Perangkat Lunak Pemantauan Karyawan Terbaik dan Semua yang Perlu Anda Ketahui Tentang Pemantauan Karyawan

Perangkat lunak pemantauan karyawan adalah sistem yang dapat melacak dan menganalisis aktivitas karyawan di komputer mereka. Penggunaannya semakin meningkat sejak awal tahun 2000-an karena perkembangan teknologi komputer, dan pandemi Covid-19 pada tahun 2020-an telah membuat popularitasnya meroket. Menurut studi Instant Office baru-baru ini, 78% perusahaan saat ini melacak staf mereka menggunakan berbagai alat.

Biasanya, perangkat lunak pemantauan karyawan terdiri dari agen yang diinstal karyawan pada perangkat mereka dan dasbor pemantauan yang memungkinkan manajer untuk menerima log dan laporan.

Perangkat lunak pemantauan karyawan bertindak sebagai pengawas serba bisa yang tak terlihat. Mulai dari penekanan tombol hingga situs web yang dikunjungi, perangkat lunak ini mengumpulkan informasi tentang hampir semua hal yang dilakukan seseorang di komputer selama jam kerja. Perangkat lunak pemantauan karyawan yang lebih canggih melampaui sekadar mengumpulkan data. Perangkat lunak ini menyediakan laporan siap pakai tentang produktivitas setiap karyawan dan perhitungan penggajian, dan pada dasarnya menghemat waktu manajer.

Tujuan paling nyata dari perangkat lunak semacam ini adalah untuk memantau produktivitas karyawan. Berapa banyak waktu yang mereka habiskan untuk proyek tersebut, dan berapa banyak yang mereka habiskan untuk menonton video kucing lucu di YouTube? Apakah mereka terlibat dalam proses kerja atau hanya istirahat minum kopi setiap 10 menit? Apakah mereka mencari informasi terkait pekerjaan atau tiket murah ke Las Vegas untuk akhir pekan melalui Google? Aplikasi pemantauan karyawan dirancang untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan seperti ini.

Selain menemukan karyawan yang malas, perangkat lunak pemantauan karyawan memiliki beberapa tujuan yang kurang jelas tetapi tidak kalah penting. Pertama, perangkat lunak ini dapat membantu mengungkap karyawan yang kesulitan. Baik mereka kewalahan dengan beban kerja yang berlebihan atau tugas-tugas yang kurang mereka kuasai sebagai spesialis muda, mereka mungkin ragu untuk memberi tahu manajer tentang kesulitan tersebut. Mengungkap masalah-masalah ini dan berupaya dengan cermat untuk mengatasinya akan lebih dari sekadar meningkatkan produktivitas - hal itu akan memperbaiki suasana di kantor dan citra Anda sebagai manajer.

Alasan lain yang mungkin tidak begitu jelas untuk mencoba perangkat lunak pemantauan karyawan adalah untuk mengendalikan sumber daya perusahaan. Apakah pengeluaran Anda untuk kertas printer meningkat akhir-akhir ini? Apakah Anda membuang-buang uang untuk perangkat lunak yang tidak digunakan karyawan Anda? Cari tahu dengan bantuan laporan. Laporan tersebut akan menunjukkan seberapa sering karyawan bekerja dalam program tertentu atau apakah mereka menggunakan printer kantor untuk kebutuhan pribadi.

Perangkat lunak pemantauan karyawan terbaik ini dilengkapi dengan modul perlindungan data. Modul ini mencegah akses, penyalinan, atau pengiriman informasi rahasia dan memperingatkan administrator jika terjadi sesuatu yang mencurigakan. Dengan adanya pengamanan yang serba tahu ini, Anda tidak perlu khawatir tentang kebocoran data atau akses tidak sah ke data perusahaan.

Ini hanyalah beberapa masalah yang dapat dipecahkan oleh alat pemantauan karyawan. Mari kita telusuri lebih dalam topik ini dan pelajari tentang solusi-solusi terbaik di bidang ini.

Perangkat lunak pemantauan karyawan terbagi menjadi tiga jenis: pelacakan waktu, pemantauan aktivitas, dan pencegahan kehilangan data (atau DLP).

Aplikasi pelacak waktu sangat penting jika Anda ingin mengotomatiskan proses rutin seperti absensi, pencatatan waktu, dan perhitungan penggajian. Aplikasi ini mencatat waktu masuk dan keluar, periode ketidakaktifan karyawan, dan waktu yang dihabiskan untuk setiap tugas. Anda dapat memperkirakan berapa banyak waktu yang dihabiskan karyawan untuk suatu proyek dan siapa serta kapan mengerjakan tugas tertentu. Data pelacakan yang akurat juga sangat penting untuk penagihan pelanggan jika Anda bekerja berdasarkan kontrak atau pembayaran per jam. Bagian terbaiknya adalah laporan dihasilkan secara otomatis dan real-time, menghilangkan risiko kecurangan atau kesalahan manusia. Pelacak waktu memiliki manfaat lain: memfasilitasi peningkatan produktivitas, memotivasi karyawan, dan menunjukkan kepada Anda ke mana uang dibelanjakan.

Perangkat lunak pemantauan aktivitas mirip dengan pelacak waktu tetapi jauh lebih canggih. Kita dapat menyebutnya sebagai "Big Brother" dalam pemantauan karyawan karena dapat merekam hampir semua yang dilakukan karyawan di komputer kantor. Biasanya, sistem seperti ini mencatat penekanan tombol dan aktivitas clipboard, mengambil tangkapan layar, melacak aktivitas internet pengguna (termasuk kunjungan dan obrolan di jejaring sosial) dan waktu aktif/diam. Mereka juga dapat memantau perangkat eksternal seperti printer dan USB flash drive. Program pemantauan tingkat atas memungkinkan Anda untuk mengawasi karyawan secara real-time dengan melakukan streaming video dari layar dan webcam mereka. Jika Anda kekurangan waktu untuk memeriksa streaming selama hari kerja, program akan merekam video untuk Anda tonton nanti. Perangkat lunak ini tidak hanya mengumpulkan tetapi juga memproses data mentah menjadi bagan dan grafik yang jelas. Pada akhir hari, Anda akan menerima laporan aktivitas terlengkap untuk setiap karyawan, departemen, atau seluruh kantor.

The range of application of these reports is immense. They provide valuable insights on the productivity and involvement levels, help to discover ineffective work patterns and underperforming employees, save company recourses and more. If implemented carefully and ethically, activity tracking software can become a reliable partner in growing your business.

Pencegahan kehilangan data (Data Loss Prevention/DLP) adalah jenis perangkat lunak pemantauan karyawan yang paling kompleks. Perangkat lunak ini mendeteksi potensi pelanggaran data dan ancaman lainnya dengan memantau, mendeteksi, dan memblokir data yang sedang digunakan, sedang diproses, dan yang tersimpan. Dengan kata lain, program ini melakukan inspeksi konten dan analisis kontekstual data yang dikirim melalui email atau aplikasi pesan instan, yang digunakan oleh karyawan di perangkat mereka, atau yang tersimpan di server perusahaan. Perangkat lunak DLP menggabungkan beberapa teknik analitik yang rumit, misalnya, pencocokan data yang tepat, pencocokan file yang tepat atau sebagian, analisis berbasis aturan, dan analisis kategori. Pencocokan data yang tepat berarti program mencari kecocokan yang tepat dari dump basis data atau basis data aktif. Dalam hal pencocokan file, perangkat lunak membandingkan hash file dengan sidik jari yang tepat tanpa menganalisis isi file tersebut. Analisis berbasis aturan adalah teknik yang paling umum. Program memindai data berdasarkan aturan yang telah dikonfigurasi sebelumnya, seperti nomor kartu atau nomor keamanan. Analisis kategori bawaan adalah metode serupa: sistem DLP mencari jenis data sensitif yang umum, misalnya, detail bank, nomor jaminan sosial, dll. Metode yang dijelaskan di atas sangat bergantung pada kategorisasi, tetapi bagaimana jika pelanggaran tersebut tidak termasuk dalam kategori ini? Sistem DLP modern menggunakan teknik yang lebih rumit untuk mendeteksi dan mencegah pelanggaran tersebut, misalnya, analisis leksikon, pembelajaran mesin, dan analisis statistik.

