Garantir la productivité avec un logiciel de surveillance des employés en Géorgie : Caractéristiques principales et cas d'utilisation

La logistique, l'agroalimentaire et le commerce de détail sont trois piliers majeurs de l'économie de la Géorgie. Le secteur de la logistique en Géorgie emploie une main-d'œuvre importante, avec plus de 177 000 emplois dans le secteur privé emplois dans le seul secteur du transport, et des dizaines de milliers d'autres dans les services de livraison et d'entreposage. Le commerce de détail est un autre secteur essentiel qui représente environ 28 % des emplois de l'État. L'agriculture, qui est la première industrie de Géorgie en termes d'impact économique, emploie plus de 769 000 personnes. La contribution combinée de ces trois secteurs à l'économie de la Géorgie dépasse les 565 milliards de dollars. Il va de soi que la productivité, la sécurité et l'efficacité des employés sont importantes dans des secteurs aussi vastes et influents. Les organisations sont confrontées à de multiples défis dans ces domaines, qu'il est impossible de couvrir dans un petit article. Nous nous concentrerons ici sur des problèmes spécifiques qui peuvent être résolus grâce à un logiciel de surveillance des employés.

Chaque secteur est confronté à des défis spécifiques, et le commerce de détail, l'agroalimentaire et la logistique ne font pas exception à la règle. Identifions ces défis.

L'agriculture, la transformation, la distribution et d'autres processus du secteur agroalimentaire ne sont pas toujours faciles à contrôler, en particulier à l'aide d'un logiciel. Bien que les programmes de suivi ne puissent pas évaluer la qualité d'une tâche telle que la plantation, ils peuvent être d'une aide précieuse dans plusieurs cas :

1. Suivre la présence et la localisation des travailleurs sur le terrain, en s'assurant qu'ils sont sur place pendant les heures de travail et dans les zones désignées pour des tâches spécifiques ;

2. Enregistrer avec précision les heures de travail des ouvriers de terrain, en particulier ceux qui sont payés à l'heure ;

3. Surveillance de l'utilisation et des mouvements des machines ;

4. Suivi du personnel qui gère les opérations agricoles, les stocks, les ventes ou la logistique à partir d'un bureau utilisant des ordinateurs. Le suivi de l'activité de ces personnes garantit une utilisation efficace du temps de travail et prévient les problèmes potentiels tels que la fraude.

Le secteur de la logistique est le pont entre les producteurs et les consommateurs et le fondement du commerce. Il est souvent confronté à des complexités liées au mouvement, au calendrier et à la gestion des ressources.

Le premier problème consiste à planifier les itinéraires de transport les plus efficaces et à les optimiser si nécessaire. Ce n'est pas une tâche facile si l'on tient compte des fluctuations du trafic, de l'état des routes et des horaires de livraison. Une petite erreur peut entraîner une perte de temps, une augmentation des dépenses en carburant et des retards de livraison.

Le contrôle des délais de livraison est un autre problème important. Vous ne pouvez pas établir de relations solides avec vos clients si vos livraisons sont toujours retardées, que ce soit en raison de circonstances imprévues ou d'inefficacités dans la planification ou l'exécution.

Vous avez beau planifier méticuleusement l'itinéraire et prendre en compte les moindres problèmes potentiels, la livraison peut échouer en raison de la mauvaise conduite du conducteur. Les excès de vitesse, les détours non autorisés, les temps morts excessifs et la mauvaise conduite du véhicule sont des problèmes plus fréquents qu'on ne le pense. Il en résulte des coûts opérationnels plus élevés, des problèmes de maintenance, des risques potentiels en matière de sécurité et de droit, et des clients mécontents.

En ce qui concerne les coûts opérationnels, le carburant est une dépense importante. C'est pourquoi la surveillance et la gestion de la consommation de carburant, l'identification des habitudes de conduite qui entraînent un gaspillage et la détection des vols potentiels de carburant sont des éléments à prendre en compte et à surveiller.

La mauvaise conduite ou l'inefficacité du conducteur peut non seulement augmenter les coûts d'exploitation, mais aussi mettre en danger l'ensemble de la cargaison. Il est primordial de prévenir le vol, les dommages ou l'accès non autorisé aux cargaisons.

La dernière considération, mais non la moindre, est la conformité réglementaire. Le secteur de la logistique est soumis à de nombreuses réglementations concernant les heures de conduite, l'entretien des véhicules, la manutention des marchandises et les procédures douanières. Pour rester en conformité, il est nécessaire de procéder à un suivi et à un enregistrement diligents.

Les opérations de vente au détail, que ce soit en magasin ou en ligne, dépendent de l'efficacité du personnel et de l'intégrité des transactions. Les logiciels de surveillance peuvent contribuer de manière significative à relever les défis suivants dans ce secteur :

1. Un suivi précis du temps de travail et la mise en évidence des retardataires habituels ou des personnes qui quittent le travail avant l'heure.

2. Contrôler l'activité informatique des employés chargés des tâches administratives, de la gestion des stocks ou du traitement des commandes en ligne. Il permet de déterminer si le temps de travail est utilisé de manière productive et de prévenir la fraude et d'autres incidents.

