Comment informer les employés sur la surveillance : meilleures pratiques

Votre entreprise a investi dans un logiciel de surveillance des employés. Ce logiciel suit la présence et la productivité des employés, signale les problèmes de sécurité et enregistre soigneusement chaque site web consulté par chaque employé. Utiliser la surveillance est une mesure judicieuse et légitime : les indicateurs de productivité aident chacun à rester sur la bonne voie et à se responsabiliser. De plus, l'information est aujourd'hui l'une des ressources les plus précieuses, et les risques de fuites de données et de menaces de sécurité sont plus élevés que jamais. Mais vos employés savent-ils qu'ils sont surveillés ?

À première vue, la surveillance secrète semble donner des résultats plus honnêtes. Lorsque les employés ignorent l'existence de la surveillance, ils se comportent comme d'habitude. Ils peuvent être en retard, passer la moitié de leur journée de travail sur des sites de vente en ligne ou prendre une pause déjeuner de deux heures. En réalité, la surveillance secrète est un véritable champ de mines. Elle peut entraîner des ennuis judiciaires, saper la confiance et transformer votre lieu de travail en un véritable foyer de suspicion.

En réalité, la manière dont vous informez les employés sur la surveillance est aussi importante que la surveillance elle-même.

La plupart des employés supposent que leurs appareils de travail ne sont pas entièrement privés. Mais présomption n'est pas un consentement. Et lorsqu'une surveillance apparaît de manière inattendue, par exemple lors d'une évaluation de performance ou d'une réunion disciplinaire, les employés se sentent pris au dépourvu. La méfiance s'installe et le ressentiment grandit.

De plus, la surveillance secrète est illégale dans de nombreuses juridictions. Le RGPD en Europe, les lois de plusieurs États américains, comme le Connecticut, New York et la Californie, la LPRPDE au Canada, la loi australienne sur la surveillance du lieu de travail de 2005, la LGPD au Brésil et d'autres réglementations à travers le monde exigent des employeurs qu'ils informent leurs employés de la surveillance. Le non-respect de ces règles peut entraîner des amendes, des poursuites judiciaires et une atteinte à l'image publique de l'entreprise.

Le dernier point, mais non le moindre, est la culture. Un personnel qui se sent surveillé sans explication se désengage et peut même chercher discrètement la sortie. Les enquêtes le prouvent : un logiciel de surveillance intrusif serait une raison de démissionner pour 63 % des employés. La transparence, en revanche, favorise la responsabilisation. Lorsque les employés connaissent la raison d'être de la surveillance, ils sont plus susceptibles d'en respecter les limites et l'objectif.

Lorsqu'il s'agit de surveiller les employés, la meilleure pratique consiste à comprendre le cadre juridique. Il n'existe pas de recette miracle ; les réglementations varient considérablement selon le pays, voire la région. Certaines méthodes de surveillance, comme l'enregistrement des appels ou la surveillance par webcam, peuvent être interdites dans votre région, tandis que d'autres, comme la surveillance des e-mails, peuvent nécessiter le consentement explicite et écrit des employés.

Le secteur d'activité peut également influencer vos pratiques de surveillance. Certains secteurs, comme la finance et la santé, nécessitent des mesures de contrôle plus strictes que d'autres.

En résumé ? Nous vous recommandons d'étudier les exigences de votre secteur d'activité, de consulter un expert juridique spécialisé et d'adapter vos pratiques de surveillance aux recommandations. Un modèle universel peut sembler pratique, mais il ne vous protégera pas contre d'éventuelles poursuites judiciaires.

Évitez les phrases vagues telles que « l'activité du système peut être examinée ». Expliquez plutôt directement ce que vous faites :

"Nous surveillons l’utilisation d’Internet sur les appareils de l’entreprise pour prévenir les logiciels malveillants et garantir la sécurité du réseau."

"Les e-mails envoyés via les comptes d'entreprise sont soumis à un examen de conformité avec les réglementations du secteur."

La clarté réduit l’anxiété et le stress généralement associés à la surveillance.

Les gens acceptent les règles qu'ils comprennent. La meilleure pratique consiste donc non seulement à annoncer la surveillance, mais aussi à la contextualiser.

Vous pouvez dire :

"Nous surveillons les postes de travail distants pour détecter les accès non autorisés, car l’année dernière, une attaque de phishing a presque compromis les données des clients."

Ou: "Nous suivons la disponibilité du système pour identifier les goulots d’étranglement qui ralentissent votre travail."

Lorsque la surveillance est considérée comme une protection ou une amélioration, et non comme une suspicion, elle a un effet différent.

Votre politique de surveillance doit figurer dans le manuel de l'employé. Ou, si elle est détaillée, dans un document distinct. Dans tous les cas, elle doit couvrir :

1. Ce qui est surveillé (par exemple, les heures de connexion, l'accès aux fichiers, l'utilisation de la webcam)
2. Pourquoi est-il surveillé (sécurité, conformité, productivité)
3. Combien de temps les données sont-elles stockées ?
4. Who can access it (e.g., IT, HR, department heads)
5. Droits des employés (par exemple, demander leurs données)

Gardez un ton professionnel mais accessible.