Perusahaan menggunakan sistem DLP untuk mencegah pelanggaran data, eksfiltrasi, kehilangan, kebocoran, atau penghancuran informasi sensitif. DLP juga berfungsi untuk memastikan bahwa perusahaan mematuhi peraturan yang relevan dan melindungi Informasi Identitas Pribadi (PII).

Pada artikel ini, kita akan lebih fokus pada perangkat lunak pelacakan aktivitas.

Despite the large selection of activity monitoring software on the market, many features are typical for most of them. Let's have a look at the functionality that you can expect from a decent employee monitoring app:

• Perekaman tombol (keylogging). Recording keystrokes is one of the most controversial features. Keylogging reports will demonstrate if the employee works on the project, chats with a friend on WhatsApp or - worse - gives away corporate secrets to competitors. On the other hand, the keylogger can accidentally record sensitive information such as passwords, bank details or personal conversations. Flexible monitoring solutions have the option to disable keylogging.

• Tangkapan layar. The app takes snaps of the computer screen at regular intervals of time or by the trigger. This feature is great if you want to know what your employee does at any given moment or have proof that they are involved in unwanted activity.

• Pemantauan aktivitas web. It implies tracking visited websites, social networks and search queries and how much time the user spends there. Web activity monitoring comes in handy not only in terms of productivity (visited productive/unproductive sites rate) but in terms of training. If you see that an employee visits a lot of work-related sites on a specific subject/skill, they may need training in that skill or field. In this case, providing training will boost productivity drastically.

• Pemantauan aplikasi. This feature kit will show what apps are installed on the monitored device, which apps are running and how much time the user spends using them. In addition to productivity assessment, tracking applications may serve as a means to analyze if your team is over- or under-licensed. Besides, you will know if the employee installs any unwanted software on the company-owned device.

• Pemblokir aplikasi. Like the site blocker, the application blocker eliminates distractions in the workplace. You can block messaging apps, games or other unwanted apps if you feel they affect the team's productivity.

• Pelacakan operasi file gives you the complete list of operations with files, such as creation, copying, sending via email, printing and deletion. It is an effective way to monitor how sensitive information is processed.

• Pelacakan perangkat penyimpanan data portabel. Employees frequently leak information by copying it to a flash drive or sending it out by email outside the corporate network. That is why monitoring external data storage devices is a great way to ensure that important data is not transferred outside the company.

• Pemantauan email is another efficient tool to minimize the risk of data leakages. It can also serve for quality assessment, for example, if you monitor support agents or other employees working with customers.

• Kontrol printer serves two purposes. First, it helps you calculate and optimize expenses on office supplies and discover employees who may use office equipment for off-work purposes. Second, printing out confidential information is a widespread method of leaking data. With monitoring logs on your hands, you will always know if any leakages happen and who is the culprit.

• Siaran langsung layar allows you to see the employee's screen as if you sit in front of it. This way, you can check what any worker in your office (or everyone at once) does at the moment. Some apps can boast of screen recording features, so you can go back and re-watch any minute of the work day.

• Pemantauan melalui webcam dan mikrofon. If office computers have webcams and microphones, a top-notch employee monitoring app can stream video and sound from them in real-time or make recordings. These features may contribute both to productivity and overall office security, such as preventing inappropriate behaviour, thefts or access to confidential information.

• Laporan produktivitas. Collecting activity data is only half of the story - you have to analyze it to determine the productivity level and steps to improve it. Luckily, the system will do the calculations for you, and you will have neat charts and graphs by employee, department or the whole team on your hands in a blink of an eye.

• Pemantauan dan konfigurasi jarak jauh. You do not need to access the employee's computer to get updates on their productivity and actions or adjust monitoring settings. Modern systems can deliver logs in various ways. For example, you can get regular auto-generated reports by email, FTP or file sharing platforms (e.g. Google Drive or Dropbox). These ways have some limitations, though, as they do not allow real-time monitoring of the screen or webcam. Most modern apps deliver data to online dashboards that offer much more than viewing raw data. They generate statistic reports, stream screens or webcams in real-time and allow to adjust settings of the program remotely.

This is an overview of the most popular features you can get in an employee monitoring solution, but the list is not complete. Some apps may have in-built payroll calculators, geolocation tracking, suspicious behaviour analysis modules, hidden mode and more.Feature range may vary from one program to another depending on what purposes it serves. For example, programs focusing on data leakage prevention will include more features for tracking user and file activity and access restrictions. Those for productivity monitoring will offer time tracking and project management functionality. When choosing a solution for your company, we recommend first determining the goal of monitoring and look for a program that has the required features to achieve it.

When you decide to track your staff's performance, you will start with looking for employee monitoring software. A couple of Google searches, and you suddenly find yourself amid an endless sea of offers where it is so easy to get lost. Each solution will try to convince you it is the best, has the richest functionality and boosts your team's productivity by 10000%. So, how do you navigate through this sea and find the most efficient tool for your business?

Below are some points to consider before you commit to one or another employee monitoring solution.

1. Purpose of monitoring

   Ask yourself what you want to achieve by monitoring your employees. Do you want to discover slackers and inefficient work processes? Or perhaps, your goal is to replace an outdated payroll system with a modern automated one? Maybe, you strive to minimize the risks of insider threats and data leakages?

   Each employee monitoring software is designed for a fixed purpose or combines several related ones: data leakage protection, productivity tracking, attendance control, etc. So, when you define a clear goal of monitoring, you will immediately discard solutions that do not match your requirements.

2. Fitur

   The next step is to look closer at the features the tools offer. Some apps will have only a handful of basic options, such as screenshots, keylogging and internet activity monitoring. Other top-notch systems will seem to log every mouse click and every move the employee makes around the computer. It is natural to assume that the more - the better, but do not rush for the most fully-featured app you can find. You may end up overpaying for the functionality you will never use. Instead of wasting money and time, think of what features will bring you the most valuable insight and go for the tool that offers what you need.

3. User-friendly experience and adaptability

   Whether you are running a small startup or a large company, the last thing you want is to waste time on complicated installation process and baffling interfaces. A good employee monitoring system should be easy to roll out across all office computers - even if you are not tech-savvy and do not have a staff IT specialist.

   Additionally, the best monitoring programs have an intuitive interface and clear data visualization, for example, colourful charts and graphs. You should be able to navigate quickly and efficiently without puzzling over what that chart means and where you find a productivity report.

   Finally, employee monitoring should be scalable and adaptable. Adding or removing an employee from the system must not be painstaking and time-consuming. Flexible settings are also a great advantage since you can adjust them individually for each employee, enabling and disabling monitoring features anytime.

