Surveillance des ordinateurs des employés : 5 outils gratuits pour les petites entreprises

La popularité des logiciels de surveillance des employés est à son apogée - 96% des entreprises à distance l'utilisent, et 85 % des travailleurs en chair et en os sont soumis à une forme ou une autre de surveillance. 81% des entreprises qui ont mis en place un logiciel de suivi ont constaté une augmentation de la performance de leurs employés. Les logiciels de suivi peuvent enregistrer et analyser l'activité des employés et aider à identifier et à résoudre les problèmes de productivité. Les employeurs peuvent ainsi gérer ces problèmes à un stade précoce et réduire les coûts liés à la perte de productivité, à la rotation du personnel et aux responsabilités juridiques.

Les données de productivité collectées peuvent révéler des lacunes dans les connaissances, ce qui permet de créer des programmes de formation et de développement ciblés.

Enfin, la surveillance de l'activité informatique des employés peut aider à détecter et à prévenir les menaces à la sécurité, telles que les accès non autorisés ou les violations de données.

Il est difficile de sous-estimer les avantages de la surveillance des ordinateurs des employés : il est vital pour les entreprises de toutes tailles de s'attaquer aux problèmes de productivité et de sécurité. Alors que les grandes entreprises disposent de plus de ressources pour choisir une solution adaptée, les petites entreprises n'ont souvent pas les moyens de s'offrir un logiciel de surveillance des employés en raison des coûts élevés de licence et d'exploitation et de la complexité de la mise en œuvre.

Cet article passe en revue cinq outils gratuits ou abordables de surveillance de l'activité des employés sur les ordinateurs, adaptés aux petites entreprises.

CleverControl est une solution avancée pour surveiller l'utilisation de l'ordinateur des employés. Ses fonctionnalités de base comprennent l'enregistrement des touches, les captures d'écran, le suivi de l'activité Internet et des requêtes de recherche, la surveillance de l'utilisation des médias sociaux, la capture des événements du presse-papiers et des tâches de l'imprimante, la surveillance de la webcam et du son, et bien d'autres choses encore. Le logiciel offre également une fonctionnalité de suivi du temps de travail. Il suit automatiquement les présences et capture le début et la fin de la journée de travail, le nombre total d'heures de travail et les temps d'activité et d'inactivité par employé, par équipe ou pour l'ensemble de l'entreprise.

CleverControl analyse ensuite les données collectées et présente des statistiques de productivité : temps de travail, application, dynamique d'utilisation du web et des médias sociaux, sites et applications les plus utilisés, etc. La fonction de notation AI récemment ajoutée évaluera les performances de chaque employé et mettra en évidence les schémas improductifs à l'aide de l'intelligence artificielle.

CleverControl vous permet de surveiller les écrans de vos employés en temps réel - vous pouvez regarder les flux provenant de leurs ordinateurs comme si vous étiez assis devant eux. Le programme peut également diffuser des vidéos à partir de la webcam de l'ordinateur, ce qui en fait un système de surveillance simple mais efficace.

Les fonctions avancées de CleverControl comprennent l'enregistrement de l'écran, l'enregistrement des appels et la reconnaissance des visages.

Vous pouvez recevoir des rapports de données sur votre tableau de bord en ligne, que vous pouvez télécharger pour les consulter hors ligne. En outre, vous pouvez programmer l'envoi de rapports quotidiens, hebdomadaires ou mensuels par courrier électronique.

CleverControl est parfait pour les petites entreprises, car sa solution unique combine une surveillance complète des employés, un suivi du temps et une fonctionnalité de protection des données de base. Grâce à cela, les entreprises peuvent obtenir une solution de suivi tout-en-un, réduire les coûts des logiciels et consacrer des ressources précieuses à la croissance et au développement.

La solution offre un essai complet gratuit de 14 jours, des prix abordables, à partir de 4,70 $ par PC/mois, et des remises.

Avantages

• Logiciel complet pour le contrôle détaillé de l'utilisation de l'ordinateur et de la présence des employés

• Installation facile et rapide ne nécessitant pas de connaissances techniques

• Interface conviviale et réglages à distance flexibles

• Plusieurs sous-comptes d'administrateur avec un niveau d'autorisation inférieur

• Autocontrôle : les employés peuvent voir leurs statistiques de productivité et les analyser.

• Bloqueur de sites

• Disponible pour Windows et macOS

• Prix et remises abordables

Inconvénients

• Pas de plan gratuit

DeskTime est un logiciel de suivi du temps de travail conçu pour accroître la productivité et améliorer le flux de travail. Il convient aux entreprises de toutes tailles et aux particuliers. Il suit automatiquement toute l'activité de l'ordinateur, éliminant ainsi la nécessité de remplir des feuilles de temps et des rapports. Si le travail est effectué hors ligne - par exemple, une réunion d'équipe ou un déjeuner avec un client - l'employé peut l'ajouter manuellement au rapport pour s'assurer que ce temps est bien pris en compte. Les responsables peuvent planifier les absences des employés, comme les vacances, les jours de congé, les congés de maladie, etc. et les marquer dans le calendrier pour en avoir un aperçu rapide.

