Perangkat Lunak Pemantauan Karyawan Delaware: Menangani Data Rahasia di Perusahaan Keuangan

Perusahaan keuangan tidak hanya menangani modal tetapi juga data sensitif dalam jumlah besar, mulai dari eksekusi perdagangan dan portofolio klien hingga komunikasi email rahasia. Mengamankan data ini merupakan persyaratan kepatuhan yang krusial dan keharusan manajemen risiko. Perangkat lunak pemantauan karyawan adalah salah satu metode terbaik untuk melindungi informasi rahasia, tetapi bagaimana Anda memilih dan menerapkannya?

Kesuksesan membutuhkan strategi dua bagian yang cermat. Pertama, Anda harus memilih perangkat lunak yang komprehensif dengan keamanan sekelas bank yang tangguh untuk melindungi data pemantauan itu sendiri. Kedua, Anda harus memantau aktivitas karyawan sesuai dengan undang-undang privasi federal dan Delaware. Sistem keamanan data yang efisien melindungi klien, firma, dan reputasi Anda; sistem yang salah dapat mengakibatkan konsekuensi yang menghancurkan.

Dalam artikel ini, kami akan mengkaji persyaratan teknis untuk perangkat lunak pemantauan karyawan di perusahaan keuangan, lanskap hukum, dan menguraikan peta jalan untuk menerapkan pemantauan dalam perusahaan keuangan.

Pemantauan karyawan bisa menjadi hal yang sulit jika diterapkan secara sembarangan. Praktik pemantauan Anda membutuhkan landasan hukum yang kuat. Sebelum Anda mulai memilih perangkat lunak pelacakan dan mempertimbangkan metodenya, Anda perlu memahami undang-undang federal dan lokal Delaware yang mengatur pemantauan.

Badan federal seperti Komisi Sekuritas dan Bursa (SEC) dan Otoritas Pengatur Industri Keuangan (FINRA) menetapkan standar dan aturan untuk menangani data klien sensitif di perusahaan keuangan.

Menurut Aturan FINRA 3110 (Pengawasan), Anda harus menerapkan dan memelihara sistem untuk mengawasi aktivitas karyawan, termasuk saluran komunikasi digital modern seperti Slack, Teams, atau email.

Anda tidak dapat memenuhi persyaratan ini secara kredibel kecuali Anda memiliki visibilitas ke saluran-saluran tersebut. Dalam hal ini, perangkat lunak pemantauan merupakan kebutuhan praktis untuk memenuhi tugas pengawasan Anda. Dengan perangkat lunak ini, Anda dapat mengawasi komunikasi internal dan interaksi klien serta memiliki jejak audit yang diharapkan oleh regulator. FINRA juga menegakkan pencatatan melalui Aturan 4511

dan persyaratan komunikasi publik berdasarkan Aturan 2210, menjadikan pengawasan dan retensi sebagai bagian yang tidak terpisahkan dari kepatuhan.

Berdasarkan Peraturan SEC 17a-4 (Penyimpanan Catatan) [17 C.F.R. § 240.17a‑4], Anda harus mencatat, menyimpan, dan memelihara catatan bisnis penting, termasuk komunikasi elektronik, dalam format yang tidak dapat ditulis ulang atau dihapus. Format ini umumnya dikenal sebagai kepatuhan WORM. Pialang-pedagang saham harus dapat mengambil catatan dalam waktu 24 jam dan menyimpannya selama tiga hingga enam tahun, tergantung jenisnya.

Tindakan penegakan hukum SEC baru-baru ini telah menghukum puluhan perusahaan karena gagal merekam komunikasi elektronik dengan benar di perangkat pribadi dan aplikasi di luar saluran seperti WhatsApp, iMessage, atau Signal. Risikonya sangat tinggi, dengan denda lebih dari $600 juta yang telah ditetapkan dalam kasus-kasus pencatatan selama tahun 2024 saja.

Aturan Pengamanan Undang-Undang Gramm-Leach-Bliley (GLBA) [16 C.F.R. Bagian 314] mewajibkan Anda untuk melindungi keamanan dan kerahasiaan informasi pribadi nonpublik (NPI) klien. Pembaruan tahun 2023 mewajibkan lembaga keuangan untuk menerapkan pemantauan berkelanjutan atau uji penetrasi tahunan dan penilaian kerentanan dua tahunan. Perangkat lunak pemantauan karyawan merupakan alat kepatuhan yang sangat baik dalam hal ini, karena membantu mendeteksi kebocoran yang tidak disengaja, perilaku berisiko, akses tidak sah, dan penyalahgunaan data klien yang disengaja.

