Perangkat Lunak Pemantauan Karyawan di Texas: Mematuhi Hukum Negara Bagian dan Federal
Sejak boomingnya perangkat lunak pemantauan karyawan, privasi karyawan sering menjadi masalah hukum di tempat kerja. Aktivitas dan perangkat apa yang dapat dipantau oleh pemberi kerja, dan apa yang tidak dapat dipantau? Praktik pemantauan apa yang dianggap sebagai pelanggaran privasi karyawan? Jawaban atas pertanyaan ini bergantung pada peraturan perundang-undangan di mana organisasi beroperasi.
Kesulitannya adalah biasanya tidak ada undang-undang khusus yang mengatur pengawasan pegawai. Sebaliknya, hal ini dikendalikan oleh jaringan hukum privasi dan ketenagakerjaan negara bagian dan federal yang kompleks. Hari ini, kami akan menguraikan web ini untuk Texas dan mempelajari cara menggunakan perangkat lunak pemantauan karyawan sesuai dengan undang-undang negara bagian dan federal.
Kerangka Hukum Federal dan Negara Bagian
Di tingkat federal, undang-undang utama yang mengatur pemantauan komunikasi elektronik adalah Undang-Undang Privasi Komunikasi Elektronik (ECPA) tahun 1986. Undang-undang ini secara umum melarang intersepsi yang disengaja atas komunikasi kabel, lisan, dan elektronik. Namun ada pengecualian bagi pengusaha. Pengusaha bebas melacak komunikasi elektronik pada perangkat milik perusahaan dalam kegiatan bisnis sehari-hari atau dengan persetujuan karyawan. Memantau percakapan pribadi umumnya dilarang.
Mengenai undang-undang negara bagian, pemberi kerja di Texas harus mempertimbangkan Undang-Undang Perlindungan Privasi Texas tahun 2019. Berdasarkan undang-undang tersebut, pemberi kerja harus memberi tahu karyawan kapan dan bagaimana aktivitas mereka dipantau. Dengan kata lain, meskipun pemantauan diperbolehkan, karyawan harus diberitahu tentang sifat dan luasnya praktik pemantauan.
Praktik yang mungkin dianggap mengganggu, misalnya pengawasan video dan audio, diperbolehkan namun dengan batasan. Meskipun undang-undang Texas pada umumnya mengizinkan pengawasan video di area tempat kerja umum tanpa izin karyawan, rekaman audio memerlukan setidaknya izin satu pihak (artinya perekam harus menjadi peserta percakapan atau mendapat izin dari salah satu peserta). Memantau area pribadi atau perangkat/akun pribadi memerlukan persetujuan karyawan yang jelas.
Texas also recognizes the common law right to privacy and the tort of invasion of privacy, specifically the "intrusion upon seclusion." To claim a violation, an employee must prove an intentional and highly offensive intrusion into private affairs where there is a reasonable expectation of privacy. For example, areas like locker rooms and bathrooms fall under the category of reasonable expectations of privacy. At the same time, personal chats on company-owned devices do not.
Praktik pemantauan khusus dapat diringkas dalam tabel berikut:
Langkah Praktis Pemantauan Karyawan yang Patuh
Dengan mempertimbangkan peraturan negara bagian dan federal, praktik terbaik untuk organisasi Texas yang menggunakan perangkat lunak pemantauan karyawan adalah:
- Pengusaha harus menentukan tujuan pemantauan dan ruang lingkup kegiatan yang akan dipantau untuk mencapai tujuan ini. Pelacakan harus dibatasi pada aktivitas spesifik ini.
- Pengusaha harus hati-hati mempertimbangkan pemantauan jika batasan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi menjadi kabur, misalnya, kantor di rumah atau kebijakan membawa perangkat sendiri.
- Organisasi harus menggunakan metode pemantauan yang tidak terlalu mengganggu jika memungkinkan. Misalnya, manajer dapat menyiapkan perangkat lunak pemantauan untuk memblokir situs web dan media sosial yang tidak diinginkan, alih-alih melacak riwayat internet dan obrolan dengan cermat.
- Pengusaha harus membuat kebijakan pemantauan terperinci dan menyediakannya bagi semua karyawan yang terkena dampak. Dokumen-dokumen ini harus menjelaskan data apa yang dikumpulkan, ketentuan penyimpanannya, tujuan pelacakan, dan orang-orang yang dapat mengakses data tersebut. Organisasi harus meninjau kebijakan pemantauan secara berkala, dengan berkonsultasi dengan sumber daya manusia dan profesional hukum, untuk memastikan kebijakan tersebut mematuhi undang-undang yang berlaku.
- Pengusaha di Texas harus memberi tahu karyawan tentang praktik pemantauan dan, idealnya, mendapatkan persetujuan tertulis dari mereka. Meskipun persetujuan tidak selalu diperlukan, mendapatkan persetujuan akan membantu mengelola ekspektasi karyawan dan memperkuat pembelaan hukum pemberi kerja terhadap klaim privasi.
- Undang-undang Texas, seperti undang-undang federal, mengakui bahwa wilayah tertentu pada dasarnya bersifat pribadi. Tempat-tempat di mana karyawan sangat mengharapkan privasi, seperti ruang ganti atau toilet, adalah ilegal untuk diawasi. Meskipun pemberi kerja diperbolehkan melakukan pemantauan di ruang istirahat atau area umum dengan pemberitahuan, mereka harus memastikan bahwa pemantauan tersebut tidak terlalu mengganggu atau melecehkan.
- Karyawan Texas tidak boleh mengakses atau melacak perangkat pribadi karyawan, seperti laptop atau ponsel, tanpa izin jelas dari pemiliknya, meskipun perangkat tersebut digunakan untuk bekerja. Demikian pula, melacak email pribadi atau akun media sosial karyawan, meskipun karyawan tersebut mengaksesnya melalui komputer perusahaan, tidak diperbolehkan.
- Pengusaha dapat memantau lokasi kendaraan dan perangkat milik perusahaan jika mereka memberi tahu karyawan tentang pelacakan dan mendapatkan persetujuan mereka.
- Sebelum menerapkan formulir pemantauan baru, pengusaha harus menilai kemungkinan dampaknya dan berkonsultasi dengan otoritas pengatur privasi dan dewan kerja.
Jika pengusaha di Texas dengan hati-hati mempertimbangkan undang-undang federal dan negara bagian serta menerapkan kebijakan pemantauan yang jelas dan transparan, perangkat lunak pemantauan karyawan akan menjadi sekutu kuat mereka dalam meningkatkan produktivitas dan keamanan perusahaan.