DeskTime permet aux responsables de planifier les quarts de travail et de notifier aux employés quand ils sont censés travailler et pendant combien d'heures. Les employés peuvent également soumettre des demandes d'affectation en indiquant leurs dates et heures préférées.

Les fonctionnalités de DeskTime ne se limitent pas au suivi du temps : le logiciel enregistre les sites web et les applications utilisés par les employés tout au long de la journée, avec l'horodatage et la durée d'utilisation. Chaque site web ou application est marqué comme productif, neutre ou improductif. Sur la base de ces données, le programme fournit des statistiques sur les performances individuelles, telles que le temps productif total et les niveaux de productivité et d'efficacité. Ces rapports permettent d'identifier les personnes les plus performantes et celles qui se relâchent.

En outre, DeskTime peut capturer des captures d'écran et les noms des documents, les lignes d'objet des e-mails, les noms des canaux Slack, etc. et suivre exactement le temps passé sur chaque projet et chaque tâche. De cette façon, vous pouvez être sûr que tout le monde se concentre sur ses tâches.

Les rapports sont mis à jour en temps réel et peuvent être téléchargés pour être archivés ou analysés plus en détail. L'outil peut s'intégrer aux applications de gestion de projet et de calendrier les plus courantes, telles que Trello, Jira, Google Calendar, etc.

La version gratuite de DeskTime est limitée à la gestion du temps, des applications et des URL. Les fonctionnalités complètes vous coûteront à partir de 7 $ par utilisateur et par mois.

Avantages

• Des feuilles de temps automatiques et précises simplifient la gestion des salaires

• Suivi du temps passé sur une tâche ou un projet

• Intégration de logiciels de gestion de projet et de calendrier

Inconvénients

• La version gratuite a des fonctions limitées et peut ne pas convenir aux équipes.

• La version complète peut être coûteuse

• Absence de suivi détaillé des activités des employés

Traqq est une autre solution de suivi du temps de travail adaptée aux particuliers et aux entreprises de toute taille. Ses fonctionnalités comprennent le suivi automatique et manuel du temps, l'enregistrement du temps actif et du temps d'inactivité, ainsi que des statistiques sur le temps de travail. Traqq envoie des rappels aux employés qui oublient d'activer ou de désactiver leur minuterie afin qu'ils ne manquent pas d'heures facturables.

Traqq analyse les niveaux d'activité de chaque employé tout au long de la journée en suivant les mouvements de la souris et les frappes au clavier. Il affiche les données relatives à l'activité quotidienne sous la forme d'un diagramme à code couleur dans lequel le vert représente les heures de forte activité, le jaune les heures d'activité normale et le rouge les heures de faible activité. Ce graphique vous permet de surveiller la productivité des employés en un coup d'œil, d'observer les pics et les baisses et d'analyser les raisons de ces baisses.

Traqq alerte les employés lorsqu'ils restent inactifs pendant une longue période afin de les aider à se remettre sur les rails. À l'inverse, si un employé se surmène, Traqq lui rappellera de faire une pause pour éviter l'épuisement professionnel.

Le logiciel offre une surveillance de base de l'activité des employés sur l'ordinateur. Il capture toutes les applications et tous les sites web sur lesquels l'employé passe plus de 10 secondes et affiche les 3 applications et sites web les plus utilisés toutes les 15 minutes. Toute l'activité est affichée sous la forme d'un diagramme circulaire à code couleur et de la liste des 10 sites et applications les plus utilisés.

Traqq permet de limiter la surveillance à des jours et heures spécifiques. Cette fonction est idéale pour les employés à distance qui travaillent sur des appareils personnels et qui souhaitent préserver leur vie privée. Elle permet également d'éviter les heures supplémentaires non autorisées et de prévenir l'épuisement des employés.

Tous les rapports de temps et d'activité sont disponibles sur le tableau de bord en ligne, où ils peuvent être consultés, téléchargés et partagés par courrier électronique. Vous pouvez partager les données avec plusieurs responsables ou employés, afin de les aider à analyser et à évaluer leurs performances.

Toutes les fonctionnalités de Traqq sont disponibles gratuitement pour un maximum de trois utilisateurs. Les équipes plus importantes peuvent obtenir un plan Premium pour 7 $ par utilisateur et par mois.