Peraturan SEC S-P [17 C.F.R. Bagian 248] diamandemen pada tahun 2024 untuk mewajibkan perusahaan keuangan menetapkan program respons insiden dan prosedur notifikasi pelanggaran 72 jam untuk akses tidak sah ke data pelanggan. Idealnya, solusi pemantauan Anda harus terintegrasi ke dalam program-program ini untuk memastikan identifikasi dan penanggulangan potensi pelanggaran yang cepat.

Undang-Undang Privasi Komunikasi Elektronik (ECPA) secara umum melarang penyadapan komunikasi, tetapi memberikan dua pengecualian utama: (1) pemantauan oleh pemberi kerja dengan persetujuan yang jelas dan berdasarkan informasi (sering kali diperoleh saat perekrutan dan didokumentasikan dalam buku panduan karyawan), dan (2) pemantauan dalam kegiatan bisnis normal untuk tujuan bisnis yang sah, seperti pengawasan kepatuhan atau keamanan. Aturan pemberitahuan Delaware dirancang khusus untuk mendukung kepatuhan ECPA.

Peraturan federal menciptakan fondasinya, tetapi Delaware menambahkan lapisan penting. Berdasarkan Judul 19, Bab 7, Bagian 705 dari Kode Delaware [Kode Del. tit. 19, § 705], perusahaan swasta wajib memberikan pemberitahuan tertulis atau elektronik kepada karyawan sebelum melakukan pemantauan atau penyadapan penggunaan telepon, email, atau internet. Anda dapat:

• Menerbitkan pemberitahuan satu kali pada saat perekrutan (tertulis atau elektronik), yang harus diakui oleh karyawan, atau
• Berikan pemberitahuan harian setiap kali karyawan mengakses email atau internet perusahaan, meskipun sebagian besar firma menggunakan sistem pemberitahuan dan pengakuan awal yang tetap.

Pemberitahuan tersebut harus menjelaskan jenis pemantauan yang dilakukan dan bukan sekadar praktik terbaik—pemberitahuan tersebut wajib. Undang-undang ini tidak melarang pemantauan, juga tidak mewajibkan pemberitahuan berulang untuk pemantauan berbasis kebijakan yang sedang berlangsung, tetapi melarang pelacakan rahasia apa pun. Pemantauan untuk pemeliharaan sistem atau volume (misalnya, perlindungan jaringan, bukan pengawasan pribadi) dikecualikan, tetapi peninjauan terarah terhadap aktivitas masing-masing karyawan selalu mewajibkan pemberitahuan.

Undang-undang Delaware menempatkannya di antara sekelompok kecil negara bagian (bersama New York dan Connecticut) yang menerapkan transparansi pemantauan elektronik. Pelanggaran dapat dikenakan sanksi perdata sebesar $100 per insiden, sehingga manajemen kebijakan yang kuat sangat penting.

Membuat kebijakan pemantauan karyawan yang patuh untuk perusahaan keuangan Delaware berarti mengintegrasikan persyaratan federal dan negara bagian ke dalam kerangka tata kelola internal Anda.

• Start by explaining the "why." Your policy should openly state that monitoring is in place for regulatory compliance, asset protection, and cybersecurity - not for micromanagement.
• Tentukan perangkat dan saluran komunikasi mana yang dicakup. Biasanya, ini adalah komputer, telepon, dan jaringan perusahaan milik perusahaan.
• Uraikan siapa yang memiliki akses ke data yang dikumpulkan, berapa lama data tersebut disimpan (sesuai dengan periode retensi SEC), dan prosedur peninjauannya. Akses data harus mematuhi prinsip hak istimewa paling rendah, dan retensi harus memenuhi standar minimalisasi dalam aturan GLBA dan SEC.
• Sertakan pernyataan privasi yang menunjukkan kepatuhan terhadap persyaratan respons insiden dan pemberitahuan pelanggaran Peraturan S-P. Kepatuhan terhadap aturan pemberitahuan tertulis Delaware, termasuk salinan kebijakan pemantauan dan pengakuan karyawan yang tercatat, bersifat wajib.

Penyusunan kebijakan ini mungkin membutuhkan waktu, tetapi merupakan syarat mutlak untuk memenuhi standar kepatuhan federal dan negara bagian. Selain itu, kebijakan ini mendorong transparansi, akuntabilitas, dan budaya berorientasi keamanan yang dipercaya oleh karyawan dan regulator.

Pemantauan karyawan menciptakan paradoks. Anda menerapkan perangkat lunak pemantauan untuk meningkatkan keamanan, tetapi dengan melakukannya, Anda menciptakan aliran data baru yang sangat sensitif dan terkonsentrasi. Aliran ini tidak hanya berisi bukti potensial pelanggaran, tetapi juga sering kali NPI klien, rahasia dagang, dan rencana strategis yang ingin Anda lindungi. Jika log pemantauan ini bocor, kerusakannya bisa sama dahsyatnya dengan kebocoran data rahasia perusahaan itu sendiri.

