Panduan Langkah demi Langkah untuk Menerapkan Sistem Pengendalian Karyawan

Menerapkan sistem pemantauan yang efektif lebih rumit daripada sekadar membeli perangkat lunak pelacakan yang paling canggih dan menginstalnya di komputer kantor.

Langkah penting pertama adalah menentukan mengapa sistem pengendalian karyawan diperlukan di organisasi Anda. Untuk lebih mengidentifikasi perlunya pemantauan, tanyakan pada diri Anda:

• Masalah apa yang ingin kita selesaikan?
• Apakah karyawan secara konsisten memenuhi tenggat waktu?
• Apakah kita khawatir tentang keterlibatan dan motivasi karyawan?
• Apakah ada risiko pelanggaran data atau akses tidak sah terhadap informasi sensitif?
• Apakah organisasi kita diharuskan memantau aktivitas karyawan untuk kepatuhan hukum atau peraturan?
• Apa yang ingin kita capai dengan pemantauan? (misalnya, meningkatkan produktivitas, meningkatkan kepuasan karyawan, memastikan kepatuhan, dll.)

Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini akan menentukan fitur apa yang harus dimiliki sistem kendali Anda di masa depan.

Sekarang setelah Anda menentukan apa yang ingin Anda capai dengan pemantauan, Anda dapat memprioritaskan fitur paling penting dari sistem Anda. Secara umum, sistem pengendalian karyawan dapat memiliki kelompok fitur berikut:

• Pelacakan waktu:jam masuk/jam keluar, lembar waktu manual atau otomatis, perhitungan lembur, manajemen dan persetujuan liburan dan cuti sakit, dll.
• Penjadwalan:mengelola jadwal karyawan, melacak ketersediaan karyawan, pertukaran/perdagangan shift, serta pengingat dan pemberitahuan shift.
• Pelacakan kehadiran:memantau ketidakhadiran pegawai, permintaan dan persetujuan ketidakhadiran, laporan pola kehadiran, dan tingkat ketidakhadiran.
• Activity monitoring on the computer: tangkapan layar, perekaman layar, pelacakan riwayat penelusuran, keylogging, kontrol aktivitas printer, pemantauan perangkat penyimpanan eksternal, pencatatan waktu aktif/tidak aktif, dll.
• Manajemen kinerja:menentukan aktivitas produktif/tidak produktif, statistik aplikasi dan situs yang paling sering digunakan, menghitung skor produktivitas individu, dll.
• Project management: membuat proyek, membaginya menjadi tugas-tugas dan menugaskannya kepada karyawan, melacak waktu yang dihabiskan untuk suatu tugas, melacak pencapaian dan anggaran, dll.

Selain itu, beberapa sistem pengendalian karyawan memiliki kemampuan integrasi. Mereka dapat berintegrasi dengan penggajian, manajemen proyek, atau sistem informasi sumber daya manusia (HRIS) Anda saat ini. Integrasi membantu menyederhanakan perhitungan penggajian, mengevaluasi kinerja, dan menyederhanakan proses administrasi.

Aktivitas karyawan yang ingin Anda pantau mungkin ilegal untuk dilacak di bawah yurisdiksi Anda. Itulah mengapa penting untuk mempelajari peraturan privasi dan ketenagakerjaan yang berlaku. Kami menyarankan untuk berkonsultasi dengan penasihat hukum Anda sebelum menerapkan pemantauan karyawan di organisasi Anda.

Pada tahap pertama, Anda telah mengembangkan gagasan tentang masalah apa yang harus diselesaikan oleh alat pemantauan di masa depan dan fitur apa yang idealnya dimilikinya. Sekarang, saatnya menjelajahi pasar dan memilih solusi yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda.

Selain fitur dan kemampuan integrasi, pertimbangkan faktor-faktor berikut saat memilih alat:

• Anggaran Anda untuk perangkat lunak, perangkat keras, implementasi, dan pemeliharaan;
• Skalabilitas: solusi ideal harus dapat berkembang bersama bisnis Anda;
• Keramahan pengguna;
• Dukungan pelanggan;
• Fitur keamanan data dan privasi;
• Kepatuhan terhadap peraturan ketenagakerjaan dan privasi yang relevan.

Tergantung pada kebutuhan Anda, Anda dapat memilih opsi pemantauan perangkat lunak atau perangkat keras.