   It is hard to understand if the monitoring system is as user-friendly and adaptable as it promises until you try it. Luckily, many services offer free fully functional trials, so you can test how the program works in your environment. In case you do not want to waste time on testing, you can always book a demo. An experienced representative will highlight the main advantages of their solution and let you see how it can benefit your business in practice.

4. High level of security

   Employee monitoring software collect and store large amounts of information, including confidential data. For instance, the keylogger may capture an important password, or a piece of sensitive information may be saved in a screenshot. Before committing to any employee monitoring software, ensure that it makes secure storage of collected data the top priority. You can contact a company representative and inquire if the data is transferred and stored in an encrypted form, who has access to it and other matters you are concerned about.

5. Multi-platform compatibility

   One of your employees works on a Mac, another one - on Windows, and the third one uses their iPhone for work most of the time. Choose an employee monitoring software that supports multiple platforms to save on licenses. Many systems offer multi-platform subscriptions meaning that one subscription is suitable for all supported platforms. Or you can check out bundle offers. They usually come at a lower price than separate licenses for each operating system.

6. Support and assistance

   However reliable, user-friendly and easy-to-use the software you choose, no one is safe from a bump or two along the way. Ensure that the developer company offers technical assistance and support by phone or email. Also, check if license terms include free technical assistance. Otherway, you may have to pay extra if you need help with the program or, in the worst-case scenario, may not get any support at all.

   Memantau kemajuan dan produktivitas karyawan sangat penting untuk pertumbuhan perusahaan. Sistem pemantauan karyawan yang dipilih dengan bijak akan membantu Anda membuat proses ini sederhana dan efisien. Kami berharap saran di atas akan membantu Anda memilih alat yang paling bermanfaat bagi bisnis Anda.

Struktur harga variabel biasanya lazim dengan tujuan utama menawarkan fitur kelas atas dengan harga yang berpotensi lebih rendah. Dalam hal perangkat lunak, terdapat berbagai macam model penetapan harga yang dapat dipilih perusahaan. Pada dasarnya, penetapan harga didasarkan pada sejumlah faktor seperti:

1. Platform: Is the solution web-based, or does it need to be installed on a particular device?

2. Siklus Pembayaran: Does the software run on subscriptions, or does the organisation carry out a one-time transaction?

3. Sistem Operasi: Does the solution support both desktop (Windows, MacOS, Linux) and mobile (Android, iOS) operating systems?

4. Fitur: Does the software come with built-in feature sets, or do customers need to purchase extra add-ons/upgrades to expand their monitoring capabilities?

5. Lisensi Pengguna: Does the solution support single or multi-user functionality?

6. Diskon: How will the organisation benefit from any existing discounts as part of a package or bundle?

Factors like these typically determine the pricing structure of each software package. Just to put a number to it, the average cost of a robust employee monitoring solution could be somewhere around US$90 a year for a single-user license. But, as we said, this number can be influenced by all sorts of factors.

Sebagai contoh, beberapa solusi dapat menawarkan keamanan titik akhir (endpoint security) bersamaan dengan pemantauan. Solusi lain dapat menyediakan fungsionalitas desktop dan seluler yang sama mumpuninya. Pada intinya, semua itu mengarah pada apa yang ingin dicapai organisasi dengan pemantauan karyawan. Contohnya adalah organisasi yang ingin memantau aktivitas media sosial karyawannya di saluran tertentu dengan tujuan untuk mengurangi perundungan siber.

Sebaliknya, organisasi lain mungkin perlu memantau aktivitas email karyawan di semua jaringan dengan fokus khusus pada email bisnis. Oleh karena itu, penggunaan dan jenis pemantauan juga akan menjadi salah satu faktor terbesar yang memengaruhi harga.

Kemampuan CleverControl dalam pemantauan tempat kerja tidak tertandingi. Alat ini mampu memfasilitasi pemantauan waktu nyata melalui akun web yang aman, mengontrol keylogging, mengambil tangkapan layar, mengelola aktivitas pencetakan, memantau aktivitas terkait IM, mengamati penggunaan internet, dan menggunakan kontrol audio/video untuk merekam panggilan.

What stands out about CleverControl Salah satu keunggulan layanan ini adalah kemudahan perekaman layar komputer target. Pihak pemberi kerja dapat dengan mudah merekam aktivitas layar secara langsung sepanjang hari dan menontonnya di mana pun, kapan pun, dan bagaimana pun mereka mau. Mereka juga dapat memanfaatkan webcam untuk perekaman audio/video dan melindungi klaim mereka berdasarkan bukti konkret jika diperlukan. Selain itu, karena layanan ini berbasis cloud, pihak pemberi kerja dapat mewujudkan semua manfaat tersebut dari jarak jauh tanpa mengeluarkan biaya tambahan untuk peralatan.

Harga

Untuk Windows & macOS - Mulai dari $4,70/1PC/bulan

Compatible with both Windows and Mac, Spyrix adalah salah satu solusi pemantauan karyawan berbasis cloud terlengkap di pasaran. Alat ini dilengkapi dengan manajemen waktu, perekaman, operasi tersembunyi, otentikasi, dan kemampuan pemantauan jarak jauh. Bisnis dapat menggunakan program ini untuk memantau aktivitas layar, penekanan tombol, panggilan dan obrolan di Skype & Slack, aktivitas media sosial, dan banyak lagi.

Besides these, Spyrix helps block and filter URLs notify employers on a specified list of "keywords," and visualize the productivity hours (data) to elucidate the performance better. Indeed, Spyrix offers a wide range of employee monitoring features excellently supporting day-to-day business activities.

Harga

Untuk Windows/macOS - Mulai dari $199 untuk 5 PC/tahun

Actual Keylogger adalah alat yang fantastis untuk pengawasan perangkat. Program ini bekerja dengan sempurna untuk berbagai tujuan, mulai dari mengontrol keylogging hingga memantau aktivitas di media sosial. Ini termasuk memantau aplikasi yang dibuka, situs web yang dikunjungi, penekanan tombol dan kata sandi yang diketik, koneksi internet yang dibuat, dan lain sebagainya.

Alat ini dilengkapi dengan kunci yang dilindungi kata sandi dan mempercepat operasi rahasia. Fitur-fiturnya yang komprehensif menjadikannya Actual Keylogger Sangat cocok untuk administrator sistem, pengguna individu, CEO, dan bahkan orang tua.

Harga

Untuk Windows - Mulai dari $69 untuk 1 PC

Untuk MacOS - Mulai dari $79 untuk 1 PC

Dipasarkan secara luas sebagai perangkat lunak pemantauan ideal untuk bisnis dan keluarga, REFOG adalah solusi ramah pengguna yang memenuhi kebutuhan 5 juta pengguna di 201 negara. Program ini cocok untuk para profesional SDM, yang dapat mengatur keylogger otomatis atau manual, memata-matai satu karyawan, memindai seluruh jaringan, dan memantau aktivitas pengguna lain.

Selain memfasilitasi fungsi pemantauan standar, REFOG juga menyediakan kemampuan untuk menegakkan kebijakan perusahaan dan memeriksa aktivitas internet karyawan sesuai dengan kebijakan tersebut. Dengan demikian, REFOG memberdayakan administrator untuk menyadari kemungkinan pelanggaran keamanan.

Harga

Untuk Windows - Mulai dari $240 untuk 6 PC

Mungkin salah satu perangkat lunak pemantauan paling canggih yang tersedia di pasaran, Teramind memfasilitasi pengawasan yang sangat baik dan sangat disukai di industri perbankan, fintech, pemerintahan, perawatan kesehatan, pendidikan, ritel, dan utilitas.