Perangkat lunak pemantauan yang Anda pilih harus memiliki alat keamanan bawaan untuk melindungi data yang dikumpulkan. Jadi, apa yang perlu diperhatikan dalam memilih alat pemantauan?

Data rentan saat dipindahkan dan disimpan. Perangkat lunak pelacakan yang baik mencakup kedua kondisi tersebut.

Enkripsi saat transit melindungi informasi saat berpindah dari perangkat karyawan ke server perusahaan atau penyedia perangkat lunak Anda. Standar emasnya adalah TLS 1.2 atau yang lebih tinggi. Protokol keamanan ini sama dengan yang melindungi sesi perbankan online Anda. Jika perangkat lunak pemantauan pilihan Anda menggunakan TLS, Anda dapat yakin bahwa data tersebut diacak selama perjalanannya dan tidak berguna bagi peretas potensial.

Ketika data tiba di basis datanya, data tersebut juga harus dilindungi. Standar industri yang idealnya Anda cari adalah enkripsi AES-256. Jenis enkripsi ini digunakan oleh lembaga keuangan dan pemerintah di seluruh dunia untuk melindungi informasi yang paling berharga. Bahkan jika pelaku kejahatan siber membobol basis data penyimpanan atau mencuri server secara fisik, mereka hanya akan mendapatkan data acak terenkripsi yang tidak dapat dibaca tanpa kunci unik.

Mengontrol siapa yang dapat mengakses data pemantauan sama pentingnya dengan melindungi data itu sendiri. Berikut adalah hal-hal yang harus dimiliki perangkat lunak pemantauan Anda.

Kontrol Akses Berbasis Peran (RBAC)

The team leader needs access only to their team’s data, while the department manager should see the work of all employees in the department. RBAC allows you to grant access permissions to monitoring data based on job function. This principle of "least privilege" minimizes internal risk and contains potential exposure.

Autentikasi Multi-Faktor (MFA)

Kata sandi saja mungkin tidak cukup untuk melindungi data sensitif tersebut. MFA adalah lapisan verifikasi kedua; umumnya berupa kode SMS sekali pakai atau aplikasi autentikasi. Terlepas dari kesederhanaannya, MFA secara signifikan mengurangi risiko pelanggaran, bahkan jika kata sandinya dibobol. MFA harus menjadi aturan yang tidak dapat dilanggar untuk platform pemantauan Anda.

Mari beralih dari teori ke praktik. Dari mana Anda harus memulai jika ingin menerapkan pemantauan karyawan di perusahaan keuangan Anda?

Penilaian risiko internal

Pikirkan kerentanan terbesar Anda. Apakah risiko perdagangan orang dalam? Kebocoran data yang tidak disengaja oleh karyawan yang berniat baik? Atau pencurian kekayaan intelektual? Atasi risiko nyata ini beserta persyaratan hukum dalam praktik pemantauan Anda di masa mendatang.

Kebijakan pemantauan yang jelas

Ingat persyaratan pemberitahuan Delaware? Buatlah kebijakan pemantauan yang jelas dan komprehensif yang mencakup apa yang dipantau, mengapa, dan bagaimana. Sampaikan kepada tim Anda, dan susun sebagai langkah untuk melindungi perusahaan, klien, dan pekerjaan mereka dari ancaman keamanan dan pelanggaran peraturan. Karyawan harus menandatangani dokumen tersebut.

Daftar periksa kepatuhan dan keamanan

Saat Anda mulai berbicara dengan penyedia perangkat lunak, datanglah dengan pertanyaan langsung tidak hanya tentang fitur produk mereka, tetapi juga tentang komitmen mereka terhadap kebutuhan regulasi.

Misalnya, Anda dapat bertanya:

• Apakah Anda menawarkan Kontrol Akses Berbasis Peran? Apa saja itu?
• Jelaskan standar enkripsi data Anda untuk data yang sedang dikirim dan tidak dikirim.
• Bisakah Anda memberikan sertifikat keamanan Anda?

Vendor yang memiliki reputasi baik akan memiliki jawaban yang jelas dan meyakinkan untuk pertanyaan-pertanyaan ini.

Keamanan atas pengawasan

Bagaimana karyawan Anda akan melihat pemantauan bergantung pada bagaimana Anda memposisikannya di perusahaan Anda. Tujuannya adalah menciptakan lingkungan yang aman di mana karyawan dapat bekerja sebaik mungkin dan yakin bahwa data mereka, data klien, dan aset perusahaan terlindungi. Hadirkan perangkat lunak pemantauan sebagai alat penting untuk kepatuhan, kejujuran, dan keamanan dalam industri berisiko tinggi.

Dengan mengambil langkah-langkah terukur dan transparan ini, Anda tidak hanya sekadar menginstal perangkat lunak. Anda sedang menerapkan aset strategis—aset yang membangun perusahaan yang lebih tangguh, patuh, dan tepercaya.