Etika Pemantauan Karyawan: Yang Harus Dipertimbangkan Setiap Bisnis

Ini hari Senin, jam 9 pagi. Anda menyalakan komputer kerja Anda, dan pengamat tak terlihat membuka buku log virtualnya. Sejak itu, setiap penekanan tombol, email, kunjungan situs web, atau permintaan pencarian Anda akan didaftarkan dan diperiksa secara metodis. Hakim elektronik yang tidak memihak akan memutuskan seberapa produktif aktivitas harian Anda dan melaporkan kepada manajer Anda bahwa Anda bahkan terlambat satu menit dari istirahat makan siang Anda. Anda memikirkannya dan menggigil. Mungkin, Anda tidak akan istirahat hari ini dan malah melakukan tugas tambahan itu. Ini mungkin akan membuat Anda lembur di tempat kerja, namun perasaan tidak nyaman dari mata elektronik yang mengikuti setiap tindakan Anda mendorong Anda maju, tidak pernah membuat Anda rileks.

Adegan dari film horor perusahaan? Sayangnya, ini adalah kenyataan yang terjadi pada jutaan karyawan di seluruh dunia yang atasannya tidak mau peduli dengan etika pemantauan karyawan.

Menurut baru-baru ini riset, 78% pengusaha menggunakan perangkat lunak pelacakan untuk memantau aktivitas kerja karyawan. Pandemi COVID-19 meroketkan popularitas program pemantauan. Ketika bisnis harus beralih ke bisnis jarak jauh dan metode pelacakan kinerja yang biasa tidak lagi diterapkan, para manajer menemukan manfaat yang tidak dapat disangkal dari perangkat lunak pemantauan.

Keuntungan perangkat lunak pelacakan sulit untuk diremehkan.

Di zaman analog, seorang manajer harus memeriksa lembar waktu dan laporan pekerjaan yang dilakukan secara manual dan membuat keputusan, yang sering kali bias, tentang seberapa produktif setiap karyawan. Tanggung jawab tersebut menyita sebagian besar waktu kerja mereka.

Karyawan juga harus meluangkan waktu untuk mengisi laporan-laporan ini, dan tergantung pada gaya manajemen di perusahaan, laporan-laporan ini bisa sangat luas.

Perangkat lunak modern dapat melakukannya secara otomatis dalam hitungan detik, dengan partisipasi minimum karyawan dan pemberi kerja.

Meningkatkan produktivitas adalah salah satu tujuan utama perangkat lunak pemantauan karyawan. Program ini mengumpulkan dan merangkum data aktivitas, seperti waktu aktif/tidak aktif, awal dan akhir hari kerja, situs web yang dikunjungi, penggunaan aplikasi, dan banyak lagi. Informasi ini mengungkapkan pola kerja, inefisiensi, area yang perlu ditingkatkan, dan karyawan yang mungkin memerlukan dukungan ekstra.

Pemantauan karyawan mendukung akuntabilitas dan transparansi. Ketika karyawan mengetahui pekerjaan mereka dipantau, mereka biasanya lebih cenderung untuk tetap fokus dan memenuhi tenggat waktu. Selain itu, data pemantauan dapat membantu menyelesaikan perselisihan dan memperjelas harapan.

Beberapa perangkat lunak pemantauan karyawan dapat membantu mendeteksi aktivitas mencurigakan, seperti akses tidak sah ke data sensitif, pemasangan aplikasi yang tidak diinginkan, atau pengunduhan yang tidak biasa. Berkat pelacakan, perusahaan dapat mengidentifikasi potensi risiko sejak dini dan melindungi sistem serta informasi berharga mereka secara proaktif.

Seperti yang bisa kita lihat, perangkat lunak pemantauan karyawan memang memberikan manfaat yang berharga bagi bisnis. Namun, karena terpesona oleh manfaat-manfaat ini dan pengalaman sukses perusahaan lain, para pemberi kerja sering kali mengabaikan etika pemantauan karyawan dan potensi kerugian terkait.

Menerapkan pemantauan karyawan secara etis mungkin tampak seperti berjalan di atas tali. Jika keseimbangannya terganggu, kerugiannya akan lebih besar daripada manfaat yang dapat diperoleh dari perangkat lunak pelacakan. Saat menerapkan pemantauan, dunia usaha harus mempertimbangkan isu-isu seperti kepatuhan hukum, privasi, potensi bias, dan peningkatan stres.

Merupakan tanggung jawab bisnis untuk mempelajari undang-undang dan peraturan privasi yang berlaku dan memastikan bahwa praktik pemantauan mereka mematuhinya. Penanganan data karyawan yang tidak tepat dapat menimbulkan konsekuensi hukum yang serius.

