Bagaimana CleverControl Membantu Meningkatkan Produktivitas di Perusahaan Teknologi

Pencurian waktu, kurangnya akuntabilitas, pola kerja yang tidak efektif, dan kompensasi bagi rekan kerja yang malas hanyalah beberapa masalah produktivitas yang mengganggu ruang kerja modern. Namun bagaimana jika Anda bisa mendapatkan wawasan real-time mengenai aktivitas karyawan, mengidentifikasi atau bahkan mencegah masalah ini tepat waktu, dan meningkatkan produktivitas tim Anda? Dalam studi kasus CleverControl ini, kita akan mengeksplorasi bagaimana perusahaan teknologi mengatasi tantangan ini dan meningkatkan produktivitas dengan perangkat lunak pemantauan karyawan.
Tantangannya
Klien kami adalah perusahaan pengembangan perangkat lunak menengah yang berkembang pesat dengan 47 karyawan. Perusahaan ini berspesialisasi dalam menciptakan solusi perangkat lunak khusus, termasuk aplikasi seluler, platform internal perusahaan, dan sistem CRM untuk usaha kecil dan menengah. Perusahaan ini dimulai sebagai startup kecil dan mengandalkan visibilitas langsung sebagai metode utama kehadiran dan manajemen kinerja pada awalnya. Ketika staf bertambah, kepala organisasi tidak dapat mengendalikan seluruh karyawan dan proses secara langsung.
Perusahaan menghadapi tantangan dalam melacak waktu kerja, mengukur produktivitas, dan visibilitas proyek. Metode pelacakan waktu tradisional tidak dapat diandalkan. Karyawan sering kali lupa mengisi lembar waktu tepat waktu dan akibatnya menyerahkan data perkiraan yang tidak akurat. Apalagi, pimpinan bahkan menemukan beberapa kasus pencurian waktu.
Mengamati proses kerja melalui pengawasan dan pertemuan tim reguler serta tatap muka memakan waktu, subjektif, dan tidak akurat. Kurangnya data yang dapat diandalkan menghambat estimasi proyek yang akurat dan menyulitkan identifikasi tugas yang memakan waktu.
Tim melewatkan tenggat waktu: sekitar 15% proyek melampaui tenggat waktu semula, sehingga klien tidak puas dan merusak reputasi perusahaan. Sulit untuk menentukan alasan sebenarnya dari kegagalan tersebut: manajemen yang buruk, proses yang tidak efisien, atau ketidakproduktifan pribadi. Masing-masing karyawan memberikan sudut pandang yang berbeda terhadap permasalahan tersebut.
Selain itu, ketua tidak mempunyai sarana untuk memantau 12 anggota tim jarak jauh secara langsung dan tidak bisa hanya mengandalkan laporan mereka. Dia menginginkan visibilitas yang lebih real-time untuk mengidentifikasi masalah saat itu juga dan memberikan umpan balik yang tepat waktu.
Terakhir, pimpinan mencari cara untuk menghabiskan lebih sedikit waktu memantau produktivitas dan mendapatkan hasil yang lebih obyektif.
Solusinya
Untuk mengatasi tantangan ini, perusahaan memutuskan untuk mencoba perangkat lunak pemantauan karyawan dan memilih CleverControl. CleverControl secara otomatis melacak awal dan akhir hari kerja, yang memungkinkan perusahaan menghilangkan timesheet sepenuhnya. Laporan pemantauan juga mencakup periode aktif dan tidak aktif di siang hari, yang dapat mengungkap kebiasaan pemalas.
Fitur Tampilan Langsung CleverControl memberikan visibilitas real-time yang diinginkan kepada pimpinan perusahaan. Kepala dapat melihat layar karyawan mana pun dan melihat tahap pekerjaan apa yang dilakukan selama hari kerja.
Laporan aktivitas terperinci dan statistik pada aplikasi dan situs yang paling sering digunakan memungkinkan untuk menganalisis berapa banyak waktu yang sebenarnya dihabiskan karyawan untuk tugas-tugas pekerjaan dan apa yang dapat ditingkatkan.
