Perangkat Lunak Pemantauan Karyawan di California: Persyaratan Hukum dan Praktik Terbaik

Perangkat Lunak Pemantauan Karyawan di California: Persyaratan Hukum dan Praktik Terbaik

Pemantauan karyawan telah lama menjadi praktik umum bagi bisnis yang ingin meningkatkan produktivitas, meminimalkan kebocoran data, dan memastikan kepatuhan terhadap peraturan. 74% pemberi kerja di AS menggunakan alat pelacak dan perangkat lunak untuk memantau aktivitas kerja karyawan, seperti situs web yang dikunjungi atau apa yang terjadi di layar mereka secara real time.

Namun, menerapkan sebuah solusi pemantauan karyawan Negara bagian ini membanggakan peraturan privasinya yang kuat. Jadi, penggunaan segala bentuk pemantauan harus mematuhi peraturan ini dan hanya mengumpulkan data terbatas yang relevan dengan tujuan pelacakan.

Artikel ini membahas aspek-aspek utama peraturan California dan cara menerapkan pemantauan dengan cara yang menghormati privasi karyawan. Harap dicatat bahwa ini hanya untuk tujuan informasi dan mungkin tidak mencakup semua seluk-beluk undang-undang California. Jika ragu, Anda harus selalu berkonsultasi dengan penasihat hukum.

Yang Perlu Diketahui Pemilik Bisnis Tentang Lanskap Privasi Karyawan California

Pasal I, Bagian 1 Konstitusi California menyatakan privasi merupakan hak yang tidak dapat dicabut dari semua orang. Namun, hak privasi tidak begitu mutlak di tempat kerja karena mungkin tumpang tindih dengan kepentingan bisnis yang sah, seperti menjaga produktivitas dan keamanan.

Benturan kepentingan ini diatur dengan ketentuan sebagai berikut:

  • Undang-Undang Invasi Privasi California (CIPA). CIPA melarang penyadapan atau perekaman percakapan rahasia dalam segala bentuknya tanpa persetujuan semua pihak. Bentuk-bentuk ini termasuk panggilan telepon, email, dan pesan instan. CIPA melarang organisasi merekam secara diam-diam bahkan percakapan terkait pekerjaan (misalnya panggilan telepon dengan klien) tanpa persetujuan karyawan dan klien. Persetujuan ini harus jelas dan terdokumentasi. Sekadar menyatakan dalam kebijakan umum bahwa pemantauan mungkin dilakukan mungkin tidak cukup untuk menetapkan persetujuan yang sah dalam segala situasi.

  • Kode Perburuhan California Bagian 435 melarang pemberi kerja meminta informasi media sosial karyawan atau kandidat.

  • Undang-Undang Privasi Konsumen California (CCPA) dan Undang-Undang Hak Privasi California (CPRA) fokus utamanya pada data konsumen, namun memberikan hak tertentu kepada karyawan sebagai penduduk California. Yakni, bisnis harus memberi tahu karyawan tentang informasi apa yang mereka kumpulkan, alasannya, bagaimana informasi tersebut digunakan, dan hak mereka untuk mengakses, menghapus, dan memilih untuk tidak menggunakan informasi pribadi mereka.

  • Harapan yang masuk akal akan privasi menunjukkan bahwa legalitas pemantauan sering kali bergantung pada apakah karyawan mengantisipasi privasi di area tersebut atau metode komunikasi secara wajar. Kebijakan pemantauan yang dikomunikasikan dengan jelas dapat sedikit mengurangi harapan ini. Namun, kebijakan seperti itu pun tidak memungkinkan pemberi kerja untuk memantau area di mana karyawan selalu mengharapkan privasi, seperti toilet atau ruang istirahat.

Harapan wajar terhadap privasi dapat sangat bervariasi tergantung pada perangkat dan area yang dipantau. Misalnya, karyawan tentu saja mengharapkan privasi yang lebih sedikit di area terbuka umum, seperti tempat kerja atau ruang pertemuan, terutama ketika perusahaan memberikan kebijakan pemantauan yang transparan. Sebaliknya, kantor pribadi, loker pribadi, dan, tentu saja, toilet dan ruang ganti adalah area di mana karyawan mengharapkan privasi tingkat tinggi.

A similar principle applies to monitoring devices. Tracking company-owned laptops, phones, and other devices is generally more expected and legally defensible. At the same time, monitoring personal devices, especially, outside work hours or involving personal accounts is considered a "no-no" in most cases.

Kesimpulannya, pemberi kerja di California dapat memantau:

  • Perangkat dan platform milik perusahaan serta komunikasi terkait pekerjaan di dalamnya.

  • Kinerja pegawai dalam batas wajar.

  • Lokasi kendaraan atau perangkat milik perusahaan.

  • Kepatuhan terhadap kebijakan keamanan, kode perilaku perusahaan, dan peraturan hukum.

  • Penggunaan internet di jaringan perusahaan.

  • Rekaman keamanan di dalam lokasi perusahaan.

Organisasi tidak boleh:

  • Lacak komunikasi pribadi di perangkat pribadi karyawan atau di luar jam kerja.

  • Pantau area pribadi dengan ekspektasi privasi yang tinggi, seperti ruang ganti atau toilet.

  • Menggunakan praktik pemantauan yang diskriminatif berdasarkan gender, disabilitas, agama, atau karakteristik lain yang dilindungi.

  • Menggunakan pemantauan tersembunyi yang merendahkan martabat karyawan.

  • Gunakan pemantauan metode pelecehan atau intimidasi terhadap karyawan yang tidak menyenangkan.

Untuk tetap mematuhi hukum dan menghormati privasi karyawan, kami menyarankan pemilik bisnis California untuk mengikuti prinsip-prinsip berikut:

  • Selalu informasikan kepada karyawan tentang segala bentuk pemantauan.

