Bagaimana Bisnis Florida Mendapatkan Manfaat dari Perangkat Lunak Pemantauan Karyawan

Pemantauan karyawan adalah alat yang dapat memberikan manfaat signifikan bagi hampir semua industri, termasuk HoReCa, ritel, dan pariwisata. Berikut adalah 5 keuntungan utama yang bisa Anda peroleh dengan menggunakan alat pelacak.

Perekonomian Florida yang dinamis memiliki banyak tantangan, termasuk risiko pencurian internal dan pelanggaran keamanan. Pemantauan karyawan dapat menjadi lapisan keamanan ekstra bagi perusahaan Anda, mengungkap dan mencegah insiden tersebut.

Misalnya, memantau sistem POS dan akses karyawan terhadap akuntansi dan sistem penting lainnya dapat mencegah pencurian, mengungkap ketidaksesuaian, dan memberikan bukti jika terjadi insiden.

Bisnis ritel sangat rentan terhadap penyusutan. Memantau interaksi karyawan saat checkout, melacak pergerakan inventaris, dan meninjau rekaman pengawasan beserta data transaksi mengurangi kerugian akibat pencurian dan kesalahan secara signifikan.

HoReCa, ritel, dan pariwisata adalah industri yang sangat didorong oleh pengalaman. Jadi, layanan pelanggan yang luar biasa adalah suatu keharusan bagi setiap bisnis yang ingin memenangkan persaingan untuk mendapatkan klien. Dengan pemantauan karyawan, organisasi dapat melacak interaksi karyawan-pelanggan dan mengungkapkan titik lemah dan area yang perlu ditingkatkan.

Misalnya, manajer dapat memantau panggilan telepon untuk reservasi, obrolan online dengan klien, dan bahkan komunikasi tatap muka (jika diizinkan secara hukum dan dengan pemberitahuan yang tepat) untuk memahami bagaimana karyawan mengikuti kebijakan komunikasi dan menangani situasi sulit. Rekaman ini dapat mengungkapkan bidang-bidang di mana staf unggul dan di mana pelatihan mungkin diperlukan untuk meningkatkan keterampilan komunikasi, pengetahuan produk, dan kepuasan pelanggan secara keseluruhan.

Tidak diragukan lagi, produktivitas dan efisiensi karyawan adalah kunci keberhasilan organisasi mana pun.

Melacak jadwal dan kehadiran staf membantu mengoptimalkan biaya tenaga kerja, menghindari kerja berlebihan, dan mematuhi undang-undang dan peraturan ketenagakerjaan selama musim puncak.

Di bidang ritel, melacak cara karyawan bekerja di lantai penjualan, di ruang stok, atau memenuhi pesanan online dapat mengungkap ketidakefisienan dan peluang untuk mengoptimalkan proses.

Industri pariwisata melibatkan logistik yang kompleks, mulai dari pemesanan hingga pengelolaan fasilitas dan bantuan tamu. Memantau penyelesaian tugas, waktu respons terhadap permintaan tamu, dan kepatuhan terhadap jadwal akan memastikan pengalaman yang lancar bagi pengunjung dan meningkatkan efisiensi operasional.

Bisnis apa pun beroperasi dalam kerangka hukum. Memastikan kepatuhan terhadap peraturan ketenagakerjaan, privasi, dan peraturan lain yang khusus untuk industri Anda adalah tugas yang dapat diselesaikan dengan pemantauan karyawan. Misalnya, sistem HRIS khusus dapat membantu melacak sertifikasi karyawan, melakukan pemeriksaan latar belakang, dan menyimpan data sensitif karyawan dengan aman.

Pelecehan dan diskriminasi di tempat kerja tidak hanya merupakan pelanggaran terhadap kebijakan perusahaan dan peraturan hukum namun juga berpotensi mematikan reputasi perusahaan baik di mata karyawan maupun klien. Memantau komunikasi kerja staf (jika diperbolehkan secara hukum) akan membantu mencegah kasus seperti ini.

Data pemantauan karyawan adalah sumber informasi berharga tentang kinerja tim saat ini dan kesenjangan keterampilan.

Melacak cara karyawan mengelola permintaan pelanggan, seberapa akurat mereka menangani pesanan dan dokumen terkait pekerjaan, serta mengevaluasi cara mereka melakukan pekerjaan sehari-hari jauh lebih mudah dengan aplikasi yang dirancang khusus. Perangkat lunak pemantauan karyawan dapat secara otomatis menghitung skor kinerja individu dan memudahkan untuk mendeteksi pola kerja yang tidak efektif bagi karyawan yang sebagian besar bekerja menggunakan komputer.

Karyawan yang bekerja dengan klien dapat dengan cepat dievaluasi berdasarkan rekaman interaksi mereka dengan pelanggan, umpan balik, dan kepuasan pelanggan.

Berdasarkan kesenjangan keterampilan dan titik lemah yang terungkap selama evaluasi, perusahaan dapat merencanakan program pelatihan yang ditargetkan.

Sebelum menerapkan pelacakan apa pun di tempat kerja, organisasi harus memeriksa undang-undang negara bagian dan lokal yang berlaku yang mengatur informasi dan pemantauan pribadi karyawan.