Program pemantauan karyawannya secara eksplisit didedikasikan untuk memastikan keamanan dan kepatuhan. Misalnya, program ini memperkaya telemetri dan mengkonfigurasi deteksi ancaman, secara aktif mengikuti semua perubahan pada perangkat yang terhubung. Selain itu, program ini membantu mengkonsolidasikan templat GDPR, PCI DSS, dan HIPAA untuk memantau kepatuhan pada perangkat yang ditargetkan.

Harga

Mulai dari $69 untuk 5 kursi per bulan

Dasbor intuitif Hubstaff, fitur pemantauan produktivitas, dan fasilitas pengukuran kinerja, antara lain, merupakan hal yang sangat disukai oleh para pemberi kerja. Aplikasi ini memberikan wawasan secara real-time tentang alur kerja dan kinerja secara keseluruhan, memungkinkan manajer dan HR untuk bertindak sesuai kebutuhan.

Untungnya, Hubstaff menghargai kesehatan mental dan kesejahteraan karyawan, itulah sebabnya perangkat lunak ini dirancang sedemikian rupa sehingga solusi pemantauan hanya aktif saat karyawan sedang bekerja. Selain itu, hal ini memberikan kendali data kepada karyawan, sehingga mengurangi beban perusahaan dan menjaga keseimbangan kehidupan kerja yang sehat.

Harga

Mulai dari $5,83/PC/bulan

Insightful, seperti namanya, menawarkan pengalaman pemantauan yang lancar melalui pelacakan produktivitas, pemantauan waktu nyata, pencatatan waktu dan kehadiran, pelaporan, dan lain-lain. Bahkan, alat ini dianggap sebagai yang terbaik oleh banyak perusahaan terkemuka, dengan peringkat 4,8 di GetApp dan Capterra.

Kompatibel dengan Windows, MacOS, dan Linux, Insightful dapat dibeli sebagai solusi berbasis cloud maupun perangkat lunak on-premise. Dengan solusi cloud, bisnis dapat menggunakan alat ini untuk memantau dan mengelola PC karyawan dari jarak jauh tanpa perlu menginstal apa pun di perangkat. Ini ideal untuk UKM yang tidak ingin mendirikan atau berinvestasi dalam peralatan teknis dan fasilitas penyimpanan.

Harga

Mulai dari $6,40/PC/bulan

Branded as a "workforce analytics" tool, ActivTrak facilitates a plethora of workplace monitoring solutions. These include, and are not limited to, productivity management, work pattern identification, compliance & risk management, burnout prevention, SaaS management, time tracking, employee web activity tracking and reporting, etc.

Trusted by 9000+ organizations, ActivTrak is one of the most demanded monitoring solutions in the world. Much of that can be attributed to the knowledge base it contributes to by identifying patterns that "fuel success." With this knowledge, it is relatively straightforward for the tool to predict employee behaviour and collaborate with talent management leaders to facilitate interventions.

Harga

Mulai dari $10/PC/bulan

Sebagai alat yang relatif minimalis dalam daftar ini, CurrentWare hadir dengan rangkaian pemantauan karyawan — dengan setiap modul memiliki tujuan — yang memberdayakan pemberi kerja untuk memantau aktivitas karyawan dan membantu mereka dalam penilaian kinerja.

For instance, the suite constitutes BrowseReporter, BrowseControl, AccessPatrol and enPowerManager. BrowseReporter tracks the employee's browsing history and delivers data for a more structured performance review. BrowseControl, on the other hand, provides a centralized access control system that enables administrators to regulate Internet usage. enPowerManager, in particular, is a unique feature which lets system administrators "shut down" or "boot" the targeted device from a remote location.

Harga

Mulai dari $6/PC/bulan

"Productivity, Security, & Compliance Made Simple," reads the Veriato slogan. And that is just what the tool provides — a simple, easy-to-use, and affordable monitoring tool that focuses on assessing social media activity, IM activity, email activity, file downloads and movement, web activity, network connections built, keystrokes typed, applications usage patterns, and more.

Dengan melaporkan berapa lama aplikasi dibuka, memfasilitasi tinjauan layar video, memungkinkan peringatan kata kunci dan peristiwa, dan banyak lagi, Veriato bertindak sebagai pusat informasi yang mengatur semua data pengguna. Bagi pemberi kerja, ini berarti pengurangan jumlah dokumentasi dan pemeriksaan otorisasi yang membosankan.

Harga

Mulai dari $15 per pengguna per bulan

Kompatibel dengan berbagai sistem operasi (Windows, MacOS, Android, iOS, Chrome, dll.), Interguard adalah perangkat lunak pemantauan jarak jauh yang khusus dalam evaluasi produktivitas karyawan, perlindungan terhadap ancaman internal, kepatuhan terhadap audit kepatuhan, dan penyaringan/pemblokiran web.

Dengan demikian, alat ini memungkinkan pembuatan laporan komprehensif yang menjabarkan perilaku dan kinerja online karyawan secara koheren. Sama seperti Teramind, alat ini memungkinkan perusahaan untuk mengkonsolidasikan peraturan seperti HIPAA dan CIPA serta memantau kepatuhan terhadapnya secara real-time. Aplikasi yang beragam tersebut menjadikan alat ini sebagai sahabat terbaik perusahaan dan tentu saja layak mendapatkan penghargaan yang telah diterimanya dari media seperti PCMag dan Inc.

Harga

Mulai dari $9,99/PC/bulan untuk versi yang dihosting di cloud.

Time Doctor memungkinkan para manajer, karyawan, dan organisasi untuk memanfaatkan skenario kerja dari rumah dan tenaga kerja hibrida secara maksimal. Aplikasi ini membantu manajer melacak dan memantau produktivitas karyawan yang bekerja jarak jauh, sehingga mereka dapat mengambil tindakan korektif berdasarkan pola produktivitas yang terlihat.

Faktanya, alat ini secara eksplisit mencakup ukuran analitik spesifik untuk skenario tenaga kerja jarak jauh, hibrida, dan alih daya. Akibatnya, alat ini sangat berguna untuk manajemen proyek di berbagai hierarki dan wilayah geografis.

Harga

Mulai dari $6,67/PC/bulan

Mungkin perangkat lunak manajemen proyek paling populer dalam daftar ini dan di pasaran, Monday.com menawarkan kepada pengguna semua fitur yang diperlukan untuk mengatur pekerjaan mereka secara efektif dan berkolaborasi dengan tim lintas tim dan departemen — terutama dalam pengaturan jarak jauh.

Sistem ini berfungsi sebagai CRM, memungkinkan pengguna untuk membuat dan mengelola proyek, menetapkan tugas, dan memulai percakapan dengan tim lain melalui konfigurasi fitur. Kontrol atas kolaborasi ini memungkinkan perusahaan untuk mempertahankan pandangan 360 derajat tentang organisasi mereka, mengenali pola produktivitas, merekrut talenta terbaik, menyederhanakan proses orientasi dan pelatihan, serta memaksimalkan skenario kerja jarak jauh.

Harga

Mulai dari $9/PC/bulan

StaffCop specializes in user behaviour analytics, courtesy of the emphasis on detecting anomalies in application usage patterns, deviations in communication patterns and changes in computing patterns. With this, business owners can have a bird's-eye view of the user activity and detect any potential risks or threats emanating from "change."

Lately, StaffCop has come up with remote administration that features remote desktop control, software installation reports, and comprehensive network monitoring. These features make it an ideal choice in the "new normal", where hybrid and remote workforces are the norm.

