Logiciel de surveillance des employés du New Jersey : sécurité et conformité des données

Aux États-Unis, le nombre d'entreprises suivant leurs employés à la trace a considérablement augmenté en raison de l'essor du télétravail et du travail hybride. Les entreprises du New Jersey suivent la tendance nationale : elles utilisent des outils de suivi pour améliorer leur efficacité et se protéger contre les fuites de données et les cyberattaques. Mais comment les entreprises du New Jersey peuvent-elles concilier le besoin de surveillance avec les exigences de sécurité des données et de confidentialité des employés ?

Cet article examine ces deux aspects essentiels et offre des pistes de réflexion aux entreprises du New Jersey souhaitant mettre en œuvre ou affiner leurs stratégies de surveillance des employés. Nous explorerons comment une cybersécurité et une protection des données personnelles robustes doivent constituer le fondement de tout programme de surveillance, et pourquoi une approche globale, intégrant la surveillance au contrôle d'accès, est non seulement une bonne idée, mais aussi une nécessité pour une sécurité et une conformité complètes.

Fondamentalement, la surveillance ne se limite pas au simple suivi de la productivité. Elle englobe également la protection des actifs de l'entreprise et la réduction des risques de violations et de fuites de données.

La surveillance des employés est un élément essentiel de tout système de sécurité, protégeant les données confidentielles et la propriété intellectuelle. Ce n'est pas surprenant, sachant que les erreurs des employés sont à l'origine ou aggravent considérablement 88 % des violations de données. Un logiciel spécialisé de prévention des fuites de données (DLP) peut détecter les accès non autorisés aux fichiers, les schémas de communication suspects ou les comportements de connexion inhabituels avant qu'ils ne dégénèrent en incidents majeurs.

Les logiciels spécialisés de prévention des fuites de données (DLP) peuvent détecter les accès non autorisés aux fichiers, les modèles de communication suspects ou les comportements de connexion inhabituels avant qu'ils ne dégénèrent en incidents à grande échelle.

Le contrôle de la conformité de votre organisation aux réglementations est un autre domaine où la surveillance des employés peut s'avérer utile. Par exemple, les prestataires de soins de santé doivent se conformer à la loi HIPAA, et les institutions financières à la FINRA. Certaines entreprises du New Jersey peuvent même devoir se conformer au RGPD si elles emploient des salariés en Europe. La surveillance crée une piste d'audit et garantit la responsabilisation, facilitant ainsi la démonstration de la conformité.

Les managers peuvent utiliser des outils de surveillance pour détecter les employés inactifs et surchargés, réaffecter les charges de travail, identifier les obstacles et améliorer globalement les processus de travail. Il ne s'agit pas de microgestion, mais d'obtenir des informations objectives et de prendre des décisions plus efficaces.

Mais ces avantages s'accompagnent de défis. Le New Jersey dispose de solides protections du travail ; de plus, les employés sont de plus en plus conscients de leur droit à la vie privée. Ces facteurs incitent les entreprises à redoubler de prudence en matière de surveillance. Elles doivent trouver un équilibre entre le niveau de surveillance nécessaire et le respect de la vie privée des employés et des réglementations légales.

La surveillance des employés implique la collecte de données, souvent sensibles. Même en ne collectant que les données strictement nécessaires, l'empreinte numérique qui en résulte peut être considérable : captures d'écran, journaux d'e-mails et de discussions, historique de navigation web, etc. Conserver et sécuriser les données personnelles de vos employés est une immense responsabilité.

La première étape d'une gestion responsable des données consiste à définir quelles données votre organisation doit collecter et pourquoi. C'est le principe de minimisation des données : ne collecter que les données absolument nécessaires à la réalisation de vos objectifs commerciaux légitimes. Devez-vous enregistrer chaque frappe au clavier, ou un simple résumé des applications utilisées suffira-t-il ? Devriez-vous enregistrer l'historique web si votre objectif est de suivre les présences ? Poser ces questions en amont peut éviter des problèmes à votre entreprise.

