Panduan Perangkat Lunak Penting untuk Manajemen Karyawan

Mengelola karyawan itu rumit dan memakan waktu. Mempekerjakan dan menerima kandidat terbaik, melacak produktivitas, memastikan semua tenggat waktu terpenuhi, dan merencanakan strategi untuk pengembangan dan motivasi karyawan adalah tantangan yang harus diatasi oleh manajer dan departemen SDM. Untungnya, kita hidup di era booming teknologi yang secara signifikan dapat meringankan perjuangan kita sehari-hari. Ada solusi digital untuk semuanya. Dalam artikel ini, kami mengeksplorasi jenis perangkat lunak manajemen karyawan dan manfaatnya serta menjelaskan solusi yang andal di setiap kategori.

Program pelacakan mungkin merupakan jenis perangkat lunak yang paling terkenal untuk manajemen karyawan. Fitur-fiturnya biasanya meliputi:

1. tangkapan layar
2. mencatat penekanan tombol
3. melacak situs web yang dikunjungi
4. merekam permintaan pencarian
5. memantau operasi file
6. menangkap aktivitas printer
7. pelacakan waktu, dan banyak lagi.

Data ini dirangkum menjadi skor dan statistik produktivitas, sehingga menyederhanakan evaluasi kinerja.

Masalah privasi ada di sisi lain. Karena spesifikasinya, perangkat lunak pemantauan karyawan dapat mengumpulkan data dalam jumlah besar, termasuk informasi sensitif. Oleh karena itu, memahami peraturan privasi setempat sangatlah penting sebelum menerapkan solusi tersebut. Jika Anda menyeimbangkan kebutuhan pemantauan dan menghormati privasi karyawan, perangkat lunak pelacakan karyawan akan menjadi asisten andal Anda dalam meningkatkan produktivitas tim Anda.

CleverControl adalah perangkat lunak yang kuat untuk manajemen karyawan. Ia menawarkan semua fitur yang diperlukan untuk pemantauan produktivitas yang lancar: tangkapan layar, pemantauan clipboard, merekam permintaan pencarian dan kunjungan situs web, melacak aktivitas di media sosial dan messenger, dan banyak lagi. Platform ini menganalisis penggunaan aplikasi, obrolan, dan web oleh karyawan, termasuk berapa banyak waktu yang dihabiskan karyawan setiap hari dan bagaimana tren ini berubah selama periode yang dipilih. CleverControl juga menyoroti aplikasi dan situs web yang paling sering digunakan. Statistik ini memungkinkan Anda melihat ikhtisar harian setiap karyawan dengan cepat dan segera menemukan gangguan.

CleverControl memungkinkan pemantauan tidak hanya secara retrospektif tetapi juga secara real-time. Berkat fitur Live Viewing, Anda dapat langsung melihat apa yang terjadi di layar karyawan mana pun.

CleverControl memiliki serangkaian fitur pelacakan waktu yang memungkinkan Anda mengotomatiskan pelacakan kehadiran. Perangkat lunak ini mencatat kehadiran setiap karyawan di tempat kerja, awal dan akhir hari kerja, serta periode aktivitas/tidak aktif. Anda dapat melihat log aktivitas terperinci berdasarkan statistik aktivitas waktu dan jam dengan jam paling aktif yang disorot. Fitur ini memungkinkan Anda memahami pola kerja individu dan merencanakan tugas dan rapat dengan lebih baik.

Fitur lanjutan CleverControl mencakup Perekaman Layar, Perekaman Webcam, dan Perekaman Panggilan. Dengan menggunakan Perekaman Layar, Anda dapat merekam layar karyawan tertentu sepanjang hari. Perekaman Webcam mengubah webcam komputer menjadi sistem pengawasan sederhana atau membantu memantau interaksi klien-karyawan. Dengan Perekaman Panggilan, Anda dapat merekam panggilan dari messenger populer seperti Zoom, WhatsApp, dan Discord. Fitur ini akan sangat berharga untuk mengevaluasi pekerjaan agen dukungan pelanggan atau merangkum informasi dari pertemuan penting.