Di Florida, pemantauan karyawan diatur oleh undang-undang dan peraturan berikut:

• Federal:

  • Undang-Undang Privasi Komunikasi Elektronik (ECPA)

  • Undang-Undang Standar Perburuhan yang Adil (FLSA)

  • Undang-undang Hubungan Perburuhan Nasional (NLRA)

• Negara:

  • Undang-Undang Keamanan Komunikasi Florida (FSCA)

  • Undang-Undang Perlindungan Informasi Florida (FIPA)

  • Harapan yang Wajar terhadap Privasi

  • Hukum Privasi Media Sosial

Peraturan ini menciptakan batasan hukum untuk pengawasan di tempat kerja. Perusahaan yang ingin menerapkan pemantauan, dapat:

Ini mungkin metode paling populer untuk memastikan produktivitas dan melacak interaksi klien-karyawan. Berdasarkan undang-undang Florida, pemantauan aktivitas email dan internet diperbolehkan jika pemberi kerja memberi tahu staf dengan benar dan menerima persetujuan mereka untuk pemantauan.

Pengusaha dapat melacak panggilan telepon bisnis dengan pemberitahuan yang tepat kepada karyawan. Komunikasi pribadi tidak dapat dipantau.

Pengawasan video untuk tujuan keamanan pada umumnya tidak dilarang kecuali di area dimana karyawan mengharapkan privasi, seperti toilet.

FSCA melarang merekam percakapan tanpa persetujuan semua pihak. Jadi, jika perusahaan ingin menggunakan pengawasan audio, mereka harus memberi tahu karyawan yang terkena dampak dan mendapatkan izin dari mereka.

Kendaraan atau perangkat milik perusahaan dapat dipantau. Namun, pemberi kerja tidak boleh memantau kendaraan pribadi atau perangkat seluler karyawannya tanpa izin yang jelas.

Layar pelacakan dan penekanan tombol adalah bagian dari pemantauan aktivitas komputer. Meskipun diperbolehkan secara hukum, namun penerapannya harus hati-hati. Penggunaannya yang berlebihan dapat dianggap mengganggu dan menimbulkan masalah privasi.

Ini hanyalah gambaran umum kerangka hukum Florida. Kami menyarankan untuk berkonsultasi dengan penasihat hukum Anda sebelum menerapkan pemantauan.

Menerapkan pemantauan karyawan adalah proses yang rumit dan kompleks yang terdiri dari beberapa langkah.

Apa yang ingin Anda capai dengan pemantauan? Apakah ini meningkatkan layanan pelanggan? Atau mengurangi penyusutan di toko? Sasaran Anda akan menentukan pilihan solusi pemantauan dan fitur yang akan Anda gunakan. Hindari godaan untuk memantau semuanya karena Anda bisa. Sebaliknya, lebih baik fokus pada area tertentu yang ingin Anda tingkatkan.

Tidak ada alat pemantauan universal untuk semuanya. Tergantung pada tujuan yang Anda kejar dan posisi karyawan, Anda dapat memilih berbagai pilihan. Misalnya, untuk memantau staf lapangan seperti pemandu wisata, Anda dapat mempertimbangkan pelacakan GPS untuk memastikan kehadiran dan kepatuhan terhadap jadwal dan rute.

Fitur seperti pelacakan penggunaan situs web dan aplikasi dapat membantu memahami apakah karyawan ritel menggunakan waktu dan sumber daya secara efektif untuk tugas-tugas seperti manajemen inventaris atau penjualan online.

Software yang dapat memantau chat dan panggilan telepon akan sempurna untuk karyawan yang pekerjaannya mencakup interaksi sehari-hari dengan klien.

Kebijakan ini harus mencakup informasi berikut:

• data apa yang dikumpulkan dan untuk tujuan apa;

• berapa lama disimpan;

• siapa yang memiliki akses terhadapnya;

• hak karyawan mengenai datanya.

Kebijakan ini harus tersedia untuk semua karyawan. Tekankan bahwa tujuan pemantauan adalah untuk meningkatkan efisiensi secara keseluruhan dan memberikan dukungan yang mereka perlukan agar berhasil.

Setelah Anda mengetahui tujuan Anda, identifikasi KPI spesifik yang menunjukkan kemajuan. Metrik apa yang dapat memberi tahu Anda jika produktivitas Anda meningkat?

Misalnya, metrik ini dapat berupa penjualan per karyawan, nilai transaksi rata-rata, jumlah keluhan pelanggan, dll. Konfigurasikan perangkat lunak pemantauan Anda untuk melacak KPI ini secara spesifik dan menghasilkan laporan.

Sebagian besar alat pemantauan karyawan memiliki fungsi peringatan. Perangkat lunak mengirimkan pemberitahuan jika terjadi tindakan tertentu atau penyimpangan dari perilaku yang diharapkan. Gunakan fitur ini dengan bijak. Fokus pada menyiapkan peringatan untuk peristiwa penting yang memerlukan perhatian segera, seperti pelanggaran kebijakan, pelanggaran keamanan, atau penurunan produktivitas yang signifikan selama jam sibuk. Hal ini memungkinkan Anda untuk mengatasi masalah dengan segera tanpa terjebak dalam data yang tidak perlu.

Pemantauan harus digunakan sebagai alat untuk perbaikan, bukan untuk menangkap karyawan yang melakukan kesalahan. Bagikan wawasan dengan anggota tim Anda, soroti area di mana mereka unggul dan identifikasi peluang untuk perbaikan. Bingkai percakapan ini sebagai peluang untuk pertumbuhan dan pengembangan keterampilan.

Seperti yang bisa kita lihat, pemantauan karyawan menawarkan manfaat yang signifikan bagi bisnis di Florida. Namun, untuk memanfaatkan keunggulan ini memerlukan pendekatan yang bijaksana dan strategis. Kepatuhan terhadap kerangka hukum Florida, konfigurasi yang cermat, fokus pada metrik kinerja utama, dan komunikasi yang transparan akan mendorong produktivitas dan lingkungan kerja yang positif.