5 Tanda Perusahaan Anda Membutuhkan Software Monitoring Karyawan

Penurunan indikator kinerja adalah penyebab kekhawatiran pertama dan paling alami ketika indikator tersebut lebih dari sekadar penurunan yang terjadi sesekali atau musiman. Jika Anda melihat penurunan yang konsisten pada kinerja dan produktivitas perusahaan Anda secara keseluruhan, inilah saatnya untuk menggali lebih dalam faktor-faktor berikut.

Lihatlah angka pastinya. Apakah tolok ukur yang biasa Anda gunakan tiba-tiba sulit dicapai? Apakah penjualan terus menerus tidak mencapai proyeksi? Apakah jumlah unit yang diproduksi per hari berkurang? Ketika indikator-indikator utama produktivitas terus-menerus mengalami penurunan, dan kekuatan pasar eksternal tidak dapat menjelaskannya, hal ini merupakan tanda yang mengkhawatirkan bahwa ada sesuatu yang tidak beres.

Apakah tenggat waktu yang terlewat sudah menjadi sebuah norma dan bukan pengecualian? Proyek yang terus-menerus berjalan terlambat dari jadwal merupakan masalah serius. Tenggat waktu yang terlewat mengacaukan proses kerja sehari-hari, menyebabkan anggaran meluap, membuat klien frustrasi, menurunkan pendapatan, dan merusak reputasi Anda. Penundaan yang sering terjadi berarti ada inefisiensi dalam proses Anda, potensi kurangnya akuntabilitas, atau masalah karyawan dengan manajemen waktu. Memahami mengapa hal ini terjadi adalah langkah pertama menuju perbaikan.

Karyawan mungkin menyelesaikan pekerjaan tepat waktu, tetapi itu hanya setengah dari kesepakatan. Ini bukan hanya tentang seberapa banyak yang telah dilakukan, tapi seberapa baik. Pernahkah Anda memperhatikan puncak keluhan dari klien? Apakah tim Anda menghabiskan lebih banyak waktu untuk mengerjakan ulang dan memperbaiki kesalahan? Apakah pemeriksaan penjaminan mutu lebih sering gagal? Ini mungkin berarti tim kehilangan fokus atau tidak memiliki keterampilan penting untuk bekerja lebih baik. Software monitoring karyawan dapat membantu Anda mengungkap permasalahan di balik menurunnya kualitas kerja.

Apakah Anda kesulitan menentukan siapa yang bertanggung jawab atas tugas yang terlewat, kesalahan, atau penundaan proyek? Kesulitan dalam menentukan tanggung jawab mungkin berasal dari alur kerja yang tidak jelas, peran yang tidak didefinisikan dengan baik, atau kurangnya akuntabilitas atas kontribusi individu.

Pemantauan karyawan mengumpulkan data ekstensif tentang aktivitas kerja karyawan: waktu aktif dan menganggur, aplikasi dan situs web yang paling sering digunakan, pola aktivitas, dan potensi gangguan, seperti media sosial. Dengan menganalisis data ini, Anda dapat mengungkap mengapa kinerja karyawan menurun dan bagaimana cara memperbaikinya.

Meningkatnya insiden keamanan, seperti seringnya infeksi malware, serangan phishing yang berhasil, pelanggaran data, atau akses tidak sah ke informasi sensitif perusahaan adalah alasan untuk mulai bertindak. Itu berarti kelemahan dalam pertahanan keamanan Anda, dan sering kali, kerentanannya terletak pada tindakan karyawan yang tidak disengaja atau bahkan disengaja. Menurut laporan terbaru, sebanyak 82% pelanggaran keamanan disebabkan oleh kesalahan manusia. Pemantauan karyawan dapat membantu memitigasi risiko ini dan mendeteksi insiden sejak dini.