Avantages

• Feuilles de temps détaillées avec dynamique de productivité

• Suivi du temps hors ligne

• Prise en charge de Windows, macOS et Linux

• Plusieurs sous-comptes d'administrateur avec différents niveaux d'autorisation

Inconvénients

• ne surveille pas en détail l'activité informatique des employés

• Pas d'intégration avec les logiciels de gestion de projet et de budgétisation

ActivTrak est un système de surveillance de la vie privée centré sur l'employé qui fournit une analyse approfondie des modèles de productivité. Il recueille des données limitées sur l'utilisation des applications et des sites web par les employés, telles que le nom de l'application/du site, la durée, les URL et, en option, des captures d'écran. ActivTrak n'enregistre pas les frappes au clavier, la vidéo d'un écran ou d'une webcam, ou d'autres détails de l'activité de l'utilisateur. Les données collectées sont classées comme productives/non productives, concentration/multitâches, courrier électronique/réunion/médias sociaux, etc. Vous obtenez ainsi des graphiques détaillés sur divers aspects de la productivité, tels que le temps productif, les heures de concentration et les heures consacrées au multitâche. Vous pouvez comparer ces statistiques entre les équipes et mettre en évidence les équipes sous-utilisées et surchargées. Les statistiques vous permettent d'explorer la dynamique de la productivité et la manière dont le travail à distance ou hybride l'affecte, les distractions, les modèles de travail et les employés au bord de l'épuisement professionnel.

ActivTrak dispose de paramètres flexibles, vous permettant de classer manuellement les activités comme productives ou improductives, et de fixer des objectifs de productivité et des horaires afin d'éviter le contrôle en dehors des heures de travail.

ActivTrak est gratuit pour un maximum de trois utilisateurs, mais ses fonctionnalités sont limitées à la surveillance du temps, des applications et de l'activité du site web. Si vous souhaitez suivre la productivité de vos employés et obtenir des informations complètes, vous pouvez choisir parmi plusieurs plans à partir de 10 $ par utilisateur et par mois.

Avantages

• Analyse approfondie de la productivité basée sur l'IA

• Intégrations avec des applications tierces de gestion et de calendrier

• Un retour sur investissement mesurable en quelques semaines

• Priorité à la protection de la vie privée des employés et à la sécurité des données collectées

Inconvénients

• L'interface et les statistiques sont compliquées et déroutantes pour de nombreux utilisateurs.

• ne fournit pas de rapports détaillés sur les actions des utilisateurs, ce qui permet aux employés de falsifier l'activité

WorkTime est un logiciel de surveillance de l'ordinateur des employés avec des fonctions de suivi du temps et de la productivité. Il peut enregistrer les heures de connexion et de déconnexion, surveiller les présences avec une répartition entre le travail à distance et le travail au bureau, suivre les temps d'activité et d'inactivité ainsi que les heures supplémentaires, et dispose même d'un tableau de bord des présences ! Ces fonctions permettent de repérer les retardataires et les travailleurs qui partent tôt, de détecter et de prévenir la fraude aux heures supplémentaires et de maintenir la discipline au bureau.

WorkTime dispose d'une fonctionnalité de base de contrôle de la productivité des employés. Il enregistre toutes les applications utilisées et les sites web visités, en les classant comme productifs ou improductifs, et fournit un rapport de productivité mis à jour en temps réel. D'autres rapports répertorient les réseaux sociaux et les URL les plus utilisés, ainsi que les employés qui passent le plus de temps en ligne, avec la durée d'utilisation. Les rapports d'utilisation d'Internet peuvent présenter des statistiques par employé, par département ou pour l'ensemble de l'entreprise.

Le suivi du temps consacré aux réunions en ligne est une fonctionnalité intéressante qui permet de savoir combien de temps de travail elles prennent et comment elles affectent la productivité. Vous pouvez ainsi optimiser vos pratiques en matière de réunions, en supprimant les appels inutiles et en rendant plus efficaces ceux qui sont nécessaires.

La version gratuite de WorkTime est disponible pour un maximum de trois employés. Cette version propose des rapports limités sur l'utilisation des applications et du web, des journaux et des résumés d'activité. Les données sont stockées pendant deux semaines et seul un administrateur peut y accéder. D'autres fonctionnalités sont disponibles dans les versions Basic, Premium et Enterprise, à partir de 6,99 $ par employé et par mois.

Avantages

• Statistiques sur le temps, la productivité et l'assiduité avec tableaux de bord

• Bloqueur de sites

• Détecte les employés qui naviguent sur des sites d'emploi

• Score de distraction

Inconvénients

• La conception de l'interface pourrait être améliorée

• La conception de l'interface pourrait être améliorée

Le contrôle de l'activité informatique des employés permet non seulement de stimuler la productivité, mais aussi de voir où va le temps de travail. L'analyse de la manière dont le personnel répartit son temps de travail, en révélant les distractions et l'utilisation inefficace des ressources, aide les petites entreprises à mettre en place des processus efficaces, à expérimenter des flux de travail et à choisir les meilleurs modèles.

Le suivi des employés est d'autant plus utile qu'il est mis en œuvre de manière ouverte et transparente. L'équipe doit savoir quelles informations sont collectées et pourquoi. Les rapports de productivité doivent être utilisés pour soutenir les employés, révéler leurs points faibles et les conseiller sur la manière de s'améliorer, et non pour les punir. Ces pratiques simples permettront d'éviter les problèmes inutiles de stress, de confiance et de respect de la vie privée.