Logiciel de surveillance des employés en Pennsylvanie : bonnes pratiques pour les secteurs réglementés

Vous dirigez peut-être une banque à Pittsburgh ou un hôpital à Harrisburg. Ou encore, votre compagnie d'assurance à Philadelphie traite chaque jour des milliers de dossiers clients sensibles. Dans tous ces cas, vos employés ont accès à des données sensibles qui, en cas de mauvaise gestion, délibérée ou accidentelle, pourraient avoir de graves conséquences juridiques, financières et réputationnelles.

En Pennsylvanie, les organisations des secteurs de la banque, de la finance, de l'assurance et de la santé sont soumises à des exigences strictes en matière de sécurité et de conformité. Un logiciel de surveillance des employés est essentiel pour répondre à ces exigences, gérer les risques et renforcer la sécurité.

Mais comment la mettre en œuvre correctement en Pennsylvanie ? Explorons ce sujet dans l'article d'aujourd'hui.

La compréhension des réglementations nationales et locales en matière de confidentialité est essentielle pour mettre en œuvre la surveillance des employés, quel que soit le secteur d'activité ; en revanche, dans les secteurs réglementés, elle l'est encore plus. Les logiciels de surveillance des employés garantissent la protection et le traitement correct des données des clients ou des patients. Ce faisant, ils collectent de grandes quantités de données sur l'activité des employés et peuvent également capturer par inadvertance des données sensibles sur les clients ou les patients. Par conséquent, lors de la mise en œuvre d'un logiciel de suivi dans les secteurs réglementés en Pennsylvanie, il est important de prendre en compte les points suivants :

1. Dans quelle mesure contribue-t-il à protéger les données sensibles des clients ?

2. Est-il conforme aux réglementations spécifiques à l’industrie ?

3. Est-ce que cela soutient les droits des employés concernant les données collectées à leur sujet ?

Pour répondre à ces questions, il est nécessaire de connaître le paysage juridique de la Pennsylvanie. Commençons par la réglementation sectorielle.

Dans le secteur de la santé, les employeurs doivent se conformer à la loi HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act). Cette loi exige la plus grande protection des informations de santé protégées (PHI), qui sont des informations de santé identifiables individuellement, telles que les antécédents médicaux, les résultats d'examens, les informations d'assurance ou toute donnée relative à la santé physique ou mentale d'une personne, aux soins de santé prodigués ou au paiement de ces soins.

La loi de Pennsylvanie interdit également la divulgation d’informations liées au VIH et de dossiers de traitement de santé mentale ou de toxicomanie sans consentement écrit.

Un logiciel de surveillance des employés, lorsqu'il est mis en œuvre correctement, agit comme un gardien vigilant, vous aidant à détecter et à prévenir les violations potentielles de ces données sensibles.

Les entreprises du secteur financier doivent se conformer à la loi GLBA (Gramm-Leach-Bliley Act). Elle exige la protection des informations personnelles non publiques (IPP) des consommateurs. Par IPP, on entend toute information qui :

1. Le client fournit pour obtenir un produit ou un service financier (un nom, une adresse, un revenu, etc.)

2. Résultats de toute transaction effectuée pour un client (numéros de compte, paiement, historique, solde, etc.)

3. Une société financière obtient des informations sur le client pour fournir un service ou un produit (dossiers judiciaires, rapports de consommation, etc.)

La surveillance des employés est essentielle pour identifier les menaces de sécurité à un stade précoce et y remédier.

Dans le domaine des assurances, la loi de Pennsylvanie sur la sécurité des données d'assurance (PIDSA), en vigueur depuis décembre 2023, exige des garanties solides pour les informations non publiques, la réponse aux incidents et la formation des employés en matière de cybersécurité et de surveillance.

Speaking about employee privacy rights and employee monitoring, companies must consider the Pennsylvania Wiretapping and Electronic Surveillance Control Act ("Wiretap Act"). Pennsylvania is a two-party consent state. It means that recording, intercepting, or monitoring oral, electronic, or wire communications is illegal without the consent of all parties involved.

Bien que la loi sur les écoutes téléphoniques limite l'enregistrement audio, elle n'interdit généralement pas la surveillance vidéo tant qu'aucun enregistrement audio n'est effectué. La surveillance vidéo est interdite dans les toilettes, les vestiaires et autres lieux où les employés peuvent raisonnablement s'attendre au respect de leur vie privée.

La loi fédérale sur la protection des renseignements personnels en matière de communications électroniques (ECPA) est similaire à la loi sur l'écoute électronique. Elle interdit aux employeurs d'intercepter des communications électroniques sans consentement, mais prévoit des exceptions pour la surveillance des systèmes appartenant à l'employeur, notamment pour des raisons commerciales légitimes.

En vertu de la loi de Pennsylvanie, les employeurs ne sont pas tenus d’informer les employés de la surveillance, sauf en cas de surveillance des communications.

Ceci n'est qu'un bref aperçu de la réglementation de Pennsylvanie. Nous vous recommandons de consulter un expert juridique avant de mettre en œuvre une surveillance des employés.