CleverControl mengikuti kemajuan teknologi terkini. Platform ini baru-baru ini memasukkan fungsionalitas AI. AI memeriksa aktivitas karyawan dalam aplikasi, chat, dan online, membandingkannya dengan tolok ukur industri, menghitung skor produktivitas individu, dan memberikan komentar singkat mengenai inefisiensi yang ditemukan.

CleverControl memiliki pengaturan yang fleksibel. Sebagian besar fiturnya dapat diaktifkan/dinonaktifkan, sehingga Anda dapat menyesuaikan praktik pemantauan Anda dengan undang-undang dan peraturan privasi yang berlaku. Perangkat lunak ini juga dapat diinstal dalam mode terlihat, memungkinkan karyawan untuk memulai dan menghentikan pemantauan atau mengakses dasbor aktivitas pribadi mereka.

Meskipun para manajer ingin mengingat dan mengendalikan semua tenggat waktu, tugas, dan pengeluaran proyek, hanya sedikit yang bisa membanggakan otak superkomputer. Manajemen proyek adalah jenis perangkat lunak untuk manajemen karyawan yang dirancang untuk meringankan beban manajer. Ini adalah platform terpusat untuk merencanakan, mengatur, dan mengelola proyek secara efektif. Fitur-fiturnya yang biasa meliputi:

1. membuat, menugaskan, dan memprioritaskan tugas
2. menetapkan tenggat waktu
3. melacak kemajuan tugas
4. berkomentar, mengirim pesan, dan mengobrol dalam platform
5. berbagi file
6. pemetaan jalan dan pelacakan tonggak sejarah
7. pelacakan waktu
8. pelacakan anggaran, manajemen pengeluaran, dan banyak lagi.

Perangkat lunak untuk manajemen karyawan memungkinkan manajer untuk melihat keseluruhan proyek, dengan mudah memecahnya menjadi tugas dan subtugas, dan menugaskannya kepada karyawan. Mereka bisa mendapatkan wawasan real-time mengenai kemajuan, mendeteksi potensi masalah, dan mengalokasikan kembali sumber daya yang diperlukan. Peningkatan visibilitas tugas tersebut meningkatkan efisiensi tim dan meningkatkan pengambilan keputusan serta pengelolaan anggaran. Penetapan tugas yang jelas dan pelacakan kemajuan membuat anggota tim bertanggung jawab atas pekerjaan mereka.

Asana adalah salah satu perangkat lunak manajemen proyek berbasis cloud yang paling populer. Antarmukanya yang ramah dan beragam fitur memenangkan ribuan perusahaan di seluruh dunia. Anda dapat membagi proyek besar menjadi tugas dan subtugas yang lebih kecil dan dapat dikelola, menentukan ketergantungan, serta menetapkan prioritas dan tenggat waktu. Tampilan proyek dapat disesuaikan tergantung pada preferensi Anda. Anda dapat mengatur tugas sebagai daftar, kalender, garis waktu, bagan Gantt, atau papan Kanban. Bidang khusus dapat ditambahkan ke tugas untuk memudahkan penyortiran, pemfilteran, dan pelaporan.

Asana dapat melacak waktu yang dihabiskan untuk setiap tugas sehingga Anda dapat menilai pengeluaran dan waktu yang dibutuhkan dengan lebih akurat.

Platform ini memiliki fitur komunikasi yang sangat baik seperti perpesanan tim, sebutan, dan berbagi file. Kotak masuk cerdas memungkinkan penyesuaian notifikasi untuk memfilter pembaruan paling penting, menjeda notifikasi untuk melindungi fokus Anda, dan menindaklanjuti notifikasi dari kotak masuk.

Fungsi otomatisasi yang kuat membantu mengotomatiskan tugas yang berulang. Misalnya, Anda dapat menetapkan tugas berdasarkan aturan atau memicu notifikasi.

