5 Kesalahan Teratas yang Dilakukan Perusahaan Saat Memantau Karyawan Jarak Jauh

Terlalu sering menggunakan teknik pemantauan invasif adalah salah satu kesalahan paling signifikan yang dapat dilakukan para manajer. Dapat dimengerti bahwa perusahaan tergoda untuk mengetahui dengan pasti apa yang dilakukan karyawan di tempat kerja hingga saat ini, aplikasi apa yang mereka gunakan, pesan apa yang mereka ketik dalam obrolan santai dengan rekan kerja, atau bahkan mengakses webcam mereka dan melihat apa yang mereka lakukan. Para manajer membenarkan tindakan ini karena alasan produktivitas atau keamanan, namun dalam banyak kasus, pengawasan seperti itu bisa menjadi bumerang. Tidak mengherankan jika karyawan memandang pemantauan mendalam seperti itu sebagai kurangnya kepercayaan dan pelanggaran privasi yang parah. 39% karyawan mengakui bahwa pengawasan merusak hubungan mereka dengan pemberi kerja, dan 43% melihatnya sebagai alasan menurunnya semangat kerja perusahaan. Pengawasan yang berlebihan memberikan tekanan psikologis yang tidak perlu pada karyawan, menimbulkan kebencian, menciptakan budaya kecurigaan dan manajemen mikro, dan berpotensi menyebabkan pergantian karyawan yang lebih tinggi.

Pendekatan yang lebih efektif adalah dengan membatasi pemantauan pada data yang benar-benar diperlukan untuk mengevaluasi produktivitas dan menjaga keamanan. Selain itu, sangat penting untuk bersikap terbuka dan transparan dengan karyawan mengenai kebijakan pemantauan.

This mistake evolves from the previous one. Instead of assessing the employee's output and results, the manager might focus solely on tracking and quantifying their daily activity: number of emails sent, time spent on particular apps and sites, or even the frequency of mouse clicks. Needless to say, such metrics provide only a superficial overview of the employee's work and do not reflect their productivity or value to the organization. An employee might appear "active" on their computer for hours without actually completing any meaningful work. Meanwhile, another might achieve significant results in a shorter period through focused work, breaking it with funny cat videos or browsing memes to relax. Tracking activity only does not account for individual work styles and may make employees prioritize "appearing busy" over delivering quality results.

Pendekatan yang efektif terhadap manajemen karyawan jarak jauh berarti menetapkan tujuan yang jelas dan terukur serta berfokus pada hasil nyata dan kualitas hasil kerja, bukan catatan aktivitas yang cermat. Ketika Anda memercayai karyawan untuk mengatur waktu mereka dan fokus pada hasil, mereka akan bekerja dengan cara yang sesuai dengan kekuatan mereka dan pada akhirnya menguntungkan perusahaan.

Transparansi dan komunikasi adalah landasan dari setiap jenis pemantauan karyawan, terutama dalam kondisi kerja jarak jauh. Sayangnya, banyak perusahaan memutuskan untuk tidak memberi tahu karyawannya tentang pemantauan sama sekali. Mereka yang gagal memberikan kebijakan pemantauan yang jelas pada sebagian besar kasus - hanya sepertiga (32%) karyawan yang disurvei oleh Forbes Advisor yang telah menerima pedoman atau kebijakan terkait pemantauan.

Kelalaian tersebut tidak hanya mengakibatkan rusaknya semangat kerja karyawan namun juga denda yang besar karena tidak mematuhi undang-undang dan peraturan privasi.

Perusahaan harus mengomunikasikan kebijakan pemantauannya, termasuk alasan pemantauan, cakupan data yang dikumpulkan, siapa yang dapat mengakses log, dan berapa lama log disimpan. Dengan pembaruan rutin dan peluang untuk berdialog tentang praktik pemantauan, karyawan akan merasa mendapat informasi dan dihormati serta tidak terlalu menolak pemantauan.