Privasi adalah landasan etika pemantauan karyawan. Perangkat lunak ini dapat melacak berbagai aktivitas, mulai dari penekanan tombol dan email hingga riwayat penelusuran situs web dan bahkan rekaman webcam. Sekalipun praktik tersebut mematuhi peraturan setempat, praktik tersebut dapat mengikis kepercayaan karyawan dan menimbulkan rasa pengawasan terus-menerus. Di masa depan, hal ini akan menyebabkan menurunnya kepuasan kerja dan meningkatnya stres.

Jika dianalisis tanpa pertimbangan yang cermat, data pemantauan dapat disalahartikan untuk menargetkan karyawan tertentu karena identitas atau keyakinannya secara tidak adil.

Seorang manajer yang berprasangka buruk terhadap karyawannya mungkin melihat penggunaan media sosial yang berlebihan sebagai kemalasan dan tidak produktif. Sebenarnya, karyawan tersebut mungkin menggunakan obrolan untuk tujuan yang berhubungan dengan pekerjaan.

Terkadang perusahaan menyalahgunakan data pemantauan untuk mengatur karyawan secara mikro atau membuat penilaian yang tidak adil terhadap kinerja mereka.

Misalnya, seorang manajer mungkin menggunakan riwayat penjelajahan karyawannya untuk menuduh mereka malas, tanpa mempertimbangkan faktor-faktor seperti penelitian atau keadaan darurat pribadi.

Merasa terus-menerus diawasi dapat meningkatkan kecemasan dan tekanan pada karyawan. Karyawan akan merasa tidak nyaman dengan gagasan bahwa setiap gerakan mereka dilacak. Mereka mungkin tidak mengambil waktu istirahat yang diperlukan atau melakukan kesalahan karena khawatir hal tersebut akan menurunkan produktivitas mereka. Selain itu, karyawan akan khawatir jika tidak memenuhi harapan, mereka mungkin akan didisiplinkan atau dipecat. Semua faktor ini akan meminimalkan dampak positif pemantauan. Alih-alih mendapatkan tenaga kerja yang produktif dan efisien, Anda justru akan mendapatkan karyawan yang stres dan kelelahan, serta tidak puas dengan pekerjaannya.

Ketika karyawan tidak mengetahui informasi apa yang Anda kumpulkan dan untuk tujuan apa, atau - lebih buruk lagi - mereka tidak diberitahu tentang pemantauan tersebut, mereka akan merasa dimata-matai. Kepercayaan dan loyalitas mereka akan hancur yang akan menyebabkan lingkungan kerja yang beracun dan peningkatan pergantian karyawan.

Mengawasi potensi masalah etika ini adalah tanggung jawab bisnis. Pemantauan tidak harus selalu menimbulkan stres. Dampaknya bergantung pada beberapa faktor: jenis pemantauan, tingkat transparansi, kebijakan pelacakan, dan budaya perusahaan.

Jadi, bagaimana kita menyeimbangkan pemantauan yang efektif dengan etika dan penghormatan terhadap privasi? Kami merekomendasikan untuk menerapkan praktik terbaik berikut.

1. Pelajari undang-undang dan peraturan privasi yang berlaku

   Merupakan tanggung jawab bisnis untuk mematuhi undang-undang privasi dan ketenagakerjaan negara bagian dan lokal. Jika tim Anda tersebar secara geografis, Anda harus memperhatikan peraturan tidak hanya di wilayah kantor pusat Anda tetapi juga di wilayah tempat tinggal karyawan Anda. Konsultasikan dengan ahli hukum untuk memastikan praktik pemantauan Anda tidak melanggar batasan pengumpulan data.

2. Jadikan pemantauan mempunyai tujuan

   Tetapkan tujuan yang jelas untuk pemantauan karyawan, seperti meningkatkan produktivitas, meningkatkan keamanan, atau memastikan kepatuhan. Batasi ruang lingkup pemantauan pada kegiatan-kegiatan yang benar-benar perlu dipantau untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Hindari mengumpulkan data yang tidak perlu atau menyimpannya lebih lama dari yang dibutuhkan oleh tujuan Anda.

3. Mengembangkan kebijakan pemantauan yang rinci dan transparan

   Kebijakan pemantauan karyawan adalah seperangkat peraturan dan pedoman yang menjelaskan praktik pelacakan di organisasi Anda. Ini harus mendefinisikan aspek-aspek berikut:

   • Apa tujuan pemantauan karyawan?

   • Siapa yang diawasi?

   • Kegiatan apa yang akan dipantau?

   • Berapa lama data akan disimpan?