Perangkat lunak kontrol karyawan berbeda berdasarkan model penerapannya: on-premise atau berbasis cloud.

Cloud-based software dihosting oleh pengembang perangkat lunak di server jarak jauh dan diakses melalui Internet. Ini berarti Anda tidak perlu khawatir tentang pembelian dan pemeliharaan server. Perangkat lunak berbasis cloud biasanya lebih mudah digunakan dan hanya memerlukan tiga langkah untuk diterapkan: menyiapkan akun, menginstal agen pemantauan, dan masuk untuk melacak hasil. Perangkat lunak semacam itu dikaitkan dengan biaya awal yang lebih rendah serta peningkatan aksesibilitas dan skalabilitas. Anda dapat mengontrol aktivitas karyawan meskipun Anda berada di luar jaringan perusahaan. Perangkat lunak berbasis cloud sangat cocok untuk perusahaan dengan karyawan jarak jauh atau menginginkan peningkatan kenyamanan.

Perangkat lunak di lokasi dipasang dan dioperasikan dalam lokasi fisik organisasi. Jenis perangkat lunak ini memerlukan biaya awal yang lebih tinggi (perangkat keras, lisensi perangkat lunak, dan instalasi) serta sumber daya TI khusus untuk pemeliharaan dan pembaruan. Sebagai imbalannya, Anda menerima kendali penuh atas sistem, data yang dikumpulkan, dan pembaruan. Perangkat lunak lokal berpotensi memiliki fleksibilitas lebih besar untuk penyesuaian dan peningkatan keamanan. Namun, perangkat lunak ini mungkin tidak dapat diskalakan dan diakses seperti perangkat lunak milik sendiri. Perangkat lunak di lokasi sangat cocok untuk industri dengan persyaratan peraturan yang ketat.

Sistem pengendalian karyawan dapat bersifat standalone atau sistem HRIS yang terintegrasi.

Perangkat lunak mandiri berfokus pada fungsi tertentu atau kombinasi fungsi: pelacakan waktu, pelacakan waktu & evaluasi kinerja, manajemen proyek, dll. HRIS menawarkan rangkaian fungsi SDM yang komprehensif, termasuk waktu dan kehadiran, penggajian, tunjangan, dan banyak lagi. Sistem mandiri sering kali lebih terjangkau namun mungkin kurang memiliki kemampuan integrasi dibandingkan solusi yang lebih komprehensif.

Terakhir, Anda dapat memesan solusi yang dikembangkan secara khusus dan disesuaikan dengan kebutuhan dan alur kerja organisasi Anda. Namun, solusi seperti itu biasanya lebih mahal dan memakan waktu lama untuk dikembangkan dan dipelihara, itulah sebabnya solusi tersebut kurang populer dibandingkan alat yang sudah jadi.

Kontrol Pintar adalah yang kuat perangkat lunak kontrol karyawan Ini melacak semua aktivitas di komputer, termasuk teks yang diketik dan disalin, aktivitas situs web dan media sosial, waktu idle, aktivitas printer, dan banyak lagi. Platform ini juga menawarkan fitur pemantauan langsung: streaming layar karyawan secara real-time dan webcam langsung. CleverControl mencatat awal dan akhir hari kerja serta waktu aktif/tidak aktif, menjadikan pelacakan waktu kerja menjadi otomatis dan mudah. Fitur AI Scoring yang canggih memberikan skor produktivitas individu dan komentar singkat tentang aktivitas karyawan, sehingga menghilangkan beban administratif dalam evaluasi kinerja.

CleverControl akan menjadi solusi sempurna bagi organisasi yang ingin memantau alur kerja sehari-hari, melacak waktu kerja, dan memastikan karyawan fokus pada aktivitas produktif. Pelajari lebih lanjut tentang fitur CleverControl Di Sini.

Tujuan pemantauan Anda mungkin memerlukan penggunaan sistem kontrol karyawan perangkat keras. Ini termasuk pemindai biometrik, pembaca kartu, aplikasi seluler untuk pencatatan jam kerja masuk/keluar dari jarak jauh, sistem kontrol akses, pengawasan video, dll.

artikel terbaru kami

Mulailah dengan membuat kebijakan pemantauan terperinci. Kebijakan ini harus menyatakan tujuan pemantauan dan mendefinisikan ruang lingkupnya: kegiatan apa yang akan dipantau, data apa yang akan dikumpulkan, dan bagaimana data tersebut akan digunakan. Kebijakan ini juga harus menjelaskan langkah-langkah privasi dan keamanan data serta memungkinkan karyawan mengakses data yang dikumpulkan.

