Cara Melindungi Informasi Rahasia Karyawan: Aturan dan Solusi

Perusahaan Anda mengumpulkan banyak informasi sensitif karyawan, termasuk nomor jaminan sosial, rekam medis, tanggal lahir, dan aktivitas harian di komputer kerja. Melindungi data ini bukan hanya masalah etika dan kepercayaan; pelanggaran data akan mengakibatkan konsekuensi hukum dan finansial yang signifikan.

Jadi, bagaimana Anda mengamankan informasi rahasia karyawan? Anda harus mulai dengan mengidentifikasi seluruh cakupan data sensitif, mulai dari yang jelas, seperti detail identifikasi pribadi, hingga yang sering diabaikan, seperti analitik pemantauan karyawan. Kemudian, Anda membangun sistem keamanan Anda. Ini berarti menerapkan batasan akses yang ketat, mengenkripsi data, dan mengubah tenaga kerja Anda dari potensi kerentanan menjadi garis pertahanan pertama Anda melalui pelatihan yang konsisten.

Jalan menuju perlindungan data yang kuat bersifat sistematis. Mari kita temukan kategori informasi penting yang menjadi tanggung jawab Anda, kerangka hukum yang mewajibkan perlindungan data ini, dan solusi praktis yang dapat ditindaklanjuti untuk membantu Anda mengamankannya.

Sebelum membangun pertahanan apa pun, Anda harus terlebih dahulu memetakan wilayahnya. Apa sebenarnya informasi rahasia karyawan? Biasanya, kita menganggapnya sebagai data identitas pribadi, misalnya, nomor Jaminan Sosial atau detail rekening bank. Namun, dalam praktiknya, informasi sensitif jauh melampaui batasan ini.

Berpikirlah lebih dari sekadar berkas kepegawaian. Anda menciptakan data sensitif di seluruh proses kerja seseorang, mulai dari panggilan rekrutmen hingga wawancara akhir. Data ini dapat dikategorikan menjadi:

Informasi identitas pribadi (PII)

Ini adalah beberapa data paling sensitif yang dapat mengidentifikasi seseorang. Jika dibobol, dapat menyebabkan pencurian identitas dan konsekuensi serius lainnya. Berikut daftar wajib yang tidak bisa ditawar:

• Nomor Jaminan Sosial
• Alamat rumah dan informasi kontak pribadi
• Tanggal lahir
• Rincian rekening bank untuk penggajian
• Status perkawinan dan informasi tanggungan

Catatan pekerjaan

Sekilas, catatan-catatan ini mungkin tampak tidak penting, tetapi kerahasiaannya sangat penting untuk menjaga keadilan dan kepercayaan. Catatan ketenagakerjaan meliputi:

• Lamaran pekerjaan dan resume
• Catatan wawancara
• Kontrak kerja
• Tinjauan kinerja, teguran disiplin, dan peringatan resmi.
• Catatan pemutusan hubungan kerja dan surat pengunduran diri.

Data keuangan

Mungkin topik yang paling sensitif bagi sebagian besar karyawan, informasi ini harus dijaga dengan sangat hati-hati untuk mencegah konflik internal dan penargetan eksternal.

• Gaji
• Rincian upah
• Bonus
• Gaji insentif
• Formulir pendaftaran manfaat (asuransi kesehatan, gigi, jiwa)
• Rincian dan kontribusi akun rencana pensiun

Informasi kesehatan & medis

Kategori ini diatur oleh serangkaian peraturan ketat yang mungkin berbeda di setiap negara dan meliputi:

• Tinggalkan sertifikasi dan dokumentasi medis
• Catatan akomodasi yang wajar
• Berkas klaim kompensasi pekerja
• Hasil tes narkoba dan laporan pemeriksaan fisik
• Catatan dokter diserahkan untuk ketidakhadiran

Praktik terbaik yang penting, yang sering kali diwajibkan secara hukum, adalah menyimpan catatan ini dalam berkas medis yang terpisah dan aman, sepenuhnya terpisah dari berkas kepegawaian umum.

Catatan investigasi

Investigasi pelecehan, diskriminasi, atau pelanggaran lainnya menghasilkan data yang sangat sensitif. Jika dibobol, data ini tidak hanya dapat merusak investigasi tetapi juga budaya tempat kerja dan mengakibatkan konsekuensi hukum. Catatan investigasi meliputi:

• Pernyataan tertulis pengaduan
• Catatan dan ringkasan wawancara saksi
• Bukti yang dikumpulkan (email, laporan)
• Laporan investigasi akhir dan kesimpulan

Data Pemantauan Karyawan

Data yang dikumpulkan oleh perangkat lunak pemantauan merupakan profil digital terperinci dari karyawan Anda. Perlakukan data ini dengan keseriusan yang sama seperti Anda memperlakukan berkas kepegawaian.

