

• Statistik waktu, produktivitas, dan kehadiran dengan papan peringkat.

• Pemblokir situs

• Mendeteksi karyawan yang menjelajahi situs lowongan kerja.

• Skor gangguan

Kekurangan

• Desain antarmuka dapat ditingkatkan.

• Desain antarmuka dapat ditingkatkan.

Memantau aktivitas komputer karyawan tidak hanya dapat meningkatkan produktivitas tetapi juga melihat ke mana waktu kerja dihabiskan. Menganalisis bagaimana staf mengalokasikan waktu kerja mereka, mengungkap gangguan dan penggunaan sumber daya yang tidak efektif membantu bisnis kecil membangun proses yang efisien, bereksperimen dengan alur kerja, dan memilih pola terbaik.

Pemantauan karyawan akan memberikan nilai paling besar jika diimplementasikan secara terbuka dan transparan. Tim harus mengetahui informasi apa yang dikumpulkan dan mengapa. Laporan produktivitas harus digunakan untuk mendukung karyawan, mengungkap kelemahan mereka, dan memberikan saran tentang cara meningkatkan kinerja, bukan untuk menghukum mereka. Praktik sederhana ini akan membantu menghindari stres yang tidak perlu, masalah kepercayaan, dan privasi.