Apakah yurisdiksi Anda mewajibkan Anda untuk memberi tahu karyawan tentang pemantauan, kejujuran selalu merupakan kebijakan terbaik. Beri tahu tim Anda tentang pemantauan yang akan datang dan komunikasikan kebijakan yang disebutkan di atas kepada seluruh karyawan. Pastikan semua orang memahami hak dan tanggung jawab mereka terkait pemantauan. Anda juga dapat memberikan salinan kebijakan kepada karyawan untuk catatan mereka.

Di beberapa yurisdiksi, izin karyawan diperlukan untuk jenis pemantauan tertentu seperti pemantauan keylogging atau email. Dalam hal ini, Anda harus mendapatkan persetujuan tertulis atau elektronik dari karyawan sebelum menerapkan metode pemantauan apa pun.

Transparansi akan membantu menjaga kepercayaan karyawan dan mengatasi kemungkinan kekhawatiran dan keluhan tepat waktu.

Karyawan, pemimpin tim, dan manajer harus mengetahui cara menggunakan sistem pemantauan karyawan secara paling efektif. Panduan pengguna yang komprehensif, tutorial, presentasi, dan pelatihan langsung akan membantu tim memahami cara kerja sistem dan mendapatkan jawaban atas pertanyaan potensial.

Anda mungkin ingin melakukan program percontohan sebelum meluncurkan sistem ke seluruh organisasi. Pilih sekelompok kecil karyawan atau departemen tertentu dan instal agen pemantauan di komputer mereka. Periksa apakah sistem berfungsi sebagaimana mestinya dan memenuhi tujuan pemantauan serta mengumpulkan umpan balik dari peserta percontohan dan manajer. Jika terjadi masalah, melakukan penyesuaian yang diperlukan akan lebih mudah dilakukan oleh kelompok yang lebih kecil dibandingkan seluruh organisasi.

Ketika Anda memastikan sistem pengendalian karyawan berfungsi sesuai keinginan, Anda dapat menerapkannya secara bertahap di seluruh departemen atau kelompok karyawan. Kami menyarankan untuk memantau sistem dengan cermat pada tahap ini untuk mengetahui adanya masalah teknis atau masalah yang tidak terduga.

Jika Anda ingin sistem pengendalian karyawan Anda benar-benar efisien, Anda tidak boleh berhenti pada langkah implementasi. Perangkat lunak pemantauan Anda mungkin memerlukan penyesuaian tambahan; peraturan ketenagakerjaan dan privasi berubah dan teknologi pemantauan baru bermunculan. Itulah sebabnya pemantauan dan optimalisasi berkelanjutan sangat penting untuk memastikan keberhasilan jangka panjang sistem pengendalian karyawan Anda.

Selain memantau kinerja karyawan, kami merekomendasikan pelacakan kinerja sistem untuk mengetahui masalah teknis atau potensi peningkatan.

Metode lain yang efektif adalah mengumpulkan umpan balik karyawan mengenai pengalaman mereka dengan sistem. Jika ada kekhawatiran atau keluhan, Anda harus mengatasinya dan menyesuaikan pengaturan sistem, alur kerja, atau pelatihan berdasarkan umpan balik karyawan.

Selalu mendapatkan informasi terbaru tentang teknologi baru, praktik terbaik, dan perubahan peraturan terkait pemantauan karyawan sangatlah penting. Jika praktik pemantauan Anda bertentangan dengan pembaruan undang-undang terkini, Anda harus mengubahnya sesegera mungkin untuk menghindari konsekuensi hukum.

Jangan lupa untuk memperbarui perangkat lunak pelacakan secara berkala untuk meningkatkan kinerjanya, meningkatkan keamanan data, atau menambahkan fitur baru.

We hope this comprehensive guide helps you answer the question: "How do I control my employees?". The successful implementation of an employee monitoring system requires ongoing effort and attention. It needs careful planning, goal setting, choosing, and refining to ensure it meets your evolving business needs, improves employee productivity, and enhances overall organizational performance.