Vol de salariés : Une épidémie silencieuse qui coûte des milliards aux entreprises

Imaginez un voleur invisible drainant silencieusement des millions dans les coffres de votre entreprise. C'est exactement ce qu'est le vol de salariés, une menace omniprésente souvent négligée.

Selon Exploding Topics, 50 milliards de dollars sont volés chaque année aux entreprises américaines par leurs propres employés. Les entreprises perdent environ 5 % de leur chiffre d'affaires parce que leurs employés volent de l'argent, des biens matériels ou commettent des fraudes financières.

Au-delà des pertes financières, les vols commis par les employés sapent la confiance, sapent le moral et mettent en péril la réputation de votre entreprise. En réalité, le vol sur le lieu de travail n'est pas un problème isolé - c'est une menace imminente dans tous les secteurs d'activité, qui touche les entreprises de toutes tailles.

Cet article vous servira de guide en vous éclairant sur les différentes formes que peut prendre le vol de salariés, sur ses lourdes conséquences et, surtout, sur les mesures concrètes que vous pouvez prendre pour le prévenir et le détecter au sein de votre organisation.

Le vol de salariés n'est pas un crime isolé ; il se manifeste par divers comportements trompeurs, petits ou grands, selon le secteur d'activité et le poste occupé par le salarié. Prendre un bloc de notes autocollantes ou un stylo peut sembler anodin, mais, techniquement, il s'agit là d'un vol qui pèse sur les ressources de votre entreprise.

Examinons les formes de vol auxquelles les différentes industries sont le plus exposées.

Le commerce de détail est un terrain fertile pour toutes sortes de fraudes. Par exemple, les détaillants américains perdent jusqu'à 43 % de leur chiffre d'affaires à cause des vols commis par leurs employés.

Le vol dans ce secteur comprend

• Vol de caisse : peuvent manipuler quotidiennement de grandes quantités d'argent liquide, ce qui leur laisse la possibilité de se livrer à des manœuvres frauduleuses. Il s'agit notamment d'écrémer les fonds avant qu'ils ne soient enregistrés dans le système, souvent par le biais de transactions frauduleuses ou en empochant des paiements en espèces.

  Cas 1. Certains employés font preuve d'une créativité remarquable dans le cadre de ces programmes. CleverControl a travaillé avec un petit détaillant hors ligne qui proposait un programme de cartes bonus pour les clients fidèles. Un caissier peu scrupuleux a mis au point un stratagème pour exploiter ce système. Il déduisait discrètement les bonus des cartes des clients pour couvrir une partie ou même la totalité du prix d'achat. Cependant, il facturait toujours le prix total au client en espèces. Il empochait ainsi la différence entre le prix réel et le montant payé avec les primes.

• Vol de marchandises est le vol de produits pour un usage personnel ou pour la revente. Les commerces de détail sont particulièrement vulnérables à ce type de vol : les employés ont de nombreuses occasions d'empocher de petits objets, des vêtements, de la nourriture et même des gadgets technologiques.

• Manipulation des stocks implique des pratiques trompeuses qui faussent les registres d'inventaire. Les employés peuvent falsifier des rapports de dommages pour réclamer des produits inexistants à des fins d'enrichissement personnel. Les caissiers peuvent également annuler des transactions de vente légitimes, en prétendant que le client a changé d'avis. Ils peuvent alors garder l'argent ou utiliser le reçu annulé pour effectuer un retour frauduleux pour eux-mêmes ou un complice. Ce stratagème peut également être utilisé pour les retours de marchandises : il s'agit de traiter un retour sans avoir reçu les articles.

La finance est un autre domaine très exposé au vol. Les schémas de fraude sont les suivants :

• Détournement de fonds Le détournement de fonds ou de biens confiés à des fins personnelles. Un employé de confiance peut détourner des fonds de l'entreprise à son profit.

• Fraude à la note de frais implique des employés qui soumettent des notes de frais gonflées ou falsifiées afin de faire passer des dépenses personnelles pour des frais professionnels.

• Manipulation de documents financiers Les employés peuvent modifier les documents financiers pour dissimuler des détournements de fonds ou d'autres formes de vol. Ces manipulations peuvent rendre difficile la détection des activités frauduleuses et avoir de graves conséquences juridiques.

  Cas 2. Un acte de vol interne éhonté a été mis au jour dans une succursale de l'entreprise lorsqu'un ancien employé a contacté le siège social. L'homme se demandait pourquoi il recevait toujours des formulaires fiscaux W-2 et devait des impôts sur des salaires qu'il n'avait jamais gagnés. L'enquête a révélé que la directrice générale avait frauduleusement ajouté l'ancien employé au système de paie pendant deux ans. Elle a ensuite empoché les salaires versés sous le nom du faux employé.