3. Lutter contre le vol de temps.

4. Contrôler le personnel à distance ou de livraison pour s'assurer de sa présence et de l'utilisation efficace des heures de travail.

5. Suivre les interactions entre les employés et les clients afin de garantir une qualité de service élevée.

6. Contrôler l'activité des points de vente (TPV) : transactions, retours et interactions avec les employés pour détecter les erreurs potentielles et les activités malhonnêtes.

Maintenant que nous avons décrit les défis qui se posent dans ces secteurs, il est temps d'examiner comment les logiciels modernes de surveillance des employés peuvent aider. Ces outils offrent une visibilité, une responsabilité et des informations qui permettent de prendre des décisions en connaissance de cause.

Il existe des dizaines de solutions de suivi sur le marché, et le choix de l'une d'entre elles dépend du défi que doit relever l'organisation. Il convient de rechercher les fonctionnalités qui permettent de résoudre les problèmes propres à l'entreprise. Examinons les principales caractéristiques des logiciels de suivi des employés et les problèmes qu'ils peuvent résoudre.

Dans les secteurs où les coûts de main-d'œuvre peuvent rapidement grimper en flèche - en particulier dans les environnements où les salaires sont payés à l'heure, comme l'agriculture et le commerce de détail - un suivi précis des heures est essentiel, et la fonctionnalité de suivi des heures est intégrée dans de nombreux outils de suivi des employés.

Tout d'abord, les logiciels conçus pour surveiller l'activité informatique des employés sont généralement dotés d'outils de suivi des heures de travail qui enregistrent les présences, le début et la fin de la journée de travail, les périodes d'inactivité et le nombre total d'heures de travail pour une période donnée. Un exemple de ce type de logiciel est CleverControl - une solution puissante et fiable pour la surveillance des employés.

Certains logiciels de suivi des activités permettent également d'enregistrer le temps passé sur des projets ou des tâches spécifiques, ce qui permet aux responsables d'analyser les processus de travail et de planifier les échéances futures.

Les logiciels de suivi du temps sont idéaux pour surveiller les employés administratifs ou autres qui travaillent sur les ordinateurs.

Mais qu'en est-il si l'employé travaille sur le terrain ou effectue des livraisons ? Dans ce cas, il existe des applications mobiles avec géolocalisation et vérification biométrique (comme la reconnaissance faciale ou la saisie d'un code PIN). Elles garantissent des pointages précis, même dans les zones reculées.

La fonctionnalité de suivi du temps garantit une paie équitable, réduit le vol de temps et l'absentéisme et contribue à maintenir la discipline de travail.

Si l'organisation veut savoir non seulement combien ses employés travaillent, mais aussi comment ils passent leur temps de travail, la fonctionnalité de suivi des activités est la solution. Les logiciels dotés d'une fonction de suivi des activités enregistrent presque tout ce que fait l'employé sur son poste de travail, fournissant ainsi un compte rendu détaillé de sa journée. Par exemple, le logiciel peut suivre l'utilisation des applications et des sites web pendant les heures de travail et la classer comme productive ou improductive. Il peut également effectuer des captures et des enregistrements d'écran qui fourniront un contexte visuel aux journaux de texte. Les traqueurs d'activité avancés peuvent enregistrer les appels et les chats dans les messageries et diffuser l'écran de l'employé en direct, ce qui permet au responsable de vérifier si le travailleur est concentré sur ses responsabilités.

Les journaux d'activité détaillés permettent de s'assurer que le personnel se concentre sur ses responsabilités directes et, dans de nombreux cas, d'évaluer la qualité de sa contribution, par exemple la rapidité et la qualité avec lesquelles l'agent d'assistance répond aux demandes des clients. En outre, ils constituent une mesure de sécurité supplémentaire contre la fraude potentielle ou l'utilisation abusive des ressources de l'entreprise.

Cette fonction sera précieuse pour les entreprises où les personnes et les biens sont constamment en mouvement, comme dans les secteurs de la logistique et de la livraison. Les dispositifs GPS embarqués ou les applications mobiles fournissent des mises à jour de localisation en direct, un contrôle du respect des itinéraires et des alertes de déviation. Certains outils s'intègrent aux diagnostics des véhicules pour suivre la vitesse, la consommation de carburant et l'état du moteur.

Pour les livreurs, les applications mobiles dotées d'un GPS et de fonctions d'approbation des clients permettent de vérifier que la livraison a été effectuée et d'optimiser les itinéraires futurs.

Le GPS garantit la ponctualité des livraisons et le respect des règles de conduite. En outre, il contribue à l'efficacité des opérations de livraison sur le dernier kilomètre.

Les données brutes n'ont que peu de valeur si vous ne pouvez pas en extraire des informations significatives. Cependant, le travail manuel prend beaucoup de temps et est sujet à des erreurs et à des conclusions subjectives. C'est pourquoi les logiciels de suivi des employés comprennent généralement des rapports, des tableaux récapitulatifs automatisés des activités et même des Outils d'analyse alimentés par l'IA. Les rapports peuvent mettre en évidence les schémas de présence, les tendances en matière d'heures supplémentaires et les écarts de productivité entre les équipes ou les sites.