Asana terintegrasi dengan banyak alat lainnya, termasuk Google Drive, Slack, dan Microsoft Teams.

Platform ini cocok untuk bisnis dari semua ukuran dan di berbagai industri berkat kemudahan penggunaan, rangkaian fitur canggih, dan skalabilitasnya.

Perangkat lunak manajemen sumber daya manusia (HRMS) adalah platform komprehensif yang dirancang untuk menyederhanakan dan mengotomatiskan fungsi SDM di seluruh siklus hidup karyawan. Fitur utamanya adalah:

1. penyimpanan informasi karyawan (detail kontak, riwayat pekerjaan, catatan kinerja, dll.)
2. Applicant Tracking System (ATS) (mengelola lowongan pekerjaan dan lamaran kandidat)
3. orientasi alur kerja dan daftar periksa
4. pemeriksaan latar belakang dan pemeriksaan narkoba
5. pemrosesan penggajian dan perhitungan pajak
6. administrasi tunjangan (asuransi kesehatan, program pensiun, dll.)
7. pelacakan waktu dan kehadiran
8. manajemen kinerja
9. inisiatif pengembangan karyawan, dan banyak lagi.

Perangkat lunak untuk manajemen karyawan tersebut mengotomatiskan tugas yang berulang, mengurangi beban administratif pada spesialis SDM, dan meminimalkan kesalahan dalam entri data dan pemrosesan penggajian. Berkat ini, tim HR dapat fokus pada inisiatif strategis yang meningkatkan keterlibatan karyawan.

Dengan menggunakan HRMS, organisasi dapat menyimpan catatan yang akurat dan memastikan kepatuhan terhadap undang-undang ketenagakerjaan. Selain itu, HRMS memberikan data dan wawasan berharga yang memungkinkan pengambilan keputusan HR yang tepat.

HRMS juga menawarkan fungsionalitas untuk karyawan. Fitur layanan mandiri memungkinkan karyawan mengelola informasi dan mengakses layanan SDM dengan mudah.

Workday adalah perangkat lunak berbasis cloud yang canggih untuk manajemen karyawan. Ini menyatukan semua fungsi SDM, seperti penggajian, tunjangan, administrasi bakat, dan manajemen data karyawan, ke dalam satu sistem.

Platform ini menawarkan dasbor dan laporan yang dapat disesuaikan. Di sana, Anda bisa mendapatkan wawasan tentang tingkat pergantian karyawan, tren kinerja, dan demografi tenaga kerja. Semua perubahan terlihat secara instan, sehingga Anda selalu memiliki akses ke informasi terkini dan mengambil keputusan strategis.

Workday mendukung seluruh siklus hidup karyawan, mulai dari lowongan pekerjaan hingga pelacakan dan orientasi kandidat hingga manajemen kinerja dan tunjangan. Hal ini juga memfasilitasi perencanaan suksesi karena dapat membantu mengidentifikasi karyawan berpotensi besar. Nantinya, Anda dapat mempersiapkan mereka untuk peran kepemimpinan di masa depan.

Serangkaian fitur praktis lainnya mengotomatiskan proses penggajian: gaji, pajak, tunjangan, dan potongan. Otomatisasi mengurangi kesalahan dan beban administrasi serta memastikan pembayaran tepat waktu dan akurat.

Hari kerja juga menguntungkan karyawan. Fungsionalitas layanan mandiri yang kuat memungkinkan mereka mengelola informasi pribadi, mengakses slip gaji, meminta cuti, dan mendaftarkan tunjangan.

Secara keseluruhan, Workday adalah solusi efektif yang meningkatkan manajemen sumber daya manusia secara signifikan. Hal ini dapat beradaptasi dengan kebutuhan spesifik organisasi di berbagai industri dan mendukung usaha kecil dan besar.