Harga

Mulai dari $490 untuk 5 PC

Sebagai aplikasi pelacak waktu yang komprehensif dan rangkaian perangkat lunak produktivitas, DeskTime membantu memastikan karyawan menggunakan waktu mereka secara efektif. Aplikasi ini memantau penggunaan perangkat lunak, penyelesaian tugas dan aktivitas terkait aplikasi, kemajuan proyek, aktivitas offline, dan produktivitas — kombinasi spesifik yang menciptakan pandangan holistik tentang pekerjaan karyawan.

DeskTime sangat produktif dan mudah diadopsi, mengingat integrasinya yang baik dengan alat-alat standar seperti Google Calendar, Trello, Gitlab, Asana, Basecamp, Jira, dan Zapier. Integrasi yang seragam tersebut menjadikan DeskTime sebagai pelacak waktu dan produktivitas andalan bagi setiap organisasi yang ingin mempertahankan tenaga kerja jarak jauhnya.

Harga

Mulai dari $6,42/PC/bulan

WebHR adalah perangkat lunak SDM berbasis cloud yang berfungsi untuk memastikan kepatuhan terhadap kebijakan keamanan dan kepatuhan yang ketat. Secara spesifik, WebHR mendeteksi potensi ancaman dengan mengidentifikasi dan menindaklanjuti perilaku anomali dalam pola penggunaan TI karyawan, menentukan risiko penurunan kinerja karyawan, dan membantu menjaga kendali melalui saluran komunikasi yang efisien.

WebHR, pada kenyataannya, adalah program holistik yang juga mencakup modul lain, seperti manajemen penggajian, biometrik, pelatihan, dan lain-lain. Hal ini memungkinkan organisasi untuk menciptakan manajemen internal yang sistematis yang memungkinkan pemberi kerja memiliki pandangan 360 derajat tentang seluruh perusahaan.

Harga

Mulai dari hanya $2/karyawan/bulan

Dasbor SentryPC yang intuitif beserta alat analitiknya sangat membantu perusahaan dalam mengidentifikasi potensi risiko dan ancaman dalam aktivitas karyawan. Secara khusus, SentryPC memungkinkan perusahaan untuk memantau aplikasi, dark web, game, email, pencarian, sesi, dan aktivitas jejaring sosial.

Melalui pemantauan penekanan tombol dan situs web, peringatan notifikasi, dan pembatasan keamanan pada jaringan, alat ini membantu organisasi menyaring potensi risiko. Yang lebih menonjol dari alat ini adalah fitur geofencing-nya, yang memungkinkan pemberi kerja untuk terus mendapatkan informasi terbaru tentang lokasi karyawan dan diberi tahu tentang waktu masuk dan keluar mereka.

Harga

Mulai dari $69,95/PC/tahun

Sama seperti WebHR, BambooHR menggabungkan berbagai modul SDM yang mencakup penyusunan kebijakan, pelacakan waktu, manajemen penggajian, dan alat kolaborasi. Untuk pemantauan karyawan, program ini memiliki dasbor data & analitik karyawan khusus yang memantau catatan pengguna, alur kerja dan persetujuan, laporan produktivitas, analitik penggunaan, dan lain sebagainya.

Karena merupakan program pemantauan karyawan yang berfokus pada SDM, BambooHR menekankan kepuasan karyawan dan manajemen kinerja yang lancar. Sebagian besar fokusnya adalah pada mempertahankan budaya kepercayaan dan transparansi di mana karyawan menyadari bagaimana pekerjaan mereka dievaluasi, umpan balik apa yang mereka terima, dan bagaimana kinerja mereka diukur.

Harga

Perlu mendapatkan penawaran harga.

Connecteam menyatukan komunikasi, manajemen, dan pelatihan karyawan dalam satu wadah. Program ini secara eksplisit menekankan pada penjadwalan kerja karyawan, pelacakan dan manajemen waktu, SDM dan manajemen karyawan, serta manajemen tugas karyawan.

Ini dianggap sebagai salah satu alat terbaik untuk model kerja hibrida dan jarak jauh, dan itu dapat dimengerti. Yang paling cocok untuk perusahaan adalah kemampuan untuk mengkonfigurasi fitur alat sesuai kebutuhan mereka, menentukan akses admin, membuat laporan komprehensif, dan memvisualisasikan tren, data, dan analitik.

Harga

Mulai dari $29/bulan/pengguna

Much like Connecteam, Monitask markets itself as an "all-in-one remote employee monitoring" software owing to its full suite of time tracking, activity monitoring, project management, reporting, web filtering, and collaboration features.

Dipercaya oleh ribuan pengguna di seluruh dunia, Monitask adalah pilihan ideal untuk pemantauan dan manajemen tenaga kerja jarak jauh. Hal ini disebabkan karena Monitask memungkinkan perusahaan untuk membuat laporan pemantauan khusus, berkolaborasi dan mengelola bersama karyawan melalui alat kolaboratif, mengendalikan pemetaan produktivitas karyawan, dan lain sebagainya.

Harga

Mulai dari $6,49/PC/bulan

Discussing monitoring outside work, we must separate tracking employees outside the office building during work hours (such as field workers) and monitoring them during non-work time. The first one is perfectly acceptable - with some nuances that we will explain in the following parts of this article. The employer can monitor field workers using a variety of methods which include but are not limited to:

• pelacakan lokasi.

• mengendalikan aktivitas perangkat milik perusahaan

• sistem manajemen proyek

• perangkat lunak pelacakan waktu

If the employee uses company-owned devices, you are within your right to install any monitoring software you believe necessary. With location tracking, you will always know if the field worker attends the work-related location or goes about his business in another part of the city. You do not even have to sit and watch closely where the employee is at any moment. Many location tracking apps include the geofencing feature, meaning that the app will send you a notification if the person visits an unwanted area.

When an employee works out of the office, it is hard to tell how much time they spend working and how much idling around. Various project management, time tracking and activity monitoring apps will help you see if the employee keeps to their work schedule, how much time they spend on a task and if they are actually working when they are supposed to be.

Monitoring staff outside their working hours is a whole different matter. Privacy laws in most countries restrict employers from intruding into employees' off-job lives. These restrictions cover all aspects - from the worker's political and religious beliefs to their marital status and moonlighting. In other words, it is illegal for the manager to track and take any work-related actions against the employee based on their off-work conduct or personal beliefs.

The problem is that the line between work and private life has become concerningly thin and blurry in recent years. It is not easy to tell when the workday is over because many employees continue working or discussing work issues with colleagues even after leaving the office in the evening. Remote employees, the number of whom has significantly grown over the years of Covid-19, often enjoy the privilege of flextime. Vague work schedules make it nearly impossible for the manager to set strict time frames for monitoring the team's performance without the risk of accidentally spying on their lives.

Another issue is devices. Ideally, employees should use a company-owned computer or phone for work-related activities. Laws in most areas do not restrict employers from monitoring gadgets that belong to the company. So, it would be enough to track these devices to get an idea about the staff productivity or prevent data leakages. Voila, problem solved. In reality, however, employees may take home company-owned devices or use them for personal purposes at work. They may install privately-registered messaging applications like Whatsapp or Facebook and engage in professional and off-work communications on the same account. Besides, bringing own electronic devices to the office and using them to connect to corporate networks, solve work tasks and conduct personal business is becoming increasingly popular.

The matter becomes even more delicate if your employee monitoring software is equipped with webcam video or audio recording features. Or if it can collect other sensitive information like bank details or passwords that might land in the wrong hands and be used for criminal purposes.

