Conas Ríomhphoist Fostaithe a Mhonatóiriú - Treoir maidir le Outlook agus Gmail (G Suite roimhe seo)

Is uirlis shuntasach cumarsáide agus comhoibrithe iad ríomhphoist ina bhfuil stór sonraí rúnda cuideachta. Mar aon leis an tóir leanúnach atá ar ríomhphoist i bhforbairt ghnó, tá an cheist phráinneach maidir le sonraí íogaire a chosaint ag méadú. Tá an imní mhéadaitheach seo tar éis cur le cruthú bogearraí monatóireachta fostaithe leis an aidhm úsáid ríomhphoist a rianú cibé acu Outlook nó Gmail (G suite roimhe seo). Tabharfaidh an treoir seo forbhreathnú ar shonraí fíorasacha maidir le conas ríomhphoist fostaithe a mhonatóiriú: uirlisí, breithnithe dlíthiúla, tuairimí fostóirí agus fostaithe araon, etc.

Tá sé ríthábhachtach monatóireacht thrédhearcach a dhéanamh ar ríomhphost fostaithe chun timpeallacht ghnó atá neamhdhíobhálach don chomhshaol, compordach agus éifeachtach a chothú. Nuair a thuigeann fostaithe na cúiseanna atá taobh thiar de bhogearraí monatóireachta a úsáid, mothaíonn siad go bhfuil meas orthu, agus cruthaíonn sé sin muinín sa fhoireann feidhmiúcháin. Ní hamháin go bhfeabhsaíonn an straitéis seo an ráta sástachta poist i measc fostaithe, ach cuireann sí le táirgiúlacht níos airde, comhoibriú níos fearr, slándáil sonraí íogaire, rud a fhágann go mbíonn gnó níos brabúsaí.

Tá roinnt moltaí bailithe againn chun caidreamh trédhearcach a thógáil le do fhoireann. Is féidir leat iad a úsáid chun na spriocanna atá leagtha síos a bhaint amach:

• beartais shoiléire a fhorbairt
• toiliú an fhostaí a fháil
• mínigh cuspóir na monatóireachta
• monatóireacht a theorannú do chumarsáid a bhaineann leis an obair
• bain úsáid as uirlisí monatóireachta go freagrach
• nuashonraigh fostaithe go rialta
• a chinntiú go gcomhlíontar ceanglais dhlíthiúla
• monatóireacht agus athbhreithniú a dhéanamh ar éifeachtacht beartais

Tá roghanna éagsúla ann a chabhraíonn le ríomhphoist Outlook a mhonatóiriú. Is é an chéad cheann ná gnéithe ionsuite Outlook a úsáid. Bain úsáid as rianú teachtaireachtaí chun seachadadh ríomhphoist, admhálacha léite agus stádas ríomhphoist seolta a mhonatóiriú, rud a fhágann taifid le ríomhphoist isteach agus amach.

Mar aon le taifid ríomhphoist isteach agus amach, bain úsáid as an uirlis mar iniúchadh boscaí poist. Is é a phríomhfheidhm gníomhartha a rianú amhail ríomhphost a sheoladh, a scriosadh agus rochtain ag daoine eile. Má tá Microsoft Exchange in úsáid agat, is féidir leat iniúchadh boscaí poist a chumasú tríd an Ionad Riaracháin Exchange.

Mar sin féin, tá úsáid Ionad Comhlíonta Microsoft 365 deartha le haghaidh monatóireachta níos forbartha. Cuidíonn gnéithe cosúil le beartais um Chosc ar Chaillteanas Sonraí (DLP) le monatóireacht a dhéanamh ar chomhroinnt faisnéise íogaire trí ríomhphost agus cosc ​​a chur uirthi.

In many cases, built-in tools do not address the inquiries. Employers start searching for extra software to reach the set goals. A long search ago, they managed to find and implement third-party tools - bogearraí monatóireachta fostaithe a chomhtháthaíonn go héifeachtach le Outlook. Is féidir leis an uirlis seo foláirimh eochairfhocail a sholáthar, ceangaltáin a rianú, agus patrúin chumarsáide ríomhphoist a anailísiú.

Tá cáil mhaith bainte amach ag bogearraí monatóireachta fostaithe cheana féin a bhuíochas leis na roghanna éagsúla a úsáidtear chun táirgiúlacht gach fostaí a rianú. I measc na ngnéithe atá ar fáil, tá: monatóireacht ríomhphoist, rianú aipeanna, scáileáin, gníomhaíocht fhoriomlán an tsuímh ghréasáin, srl.