Annoncez la politique en personne. Organisez une brève réunion d'équipe. Envoyez un e-mail de suivi avec le document en pièce jointe. Assurez-vous qu'il soit facilement accessible sur votre intranet.

Les inquiétudes sont normales et prévisibles. Certains employés s'inquiètent de la microgestion. D'autres craignent d'être jugés pour une simple consultation des réseaux sociaux. Abordez-les sans détour.

Vous pouvez même créer une FAQ avec les questions les plus courantes des employés, par exemple :

1. « Pouvez-vous lire mes messages privés ? » Uniquement s'ils se trouvent sur les systèmes de l'entreprise et uniquement si la politique le permet.
2. « Mes fichiers personnels sont-ils surveillés ? » Non, sauf s'ils sont stockés sur les appareils de l'entreprise.
3. « Combien de temps les données sont-elles conservées ? » Généralement 90 à 180 jours, sauf si cela est nécessaire à des fins d'enquête.

Sollicitez les retours. Les sondages anonymes fonctionnent bien. Vous constaterez peut-être que les employés apprécient de savoir que les systèmes sont sécurisés, même s'ils sont surveillés.

Une signature n'est pas un simple document. C'est la preuve que les employés comprennent ce qu'ils acceptent.

Vous pouvez utiliser un formulaire de consentement simple, comme l'exemple ci-dessous. Les employés doivent le signer lors de l'intégration ou de la mise en place de la politique. Si quelqu'un se sent sous pression, c'est un signal d'alarme, non seulement d'un point de vue éthique, mais aussi juridique.

Exemple de document de consentement à la surveillance

Voici un modèle que vous pouvez adapter (nous vous recommandons de consulter votre expert juridique) :

Accord de consentement relatif à la surveillance des employés

Je, [Nom de l'employé], reconnais que [Nom de l'entreprise] peut surveiller, enregistrer et analyser mon utilisation des appareils, réseaux, messageries électroniques, accès Internet et applications logicielles fournis par l'entreprise. Cela inclut, sans s'y limiter, les sites web consultés, les fichiers consultés et l'utilisation des applications.

Cette surveillance est effectuée pour garantir la sécurité des données, prévenir l’utilisation abusive des ressources, se conformer aux exigences légales et maintenir un environnement de travail productif.

Je comprends que mon activité sur les systèmes de l'entreprise peut être examinée à tout moment. L'utilisation personnelle de ces systèmes doit être minimale et conforme à la politique de l'entreprise.

J'ai lu la politique de surveillance des employés et j'ai eu la possibilité de poser des questions. Je consens à cette surveillance dans le cadre de mon emploi.

Signature: _________________________

Nom imprimé: ______________________

Date: ___________

Les managers sont en première ligne. S'ils ne peuvent pas informer les employés et expliquer la politique calmement – ou pire, s'ils utilisent les données à mauvais escient – cela pourrait poser problème.

Former les superviseurs sur :

1. Comment répondre aux questions des employés sans être sur la défensive
2. Ce qu'ils peuvent et ne peuvent pas faire avec les données de surveillance
3. Comment éviter de créer une culture de surveillance

Un manager qui dit : « J'ai vu que vous étiez sur YouTube depuis 20 minutes », sans contexte, nuit au moral. Celui qui dit : « J'ai remarqué une navigation hors sujet. Tout va bien ? » ouvre le dialogue.

Même sur les appareils de l'entreprise, les employés ont droit à une certaine confidentialité. La meilleure pratique consiste à éviter de surveiller les e-mails personnels, les conversations privées ou les applications non professionnelles, sauf en cas de politique claire et de consentement.

Et n'enregistrez jamais de son ou de vidéo dans les espaces privés. Les caméras installées dans les salles de pause ou les toilettes sont non seulement contraires à l'éthique, mais également illégales.

Informer les employés de la surveillance n'est pas seulement une obligation légale : c'est une nécessité pour préserver la confiance. Bien menée, elle transforme un sujet sensible en un moment de clarté et de respect mutuel.

Les risques de sécurité sont réels. La productivité doit être mesurée. Une certaine forme de surveillance des employés est nécessaire. Mais cette nécessité ne remplace pas le besoin de transparence. Les meilleures pratiques en matière de surveillance des employés se résument en une seule phrase : traiter les gens équitablement.

Soyez clair. Soyez honnête. Soyez cohérent. Expliquez le pourquoi, obtenez un véritable consentement et respectez les limites personnelles. Formez vos managers non pas à surveiller, mais à soutenir. Votre équipe n'est pas suspectée ; elle fait partie de la solution.

Réalisée avec intégrité, la surveillance n’érode pas la confiance, elle la renforce.