  • Dapatkan persetujuan untuk melakukan pemantauan jika diperlukan.

  • Memiliki tujuan bisnis yang sah, seperti masalah kinerja atau keamanan.

  • Hanya pantau apa yang penting untuk mencapai tujuan bisnis yang dinyatakan. Hindari pemantauan yang terlalu luas atau mengganggu.

  • Batasi pemantauan hanya pada komunikasi dan aktivitas terkait pekerjaan selama jam kerja.

  • Jika ragu, konsultasikan dengan pengacara yang berspesialisasi dalam hukum ketenagakerjaan California untuk memastikan kepatuhan praktik pemantauan Anda.

Memilih dan Menerapkan Perangkat Lunak Pemantauan yang Tepat

Memilih dan Menerapkan Perangkat Lunak Pemantauan yang Tepat

Menerapkan solusi pemantauan adalah proses yang lebih kompleks dibandingkan memilih solusi yang paling kuat di pasar dan menerapkannya pada komputer karyawan. Kami menyarankan proses bertahap yang hati-hati dan terdiri dari beberapa langkah.

Langkah 1. Menentukan tujuan

Kami merekomendasikan untuk memulai dengan mendefinisikan masalah bisnis spesifik yang ingin Anda atasi melalui pemantauan. Apa sajakah faktor-faktor tersebut: keamanan, kinerja, kepatuhan, atau kombinasi dari semuanya? Jawaban atas pertanyaan ini akan menentukan fitur yang harus Anda cari dalam solusi pemantauan.

Langkah 2. Mengevaluasi pilihan perangkat lunak

Saat Anda menjelajahi alat pemantauan, Anda harus memperhatikan beberapa faktor penting. Yang pertama adalah fitur perangkat lunak. Evaluasi kemampuan yang ditawarkan, seperti pelacakan aktivitas, pemantauan email, pelacakan transfer file, dll. Pilih kemampuan yang sesuai dengan kebutuhan Anda dan diizinkan secara hukum di California.

Kemudahan penggunaan dan integrasi merupakan faktor yang sama pentingnya. Pilihan sempurna adalah perangkat lunak ramah pengguna yang terintegrasi secara mulus dengan infrastruktur dan sistem TI Anda yang ada.

Selain itu, Anda mungkin ingin mencari perangkat lunak yang sangat dapat disesuaikan. Ini akan memungkinkan Anda mengubah pengaturan pemantauan dan menerapkannya secara individual pada peran, departemen, atau karyawan tertentu. Pendekatan seperti itu akan membantu Anda memperoleh wawasan berharga sekaligus meminimalkan pengumpulan data dan mematuhi peraturan privasi.

Faktor penting lainnya adalah skalabilitas. Bisnis Anda berkembang, dan solusi pemantauan Anda juga harus dapat berkembang bersamanya.

Terakhir, teliti reputasi vendor. Karena Anda akan mengumpulkan informasi yang berpotensi sensitif, penyedia perangkat lunak Anda harus memiliki reputasi yang dapat diandalkan, sertifikasi keamanan, dan protokol perlindungan data yang kuat.

Langkah 3. Pendekatan Bertahap

Peluncuran perangkat lunak pemantauan yang tiba-tiba di seluruh perusahaan dapat mengungkap permasalahan dan hambatan yang tidak dapat diprediksi dan akan sulit untuk diselesaikan dalam skala sebesar itu. Sebaliknya, kami menyarankan untuk memulai dengan program percontohan yang melibatkan satu departemen atau sekelompok karyawan. Hal ini memungkinkan Anda menguji perangkat lunak, mengevaluasi efektivitasnya, mengumpulkan umpan balik, dan mendeteksi masalah yang tidak terduga.

Setelah menyelesaikan tahap uji coba dan melakukan penyesuaian yang diperlukan pada perangkat lunak, Anda meluncurkannya ke seluruh perusahaan.

Langkah 4. Pelatihan

Implementasi yang efektif dari perangkat lunak pemantauan karyawan tidak hanya menginstal dan memperbaiki masalah teknis tetapi juga melatih manajer dan staf tentang cara menggunakannya secara efisien.

Pelatihan ini harus mengajarkan para manajer cara menggunakan perangkat lunak, menafsirkan laporannya, mematuhi kebijakan pemantauan perusahaan, dan mengatasi masalah yang mungkin terjadi.

Sedangkan bagi karyawan, mereka harus memahami apa yang dipantau, bagaimana data akan digunakan, apa kebijakan pemantauan perusahaan, dan menjawab pertanyaan atau kekhawatiran apa pun yang mungkin mereka miliki.

Langkah 5. Tinjauan dan pembaruan rutin

Menerapkan solusi pemantauan karyawan bukanlah proses yang dilakukan satu kali saja. Peraturan privasi berubah, perangkat lunak mengembangkan fitur-fitur baru, dan tujuan pemantauan Anda dapat berkembang seiring waktu. Itulah sebabnya meninjau praktik dan kebijakan pemantauan perusahaan secara berkala sangat penting untuk tetap mematuhi dan memastikan bahwa praktik dan kebijakan tersebut masih relevan dengan tujuan Anda.

Kesimpulan

Peraturan California sangat ketat terkait privasi pribadi. Sebagai pemilik bisnis atau manajer yang ingin menggunakan solusi pemantauan karyawan, Anda harus mencari keseimbangan antara kepentingan sah organisasi Anda dan kepatuhan terhadap hukum yang berlaku. Keseimbangan ini terletak pada pengetahuan yang kuat tentang peraturan privasi, praktik yang transparan, dapat dibenarkan, dan proporsional, serta pemilihan perangkat lunak pemantauan yang cermat.

Tags:

Here are some other interesting articles: