Apa Batasan Etika Pengawasan Karyawan?

Pemantauan karyawan telah menjadi praktik umum saat ini. Ketika perusahaan mempertimbangkan untuk memantau karyawan, mereka mengevaluasi manfaatnya, memilih aktivitas yang akan dipantau, perangkat yang akan diterapkan, dan mempelajari undang-undang negara bagian dan lokal yang mengatur pemantauan karyawan di wilayah tersebut. Yang sering diabaikan oleh para manajer adalah aspek etika dari pemantauan. Namun, pemecatan ini dapat berdampak buruk bagi iklim psikologis dalam tim dan budaya perusahaan.

Dalam artikel ini, kita akan mengeksplorasi batasan etika pengawasan karyawan: efek negatif pelacakan berlebihan, dan prinsip etika pemantauan.

Pengawasan karyawan seringkali diperlukan di bidang-bidang yang diatur, seperti keuangan atau layanan kesehatan, dan sangat bermanfaat di industri lain. Perusahaan yang menggunakannya biasanya memiliki tujuan berikut:

• Evaluasi kinerja;

• Menemukan inefisiensi dan meningkatkan proses kerja

• Mencegah kebocoran data dan meningkatkan keamanan;

• Kepatuhan terhadap peraturan khusus industri;

• Manajemen tim jarak jauh.

Tujuan-tujuan ini sah, tetapi tidak meniadakan perlunya penggunaan pemantauan yang etis.

Inti dari perdebatan etika seputar pengawasan karyawan adalah pertanyaan utama: seberapa besar pengawasan yang tepat tanpa merusak kepercayaan dan martabat?

Karyawan bertindak layaknya diri mereka sendiri di tempat kerja, tetapi mereka tetap mengharapkan privasi yang wajar. Pemantauan terus-menerus, terutama ketika tidak terlihat atau terlalu mengganggu, dapat membuat orang merasa tidak dipercaya, diawasi, atau bahkan tidak dianggap manusiawi. Akibatnya:

• Karyawan merasa lebih stres dan cemas. Survei yang dilakukan oleh ExpressVPN menunjukkan bahwa 56% karyawan yang dipantau merasa stres dan cemas akibat pengawasan.

  Survei American Psychological Association tahun 2023 mengonfirmasi dampak negatif dari pemantauan karyawan: 45% responden yang dipantau mengatakan tempat kerja mereka memiliki dampak negatif pada kesehatan mental mereka, dibandingkan dengan 29% karyawan yang tidak dipantau.

• Karyawan merasa privasi mereka dilanggar. Menurut survei ExpressVPN, 48% karyawan bahkan bersedia mengurangi gaji mereka jika itu berarti tidak ada pengawasan.

• Employees lose trust and commitment to their company. Tara Behrend, PhD, John Richard Butler II professor of human resources and labor relations at Michigan State University, says: "When monitoring is used as an invasive way of micromanaging, it violates the unspoken agreement of mutual respect between a worker and their employer. A person will be much less likely to go above and beyond to help the organization if that trust is broken. They basically retreat into doing the bare minimum."

• Karyawan menjadi kurang kreatif dan inovatif. Budaya pengawasan yang terus-menerus dapat menghambat pengambilan risiko dan pemikiran kreatif—kualitas yang penting untuk pertumbuhan jangka panjang.

• Karyawan lebih cenderung terlibat dalam perilaku yang tidak diinginkan. Mengambil waktu istirahat tanpa izin, mencuri peralatan kantor, dan bekerja lambat dengan sengaja menjadi hal yang biasa ketika karyawan kehilangan kendali.

Selain itu, terdapat risiko bias dalam penafsiran data pemantauan. Tanpa aturan dan kebijakan yang tepat, penilaian subjektif atau data yang tidak lengkap dapat menyebabkan evaluasi yang tidak adil atau praktik diskriminatif. Oleh karena itu, menetapkan batasan etis seputar praktik pengawasan sangatlah penting.

Untuk menghindari dampak negatif pemantauan terhadap karyawan, perusahaan harus mempertimbangkan prinsip-prinsip berikut:

Meskipun peraturan di area tersebut tidak secara khusus mewajibkan karyawan untuk menginformasikan tentang pemantauan, sebaiknya tetap dilakukan. Hal ini menumbuhkan rasa saling menghormati dan meningkatkan persepsi pengawasan. Karyawan harus mengetahui:

• Data apa yang dikumpulkan (misalnya, waktu login, penggunaan aplikasi, metadata email).

• Alasan pengumpulannya (misalnya, keamanan, kepatuhan, kinerja).

• Berapa lama data tersebut akan disimpan, dan siapa yang dapat mengaksesnya.

Anda dapat menyertakan rincian ini dalam kontrak karyawan, buku pegangan, kebijakan internal, dan materi orientasi.

Setiap praktik pemantauan harus memiliki tujuan yang jelas dan sah. Hindari "pemantauan demi pemantauan". Misalnya:

• Gunakan pencatatan penekanan tombol hanya jika ada risiko keamanan yang terdokumentasi.

• Lacak penggunaan situs web untuk mengelola produktivitas - bukan untuk mengawasi waktu istirahat pribadi.

Menangkap komunikasi atau aktivitas pribadi di luar pekerjaan melanggar batasan etika pengawasan karyawan.

Pilih metode yang paling tidak mengganggu dan mencapai tujuan Anda. Misalnya:

• Daripada merekam layar 24/7, pertimbangkan ringkasan aktivitas berkala.

• Ganti pelacakan invasif dengan metrik kinerja berbasis hasil jika memungkinkan.

Semakin mengganggu alatnya, semakin kuat pula pembenarannya.

Cara yang baik untuk menetapkan batasan etika adalah dengan melibatkan karyawan dalam perancangan kebijakan dan ruang lingkup pemantauan. Tara Behrend mengatakan: "Menanyakan kepada pekerja apa yang menurut mereka merupakan cara yang bermakna dan adil untuk mengukur kinerja mereka akan meningkatkan kemungkinan metrik tersebut akan bermanfaat, dan akan diterima oleh pekerja ketika diterapkan."

Perlakukan data yang dikumpulkan sebagaimana Anda memperlakukan informasi sensitif perusahaan. Data tersebut harus dilindungi dengan langkah-langkah keamanan yang ketat. Hanya personel yang berwenang, seperti SDM, keamanan TI, atau manajer, yang boleh mengakses data pemantauan. Karyawan ini harus memahami prinsip-prinsip penanganan dan keamanan data yang etis.

Data yang dikumpulkan harus memiliki periode penyimpanan yang ditentukan. Semakin lama Anda menyimpan data, semakin besar risiko etika dan hukumnya. Hapus informasi yang tidak lagi sesuai dengan tujuannya dengan aman.

Pemantauan seharusnya digunakan untuk mendukung pembangunan, bukan untuk menghukum. Gunakan wawasan untuk:

• Identifikasi kebutuhan pelatihan.

• Kenali mereka yang berprestasi tinggi.

• Melatih karyawan yang menghadapi tantangan.

Jangan pernah mengambil keputusan hanya berdasarkan data pemantauan. Selalu evaluasi kinerja karyawan dengan menggabungkan catatan pemantauan, kontribusi mereka terhadap proyek, dan nilai yang mereka hasilkan bagi perusahaan. Manajer yang menginterpretasikan data pengawasan harus dilatih untuk melakukannya secara objektif, menghindari asumsi atau bias.

Keputusan untuk menerapkan pengawasan karyawan bukan sekadar keputusan teknologi—melainkan pilihan budaya dan etika. Jika ditangani dengan buruk, hal ini dapat merusak moral, meningkatkan pergantian karyawan, dan merusak citra perusahaan Anda. Jika didekati dengan hati-hati, transparan, dan penuh rasa hormat, hal ini dapat meningkatkan keamanan, meningkatkan kinerja, dan memperkuat budaya akuntabilitas.

Kuncinya terletak pada pengakuan dan penghormatan terhadap batasan etika yang melindungi martabat karyawan sekaligus mendukung tujuan bisnis. Dengan bersikap transparan, terarah, dan proporsional, para manajer dan pemilik bisnis dapat menggunakan alat pemantauan bukan sebagai instrumen kontrol, melainkan sebagai pendorong kepercayaan, keadilan, dan kesuksesan berkelanjutan.