• Log penekanan tombol dan riwayat penggunaan situs web
• Tangkapan layar dan tingkat aktivitas
• Data lokasi GPS dari kendaraan atau perangkat perusahaan
• Metadata email dan komunikasi

Banyak jenis informasi rahasia karyawan di atas dilindungi oleh undang-undang atau peraturan khusus. Namun, cakupan perlindungannya bervariasi di setiap yurisdiksi dan negara. Di Amerika Serikat, misalnya, perusahaan harus mematuhi Undang-Undang Penyandang Disabilitas Amerika (ADA), yang mewajibkan kerahasiaan informasi medis karyawan dan penyimpanannya terpisah dari arsip kepegawaian umum.

Peraturan penting lainnya adalah:

• Undang-Undang Cuti Keluarga dan Medis (FMLA). Berdasarkan undang-undang ini, sertifikasi medis dan detail terkait cuti karyawan harus dirahasiakan.
• Undang-Undang Antidiskriminasi Informasi Genetik (GINA). Undang-undang ini melindungi informasi genetik dan riwayat kesehatan keluarga karyawan.
• Undang-Undang Pelaporan Kredit yang Adil (FCRA). Ketika perusahaan melakukan pemeriksaan latar belakang untuk keputusan perekrutan, peraturan ini memberlakukan kewajiban yang ketat kepada mereka.

Selain itu, beberapa negara bagian telah memberlakukan undang-undang privasi yang komprehensif. Salah satu contohnya adalah Undang-Undang Privasi Konsumen California (CCPA/CPRA), yang memberikan hak dan perlindungan lebih lanjut terhadap data karyawan di wilayah tersebut.

Di Eropa, Peraturan Perlindungan Data Umum (GDPR) merupakan peraturan privasi utama. Setiap organisasi di Uni Eropa yang memproses data pribadi (termasuk data rahasia karyawan) harus mematuhi beberapa prinsip utama: dasar hukum pemrosesan, minimalisasi data, perlindungan data, dan penghormatan terhadap hak-hak individu.

Jika tenaga kerja Anda tersebar di beberapa yurisdiksi, Anda harus mempertimbangkan peraturan privasi di masing-masing yurisdiksi tersebut. Pendekatan yang seragam dan tidak cocok untuk semua orang justru dapat menyebabkan kegagalan kepatuhan. Berkonsultasi dengan pakar hukum yang ahli dalam hukum ketenagakerjaan dan privasi data di setiap negara tempat Anda beroperasi adalah pilihan bijak yang akan membantu menghindari potensi masalah hukum.

Jadi, bagaimana Anda melindungi data rahasia karyawan? Kami menyarankan lima pilar yang dapat Anda gunakan untuk membangun sistem perlindungan data yang solid.

Perlindungan data dimulai dengan komitmen. Kebijakan keamanan data yang komprehensif berfungsi sebagai konstitusi organisasi Anda dalam menangani informasi.

Apa yang harus dilakukan:

• Susunlah dokumen yang jelas dan komprehensif. Dokumen tersebut harus mendefinisikan informasi rahasia secara tepat, memetakan prosedur penanganan yang jelas, dan menguraikan konsekuensi nyata atas pelanggaran.
• Perjanjian yang ditandatangani dengan aman. Ini akan menjadikan kebijakan penanganan data bersifat personal. Menandatangani kebijakan ini akan mengubah aturan umum menjadi komitmen pribadi setiap karyawan, yang akan menjadi tanggung jawab mereka.

Basis data tanpa kontrol akses ibarat rumah dengan semua pintu terbuka. Dalam sistem perlindungan data yang solid, tidak seorang pun boleh memiliki akses ke data kecuali pekerjaan mereka mengharuskannya.

Apa yang harus dilakukan:

• Terapkan kontrol akses berbasis peran. Buat sub-akun di sistem SDM, perangkat lunak pemantauan karyawan, dan sistem penyimpanan data lainnya, sehingga manajer dan personel SDM hanya dapat melihat informasi yang benar-benar mereka butuhkan. Tim pemasaran tidak memiliki urusan di folder penggajian, sama seperti bagian akuntansi tidak memerlukan peta jalan pengembangan produk.
• Jangan abaikan dunia fisik. Untuk setiap berkas digital yang terkunci, harus ada lemari arsip terkunci yang sesuai. Kendalikan kunci dengan cermat. Enkripsi tercanggih sekalipun tidak akan berguna jika seseorang bisa begitu saja membawa kabur map kertas.
• Simpan log akses untuk sistem penyimpanan data. Mengetahui siapa yang mengakses apa dan kapan akan menciptakan jejak audit yang sangat berharga.

Anda harus selalu melindungi informasi rahasia karyawan, terlepas dari bagaimana informasi tersebut disimpan dan digunakan, baik di server, dikirim melalui email, atau berada di dalam folder di meja manajer.