So, where to draw the line in monitoring? How to track the staff productivity and attendance without infringing on their private lives? To begin with, you should learn all twists and turns of the laws regulating employee monitoring in your area. Be very clear with your team about what information you collect and for what purposes. You should respect the employees' constitutional, statutory, and contractual rights. Configure your monitoring system in such a way that it gathers only the information that is essential to access the staff.

If your employees use personal devices for work, you first must obtain permission to install any tracking app. Secondly, be sure to choose monitoring software that allows them to manually start and stop monitoring so they can demark their work and private life. And remember that nothing you might learn through monitoring about your staff's off-work lives can serve as an excuse for you to take any work-related actions against them, except in extreme cases.

A 2021 study establishes how "social distraction" and "task-related distraction" are the two major reasons why people spend so much time on social media channels. The social media algorithms do no good to this, turning otherwise meaningful activities like browsing and even reading into quasi-work distractions. Understandably, this disrupts employees' work efficiency. For that reason, it's vital for businesses to keep an eye on their employees' social media activity and to monitor their presence via other platforms.

Here are the main benefits of monitoring employee social media:

1. Curbing Cyberbullying

   Mengingat maraknya perundungan siber saat ini, sangat penting bagi perusahaan untuk memantau perilaku daring karyawan mereka, terutama mereka yang banyak bekerja secara daring. Dengan cara ini, mereka dapat dicegah agar tidak terlibat dalam perundungan siber atau menjadi korban perundungan.

2. Increasing Performance

   Pemantauan ketikan keyboard, pemantauan pesan instan, dan lain-lain, adalah landasan pemantauan media sosial. Dengan memantau aktivitas online karyawan dari jarak jauh, perusahaan dapat memantau kinerja mereka dan menemukan potensi perbaikan. Selain itu, mereka dapat menggunakan data yang sama untuk mengukur keterlibatan karyawan secara keseluruhan dengan tujuan perusahaan dengan lebih baik.

3. Maintaining Credibility

   Karyawan adalah wajah perusahaan. Oleh karena itu, merekalah yang mewakili perusahaan di ranah sosial. Inilah sebabnya mengapa organisasi harus memastikan bahwa karyawan-karyawan ini membangun reputasi positif di tempat lain dan tidak secara sadar maupun tidak sadar mencoreng citra merek perusahaan.

4. Bolstering Security

   Pada akhirnya, perusahaan tidak ingin menghadapi ancaman dari dalam. Dengan mengawasi perilaku online karyawan secara cermat, perusahaan dapat mencegah munculnya ancaman tersebut. Oleh karena itu, mereka harus terus memantau akun media sosial karyawan untuk memastikan bahwa meskipun terjadi pelanggaran keamanan, mereka akan diberi tahu tepat waktu.

With the prevailing issue of cyberattacks and the increasing need for workplace accountability, organisations weigh in on the advantages that employee monitoring tools accrue. To that end, here's a profound rundown of the pros and cons of employee monitoring.

Here are the main benefits of monitoring employee social media:

1. Improvement in Productivity

   Solusi pemantauan karyawan memungkinkan organisasi untuk mendapatkan wawasan secara real-time tentang pola kerja karyawan. Wawasan ini sebenarnya merupakan ukuran kuantitatif yang dapat digunakan untuk mengukur produktivitas. Dengan demikian, pemberi kerja dapat membuat saluran umpan balik khusus dan mengukur kinerja individu dan tim.

2. Streamlined Workflow

   Seringkali, banyak proses internal terhenti karena kebutuhan mendesak. Terkadang, sumber daya untuk menyelesaikannya pun terbatas. Sebagian besar hal itu berkaitan dengan bagaimana alur kerja harian karyawan terpengaruh. Jika karyawan yang bersangkutan dipantau secara ketat, semua itu dapat dihindari karena mereka akan mampu mengendalikan tugas-tugas mereka dan menyelesaikannya tepat waktu.

3. Cost-Efficiency

   The old adage saying, "Prevention is better than Cure," holds true at all times. When it comes to employee monitoring, the cost of losing a business to a cyber threat is at least ten-fold that of preventing one from happening. Empowering employees with spy software and monitoring devices can prevent any threats from happening in the first place. Plus, these solutions keep tabs on efficient time and resource utilisation, thus, saving an organisation a great deal in the long run.

1. The Distrust Factor

   Terkadang, organisasi cenderung menerapkan langkah-langkah ketat untuk meminta pertanggungjawaban karyawan atas tindakan mereka. Namun, langkah-langkah ini seringkali menimbulkan kecurigaan dari karyawan, terutama dalam kasus yang menyangkut masalah privasi. Akibatnya, beberapa karyawan dapat menolak atau menantang untuk mengikuti kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan. Hal itu, pada gilirannya, menghambat produktivitas, menyebabkan penundaan, dan merugikan reputasi organisasi.

2. The Legal Factor

   Beberapa negara dan wilayahnya memiliki hukum dan peraturan yang ketat yang mengatur pemantauan karyawan. Oleh karena itu, setiap tindakan pengawasan yang melanggar hukum dapat menyebabkan suatu organisasi bermasalah. Hal ini mengharuskan organisasi untuk selalu mengikuti peraturan dan ketentuan terbaru di negara tempat mereka beroperasi dan mungkin mencari nasihat hukum.

In the pre-pandemic scene, employee monitoring was largely seen as an intrusive and predominantly unethical practice. But that changed quickly in the new normal as the practice became a necessary and innocuous safety precaution to protect the assets of an organisation. However, as we emerge from this distressing time, the questions remain over how far a business should go in its quest for complete surveillance of its employees and what moral boundaries must be adhered to in the process. Here's a rundown of the same:

1. Adhering to Consensual Monitoring

   Memantau karyawan secara diam-diam mungkin merupakan cara logis untuk tidak mengganggu tempat kerja, tetapi hal itu juga dapat dianggap sebagai pelanggaran privasi karyawan yang ekstrem. Oleh karena itu, jika sebuah perusahaan ingin mengawasi tenaga kerjanya, maka perusahaan tersebut harus menunjukkan bahwa mereka peduli terhadap kesejahteraan karyawan melalui pengawasan yang lebih ketat terhadap apa yang mereka lakukan dan bagaimana mereka melakukannya. Karyawan harus menyadari bahwa komputer, ponsel, dan jaringan mereka sedang dipantau menggunakan alat pemantauan karyawan.

2. Evaluating Monitoring Motivations

   Bahkan sebelum menerapkan pemantauan karyawan, perusahaan harus mengevaluasi alasan dan motivasinya. Fokusnya harus pada manfaat nyata dan bukan pada rasa ingin tahu yang berlebihan. Seringkali, pemantauan dilakukan untuk menangkap karyawan yang sengaja membuang waktu di tempat kerja atau yang bersalah melakukan pelanggaran hak cipta atau melihat materi yang tidak pantas.

   Namun, belakangan ini, motivasi pengawasan telah melampaui itu dan melibatkan isu-isu seperti perundungan siber, pencurian identitas, dan bahkan perdagangan orang dalam. Oleh karena itu, sebelum perusahaan berkomitmen pada solusi pemantauan karyawan, mereka harus menguraikan alasan, cara, dan tujuan dari inisiatif pengawasan mereka. Ini termasuk mengevaluasi batasan untuk metode pengumpulan data, kemungkinan konsekuensi bagi karyawan, dan penggunaan data yang dapat diterima.