Travailler dans l'hôtellerie est souvent associé à une faible rémunération, à de mauvaises conditions de travail, à un stress écrasant et à un épuisement professionnel dû à la communication avec les clients. Dans ces conditions, l'employé peut ne pas résister à la tentation lorsque l'occasion se présente, comme un objet oublié ou un tiroir-caisse ouvert.

Les vols les plus fréquents dans le secteur de l'hôtellerie et de la restauration sont les suivants :

• Vol d'argent dans les caisses enregistreuses c'est lorsque les employés volent de l'argent directement dans les caisses des restaurants ou à la réception des hôtels.

• Emporter des pourboires destinés à des collègues : les employés qui mettent en commun les pourboires peuvent voler une partie destinée à leurs collègues. Un tel comportement nuit non seulement à l'entreprise, mais crée également des tensions et de la méfiance au sein du personnel.

• surfacturation des clients : les employés peuvent ajouter des éléments non autorisés aux factures ou gonfler les prix à des fins personnelles.

  Cas 3. Des esprits criminels apparaissent dans le secteur de l'hôtellerie et de la restauration, tout comme dans le secteur de la vente au détail, et mettent au point des systèmes complexes à des fins lucratives, comme dans le cas suivant.

  Le directeur général de l'hôtel a reçu un appel de plainte d'un client concernant un séjour antérieur et demandant un remboursement. Après une brève enquête, il a découvert que le séjour du client n'avait pas été enregistré dans le système, la chambre en question étant considérée comme hors service en raison du nettoyage de la moquette effectué ce jour-là.

  Une enquête plus approfondie a révélé une découverte surprenante : le personnel chargé de l'audit de nuit et une femme de ménage, engagés dans une relation intime, s'étaient entendus pour empocher les paiements des clients payant en espèces qui s'enregistraient la nuit pour des séjours d'une seule nuit. L'audit de nuit acceptait les paiements en espèces, enregistrait les clients et marquait les chambres comme étant "hors service". Le matin, la femme de ménage nettoyait la chambre et remettait son statut à "vacant/nettoyée".

  Ce stratagème frauduleux a perduré pendant cinq ans, sans être détecté par la direction, et a entraîné une perte estimée à environ 100 000 dollars.

Les vols de bureau peuvent prendre des formes inapparentes et sembler parfois mineurs, mais ils peuvent avoir des conséquences graves pour votre entreprise. Voici ce que les employés de bureau volent généralement :

• Fournitures de bureau : Bien qu'apparemment mineure, l'accumulation de fournitures de bureau volées, comme le papier, les stylos ou les cartouches de toner, peut entraîner des coûts importants au fil du temps. Oui, l'utilisation d'imprimantes de bureau à des fins personnelles est également considérée comme un vol.

• Équipement : Le vol d'équipements, tels que des ordinateurs portables, des tablettes ou des outils spécialisés, peut perturber les opérations et entraîner des violations de données.

• Violations de données : Les employés ayant accès à des informations sensibles peuvent voler des données sur les clients, des secrets commerciaux ou des éléments de propriété intellectuelle. Cela peut avoir de graves répercussions juridiques et financières pour les entreprises de tous les secteurs, en particulier ceux de la finance et de la technologie.

• Vol de temps : Les employés qui perdent du temps pendant qu'ils sont au travail, par exemple en prenant des pauses trop longues ou en faisant des courses personnelles, volent en fait leur employeur. Le vol de temps peut être un problème dans les environnements où les heures de travail ne sont pas strictement contrôlées.

Comme dans le commerce de détail et les bureaux, les employés de l'industrie manufacturière volent des matériaux, des outils ou des produits finis pour les utiliser à des fins personnelles ou les revendre. Ces vols peuvent perturber les programmes de production et entraîner d'importantes pertes financières.

Le vol de salariés peut avoir des conséquences importantes pour votre entreprise, bien au-delà des conséquences financières évidentes.

Selon TechJury, 75 % des employés ont volé leur employeur au moins une fois ; plus de 37 % l'ont fait au moins deux fois. Trois employés voleurs sur dix le font depuis des années.

En conséquence, le vol des employés prive les entreprises d'un montant stupéfiant de 50 milliards de dollars par an et est à l'origine de plus de 30 % des faillites aux États-Unis.

Le vol d'employés est à l'origine de 28 % des pertes de stocks et de 43 % des pertes de revenus dans le commerce de détail, chaque employé malhonnête coûtant en moyenne 1 551,66 dollars à l'entreprise.