Seperti namanya, platform pengalaman karyawan (EX) berfungsi untuk meningkatkan pengalaman karyawan secara keseluruhan mulai dari orientasi hingga saat meninggalkan perusahaan. Jenis perangkat lunak ini menambah fungsi SDM tradisional. Tujuan utamanya adalah untuk meningkatkan kesejahteraan dan motivasi karyawan, meningkatkan produktivitas, dan menciptakan lingkungan kerja yang ramah dan menarik.

EX biasanya menawarkan fungsionalitas berikut:

1. employee surveys, pulse checks, and feedback tools)
2. alat pengakuan (misalnya, sistem berbasis poin, penghargaan peer-to-peer, dll.)
3. jejaring sosial atau forum internal
4. obrolan dan berbagi file
5. pusat berita dan pengumuman perusahaan
6. data dan analitik tentang keterlibatan karyawan, sentimen, dan tren kinerja
7. akses terhadap materi pelatihan dan kursus
8. program kesejahteraan, dan banyak lagi.

Berkat platform pengalaman karyawan, karyawan merasa lebih terhubung dan dihargai. Menurut penelitian, karyawan yang menerima pengakuan rutin 14% lebih produktif, 43% lebih terlibat, dan tiga kali lebih setia pada organisasinya. Jadi berinvestasi di EX berarti berinvestasi pada omset yang lebih rendah dan produktivitas yang lebih tinggi.

EX menyediakan akses ke semua sumber daya yang diperlukan di satu tempat, mulai dari pengumuman di seluruh perusahaan hingga program kesejahteraan. Berkat ini, karyawan menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mencari informasi dan tetap mendapat informasi tentang peluang yang tersedia.

Terakhir, program pengalaman karyawan membantu mengurangi kelelahan dan stres di tempat kerja, yang juga meningkatkan produktivitas dan keterlibatan.

Culture Amp adalah salah satu platform pengalaman karyawan terkemuka. Ini menawarkan berbagai templat dan alat survei untuk mengumpulkan umpan balik karyawan tentang berbagai aspek pengalaman mereka. Misalnya, Anda dapat melakukan survei keterlibatan, penilaian keberagaman dan inklusi, serta umpan balik 360 derajat. Anda dapat dengan mudah mengumpulkan dan mengatur hasil umpan balik di hub terpusat sepanjang tahun. Pusat data ini membuat persiapan untuk tinjauan kinerja menjadi lebih mudah.

Culture Amp didukung oleh temuan terbaru dalam psikologi dan ilmu data. Ini akan membantu Anda tidak hanya mengumpulkan umpan balik tetapi juga menerjemahkannya ke dalam rencana perbaikan yang dapat ditindaklanjuti.

Dengan Culture Amp, Anda dapat membuat dan berbagi deskripsi peran dan kompetensi yang diperlukan untuk setiap peran. Informasi ini tidak hanya memperjelas tanggung jawab individu namun juga memungkinkan karyawan menilai keterampilan mereka saat ini dan mengidentifikasi kemungkinan kesenjangan. Platform ini juga dapat digunakan untuk membuat rencana pengembangan yang dipersonalisasi guna meningkatkan kinerja dan keterlibatan.

Culture Amp menawarkan komunitas yang mendukung dengan acara virtual dan grup Slack. Ini memberikan peluang pendidikan dan jaringan berkelanjutan bagi para profesional HR.

Kesimpulannya, evaluasi efektif Culture Amp terhadap pengalaman karyawan dikombinasikan dengan wawasan ilmiah menjadikannya alat yang berharga bagi organisasi mana pun yang ingin menciptakan ruang kerja yang menarik dan menarik.

Di era teknologi, kita beruntung memiliki aplikasi untuk setiap tugas rutin. Keempat jenis perangkat lunak untuk manajemen karyawan ini akan meringankan beban administratif, mengoptimalkan tugas-tugas kompleks yang memakan waktu seperti evaluasi kinerja dan survei keterlibatan karyawan, serta memungkinkan manajemen proyek yang efektif.