Hasilnya
Hasil pemantauan pertama tidak mengejutkan: sebagian besar anggota tim menunjukkan tingkat produktivitas dan keterlibatan yang tinggi. Peningkatan produktivitas ini disebabkan oleh pemantauan itu sendiri. Mengetahui bahwa semua tindakan mereka terlacak, karyawan cenderung tidak menghabiskan waktu untuk aktivitas yang tidak produktif atau tidak berhubungan dengan pekerjaan.
Ketika para karyawan mulai terbiasa melakukan pemantauan, mereka secara bertahap kembali ke pola kerja biasa. Pemantauan pola-pola ini memberikan hasil yang jauh lebih menarik. Oleh karena itu, dengan CleverControl, kepala mengungkapkan beberapa inefisiensi, misalnya:
Salah satu pengembang perangkat lunak akan menghabiskan waktu berjam-jam untuk mendokumentasikan setiap tugas kecil dengan cermat dan membuat laporan yang berlebihan. Meskipun pendokumentasian sangat penting dalam pengembangan perangkat lunak, karyawan tersebut mengatur dirinya sendiri secara mikro hingga menghambat kemajuan sebenarnya.
Salah satu manajer akan menjadwalkan banyak pertemuan untuk setiap masalah kecil. Meskipun tujuannya adalah untuk terus memperbarui tim, sebagian besar pertemuan yang sering dilakukan ini tidak produktif, memakan waktu, dan merusak alur kerja hari itu bagi anggota tim lainnya. Laporan menunjukkan peningkatan sebesar 15% dalam waktu tidak aktif, penjelajahan pribadi, dan aktivitas kurang produktif pada hari-hari ketika anggota tim harus menghadiri beberapa pertemuan semacam itu.
Pemantauan juga membantu perusahaan mengetahui penyebab kebiasaan tidak produktif beberapa karyawan:
Salah satu spesialis TI dianggap sebagai pemalas sampai manajer menganalisis laporan aktivitasnya. Ternyata karyawan tersebut menghabiskan sebagian besar hari kerjanya untuk membantu rekan kerja atau menyelesaikan tugas yang mereka delegasikan kepadanya. Tentu saja, dia melewatkan tenggat waktu dan tidak dapat fokus dengan baik pada tanggung jawab langsungnya.
Penilaian AI CleverControl mendeteksi beberapa karyawan jarak jauh yang melakukan sedikit aktivitas terkait pekerjaan dan menghabiskan banyak waktu untuk penelusuran pribadi.
The PR manager turned out to be a true "social butterfly." His use of messengers reached almost 40% of the workday. He frequently interrupted colleagues' work with lengthy and irrelevant conversations or messages, making it difficult for them to concentrate and complete their tasks.
Mengidentifikasi hal ini dan beberapa inefisiensi lainnya memungkinkan perusahaan berupaya menghilangkannya dan meningkatkan produktivitas. Dengan pelacakan waktu yang akurat dan pemantauan waktu nyata, manajer dapat menilai tenggat waktu proyek dengan lebih akurat, sehingga menghasilkan lebih banyak proyek dan tugas yang diselesaikan tepat waktu. Selain itu, mereka dapat mengalokasikan kembali sejumlah sumber daya dan karyawan, memastikan bahwa orang yang tepat mengerjakan tugas yang tepat pada waktu yang tepat.
Perusahaan memutuskan untuk memanfaatkan fitur pemantauan mandiri. Karyawan dapat mengakses dan menganalisis laporan aktivitas mereka, sehingga meningkatkan akuntabilitas dan keterlibatan mereka sebesar 7%.
Hasil pemantauan, ketepatan waktu penyelesaian proyek mencapai 96% dalam enam bulan pertama pelaksanaan. Manajemen memotong pertemuan yang tidak perlu, hanya menyisakan check-in mingguan dan bulanan.
Secara umum, perusahaan melihat peningkatan produktivitas sebesar 11% dalam enam bulan sejak implementasi.
Menyelesaikan
Employee monitoring helped the company transform its approach to work management. "Before CleverControl, we were flying blind," says the head of the company, "We relied heavily on gut feelings and subjective assessments. With monitoring reports and activity stats, we see a clearer picture now and can make informed decisions."
Studi kasus CleverControl ini menunjukkan bahwa perangkat lunak ini membantu perusahaan meningkatkan proses kerja dan menumbuhkan budaya transparansi dan akuntabilitas.
Ingin mempelajari lebih lanjut tentang CleverControl? Kunjungi halaman produk atau hubungi kami.