Comment une entreprise peut économiser 1,5 million de dollars grâce à CleverControl : Une étude de cas

Vers la fin de l'année 2021, après la pandémie mondiale et une période difficile de travail à distance, un grand fournisseur de solutions d'entreprise a constaté une baisse généralisée de la productivité parmi ses 800 employés. Mais il était difficile d'en évaluer l'ampleur exacte et d'élaborer des stratégies pour y remédier sans une solution de suivi objective et globale. Alors que les employés regagnaient progressivement leurs bureaux, la direction a réalisé qu'il était urgent de mettre en place un système de contrôle robuste. Elle a choisi CleverControl, un logiciel complet de surveillance des employés. La mise en œuvre de CleverControl s'est avérée être un tournant décisif pour l'entreprise. La solution a non seulement stimulé la productivité des employés, mais elle a également permis de réaliser des économies considérables, de l'ordre de 1,5 million de dollars pour l'année. Voici un compte rendu détaillé de leur parcours.

Au cœur de la quête d'efficacité de l'entreprise se trouvait la volonté de surveiller la productivité des employés, d'identifier les schémas inefficaces ou les distractions, et de mettre en œuvre des mesures correctives efficaces. Après seulement quelques semaines de déploiement de CleverControl, il est apparu que les employés gaspillaient 35 % de leur temps de travail dans des activités improductives, telles que la navigation sur les médias sociaux et les sites web d'achat ou les pauses prolongées.

Les employés ont admis qu'ils manquaient de discipline après avoir travaillé à domicile, où ils pouvaient prendre des pauses pour se détendre ou se divertir à tout moment. La direction a émis des avertissements par l'intermédiaire des chefs de service, invitant les employés à travailler sur leur discipline et leur productivité. Résultat : le temps improductif a été ramené à 13 %, ce qui est beaucoup plus sain. Cette réduction drastique du temps perdu a permis à l'entreprise d'économiser environ 1 411 000 dollars en coûts de productivité.

La fonctionnalité de CleverControl s'étend à l'enregistrement de tous les programmes installés sur les ordinateurs surveillés. Il peut suivre le lancement et la fermeture de chaque programme, analyser l'activité des programmes et mettre en évidence les applications les plus utilisées. Le contrôle a révélé que les employés n'utilisaient pas pleinement les licences et abonnements aux logiciels professionnels fournis par l'entreprise. Dans d'autres cas, les employés demandaient des logiciels spécifiques ou des abonnements payants, mais les laissaient inutilisés après les avoir achetés.

L'entreprise n'avait pas contrôlé d'assez près l'utilisation réelle des logiciels ou la facturation automatique, de sorte que la direction n'était pas consciente du gaspillage. Grâce aux informations révélatrices de CleverControl, l'entreprise a pris les mesures nécessaires pour annuler les abonnements inutilisés et réduire les licences sous-utilisées, ce qui a permis de réaliser des économies de l'ordre de 20 000 dollars.

À une époque où la dématérialisation est un choix durable, l'entreprise, comme 90 % des entreprises, ne suivait pas ses coûts d'impression. En général, ces entreprises sous-estiment leurs dépenses réelles de 40 % en moyenne. CleverControl, grâce à sa fonction de surveillance des imprimantes, suit les tâches d'impression avec l'horodatage et l'utilisateur qui a lancé l'impression. Combinées à des captures et des enregistrements d'écran, ces données fournissent des informations précieuses sur les habitudes d'impression des employés.

Au cours du processus de contrôle, les chefs de service ont noté que les employés imprimaient souvent des dossiers personnels sans rapport avec le travail en utilisant le matériel de bureau. D'autres choisissaient d'imprimer des documents pour les réviser et les annoter sur papier, même lorsque des alternatives numériques étaient disponibles. En outre, les employés avaient tendance à imprimer des copies supplémentaires "au cas où", qui restaient inévitablement inutilisées.

La direction a commencé par interdire toute utilisation abusive des imprimantes de bureau à des fins personnelles. Les données de CleverControl ont incité l'entreprise à lancer des initiatives de sensibilisation à la dématérialisation et à encourager les employés à adopter une approche plus axée sur le numérique. Ces initiatives ont permis de réduire les coûts d'impression de 20 %, ce qui a permis à l'entreprise d'économiser la somme impressionnante de 117 000 dollars.

Les efforts de l'entreprise pour améliorer la productivité et réduire les coûts inutiles grâce au système de surveillance complet de CleverControl donnent une image convaincante de la puissance de la gestion proactive des employés. Confrontée au défi de la baisse de productivité après la phase de travail à distance, l'entreprise s'est tournée vers la technologie pour trouver une solution. Et CleverControl n'a pas déçu.

En révélant l'ampleur des comportements improductifs, le logiciel a permis à l'entreprise de prendre des décisions fondées sur des données, incitant les employés à améliorer leurs habitudes de travail et leur discipline. En termes quantifiables, la réduction du temps perdu a permis de réaliser des économies remarquables d'environ 1,41 million de dollars, ce qui a considérablement amélioré les résultats de l'entreprise.

Mais les avantages ne se limitent pas à l'amélioration de la productivité. En tirant parti de la fonctionnalité de CleverControl pour suivre l'utilisation des logiciels, l'entreprise a identifié d'autres gaspillages : des licences de logiciels professionnels et des abonnements sous-utilisés. Cette dépense dormante, une fois traitée, a permis d'économiser 20 000 dollars.

La capacité du logiciel à contrôler l'utilisation des imprimantes a mis en lumière un autre domaine d'économies substantielles : la réduction des coûts d'impression. En appliquant une politique stricte d'utilisation des imprimantes et en encourageant le passage à des solutions numériques, l'entreprise a fait des progrès considérables en matière de durabilité et a réussi à économiser 117 000 dollars supplémentaires.

En conclusion, les mesures proactives prises par l'entreprise pour identifier les inefficacités, combinées à la mise en œuvre de la solution de surveillance de CleverControl, ont permis d'économiser 1,5 million de dollars en une seule année. Cette étude de cas est une démonstration éclairante de la façon dont les entreprises peuvent tirer parti de la technologie moderne pour rationaliser les opérations, stimuler la productivité et réduire les coûts. Elle montre que d'autres entreprises peuvent faire de même, en transformant les défis en opportunités d'amélioration et de croissance.