Comment fournir un retour d'information constructif à l'aide des données de suivi

Les données collectées par les outils de suivi des employés sont généralement perçues comme une mesure quantitative des efforts d'un employé pour les feuilles de calcul et les rapports trimestriels. X a accompli des tâches, Y n'a pas respecté les délais et Z % de productivité en moyenne. Cependant, les données de suivi peuvent constituer un matériel précieux pour fournir un retour d'information constructif et exploitable. Vous voulez savoir comment ? Nous avons préparé quelques conseils pratiques.

[Les logiciels avancés de surveillance des employés[/0] peuvent collecter de nombreuses données sur la journée de travail d'un employé, y compris les applications utilisées, les sites web visités, le temps d'inactivité, et bien plus encore. Mais ne vous contentez pas de recueillir toutes les données disponibles. Concentrez-vous plutôt sur celles qui sont importantes pour les performances individuelles et collectives. Vous cherchez à améliorer la satisfaction de vos clients ? L'évaluation du service clientèle et les temps de réponse sont essentiels. Vous voulez améliorer l'efficacité de vos projets ? Les taux d'achèvement des projets, le respect des étapes ou même les journaux d'utilisation des logiciels (s'ils sont pertinents pour le flux de travail) peuvent fournir des informations précieuses. L'objectif est ici de privilégier la qualité à la quantité - choisissez des données qui s'alignent directement sur les objectifs de performance et évitez toute perception de microgestion.

Une feuille de calcul contenant des mesures n'apporte pas grand-chose à elle seule. Ce qui l'est, c'est son interprétation minutieuse et la découverte de tendances et de modèles. Cette mesure a-t-elle toujours été faible ou s'agit-il d'une baisse ponctuelle ? Cet employé éprouve-t-il continuellement des difficultés à accomplir un type de tâche particulier ? Sa concentration fluctue-t-elle toujours à un certain moment de la journée ? En remarquant ces tendances, vous serez en mesure de faire la distinction entre les incidents ponctuels et les problèmes persistants. N'oubliez pas de tenir compte du contexte qui a pu influencer la productivité des employés, par exemple une augmentation de la demande ou des problèmes techniques.

L'approche d'une conversation sur le retour d'information avec des données doit être réfléchie. Commencez toujours par un point positif. Reconnaissez les domaines dans lesquels les données révèlent de bonnes performances ou des améliorations. Cela donne un ton de collaboration. Ensuite, précisez clairement l'objectif de la discussion : il s'agit de croissance et de développement, et non de jugement.

Un feedback constructif consiste à être objectif et à se concentrer sur le comportement plutôt que sur la personnalité. Au lieu de dire "Vous manquez toujours les délais", essayez plutôt "Les rapports montrent que les tâches ont été constamment retardées ce trimestre".

Envisagez une approche "Pourquoi, Quoi, Comment" :

1. Pourquoi ces données sont-elles importantes (les relier aux objectifs de l'équipe, à l'impact sur les clients, etc.)
2. Qu'est-ce que les données révèlent spécifiquement ? (Présenter les mesures et les tendances observées).
3. Comment pouvons-nous améliorer ou exploiter cette idée pour aller de l'avant ? (Cela ouvre la voie à une résolution collaborative des problèmes).

Le retour d'information constructif va dans les deux sens. Une fois votre évaluation terminée, donnez la parole à l'employé pour qu'il explique sa vision de la situation. Vous pouvez l'inciter à poser des questions ouvertes, telles que "Que pensez-vous de vos résultats ?" ou "Qu'est-ce qui, selon vous, a pu contribuer à cette baisse de performance ?" Ces questions encourageront l'employé à réfléchir à son travail et à faire part des problèmes qu'il peut rencontrer. Souvent, il vous fournira des informations précieuses dont vous n'avez peut-être pas conscience, voire suggérera lui-même des solutions. Écoutez activement et prenez note de ce qu'ils vous disent.

Le retour d'information constructif n'est que la première étape sur la voie de l'amélioration. La prochaine étape consiste à élaborer un plan d'action. Vous pouvez utiliser un système d'objectifs SMART (spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et limités dans le temps) ou tout autre système, mais les objectifs que vous fixez doivent être mesurables, clairs et réalisables. "Améliorer votre productivité" semble vague et soulève des questions telles que "Qu'est-ce qui est considéré comme une amélioration ?", "Que dois-je faire pour m'améliorer ?", "Quand suis-je censé montrer les résultats ?", etc. En revanche, si vous vous mettez d'accord avec l'employé sur la phrase suivante : "Je m'efforcerai de réduire mon temps moyen d'exécution des tâches de 15 % au cours du prochain mois en utilisant le nouvel outil de gestion de projet", l'employé saura exactement ce qu'il doit viser. Identifiez les ressources, la formation ou le soutien dont il pourrait avoir besoin de votre part ou de celle de l'organisation pour atteindre ces objectifs. Avec une telle approche collaborative, l'employé vous considérera comme un partenaire qui le soutient plutôt que comme un superviseur strict, ce qui pourrait même améliorer son moral !

Le retour d'information est un processus continu, et non un événement ponctuel. Utilisez l'outil de suivi des employés pour suivre les progrès de la personne et, après un certain temps, planifiez des entretiens de suivi pour vérifier les progrès et réexaminer les données de suivi. Voir des améliorations est une motivation incroyable pour les employés ! Mais si les progrès sont minimes ou trop lents, c'est le signe qu'il faut ajuster et améliorer le plan d'action.

L'élaboration d'un retour d'information constructif basé sur des données de suivi ne permet pas seulement d'enrichir les évaluations des performances individuelles avec des informations objectives et de faciliter le travail du manager. Elle contribue également à créer une culture transparente et solide axée sur la croissance. Un retour d'information fondé sur des données objectives permet aux employés de s'approprier leur travail et leur développement. Il s'éloigne des critiques subjectives et s'oriente vers une compréhension commune des performances et du potentiel.