Apa yang harus dilakukan:

• Enkripsikan semua data sensitif. Anggap enkripsi sebagai status default untuk semua informasi rahasia karyawan, baik yang tersimpan di perangkat Anda maupun yang sedang dikirimkan melalui jaringan Anda.
• Gunakan autentikasi multifaktor. Kata sandi tidak lagi menjadi perlindungan total. Autentikasi multifaktor memerlukan bukti identitas kedua dan menambahkan lapisan keamanan ekstra. Ini adalah cara gratis dan efektif untuk mengurangi potensi risiko.
• Terapkan kebijakan meja bersih. Meski mungkin tampak mengejutkan, ruang kerja yang berantakan atau komputer yang tidak terkunci merupakan peluang besar terjadinya pelanggaran data. Aturan sederhana—mengamankan semua dokumen dan keluar sebelum meninggalkan kantor—membangun garis pertahanan pertama Anda dan dapat secara signifikan mengurangi ancaman keamanan.
• Tetapkan batasan tegas pada perangkat pribadi. Kenyamanan menggunakan ponsel atau laptop pribadi untuk bekerja adalah kuda Troya. Larang saja. Anda tidak dapat mengontrol aplikasi apa pun yang berpotensi tidak aman yang dipasang karyawan di perangkat atau kepada siapa mereka meminjamkannya.

Teknologi dapat melakukan banyak hal, tetapi tidak dapat menggantikan penilaian manusia. Tim Anda adalah perisai terkuat atau mata rantai terlemah Anda. Pelatihanlah yang membuat perbedaan.

Apa yang harus dilakukan:

• Jadikan pelatihan sebagai narasi, bukan ceramah. Singkirkan slide berpoin-poin. Gunakan kisah nyata untuk mengajari karyawan cara mengenali email phishing yang licik atau menolak panggilan rekayasa sosial yang manipulatif. Hubungkan tindakan mereka dengan keselamatan perusahaan.
• Ulangi, perkuat, ingatkan. Pelatihan keamanan tidak boleh hanya sekali. Pelatihan harus berupa serangkaian sesi rutin (misalnya, triwulanan atau tahunan). Kewaspadaan akan memudar tanpa penguatan.
• Demokratisasikan tanggung jawab. Bingkai perlindungan data sebagai misi kolektif, tugas bersama, dan Anda akan berhasil.

Data memiliki masa pakai. Mengabaikan tahap akhirnya—pembuangan yang aman—sama seperti mengunci dokumen dengan hati-hati di brankas lalu membuang kuncinya ke luar jendela.

Apa yang harus dilakukan:

• Hancurkan kertas dengan tujuan. Jangan asal membuang dokumen ke tempat daur ulang. Potong dan hancurkan. Jadikan tempat pemusnahan dokumen sama lazimnya dengan tempat sampah di area yang menangani dokumen sensitif.
• Delete data for good. Dragging a file to your computer's trash bin does not erase it. It just hides it. Use digital "shredding" software that overwrites the information, making it truly unrecoverable.
• Kuasai seni penyuntingan. Jika dokumen yang akan Anda bagikan berisi informasi rahasia karyawan yang tidak boleh dilihat, suntinglah informasi tersebut. Untuk salinan fisik, Anda dapat menggunakan spidol hitam, untuk dokumen elektronik - alat penyuntingan khusus bertenaga AI.

Ancaman terus berkembang. Terlepas dari upaya terbaik Anda, insiden tetap akan terjadi. Strategi perlindungan data yang kuat dapat meminimalkan insiden ini dan menyarankan rencana tindakan jika terjadi pelanggaran.

Pertama, audit kontrol Anda secara berkala. Aturan yang tidak ditegakkan dengan cepat menjadi aturan yang tidak penting. Konsistensi dalam akuntabilitaslah yang membedakan dokumen kebijakan dari realitas operasional.

Second, create a breach response plan. It is not a matter of if the breach will happen; it is a matter of when. A breach response plan is a clear set of actionable steps that will make employees act in the right moment instead of panicking.

Rencana Anda harus mencakup cara mengatasi kerusakan, menilai dampaknya, memenuhi kewajiban pemberitahuan hukum, dan yang terpenting, menambal kerentanannya. Ketika setiap detik berharga, rencana ini adalah kompas Anda.

Melindungi informasi rahasia karyawan merupakan komitmen berkelanjutan. Hal ini memerlukan penerapan langkah-langkah keamanan yang komprehensif untuk semua informasi sensitif, termasuk informasi di luar data pribadi yang dapat diidentifikasi, dan penyusunan rencana respons pelanggaran yang andal. Dengan melakukannya, Anda tidak hanya memenuhi persyaratan kepatuhan—Anda menciptakan tempat kerja yang lebih aman dan terjamin bagi semua orang.