Kesalahan pemantauan berikutnya adalah kecenderungan untuk menerapkan satu pendekatan terhadap semua karyawan jarak jauh, terlepas dari peran, tingkat pengalaman, atau rekam jejak mereka. Pendekatan seperti itu mengabaikan sifat beragam dari tim jarak jauh dan tingkat kepercayaan yang dibangun oleh masing-masing karyawan. Memantau seorang spesialis veteran yang berkinerja tinggi dengan pengawasan yang sama seperti karyawan baru akan membuat profesional tersebut merasa tidak dipercaya dan terkekang. Karyawan yang dapat diandalkan dan berkembang berdasarkan kemandirian akan kehilangan motivasi jika menggunakan pendekatan yang bersifat universal.

Sebaliknya, menyesuaikan pendekatan pemantauan dengan kebutuhan tim tertentu, tingkat kepercayaan, dan tanggung jawab individu akan lebih bermanfaat bagi manajemen tim jarak jauh. Menyadari bahwa peran yang berbeda mungkin memerlukan tingkat pengawasan yang berbeda, memberikan dukungan kepada karyawan baru, dan memberikan kebebasan relatif kepada karyawan berpengalaman akan menjadi sistem pemantauan yang lebih efektif dan tidak menimbulkan demoralisasi.

Penurunan kesejahteraan karyawan yang disebabkan oleh pelacakan yang agresif mungkin merupakan salah satu kesalahan yang paling diabaikan dalam pemantauan. Sekalipun para manajer menyadari peningkatan tingkat stres, kecemasan, dan kelelahan, mereka jarang mengaitkannya dengan metode pemantauan mereka. Sementara itu, pengawasan yang terus-menerus dapat mendorong karyawan untuk terlihat sibuk, mengabaikan waktu istirahat yang sangat dibutuhkan, dan menghambat kemampuan mereka untuk fokus dan bekerja secara efektif. Perusahaan yang memprioritaskan pemantauan terus-menerus dengan mengorbankan kesejahteraan karyawan menciptakan lingkungan kerja beracun yang mengarah pada isolasi, penurunan produktivitas, rendahnya keterlibatan, dan tingkat ketidakhadiran dan keluar masuk yang lebih tinggi.

Lingkungan kerja yang mendukung dan saling percaya sangat penting untuk kesuksesan jangka panjang, terutama dalam tim jarak jauh. Selain kebijakan pemantauan yang jelas dan fokus pada hasil, organisasi harus mendorong komunikasi terbuka tentang beban kerja dan stres serta mempertimbangkan penerapan inisiatif kesejahteraan yang dirancang khusus untuk karyawan jarak jauh.

Manajemen karyawan jarak jauh adalah tugas yang menantang, dan pelacakan karyawan dapat memperparah masalah atau menimbulkan lebih banyak masalah, bergantung pada cara penerapannya. Pemantauan yang invasif, mengutamakan aktivitas dibandingkan hasil, kurangnya transparansi, pendekatan yang sama kepada seluruh karyawan, dan mengabaikan kesejahteraan karyawan merupakan kesalahan kritis dalam pemantauan. Melakukannya berarti merusak kepercayaan dan produktivitas karyawan Anda serta menciptakan lingkungan yang penuh tekanan dan menyesakkan, sehingga tidak ada ruang untuk motivasi dan kreativitas. Organisasi harus mengevaluasi kembali pendekatan mereka dan menerapkan pemantauan secara etis dan transparan dengan fokus pada hasil. Ingin tahu cara melakukannya? Lihat kami memandu tentang pemantauan karyawan jarak jauh. Menerapkan pendekatan yang seimbang dan etis terhadap manajemen karyawan jarak jauh bukan hanya soal praktik terbaik; Hal ini penting untuk membangun tenaga kerja jarak jauh yang berkembang dan berkelanjutan dalam jangka panjang.