Une fois le périmètre des données nécessaires défini et la surveillance lancée, la sécurité des informations collectées devient primordiale. Elles doivent être protégées non seulement contre les attaques externes, mais aussi contre les accès non autorisés internes à l'entreprise. Les principaux aspects de cette protection sont les suivants :

1. Chiffrement : Les données de surveillance doivent être chiffrées lors de leur transfert (à l'aide de protocoles tels que TLS/SSL) et lors de leur stockage sur des serveurs (généralement avec des algorithmes comme AES-256). Vérifiez auprès de votre fournisseur de logiciel de surveillance des employés s'il chiffre les données au repos et en transit.
2. Contrôles d'accès : Il est important de savoir qui voit les données collectées. Votre système de surveillance doit disposer d'un contrôle d'accès basé sur les rôles (RBAC) strict. Ce contrôle se fait généralement par la création d'un compte administrateur et de plusieurs sous-comptes, par exemple pour que les responsables puissent accéder uniquement aux données de leur équipe.
3. Stockage sécurisé : Que vous optiez pour des solutions cloud ou sur site, assurez-vous que l'environnement de stockage est sécurisé. Cela inclut des centres de données sécurisés, des sauvegardes régulières et un plan de reprise après sinistre bien défini.
4. Gestion des vulnérabilités : Aucun logiciel n'est invulnérable. C'est pourquoi il est important de réaliser régulièrement des audits de sécurité, des tests d'intrusion et de mettre à jour régulièrement votre outil de surveillance. Ces mesures permettent de corriger les vulnérabilités potentielles avant qu'elles ne soient exploitées.

Le New Jersey, comme de nombreux États, possède son propre cadre juridique en matière de confidentialité des employés. Bien que les conseils juridiques spécifiques doivent toujours être prodigués par un avocat qualifié, cet article explore les principes généraux.

Dans le New Jersey, ces dernières années, l’accent réglementaire a principalement été mis sur le suivi des véhicules sur le lieu de travail, les communications électroniques, la vidéosurveillance et le droit plus large à la vie privée des employés.

Avis concernant le suivi des véhicules (projet de loi n° 3950)

Depuis le 18 avril 2022, les employeurs du New Jersey doivent informer leurs employés par écrit avant d'utiliser un dispositif de localisation électronique ou mécanique dans un véhicule qu'ils utilisent. Cette obligation s'applique que le véhicule appartienne à l'entreprise ou à l'employé.

Communications électroniques et surveillance

La loi du New Jersey sur le contrôle des écoutes téléphoniques et de la surveillance électronique interdit l'interception des communications téléphoniques ou électroniques des employés, sauf consentement d'au moins une partie. En règle générale, les employeurs obtiennent ce consentement par le biais de politiques ou de manuels d'utilisation.

Bien que les employés aient certaines attentes en matière de confidentialité, la surveillance est souvent autorisée si les employés ont été informés et si la surveillance sert un objectif commercial légitime.

Surveillance vidéo

Les organisations peuvent surveiller les employés dans les espaces communs, comme les bureaux. Cependant, la vidéosurveillance est strictement interdite dans les lieux où les employés souhaitent préserver leur intimité, comme les toilettes ou les vestiaires.

La loi n'exige pas toujours d'informer les employés de la présence de vidéosurveillance. Cependant, il est toujours recommandé aux employeurs de le faire.

Surveillance du courrier électronique, de l'utilisation d'Internet et de l'activité informatique

Les employeurs sont légalement autorisés à surveiller l’utilisation de l’ordinateur par les employés, y compris la navigation sur le Web et les courriers électroniques, s’il existe une politique clairement communiquée.

Comptes de médias sociaux personnels

Certains employeurs estiment avoir le droit de surveiller le comportement en ligne de leurs employés en dehors des heures de travail, voire de leur demander d'accéder à leurs comptes personnels. Or, la loi du New Jersey l'interdit strictement.

Comme nous le constatons, la clé du respect de la plupart des exigences légales réside dans la transparence et une politique de surveillance claire. Une politique bien rédigée et bien communiquée permet d'éviter les malentendus, de gérer les attentes et même de fournir une défense juridique en cas de doute.