   • Bagaimana data pemantauan akan digunakan? (misalnya, evaluasi kinerja, keamanan, pelatihan)

   • Siapa yang mempunyai akses terhadap data pemantauan?

   • Bagaimana data yang dikumpulkan akan dilindungi?

   • Apa hak karyawan mengenai data yang dikumpulkan?

   • Bagaimana perusahaan akan menangani keluhan atau kekhawatiran mengenai pemantauan?

   Kebijakan tersebut harus tersedia bagi karyawan. Perusahaan bertanggung jawab untuk memberi tahu karyawan secara tepat waktu tentang setiap perubahan pada dokumen ini.

4. Menjadikan praktik pemantauan terbuka dan transparan

   Beri tahu staf tentang perangkat lunak pelacakan dan kebijakan pemantauan. Jelaskan tujuan pemantauan, misalnya evaluasi kinerja, keamanan, atau peningkatan produktivitas. Mengungkapkan ruang lingkup pemantauan: data apa yang akan dikumpulkan, perangkat dan aktivitas apa yang akan dipantau, dan bagaimana data tersebut akan digunakan.

   Ingatlah bahwa pada awalnya karyawan mungkin tidak menyukai gagasan pemantauan. Pastikan untuk mengatasi kekhawatiran dan potensi keberatan mereka.

5. Dapatkan persetujuan karyawan

   Sebagian besar wilayah hukum mengharuskan Anda untuk mendapatkan persetujuan eksplisit dari karyawan untuk melakukan pemantauan, terutama untuk bentuk yang lebih mengganggu, seperti pencatatan keystroke atau pengawasan webcam. Menandatangani perjanjian tertulis untuk pelacakan adalah bentuk paling mudah untuk mendapatkan persetujuan.

6. Ensure fair and consistent monitoring

   Etika pemantauan karyawan mengharuskan Anda menerapkan kebijakan pemantauan secara konsisten kepada seluruh karyawan, menghindari praktik diskriminatif. Jika Anda hanya memantau karyawan atau tim tertentu, mereka mungkin merasa Anda tidak mempercayai mereka dan menyimpan dendam terhadap Anda atau karyawan lain yang tidak diawasi. Selain itu, rekan kerja mereka mungkin mulai memperlakukan mereka secara berbeda, sehingga dapat memperburuk suasana di tempat kerja.

   Sekalipun Anda ingin melacak kinerja karyawan terpilih saja, tetap lebih baik melakukan pemantauan secara luas. Pemantauan yang luas akan memberi Anda lebih banyak wawasan tentang alur kerja dan mungkin mengungkap inefisiensi yang tidak Anda sadari.

   Pelacakan harus berfungsi untuk mengidentifikasi tren dan area yang perlu ditingkatkan, bukan untuk mengelola secara mikro individu karyawan. Tinjau praktik pemantauan Anda secara berkala untuk memastikan praktik tersebut adil, efektif, dan memenuhi tujuan yang ditetapkan.

7. Melindungi privasi dan keamanan data

   Tentukan cakupan pengumpulan data yang penting untuk mencapai tujuan Anda dan tetap berada dalam batasan ini. Hindari memantau perangkat pribadi karyawan atau aktivitas mereka di luar jam kerja. Jika seorang karyawan menggunakan perangkat pribadinya untuk bekerja, perangkat lunak tersebut harus memiliki opsi untuk menghentikan pemantauan secara manual, atau secara otomatis melacak hanya dalam jam kerja yang telah ditentukan.

   Jika memungkinkan, hindari mengumpulkan informasi rahasia. Jika tidak, gunakan anonimisasi data, sehingga data tidak dapat dikaitkan dengan karyawan tertentu.

   Menerapkan langkah-langkah keamanan yang kuat untuk data pemantauan yang dikumpulkan. Gunakan kata sandi yang kuat, autentikasi dua faktor, dan enkripsi data jika memungkinkan. Membatasi akses terhadap data pemantauan hanya kepada personel yang berwenang berdasarkan kebutuhan.

Penggunaan perangkat lunak pemantauan karyawan secara etis mungkin seperti berjalan di atas tali di mana satu langkah yang salah dapat merusak kepercayaan karyawan dan menimbulkan dampak hukum. Namun, dengan pendekatan yang bertanggung jawab dan seimbang, dunia usaha dapat menikmati manfaat pemantauan tanpa mengorbankan prinsip etika. Merupakan tanggung jawab bisnis untuk memprioritaskan transparansi, keadilan, dan persetujuan karyawan jika perusahaan berupaya menciptakan lingkungan kerja di mana teknologi digunakan untuk meningkatkan produktivitas dan kinerja.