Guide des logiciels essentiels pour la gestion des employés

La gestion des employés est complexe et prend beaucoup de temps. Recruter et intégrer le meilleur candidat, suivre la productivité, s'assurer que toutes les échéances sont respectées et planifier des stratégies de développement et de motivation des employés sont autant de défis que doivent relever les responsables et les services des ressources humaines. Heureusement, nous vivons à l'ère d'une technologie en plein essor qui peut considérablement alléger nos difficultés quotidiennes. Il existe une solution numérique pour tout. Dans cet article, nous explorons les types de logiciels de gestion des employés et leurs avantages, et nous décrivons des solutions fiables dans chaque catégorie.

Les programmes de suivi sont peut-être le type de logiciel le plus connu pour la gestion des employés. Leurs caractéristiques sont généralement les suivantes

1. captures d'écran
2. enregistrement des frappes au clavier
3. suivi des sites web visités
4. l'enregistrement des requêtes de recherche
5. contrôle des opérations sur les fichiers
6. la capture de l'activité de l'imprimante
7. le suivi du temps, et bien plus encore.

Ces données sont résumées en scores et statistiques de productivité, ce qui simplifie l'évaluation des performances.

Les préoccupations en matière de protection de la vie privée sont l'autre côté de la médaille. En raison de leurs spécificités, les logiciels de surveillance des employés peuvent collecter de grandes quantités de données, y compris des informations sensibles. C'est pourquoi il est nécessaire de se familiariser avec les réglementations locales en matière de protection de la vie privée avant de mettre en œuvre de telles solutions. Si vous trouvez un équilibre entre les besoins de surveillance et le respect de la vie privée des employés, le logiciel de suivi des employés deviendra votre assistant fiable pour stimuler la productivité de votre équipe.

CleverControl est un logiciel puissant pour la gestion des employés. Il offre toutes les fonctionnalités nécessaires à un suivi harmonieux de la productivité : captures d'écran, surveillance du presse-papiers, enregistrement des requêtes de recherche et des visites de sites web, suivi de l'activité sur les médias sociaux et les messageries, et bien d'autres encore. La plateforme analyse l'utilisation que fait l'employé des applications, des chats et du web, y compris le temps qu'il y consacre quotidiennement et l'évolution de ces tendances au cours de la période sélectionnée. CleverControl met également en évidence les applications et les sites web les plus utilisés. Ces statistiques vous permettent d'avoir rapidement une vue d'ensemble de la journée de chaque employé et de repérer immédiatement les distractions.

CleverControl permet un contrôle non seulement rétrospectif, mais aussi en temps réel. Grâce à sa fonction Live Viewing, vous pouvez voir instantanément ce qui se passe sur l'écran de n'importe quel employé.

CleverControl dispose d'un ensemble de fonctions de suivi du temps qui vous permettent d'automatiser le suivi des présences. Le logiciel enregistre la présence de chaque employé sur le lieu de travail, le début et la fin de la journée de travail, ainsi que les périodes d'activité et d'inactivité. Vous pouvez consulter le journal d'activité détaillé par heure et les statistiques d'activité horaire avec les heures les plus actives en surbrillance. Cette fonction vous permet de comprendre les habitudes de travail de chacun et de mieux planifier les tâches et les réunions.

Les fonctions avancées de CleverControl comprennent l'enregistrement d'écran, l'enregistrement de webcam et l'enregistrement d'appel. L'enregistrement d'écran vous permet d'enregistrer les écrans de certains employés tout au long de la journée. L'enregistrement par webcam transforme la webcam de l'ordinateur en un simple système de surveillance ou permet de contrôler les interactions entre les clients et les employés. L'enregistrement d'appel vous permet d'enregistrer des appels provenant de messageries populaires telles que Zoom, WhatsApp et Discord. Cette fonction est très utile pour évaluer le travail des agents de l'assistance à la clientèle ou pour récapituler les informations d'une réunion importante.

