Contrôle ou surveillance des employés ?

La gestion du temps est un élément très important de l'organisation du processus de travail dans toute entreprise. Cependant, si certains managers ont tendance à fermer les yeux sur les libertés de certains employés, d'autres utilisent la méthode du contrôle total. Mais quelle approche est la plus productive et ne va pas trop loin, vous le découvrirez dans cet article.

Selon les experts, il existe trois types d'employés dans toute entreprise. Il s'agit des spécialistes très performants, des employés moyens qui s'acquittent de leurs tâches "correctement" et de ceux qui ne peuvent pas respecter les plans et violent régulièrement la discipline. Et pour chacun de ces employés, les dirigeants doivent avoir une approche différente. "Il est clair que l'on peut fermer les yeux sur les rares cas de retard d'employés professionnels de valeur", explique Sara Ramos, professeur de gestion, "en ce qui concerne la deuxième catégorie, il faut garder trace de tout retard, en trouver la raison et, en fonction de la pertinence de la raison, prendre une décision appropriée. Une réprimande est possible dans ces cas-là.

Si le salarié est en retard à plusieurs reprises et que la raison en est insignifiante, la réprimande peut inciter le salarié à corriger son comportement et à améliorer la qualité de son travail. Ignorer ces faits, au contraire, sera une incitation à la négligence et aux retards ultérieurs. Si la raison du retard est valable, l'employé peut être pardonné." Vous devriez utiliser une tactique différente avec les violateurs constants de la discipline. Dans ce cas, une réprimande est nécessaire, mais avec un retour d'information. "Le nombre autorisé de violations de la discipline est différent dans chaque entreprise, elles doivent être régies par le code de conduite des affaires et les normes de l'entreprise", explique Sara Ramos. "Plus il y a d'interprétations individuelles concernant cette question, plus cela provoque des employés négligents."

Les experts notent que le problème n'est pas la durée du retard de l'employé, mais la régularité de ce retard. C'est ce qui conduit finalement à une baisse de la productivité. "Le retard peut être soit systématique, soit une exception rare dans le comportement de l'employé", explique le blogueur Jesse Allen. "La punition est appropriée lorsque l'employé le fait de manière répétée et qu'il n'a pris aucune mesure pour éliminer les raisons de son retard. Cependant, il est recommandé d'aider parfois l'employé à comprendre les raisons et de l'aider à améliorer sa ponctualité."

Outre les retards, la productivité peut être considérablement réduite par les employés qui évoquent des questions personnelles pendant les heures de travail. Comme le soulignent les dirigeants, les employés les plus "débrouillards" peuvent même créer leur propre entreprise et prendre des ressources à l'entreprise, comme voler des clients, par exemple. "L'activité de tout employé peut être à la fois productive et improductive", déclare Christopher Hughes, chef de projet de CleverControl. "Si le responsable SMM-marketing passe du temps sur Facebook, il travaille au développement de l'entreprise. Et si la même chose est faite par un programmeur, c'est une affaire personnelle. De même, les sites de recherche d'emploi, lorsqu'ils sont visités par un responsable RH, deviennent un outil pour résoudre les problèmes de l'entreprise, mais lorsqu'ils sont visités par un vendeur, ils deviennent un signe de l'intention de l'employé de partir." Ainsi, à chaque profession correspond une liste de programmes et de sites web productifs et improductifs.

Pour le suivi des employés, les cadres peuvent utiliser des systèmes spéciaux permettant de recueillir des informations sur leurs subordonnés. Cette méthode est particulièrement pertinente pour les employés de l'informatique et du SMM. "Les spécificités du travail de SMM-manager sont que le résultat de chaque étape peut être suivi bien à l'avance", explique Jesse Allen, "il n'est même pas nécessaire de distraire l'employé, car les statistiques sont ouvertes et mises à jour en permanence. On voit clairement quand il est le plus actif et quand il est inactif. En outre, le résultat est clairement visible, ce qui permet de faire des ajustements." Le contrôle lui-même est invisible pour l'employé, qui ne peut donc pas dire à quels moments exactement le contrôle a été effectué, et présume qu'il est constant. Cela le motive à toujours travailler efficacement.

"En discutant avec nos clients, nous avons identifié une sorte de seuil : 80% du temps de travail doit être consacré aux tâches professionnelles", explique Christopher Hughes, "le reste du temps peut être consacré aux pauses, aux questions personnelles et aux loisirs". À propos, il faut encourager les employés à ne pas se reposer devant leur ordinateur. Il est préférable de sortir et de prendre l'air."

Afin de ne pas aller trop loin dans la surveillance des employés et de ne pas être considéré comme le tyran exécutif, les experts recommandent d'utiliser les systèmes de suivi uniquement pour l'optimisation des processus commerciaux, mais pas pour punir ou accuser les employés. "Si un employé passe trop de temps sur des sites de divertissement, vous devriez lui confier davantage de tâches professionnelles, - dit le fondateur de StarrCounter Jacob Rogers. - Si un employé arrive toujours en retard au travail, ne reste jamais au bureau et ne remplit pas les tâches qui lui sont confiées à temps, alors il est loin derrière ses collègues et ne mérite pas de primes. Et s'il en est informé au début du mois, il essaiera probablement de ne pas commettre d'erreurs. Par conséquent, pour ne pas aller trop loin avec le contrôle, il est nécessaire de débarrasser les employés de toutes les craintes et de tous les malentendus au stade de la mise en œuvre du système, afin d'établir des règles claires et l'objectif de l'utilisation de ce contrôle." En tout état de cause, les normes de surveillance des employés adoptées par l'entreprise ne doivent pas provoquer de protestations au sein de l'équipe.

"Un employé doit en prendre connaissance au moment de son embauche, et donc en accepter les règles. Il n'y a pas de productivité sans contrôle, et celui-ci doit être configuré en détail pour gagner du temps. La punition pour une violation doit être inévitable, de même qu'une récompense pour une bonne performance", dit Jesse Allen.