Les 5 erreurs de la correspondance d'affaires

La communication par e-mail est devenue une partie essentielle de notre travail ; c'est pourquoi les e-mails doivent être rédigés correctement. Business Insider a raconté les erreurs commises par les employés dans leur correspondance professionnelle.

Rien n'est plus évident. Pourtant, les gens commettent encore une telle erreur. Il est toujours possible de s'excuser auprès de la personne à qui vous avez envoyé un mauvais courriel, mais elle en gardera de toute façon un mauvais souvenir.

Donc, avant d'envoyer un e-mail, vérifiez l'adresse et le nom du destinataire : "Chère Debra Kelly,...". Lisez le nom à haute voix - cela vous aidera à vous concentrer et à ne pas faire d'erreur.

L'expression bien connue des journalistes "enterrer le plomb" signifie cacher le point principal au plus profond de la lettre. Si profondément qu'il est difficile à trouver. C'est une erreur que l'on rencontre fréquemment dans la correspondance commerciale. Pour l'éviter, demandez-vous : "Qu'est-ce que je veux dire ?". Et répondez-y très rapidement. Une telle lettre - claire, courte et précise - est attendue de vous par vos collègues.

"Je vous écris pour discuter de la coopération entre nos entreprises avant le début du quatrième trimestre."

Si vous n'énoncez pas le point principal au début de la lettre, mais que vous en venez au cœur du sujet de manière longue et fleurie, le destinataire ne comprendra pas quel est le but de la lettre. Écrivez simplement et évitez les élucubrations inutiles dans les textes.

Il s'agit d'un échec classique dans la correspondance commerciale. L'argot des affaires, clair pour vous et vos collègues, peut laisser perplexe vos partenaires et collègues d'autres départements.

"Retrouvons-nous au CO, salle 200, à 18h30. Oui, et n'oubliez pas d'apporter la tâche, nous avons le "code vert" après 17 heures."

Quel est le sujet de la lettre ? Regardez la liste des destinataires de votre lettre et demandez-vous : savent-ils tous ce qu'est le CO ? Connaissent-ils tous le "code vert" ? Si ce n'est pas le cas, clarifiez ces termes.

"Retrouvons-nous au bureau central, dans la salle 200 à 18h30. Oui, et n'oubliez pas la tâche, nous avons le "code vert" après 17 heures. Pour ceux qui ne le savent pas, le "code vert" signifie que vous devez être parfaitement préparé à la réunion".

Tu vois ? La lettre est bien meilleure maintenant.

Très souvent, dans l'urgence quotidienne, nous lisons rapidement la lettre de quelqu'un, y répondons dans notre tête et oublions de poster la réponse. C'est inacceptable. Vous devez répondre aux lettres de vos collègues. Votre réponse peut influencer l'ensemble du flux de travail.

N'oubliez pas qu'à l'ère de Twitter et de Facebook, personne n'aime lire des messages de plus de deux phrases. C'est pourquoi les longs paragraphes de la correspondance commerciale sont simplement parcourus du regard, mais pas lus attentivement. Cassez les longs paragraphes et rendez-les plus faciles à lire.