Alasan berikutnya untuk mempertimbangkan pemantauan karyawan adalah peraturan seperti GDPR, HIPAA, PCI DSS, atau standar kepatuhan khusus industri. Kegagalan untuk memenuhinya dapat mengakibatkan denda besar dan kerusakan reputasi. Kepatuhan sering kali bergantung pada kepatuhan karyawan terhadap prosedur dan protokol tertentu, terutama terkait penanganan dan keamanan data. Kurangnya visibilitas terhadap operasional sehari-hari karyawan secara signifikan meningkatkan risiko insiden akibat kelalaian dan pelanggaran.

Terakhir, jika keunggulan kompetitif perusahaan Anda terletak pada informasi hak milik, kekayaan intelektual, atau rahasia dagang, melindungi aset-aset ini sangatlah penting. Karyawan dengan akses istimewa terhadap data sensitif dapat membocorkannya baik secara tidak sengaja maupun tidak sengaja.

Perangkat lunak pemantauan karyawan memungkinkan Anda melihat aktivitas karyawan, sehingga Anda dapat memastikan kepatuhan mereka terhadap kebijakan keamanan dan peraturan terkait.

Perangkat lunak dengan fungsionalitas Pencegahan Kehilangan Data (DLP) dapat mendeteksi perilaku karyawan yang tidak aman atau tidak pantas dan mengingatkan manajer atau spesialis keamanan. Selain itu, data yang dikumpulkan oleh program pemantauan dapat menjadi bukti dalam penyelidikan internal jika terjadi insiden.

Lingkungan kerja yang aman, nyaman, bersahabat, dan saling menghormati sangat penting bagi produktivitas karyawan. Pelanggaran perilaku kantor menciptakan suasana yang tidak bersahabat, menurunkan semangat kerja dan keterlibatan karyawan, serta berkontribusi terhadap tingginya turnover. Dalam skenario terburuk, perilaku seperti itu bahkan dapat membuat perusahaan terkena tanggung jawab hukum dan kerusakan reputasi yang signifikan. Apakah Anda memperhatikan tanda-tanda mengkhawatirkan berikut ini? Investigasi bertanggung jawab yang melibatkan pemantauan karyawan mungkin bisa menjadi solusi Anda.

Peringatan pertama adalah laporan pelecehan dan diskriminasi, baik formal maupun informal. Mengabaikan keluhan seperti itu tidak hanya akan merugikan korban dari perilaku tersebut tetapi juga menimbulkan suasana beracun di kantor.

Tanda mengkhawatirkan lainnya yang harus diwaspadai adalah pelanggaran kode etik atau etika perusahaan. Hal ini dapat mencakup penggunaan waktu perusahaan secara pribadi secara berlebihan untuk aktivitas di luar pekerjaan, penyalahgunaan sumber daya perusahaan untuk keuntungan pribadi, perilaku online yang tidak pantas menggunakan jaringan atau perangkat perusahaan, atau pelanggaran perjanjian kerahasiaan.

Terakhir, karyawan dapat menggunakan sumber daya perusahaan untuk mencemarkan nama baik atau mencemarkan nama baik seseorang atau sesuatu secara online, mengakses sumber daya bajakan sehingga melanggar hak cipta, atau melakukan hal lain yang dapat mengakibatkan kerugian finansial dan konsekuensi hukum. Jika Anda membiarkan tindakan tersebut tidak terkendali, tindakan tersebut dapat mengakibatkan tuntutan hukum yang mahal, sanksi peraturan, dan kerusakan reputasi yang signifikan.

Dalam kasus pelecehan, diskriminasi, atau intimidasi, pemantauan komunikasi karyawan – dengan penasihat hukum dan pemberitahuan karyawan yang tepat – dapat memberikan bukti yang diperlukan untuk penyelidikan internal.

Perangkat lunak pemantauan dapat membuat log aktivitas karyawan secara rinci, termasuk penggunaan aplikasi dan akses file. Log ini dapat memberikan jejak yang dapat diverifikasi untuk memahami tindakan karyawan dan menentukan apakah kebijakan perusahaan telah dilanggar.