   Sebagai contoh, mereka tidak akan mau berinvestasi dalam memindai obrolan pesan instan di media sosial jika hal itu bukan yang menjadi perhatian industri mereka. Pada akhirnya, motivasi seperti itu harus dijelaskan kepada karyawan untuk mendorong transparansi operasional.

3. Taking Privacy into Account

   Saat menerapkan pemantauan karyawan, perusahaan harus memperhatikan pentingnya menjaga lingkungan kerja yang privat dan aman bagi karyawan mereka. Misalnya, pemantauan di luar jam kerja dapat menjadi sumber stres bagi sebagian karyawan dan dapat menyebabkan mereka berhenti dari pekerjaan. Selain itu, karyawan harus diizinkan untuk bekerja tanpa rasa takut bahwa privasi mereka dilanggar dan manajemen mengakses informasi pribadi mereka secara ilegal.

4. Opting for the Ideal Tool

   Semua pertimbangan di atas mengarah pada alat yang ideal untuk implementasi. Perlu diperhatikan untuk memastikan bahwa solusi tersebut kompatibel dengan tujuan organisasi dan memenuhi standar keamanannya. Di sinilah nasihat dari penasihat hukum dapat berguna untuk memastikan kesesuaian dengan hukum dan peraturan khusus negara bagian.

Every country or state has its own laws governing employee monitoring. Some states have taken a strict view on employee monitoring, while others have a more liberal approach. Consider this; the Indian Employment and Labour Laws allow for the notion of surveillance and monitoring of employees at the workplace. Yes, Section 21 emphasizes the right to privacy, but there's no explicit elucidation of the legality/illegality of employee monitoring practices.'s a rundown of the same:

Contrarily, some of the U.S. laws are more concrete. For example, the Electronic Communications Privacy Act of 1986 enables workplace monitoring, considering that businesses have a legitimate reason to do so. Further, every US state has its own share of regulations regarding phone call recording. Then there's the Video Privacy Protection Act and additional regulations around the disclosure of "videotapes" to prevent wrongful disclosure.

As far as the UK is concerned, the Regulatory of Investigatory Powers Act 2000 (RIPA) is often cited for following consensual surveillance. General Data Protection Regulation (GDPR) also has a say in regulating access to personal data and how that data is being processed. In Australia, the Privacy Act 1988, Workplace Surveillance Act 2005, Surveillance Devices Act 1999, etc., allow for monitoring but in a more constrained form.

All in all, every country and the corresponding states have their own unique laws governing the use of employee surveillance. The overarching notion, though, is that an employer can monitor their employee in the workplace, as long as it's within the confines of their respective state laws.

The General Data Protection Regulation (GDPR) explicitly focuses on data privacy policies for people residing in the European Union (EU). Article 6 of the regulation stresses the lawfulness of processing and, in the same vein, provides a direction for employee monitoring best practices across Europe. For instance, Article 6 outlines that data processing is "lawful":

• Ketika karyawan telah memberikan persetujuan agar data mereka dikumpulkan dan diproses untuk tujuan tertentu.

• Ketika pemrosesan data bertujuan untuk mematuhi kepatuhan hukum.

• Ketika pengolahan data dilakukan untuk kepentingan umum.

• Ketika pemrosesan data dilakukan demi kepentingan karyawan.

Along the same lines, GDPR allows the member states within the EU to advance points (2) and (3) based on the Union and the Member State law. Altogether, GDPR acts as a source of confidence for employers across the European Union regarding their employee monitoring policies and practices.

In fact, it provides them with concrete directions to pursue when there's uncertainty about whether the data collected is being put to use for the purpose it was originally intended for. Such uncertainty can arise if there's a risk that the personal data gathered is being misused.

Therefore, GDPR, in effect, helps employers maintain integrity, confidentiality, accountability, accuracy, fairness, and lawfulness throughout their data processing endeavours.

Dalam beberapa tahun terakhir, pemantauan karyawan telah berkembang dari pelacakan produktivitas menjadi sistem manajemen dan keamanan yang kompleks dan canggih. Kemajuan dalam teknologi pemantauan diiringi oleh peningkatan penekanan pada implementasi etis dan perubahan peraturan privasi. Pada tahun 2026, kita akan melihat lintasan yang jelas menuju sistem yang lebih cerdas, terintegrasi, dan transparan.

Pemantauan karyawan bukan lagi praktik khusus, tetapi merupakan alat bisnis utama. Data terkini menunjukkan bahwa sekitar 76% perusahaan di Amerika Utara kini menggunakan beberapa bentuk pemantauan karyawan, peningkatan yang signifikan dari 42% pada tahun 2020. Secara global, tingkat adopsinya mencapai sekitar 64% dan diproyeksikan akan mencapai 82% dalam waktu dekat. Pemantauan kini menjadi hal biasa di semua lingkungan kerja, dengan lebih dari 73% tim jarak jauh/hibrida dan 75% kantor fisik menggunakan alat ini untuk menjaga kekompakan dan keamanan.

AI dan pembelajaran mesin secara aktif diintegrasikan ke dalam pemantauan karyawan. Sistem modern melampaui pengumpulan data pasif untuk memberikan wawasan prediktif tentang pola produktivitas, potensi ancaman internal, dan risiko kepatuhan.

• Pelacakan Aktivitas Waktu Nyata adalah landasan utama, dengan 86% alat yang ada saat ini menawarkan kepada manajer visibilitas langsung terhadap penggunaan aplikasi, peralihan tugas, dan waktu idle.

• Analisis Perilaku memanfaatkan AI untuk mendeteksi pola dalam aktivitas karyawan, mengidentifikasi tren kinerja dan potensi risiko sebelum meningkat.

• Kemampuan otomatis seperti pengambilan tangkapan layar (78%), pemantauan obrolan (40%), dan akses jarak jauh (28%) kini menjadi standar, tetapi fokusnya telah bergeser ke bagaimana AI mengkontekstualisasikan data ini, mengubah informasi mentah menjadi informasi yang dapat ditindaklanjuti. Misalnya, AI dapat memindai pesan untuk konten yang ditandai.

Seiring teknologi menjadi semakin canggih, percakapan pun bergeser ke arah penerapan etisnya. Kesadaran karyawan tentang privasi berada pada titik tertinggi sepanjang masa, yang mendorong perusahaan untuk meningkatkan transparansi.

• Komunikasi yang transparan tentang apa yang dipantau dan mengapa hal itu dilakukan sangat penting untuk menjaga kepercayaan. Sebagian besar karyawan menerima tingkat pemantauan yang wajar jika dijelaskan dengan jelas dan diterapkan secara adil.

• Dampak terhadap kesehatan mental ditanggapi dengan serius, dengan studi yang mencatat bahwa pengawasan berlebihan dapat menyebabkan stres pada karyawan. Hal ini menyoroti pergeseran industri menuju pendekatan yang seimbang yang berfokus pada hasil dan analitik tingkat tim daripada pengawasan individu yang terus-menerus.

• Penggunaan alat pemantauan secara etis kini menjadi pembeda utama bagi perusahaan-perusahaan terkemuka, yang melibatkan kebijakan yang jelas, penghormatan terhadap batasan, dan memastikan bahwa pemantauan berfungsi untuk mendukung, bukan hanya mengawasi, tenaga kerja.

Lingkup pemantauan telah dipersempit seputar aktivitas digital utama:

• Penggunaan aplikasi dan perangkat lunak

• Pelacakan penekanan tombol dan pergerakan mouse (khususnya di industri yang teregulasi)

• Penjelajahan web dan pemantauan URL

• Pemindaian email dan pesan, seringkali dengan AI untuk menandai konten tertentu.