Bíonn lucht gnó sásta aon mhodh atá ar fáil a úsáid chun sonraí ciallmhara agus smaointe gnó nuálacha a chosaint. Is minic a smaoiníonn siad ar aon rogha atá ar fáil a chur i bhfeidhm, uaireanta ag baint úsáide as Cosc ar Chaillteanas Sonraí (DLP) a Imscaradh uirlisí. Déanann uirlisí den sórt sin monatóireacht uathoibríoch ar ríomhphoist atá ag dul amach le haghaidh sonraí íogaire, amhail faisnéis airgeadais nó maoin intleachtúil, agus déanann siad ríomhphoist mhíchuí a bhlocáil nó a mharcáil.

Tugtar Google Workplace ar G Suite anois, nó Gmail go sonrach. Suirbhé arna reáchtáil ag WifiTalents taispeánann staitisticí dochreidte:

• Úsáideann 60% de ghnólachtaí beaga Gmail mar a bpríomhsholáthraí ríomhphoist
• Úsáideann 70% de ghnólachtaí Gmail nó G Suite dá seirbhísí ríomhphoist

Agus na staitisticí suntasacha seo san áireamh, tá sé tábhachtach aghaidh a thabhairt ar dhá cheist thábhachtacha faoi mhonatóireacht Gmail:

1. conas uirlisí ionsuite a úsáid chun ríomhphoist a mhonatóiriú
2. conas ríomhphost fostaithe a mhonatóiriú i g suite le hacmhainní breise

Freagraímis iad ceann ar cheann agus faighimis amach an bhfuil tú ag baint an leasa is fearr is féidir as uirlisí ionsuite Gmail le haghaidh monatóireachta ríomhphoist.

B’fhéidir go dtosóidh tú ag cur ceisteanna ar nós cad iad na roghanna ionsuite atá inúsáidte i do chás aonair. Faighimis an freagra. Molann Google féin consól riaracháin spás oibre Google a úsáid. Faigheann an consól seo na roghanna seo a leanas:

Ag leanúint ort ag dul trí mholtaí Google, cumasaigh Coinneáil Gmail agus eDiscovery. Tosaigh leis an gcéad smaoineamh - Coinneáil. Bain úsáid as Google Vault chun ríomhphoist a choinneáil, a chartlannú agus a fhionnadh go leictreonach. Ligeann Vault duit ríomhphoist a choinneáil ar feadh tréimhse sonraithe, fiú tar éis d’úsáideoirí iad a scriosadh, rud atá riachtanach le haghaidh comhlíonadh dlíthiúil agus imscrúduithe inmheánacha.

I dteannta le Google Vault le haghaidh coinneála, cumasaigh eDiscovery chun ríomhphoist a chuardach agus a easpórtáil le linn imscrúduithe nó iniúchtaí. Cinntíonn sé seo go mbeidh rochtain agat ar gach cumarsáid ábhartha.

Cé go bhfuil uirlisí inmheánacha feidhmiúil, fanann an cheist ríthábhachtach: an leor iad le haghaidh monatóireacht chuimsitheach ríomhphoist? I bhfianaise theorainneacha réitigh aonair, cuireann uirlisí seachtracha réimse leathan gnéithe ar fáil atá deartha chun freastal ar riachtanais éagsúla monatóireachta.

Thairis sin, cuirfidh sé réimse leathan réiteach monatóireachta ar fáil do do ghnó, ina measc taifeadadh gréasáin, taifeadadh scáileáin, gníomhaíochtaí líonraí sóisialta, agus aitheantas aghaidhe. Ceann de na gnéithe is tarraingtí do go leor gnólachtaí ná comhtháthú na hintleachta saorga. Gheobhaidh tú staitisticí taifeadta ag hintleacht shaorga faoi tháirgiúlacht fostaithe.

Mar fhocal scoir, cuireann na freagraí ar an dá cheist leis an bplé fós ach is léir nach bhfuil aon réiteach amháin ann. Bain úsáid as aon rogha chun creidiúnacht agus táirgiúlacht do chuideachta, do chuid fostaithe a chosaint.

Ní hamháin go bhfuil monatóireacht ar ríomhphost fostaithe faoi mhaoirseacht; is uirlis straitéiseach í a fheabhsaíonn slándáil, táirgiúlacht agus comhlíonadh. Seo iad na cúig chúis is mó tionchar chun é a chur i bhfeidhm:

Is príomhbhealach le haghaidh faisnéise íogaire é ríomhphost. Ligeann monatóireacht duit ríomhphoist ina bhfuil sonraí rúnda - amhail tuarascálacha airgeadais, liostaí cliant, nó táirgí - a bhrath agus a bhac ó bheith á seoladh chuig cuntais phearsanta nó sheachtracha neamhúdaraithe. Is é an cur chuige réamhghníomhach seo do chéad líne chosanta i gcoinne sáruithe sonraí d'aon ghnó agus de thaisme.