Jika Anda sering bertanya-tanya bagaimana sebenarnya pekerjaan berjalan dan mengapa kemacetan terjadi tiba-tiba, Anda mungkin memerlukan perangkat lunak pemantauan. Tanyakan pada diri Anda:

1. Apakah saya mengandalkan dugaan dan bukan data konkrit untuk memahami alur operasional kita?
2. Apakah proses tertentu selalu lambat, tidak efisien, dan sering tertunda?
3. Apakah tugas-tugas tertentu berulang kali menjadi titik hambatan dalam alur kerja kita, sehingga memperlambat keseluruhan proyek atau hasil departemen?
4. Apakah saya memerlukan data objektif untuk memahami alur kerja kami saat ini sebelum menerapkan perubahan proses? Bagaimana cara mengukur dampak perubahan tersebut?

Ketika manajer tidak memiliki visibilitas yang jelas terhadap proses kerja, mereka tidak dapat merencanakan jadwal dan anggaran proyek secara efisien, mengoptimalkan alur kerja, dan memprediksi potensi hambatan.

Perangkat lunak pemantauan karyawan membuat laporan terperinci tentang penggunaan aplikasi karyawan, perkembangan tugas, dan waktu yang dihabiskan untuk setiap tugas. Laporan-laporan ini adalah data yang obyektif dan dapat diukur mengenai alur kerja saat ini. Dengan menganalisisnya, manajer melihat bagaimana pekerjaan dilakukan dalam praktiknya dan menilai produktivitas individu dan tim. Mereka mungkin mengungkapkan area yang perlu ditingkatkan dan diotomatisasi, menghilangkan langkah-langkah yang berlebihan, dan merekayasa ulang alur kerja agar lebih efisien dan cepat.

Setelah perbaikan diterapkan, data pemantauan dapat digunakan untuk mengukur dampak sebenarnya dari perubahan ini terhadap efisiensi alur kerja. Lingkaran berbasis data ini dapat menjadi landasan bagi perbaikan dan penyempurnaan berkelanjutan.

Kesuksesan perusahaan didorong oleh karyawan yang terlibat dan termotivasi. Namun apa jadinya jika percikan api padam? Anda mungkin mengamati tren seperti penurunan keterlibatan, ketidakhadiran, dan peningkatan tingkat turnover. Berikut gejala mengkhawatirkan lainnya:

1. penurunan antusiasme yang nyata
2. menurunnya sikap proaktif
3. karyawan tampaknya kurang berinvestasi dalam pekerjaan mereka dan kesuksesan perusahaan
4. kurang partisipasi dalam kegiatan tim dan pertemuan
5. perasaan apatis atau negatif secara umum.

Tanda-tanda ini mungkin menandakan masalah yang lebih dalam dan mendasar dalam organisasi Anda. Anda harus menyelidiki kesehatan budaya tempat kerja dan kesejahteraan karyawan Anda, dan pemantauan karyawan yang cermat dapat menjadi alat yang berguna dalam penelitian Anda.

Perangkat lunak pemantauan dengan pelacakan kehadiran otomatis dapat mengungkap tanda-tanda mengkhawatirkan yang disebutkan di atas, seringkali lebih awal dari yang bisa dilakukan manajer, dan mendorong untuk menggali lebih dalam. Selain itu, ini dapat membantu mengukur efektivitas upaya yang Anda lakukan untuk meningkatkan keterlibatan karyawan. Namun, untuk melibatkan dan memotivasi karyawan, Anda memerlukan metode lain, seperti penghargaan dan bonus, peluang pengembangan dan pertumbuhan, dan lain-lain.

Pengenalan tepat waktu terhadap lima tanda peringatan – penurunan produktivitas, keamanan, perilaku tidak etis, titik buta operasional, dan berkurangnya keterlibatan – sangatlah penting, dan pemantauan karyawan dapat membantu mendeteksi hal-hal tersebut dan mengungkap alasan permasalahan ini. Jika Anda mengalami tanda-tanda ini, jelajahi bagaimana Perangkat lunak pemantauan CleverControl dapat membantu. Namun ingatlah untuk mengutamakan penerapan yang etis dan transparan.