Être réactif signifie souvent que les problèmes sont déjà survenus. Les alertes en temps réel permettent d'agir immédiatement avant que les problèmes ne s'aggravent. Par exemple, les gestionnaires de transport peuvent être avertis si un conducteur dépasse une limite de vitesse fixée, tourne trop longtemps au ralenti ou s'écarte de l'itinéraire prévu.

Les chefs de bureau peuvent mettre en place des alertes pour les tentatives des employés d'accéder à des sites web indésirables au travail (tels que les sites d'achat ou les médias sociaux) ou à des mots déclencheurs.

Ces alertes permettent de rectifier immédiatement le tir, améliorant ainsi la productivité et la conformité de toutes les fonctions contrôlées.

Grâce à la surveillance des employés, les entreprises des secteurs clés de Géorgie peuvent aller au-delà des suppositions et adopter une gestion fondée sur les données. Le logiciel de surveillance des employés n'est pas un simple outil, c'est un atout stratégique qui, utilisé de manière responsable et adapté à des rôles spécifiques, peut considérablement accroître l'efficacité, réduire les coûts et améliorer les performances globales.

Voici trois exemples d'utilisation qui montrent comment les entreprises des secteurs clés de la Géorgie peuvent tirer parti des solutions de surveillance pour améliorer leur productivité.

Une entreprise de logistique de taille moyenne est régulièrement confrontée à des problèmes d'incohérence dans les délais de livraison et à des coûts de carburant plus élevés que prévu. L'analyse des registres manuels des chauffeurs fournit quelques données, mais manque de précision en temps réel et de détails sur les itinéraires réellement empruntés et le temps passé à destination.

L'entreprise a mis en place un système de suivi par GPS et des rapports détaillés sur les itinéraires. Les données de suivi ont montré que les conducteurs empruntaient fréquemment des itinéraires plus longs et moins efficaces et qu'ils s'arrêtaient plus longtemps que prévu.

Le responsable logistique a replanifié les itinéraires en fonction des conditions réelles, ce qui les a rendus plus efficaces. Il a également fourni des conseils ciblés aux chauffeurs sur le respect des itinéraires et la réduction des temps morts. En conséquence, le temps de livraison moyen a été réduit de 15 % et les dépenses en carburant ont sensiblement diminué en l'espace de trois mois.

Un magasin de détail en ligne a reçu un nombre croissant de plaintes de clients concernant le service. Leurs demandes et problèmes étaient traités lentement et pas toujours efficacement. La direction devait comprendre où se situaient les retards au sein de son équipe de service à la clientèle.

Solution : L'entreprise a mis en place un logiciel de suivi des employés pour ses représentants du service clientèle. Ce logiciel permet de suivre le temps passé sur les plates-formes de communication (courriel, chat), les visites de sites web et l'utilisation des outils de gestion de la relation client.

Les données de contrôle ont révélé que certains employés passaient trop de temps sur des applications et des sites web non liés au travail ou se débattaient avec le système de gestion de la relation client, ce qui entraînait des réponses lentes. À partir de ces informations, l'entreprise a formé son personnel à l'utilisation efficace du système de gestion de la relation client et à la gestion du temps. En l'espace de deux mois, les plaintes des clients concernant la rapidité et la résolution des problèmes ont chuté de 20 %.

Une exploitation agricole du sud de la Géorgie avait du mal à suivre avec précision les heures de travail de ses ouvriers saisonniers. Les travailleurs étaient répartis dans de vastes vergers pendant la saison des récoltes, et il était pratiquement impossible de contrôler manuellement les présences et les heures de travail de chaque employé. Il était difficile d'évaluer le temps réellement consacré à des tâches productives dans des zones spécifiques.

La solution : L'exploitation agricole a commencé à utiliser un système de suivi du temps avec localisation GPS et géofencing. Grâce à ce système, les superviseurs ont pu s'assurer que les employés se trouvaient bien sur la propriété et dans les zones de travail désignées.

Le nouveau système de suivi du temps a permis d'éliminer les vols de temps potentiels et les erreurs dans les heures de travail déclarées et de garantir l'exactitude de la paie de la main-d'œuvre. En outre, les chefs d'exploitation ont acquis une meilleure connaissance du temps réel nécessaire à la récolte des différents blocs. Ils ont ainsi pu planifier et déployer les ressources avec plus de précision au cours des saisons suivantes.

Les secteurs clés de la Géorgie - la logistique, le commerce de détail et l'agroalimentaire - sont essentiels à l'économie de l'État. Comme toute autre industrie, elles sont confrontées à des problèmes de productivité et à d'autres défis qui découlent d'un manque de visibilité sur les opérations quotidiennes et les activités des employés. Les logiciels de surveillance des employés offrent une solution pratique et efficace pour obtenir cette visibilité nécessaire.