Imaginez vos systèmes de sécurité non pas comme des îlots isolés, mais comme un réseau connecté et intelligent. C'est là tout l'intérêt d'intégrer la surveillance des employés à vos systèmes de contrôle d'accès. Vous pouvez relier les rapports du logiciel de surveillance aux données des systèmes d'accès physique (lecteurs de badges et scanners biométriques, par exemple) et logique (identifiants réseau et autorisations d'applications, par exemple). Cette approche crée une défense véritablement unifiée.

Simply put, integration means that data from your employee monitoring system can "talk" to and inform your other security systems. For example, if monitoring flags unusual digital activity by an employee, that information could be correlated with their physical access logs. Did they try to enter the server room at an odd hour? Did they log into a secured system from an unusual location?

L’approche unifiée présente des avantages significatifs, tels que :

1. Meilleure détection des menaces grâce à la corrélation des données provenant de diverses sources
2. Identification plus rapide de la source et de l'étendue de la violation
3. Application automatisée des politiques
4. Une vue unique et consolidée de l'activité des employés pour la conformité et les enquêtes
5. La gestion d’un système unifié au lieu de plusieurs systèmes déconnectés réduit considérablement les charges administratives.

Réaliser cette intégration transparente nécessite une planification minutieuse :

1. API : les solutions de surveillance et de contrôle d'accès que vous avez choisies doivent disposer d'API (interfaces de programmation d'applications) ouvertes et respecter les normes de l'industrie pour permettre un échange de données fluide.
2. Synchronisation des données : Pour être efficaces, les données doivent circuler entre les systèmes en temps réel ou quasi réel. Les retards peuvent créer des failles de sécurité.
3. Évolutivité : à mesure que votre entreprise du New Jersey se développe, votre solution de sécurité intégrée doit pouvoir évoluer avec elle, en s'adaptant à davantage d'employés, d'emplacements et de points de données sans perte de performances.
4. Intégrations : privilégiez les solutions des fournisseurs qui promeuvent et soutiennent activement l’intégration avec d’autres plateformes de sécurité.

Many business owners think that implementing employee monitoring is simply installing the software on the office computer. In practice, this process is more complex, requires careful preparation, and does not end when you hit "Finish" in the installation wizard.

Soyez toujours transparent avec vos employés concernant la surveillance : la transparence doit être votre priorité. Les employés doivent savoir pourquoi ils sont surveillés, quelles activités le logiciel enregistre, qui peut consulter leurs données et quels sont leurs droits à leur égard. Les réponses à ces questions doivent également être consignées dans une politique de surveillance claire. Cette politique doit être facilement accessible à tout moment.

Les pratiques de surveillance peuvent et doivent évoluer au fil du temps. La réglementation et les politiques de votre organisation évoluent, et les anciennes méthodes de suivi perdent en efficacité. C'est pourquoi vous devez régulièrement revoir vos pratiques de surveillance et vérifier leur conformité et leur efficacité. Gardez à l'esprit les objectifs initiaux. La surveillance doit toujours être proportionnée à vos objectifs, sans être trop intrusive.

Enfin, les employés doivent être formés à la sécurité des données en général. Un personnel bien informé constitue votre première ligne de défense.

Aujourd'hui, la surveillance des employés est plus qu'un simple outil de gestion des performances. C'est un élément important du système de sécurité de l'entreprise et un outil de conformité.

La surveillance des employés peut être encore plus efficace si elle est intégrée aux systèmes de contrôle d'accès. Mais quelle que soit son utilisation, elle doit être transparente et les données collectées doivent être correctement sécurisées. Aux dirigeants souhaitant mettre en œuvre ou utilisant déjà une surveillance : consultez des experts juridiques et en cybersécurité, investissez dans des solutions sécurisées et évolutives, et communiquez toujours avec clarté et empathie. Bien menée, la surveillance des employés renforce votre organisation, tant sur le plan opérationnel que culturel.

Allons au-delà d’une surveillance fondée sur la peur et orientons-nous vers une surveillance intelligente, intégrée et respectueuse.