Un détournement de fonds entraîne en moyenne des pertes de 357 650 dollars. Ce montant comprend non seulement les pertes directes liées à la fraude, mais aussi les pertes indirectes, telles que les dépenses liées au licenciement et à l'embauche d'employés, l'augmentation des dépenses liées aux audits et à la sécurité, et la perte de clients.

Le vol de temps est subtil et innocent à première vue, mais il entraîne des pertes tangibles - environ 400 milliards de dollars par an, affectant 75 % des entreprises. Plus de 40 % des employés commettent l'une ou l'autre forme de vol de temps, qu'il s'agisse de gonfler leurs heures de travail ou de prendre des pauses fréquentes alors qu'ils sont enregistrés.

Les vols commis par des employés peuvent miner la confiance des clients et nuire à la réputation de votre entreprise. Lorsque les clients découvrent que des employés ont volé, ils s'inquiètent de la sécurité de leurs informations ou de l'intégrité générale de l'entreprise. La perte de clients, la méfiance des actionnaires et la baisse des bénéfices sont autant de conséquences pour la réputation de l'entreprise.

Le vol interne peut susciter la suspicion et la méfiance au sein du personnel. Les employés honnêtes qui découvrent un vol peuvent se sentir découragés et remettre en question l'engagement de l'entreprise à les traiter équitablement. Le vol peut avoir un impact négatif sur le moral et la culture du lieu de travail, entraîner une augmentation de l'attrition des employés et même des coûts de recrutement plus élevés pour compenser l'atteinte à la réputation de l'entreprise.

La lutte contre le vol des employés nécessite une approche globale combinant des mesures préventives et des stratégies de détection efficaces. Voici quelques mesures clés que vous pouvez prendre :

• Établir des politiques d'entreprise claires et concises décrivant les comportements acceptables et inacceptables. Elles doivent traiter explicitement du vol par les employés et de ses conséquences.
• Mettre en place un système de séparation des tâches. Il s'agit de séparer les tâches essentielles telles que l'autorisation des paiements, la manipulation de l'argent liquide et le rapprochement des comptes, afin de minimiser les possibilités pour un seul employé de commettre et de dissimuler un vol.
• Mener des audits internes réguliers afin d'identifier toute anomalie ou activité suspecte.

• Utiliser des caméras de sécurité à des endroits stratégiques pour prévenir les vols et surveiller l'activité des employés.
• Mettre en place des systèmes de contrôle d'accès pour restreindre l'accès aux zones et aux informations sensibles en fonction des rôles et des responsabilités professionnelles.
• Investissez dans des systèmes de point de vente (TPV) modernes dotés de fonctions permettant de suivre les transactions individuelles des employés et d'empêcher les annulations ou les remises non autorisées.
• Un logiciel de surveillance des employés, tel que CleverControl, peut constituer un autre outil de défense contre le vol d'employés. Bien qu'il ne doive pas être la seule solution, il peut fournir des informations précieuses sur l'activité des employés. En surveillant l'utilisation de l'ordinateur, l'historique de navigation sur Internet, les frappes, les captures d'écran et en utilisant la reconnaissance faciale, vous pouvez détecter des comportements suspects qui pourraient justifier une enquête plus approfondie. En outre, la conscience d'être surveillé peut dissuader ceux qui envisagent de voler. Les logiciels de suivi de la productivité des employés sont également parfaits pour lutter contre le vol de temps. Il est essentiel de mettre en œuvre des politiques claires et d'obtenir le consentement des employés avant d'utiliser ce type de logiciel.

• Promouvoir une culture d'entreprise qui met l'accent sur l'honnêteté, l'intégrité et le comportement éthique.
• Montrer l'exemple - faire preuve d'un comportement éthique du haut en bas de l'échelle.
• Créer des canaux de signalement anonymes afin d'encourager les employés à signaler les actes répréhensibles présumés sans crainte de représailles.

• Organiser régulièrement des programmes de formation pour informer les employés des politiques de l'entreprise en matière de vol et de fraude.
• Informer les employés des différents types de vol et de leurs conséquences.
• Souligner l'importance de la sauvegarde des actifs de l'entreprise et de la protection des informations sensibles.

En mettant en œuvre ces mesures de prévention et de détection, vous pouvez réduire considérablement votre vulnérabilité au vol d'employés et protéger votre entreprise de ses conséquences dévastatrices sur le plan financier et sur celui de la réputation.

Le vol de salariés, bien que souvent caché, peut infliger des dommages considérables à votre entreprise. Les pertes financières, l'atteinte à la réputation et l'érosion du moral des employés soulignent la nécessité de prendre des mesures proactives. La bonne nouvelle, c'est que vous n'êtes pas impuissant. En mettant en œuvre les stratégies décrites dans cet article, vous pouvez construire une défense fortifiée contre le vol de salariés.