• Pelacakan lokasi melalui GPS untuk peran berbasis lapangan.

• Perekaman layar dan pengambilan gambar berkala untuk verifikasi aktivitas.

Tren ini mencerminkan industri yang semakin matang yang belajar menyeimbangkan wawasan operasional yang mendetail dengan meningkatnya harapan karyawan akan privasi dan transparansi etika. Para pemberi kerja semakin banyak mengadopsi solusi canggih berbasis AI, bukan hanya untuk pengawasan, tetapi juga untuk mendorong lingkungan kerja yang lebih produktif, aman, dan suportif.

1. How are employers monitoring their employees?

   Para pemberi kerja umumnya memantau kinerja kerja umum atau kehadiran karyawan melalui perangkat lunak pemantauan karyawan. Saat ini, para pemberi kerja semakin banyak beralih ke solusi ini sebagai sumber daya untuk memotivasi dan memberi penghargaan kepada karyawan mereka, meningkatkan produktivitas, dan mendorong pengambilan keputusan.

2. What can employee monitoring software do?

   Perangkat lunak pemantauan karyawan telah berkembang pesat dan kini digunakan untuk lebih dari sekadar melacak jam kerja. Alat-alat ini dapat membantu bisnis melacak karyawan di media sosial dan web, menyediakan laporan penilaian kinerja, mendeteksi risiko dan penipuan, dan lain sebagainya — semuanya sambil memungkinkan pemantauan jarak jauh.

3. Does employee monitoring increase productivity?

   Dengan memberikan wawasan tentang kebiasaan kerja dan produktivitas karyawan, perangkat lunak pemantauan karyawan membantu bisnis mengetahui apa yang perlu dilakukan untuk meningkatkan produktivitas. Perangkat lunak pemantauan karyawan yang tepat dapat membantu mengidentifikasi dan mengukur faktor-faktor yang memengaruhi produktivitas karyawan, seperti lingkungan kerja, beban kerja, tingkat keterlibatan, dan lain sebagainya.

4. How do employees feel about being monitored?

   Itu adalah pertanyaan subjektif. Meskipun beberapa karyawan mungkin tidak keberatan dipantau, yang lain mungkin merasa terkekang. Hal ini bergantung pada beberapa faktor, seperti tingkat kepercayaan mereka terhadap atasan dan manajemen, industri tempat mereka bekerja, dan lain sebagainya. Inilah mengapa bisnis harus mengambil tindakan pencegahan yang diperlukan (persetujuan karyawan) dan memastikan bahwa mereka tidak melanggar privasi karyawan mereka sambil mencapai tujuan mereka.

5. How much monitoring of employee activities is appropriate at work?

   Tidak ada kesepakatan universal mengenai kapan dan berapa banyak aktivitas yang harus dipantau. Cara pengelolaannya bergantung pada budaya perusahaan, industri bisnis, dan faktor-faktor lainnya. Namun, sebagian besar industri yang melibatkan pemrosesan dan analisis data yang besar, seperti perbankan, jasa keuangan, dan perawatan kesehatan, cenderung sangat fokus pada pemantauan karyawan secara holistik.

6. Apakah pemantauan karyawan legal?

   Secara umum, ya. Namun, organisasi sektor publik dan layanan sosial seringkali memiliki batasan tertentu dalam penggunaan perangkat lunak pemantauan karyawan. Selain itu, setiap negara bagian dapat memiliki hukum dan peraturan yang berbeda yang mengatur penggunaan, misalnya, pengawasan video, pengumpulan data, dan sebagainya. Oleh karena itu, pemberi kerja harus menerapkan pengamanan yang memadai untuk melindungi dari potensi pelanggaran data dan penyalahgunaan informasi dengan mematuhi undang-undang privasi negara bagian mereka.

7. Do employers have to notify employees of monitoring?

   Praktik terbaik adalah memberi tahu karyawan segera setelah solusi pemantauan karyawan telah (atau akan) diterapkan. Dengan cara ini, karyawan akan mengetahui apa yang dipantau oleh perusahaan mereka dan dalam kapasitas apa. Hal ini juga memungkinkan mereka untuk menyampaikan kekhawatiran yang mungkin mereka miliki.

8. Is it legal to monitor employees without their knowledge?

   Legalitas hal ini bergantung pada undang-undang privasi negara bagian. Beberapa negara bagian memang mengizinkan hal ini, asalkan persyaratan tertentu dipenuhi. Meskipun demikian, karyawan harus menyetujui perusahaan memantau aktivitas mereka, dan perusahaan harus menyatakan dalam kebijakan privasi mereka apa yang akan dipantau, bagaimana data tersebut akan digunakan, dan sebagainya, untuk mencegah penyalahgunaan data.

9. Can employee monitoring be done ethically?

   Penggunaan perangkat lunak pemantauan karyawan secara etis bergantung pada perlakuan aset digital terkait sebagai aset pribadi dan rahasia. Pemberi kerja harus mengikuti hukum yang berlaku jika terjadi pelanggaran data dan konsekuensi hukum. Penting juga bagi pemberi kerja untuk secara jelas menyatakan bagian mana dari aset digital karyawan yang akan dipantau dalam kebijakan privasi mereka dan mengizinkan karyawan untuk memberikan persetujuan sebelum pemantauan. Untuk kejelasan mengenai hal ini, disarankan bagi pemberi kerja untuk berkonsultasi dengan penasihat hukum sebelum menggunakan perangkat lunak pemantauan karyawan.

10. Is it legal to monitor employee emails?

    Email merupakan bagian integral dari alur kerja sehari-hari dan, karenanya, sering dipantau. Banyak perusahaan menggunakan perangkat lunak pemantauan karyawan untuk memeriksa pesan yang melanggar kebijakan perusahaan atau pesan yang penting bagi bisnis mereka. Namun, sangat penting bagi perusahaan untuk mengambil tindakan pencegahan hukum yang diperlukan dan memastikan bahwa mereka berada dalam hak mereka untuk memantau email karyawan, terutama mengingat banyaknya undang-undang dan peraturan yang mengatur privasi email saat ini.

11. Why is employee monitoring important?

    Pemantauan karyawan sangat penting bagi bisnis untuk tetap kompetitif di dunia digital saat ini. Hal ini membantu pemberi kerja dan karyawan memantau kinerja mereka dan memperbaikinya dengan mengidentifikasi faktor-faktor yang berkontribusi pada peningkatan produktivitas, pengurangan pergantian karyawan dan ketidakhadiran, dan lain sebagainya. Selain itu, pemantauan karyawan juga memungkinkan pemberi kerja untuk mengembangkan bisnis mereka dengan mengumpulkan dan menganalisis data karyawan untuk membantu mereka lebih memahami kebutuhan karyawan dan beradaptasi dengan lingkungan yang terus berubah.

12. Why it's important to use monitoring software for the whole office?

    Perangkat lunak pemantauan karyawan dapat digunakan untuk melacak dan memahami pola perilaku karyawan, yang sangat penting bagi bisnis apa pun. Pola-pola ini dapat menjadi dasar kebijakan sumber daya manusia di masa mendatang, perubahan jam kerja, kebutuhan pelatihan, dan lain sebagainya. Misalnya, jika suatu bisnis melihat semakin banyak karyawan yang memeriksa akun email pribadi atau situs e-commerce mereka selama jam kerja dan mungkin ingin membatasi penggunaannya untuk meningkatkan produktivitas, visualisasi yang difasilitasi oleh perangkat lunak pemantauan karyawan dapat terbukti sangat berharga.