Mais pourquoi les employés de secteurs comme la finance, les assurances et la santé doivent-ils être surveillés en premier lieu ?

Imaginez les données qu'ils manipulent quotidiennement : numéros de sécurité sociale, soldes de comptes, antécédents médicaux, identifiants personnels et bien d'autres données précieuses. Comme nous l'avons vu dans la section précédente, ces données sont protégées par la loi, ce qui impose des obligations aux organisations qui les traitent. Un logiciel de surveillance des employés peut vous aider à :

1. Assurer une conformité continue aux réglementations et générer une piste d’audit.

2. Détectez les accès non autorisés aux données sensibles, les transferts de données inhabituels ou toute autre activité suspecte pouvant indiquer une fuite de données potentielle.

3. Répondre aux menaces internes et externes.

4. Assurez-vous que les données sont traitées conformément aux protocoles établis.

La mise en place d'une surveillance des employés peut s'avérer complexe et déroutante, surtout dans les secteurs réglementés, où les erreurs peuvent coûter cher. Voici sept bonnes pratiques adaptées aux dirigeants d'entreprise de Pennsylvanie.

Quelles données votre organisation détient-elle ? Qui y a accès ? Où se situent les points faibles ?

Avant d'acheter un logiciel, évaluez vos risques. Une banque qui gère des virements électroniques a des besoins différents de ceux d'une clinique qui gère l'accueil des patients.

Tous les logiciels de surveillance ne sont pas adaptés aux secteurs réglementés. Le logiciel que vous choisissez doit clairement indiquer sa conformité à la loi HIPAA ou aux autres réglementations applicables à votre secteur. Recherchez des fonctionnalités telles que :

1. Pistes d'audit cryptées (HIPAA exige une conservation de 6 ans)

2. Journalisation des accès basée sur les rôles

3. Intégration avec les systèmes DLP et SIEM

4. Alertes en cas de comportement suspect (par exemple, accès en dehors des heures d'ouverture, téléchargements en masse)

Une surveillance surprise peut se retourner contre vous. Soyez plutôt transparent. Élaborez une politique écrite claire décrivant explicitement ce qui sera surveillé, pourquoi cela est nécessaire et comment les données collectées seront utilisées et sécurisées. Organisez une brève réunion. Expliquez que la surveillance ne vise pas à piéger des personnes, mais à protéger les clients et à respecter les obligations légales.

Bien qu’en Pennsylvanie, le consentement à une surveillance visuelle ou informatique sur le lieu de travail ne soit généralement pas nécessaire, la transparence réduit la résistance et favorise la coopération.

Il n'est pas nécessaire d'enregistrer chaque frappe. Définissez des objectifs clairs pour votre programme de surveillance. S'agit-il d'empêcher l'exfiltration de données ? De garantir le respect de protocoles de sécurité spécifiques ? Limitez vos activités de surveillance au strict nécessaire pour atteindre ces objectifs.

Concentrez-vous sur les systèmes à haut risque : bases de données patients, plateformes financières, outils de traitement des réclamations. Appliquez une surveillance en fonction du rôle et de la sensibilité des données. Une réceptionniste n'a pas besoin de la même supervision qu'un expert en sinistres.

Les journaux que vous collectez sont sensibles. Ils peuvent contenir des informations personnelles sur vos employés et des données clients collectées par inadvertance.

Traitez les données collectées par votre logiciel de surveillance avec le même niveau de sécurité que celui appliqué aux informations sensibles de vos clients. Si quelqu'un pirate votre système de surveillance, il pourrait tout voir. Sécurisez-le, chiffrez-le et limitez l'accès à un nombre limité de personnes, et vérifiez qui consulte les journaux.

Les managers doivent comprendre le fonctionnement du logiciel, les politiques de surveillance de l'entreprise, les pratiques de sécurité plus larges et l'importance de la conformité réglementaire. Les employés doivent connaître leurs responsabilités. Et les dirigeants doivent donner l'exemple d'un comportement éthique, sans exception.

La réglementation évolue. Le roulement du personnel est important. La technologie évolue. Revoyez votre politique de surveillance au moins une fois par an. De bonnes pratiques consistent également à réaliser des audits simulés et à tester votre plan de réponse aux incidents.

En résumé, la surveillance des employés dans les zones réglementées est une question de responsabilité.

Si votre entreprise opère dans les secteurs de la santé, des assurances ou de la finance en Pennsylvanie, elle traite des informations parmi les plus sensibles. Vos clients, patients et consommateurs comptent sur vous pour les protéger.

Mis en œuvre de manière réfléchie, un logiciel de surveillance constitue un véritable bouclier. Il permet de détecter les erreurs avant qu'elles ne deviennent des failles. Il permet également de prouver la conformité lors de l'audit.

L’objectif ultime de la surveillance n’est pas de favoriser un climat de suspicion, mais plutôt de cultiver un environnement sécurisé et conforme qui protège votre organisation, vos clients et votre réputation.