Is féidir le nasc amháin a chliceáiltear i ríomhphost fioscaireachta atá faoi cheilt go cliste do líonra iomlán a chur i mbaol. Trí mhonatóireacht a dhéanamh ar sheoltaí amhrasacha, naisc agus ceangaltáin, is féidir leat ionsaithe fioscaireachta féideartha nó cuntais atá i mbaol a aithint sula ndéanann siad damáiste, rud a ligeann do d’fhoireann TF freagairt láithreach.

Coinnigh ardchaighdeáin ghairmiúlachta agus comhlíontachta trína chinntiú go bhfuil gach cumarsáid sheachtrach iomchuí agus de réir an bhranda. Cuidíonn monatóireacht le beartas na cuideachta a fhorfheidhmiú, cuireann sí cosc ​​ar ábhar maslach nó neamhghairmiúil a sheoladh, agus soláthraíonn sí rian iniúchta do thionscail rialáilte a gcaithfidh cumarsáid a chartlannú agus a athbhreithniú.

Déan anailís ar shreabhadh ríomhphoist chun patrúin chumarsáide inmheánacha agus seachtracha a thuiscint. An bhfuil fiosrúcháin chustaiméirí gan freagra ar feadh ró-fhada? An bhfuil foirne inmheánacha ag streachailt le hamanna freagartha mall? Soláthraíonn monatóireacht ríomhphoist na sonraí chun na bacainní seo a aithint, rud a chabhraíonn leat sreafaí oibre a bharrfheabhsú agus éifeachtúlacht oibríochtúil fhoriomlán a fheabhsú.

Nuair a thagann coimhlintí inmheánacha nó saincheisteanna AD chun cinn, soláthraíonn ríomhphost taifead oibiachtúil ar imeachtaí. Cruthaíonn monatóireacht (le toiliú dlíthiúil cuí) log infhíoraithe cumarsáide a d’fhéadfadh a bheith riachtanach chun imscrúduithe cothroma agus cruinne a dhéanamh ar dhíospóidí, éilimh chiapadh, nó sáruithe beartais.

Sula gcuirtear bogearraí den sórt sin ar bun, ba chóir do gach fostóir machnamh ceart a dhéanamh ar dhlisteanacht an chleachtais monatóireachta. Tá a rialacháin féin tugtha isteach ag gach tír chun an nideoige seo a rialú. Léiríonn na príomhchásanna go gceadaíonn go leor tíortha bogearraí monatóireachta a chur i bhfeidhm ach le nóta amháin: tá a fhios ag fostaithe go bhfuil an cleachtas seo á chur i bhfeidhm.

Cuimhnigh cearta na bhfostaithe maidir le príobháideacht faisnéise pearsanta a urramú. Tá cead dlíthiúil ag an bhfoireann feidhmiúcháin chun monatóireacht a dhéanamh ar ghnéithe den saol a bhaineann leis an obair amháin. Mar sin, níor cheart d’aon duine na teorainneacha a shárú - má tá fostaí ar an eolas faoin gcleachtas seo, is dóichí go mbraithfidh siad go bhfuil meas orthu, rud a d’fhéadfadh méadú a chur ar an spreagadh agus ar an táirgiúlacht.

Agus monatóireacht fostaithe á cur i bhfeidhm agat, smaoinigh ar a tionchar ar chultúr na háite oibre agus roghnaigh uirlisí a oireann do do riachtanais shonracha agus slándáil sonraí á chinntiú ag an am céanna. Cothromaigh rialú le neamhspleáchas fostaithe chun tacú le muinín agus le meanma. Athbhreithnigh agus nuashonraigh do chleachtais go rialta chun fanacht comhlíontach agus trédhearcach. Cabhróidh oiliúint dhlíthiúil agus eiticiúil a chur ar fáil don bhainistíocht, mar aon le cumarsáid shoiléir le fostaithe, le timpeallacht oibre measúil agus tháirgiúil a chothú.

Tá sé ríthábhachtach ríomhphost na cuideachta a shlánú in ionad oibre an lae inniu. Cé go dtugann Outlook agus Gmail monatóireacht bhunúsach, soláthraíonn bogearraí tiomnaithe cosúil le CleverControl slándáil níos doimhne, cosc ​​réamhghníomhach ar sceitheadh ​​sonraí, agus léargais luachmhara ar tháirgiúlacht.

Éilíonn rath cur chuige trédhearcach: beartais shoiléire a bhunú, toiliú fostaithe a fháil, agus sonraí a úsáid chun tacú le do fhoireann, ní chun iad a phionósú.

Cosain do chumarsáid ghnó inniu. Bain triail as CleverControl saor in aisce and experience the benefits yourself.