CleverControl se tient au courant des dernières avancées technologiques. La plateforme a récemment intégré une fonctionnalité d'IA. L'IA examine l'activité des employés dans les applications, les chats et en ligne, la compare aux références du secteur, calcule les scores de productivité individuels et commente brièvement les inefficacités constatées.

CleverControl dispose de paramètres flexibles. La plupart de ses fonctionnalités peuvent être activées/désactivées, ce qui vous permet d'adapter vos pratiques de surveillance aux lois et réglementations applicables en matière de protection de la vie privée. Le logiciel peut également être installé en mode visible, ce qui permet aux employés de démarrer et d'arrêter la surveillance ou d'accéder à leur tableau de bord personnel.

Même si les managers souhaitent se souvenir et contrôler toutes les échéances, les missions et les dépenses liées aux projets, peu d'entre eux peuvent se vanter d'avoir un cerveau de super-ordinateur. La gestion de projet est un type de logiciel de gestion des employés conçu pour soulager les managers de cette charge. Il s'agit d'une plate-forme centralisée permettant de planifier, d'organiser et de gérer efficacement les projets. Ses caractéristiques habituelles sont les suivantes :

1. la création, l'attribution et la hiérarchisation des tâches
2. fixer des délais
3. le suivi de l'avancement des tâches
4. les commentaires, la messagerie et le chat au sein de la plateforme
5. partage de fichiers
6. l'établissement d'une feuille de route et le suivi des étapes
7. suivi du temps
8. le suivi du budget, la gestion des dépenses, etc.

Un tel logiciel de gestion des employés permet aux responsables de visualiser l'ensemble du projet, de le décomposer facilement en tâches et sous-tâches, et de les attribuer aux employés. Ils peuvent ainsi se faire une idée en temps réel de l'avancement du projet, détecter les problèmes potentiels et réaffecter les ressources nécessaires. Cette meilleure visibilité des tâches accroît l'efficacité de l'équipe et améliore la prise de décision et la gestion du budget. L'attribution claire des tâches et le suivi de la progression responsabilisent les membres de l'équipe par rapport à leur travail.

Asana est l'un des logiciels de gestion de projet basés sur le cloud les plus populaires. Son interface conviviale et son large éventail de fonctionnalités ont séduit des milliers d'entreprises dans le monde. Vous pouvez diviser les grands projets en tâches et sous-tâches plus petites et plus faciles à gérer, définir des dépendances et fixer des priorités et des délais. Les vues des projets peuvent être personnalisées en fonction de vos préférences. Vous pouvez organiser les affectations sous forme de liste, de calendrier, d'échéancier, de diagramme de Gantt ou de tableau Kanban. Des champs personnalisés peuvent être ajoutés aux tâches pour faciliter le tri, le filtrage et la création de rapports.

Asana peut suivre le temps passé sur chaque tâche afin que vous puissiez évaluer les dépenses et le temps nécessaire avec plus de précision.

La plateforme dispose d'excellentes fonctions de communication telles que la messagerie d'équipe, les mentions et le partage de fichiers. La boîte de réception intelligente permet de personnaliser les notifications afin de filtrer les mises à jour les plus importantes, de mettre les notifications en pause pour rester concentré et de suivre les notifications de la boîte de réception.

Une fonctionnalité d'automatisation robuste permet d'automatiser les tâches répétitives. Par exemple, vous pouvez assigner des tâches basées sur des règles ou des notifications de déclenchement.

Asana s'intègre à de nombreux autres outils, notamment Google Drive, Slack et Microsoft Teams.

La plateforme convient aux entreprises de toutes tailles et de tous secteurs grâce à sa convivialité, à son ensemble de fonctionnalités puissantes et à son évolutivité.

Le logiciel de gestion des ressources humaines (SGRH) est une plateforme complète conçue pour rationaliser et automatiser les fonctions RH tout au long du cycle de vie du salarié. Ses principales caractéristiques sont les suivantes

1. le stockage d'informations sur les employés (coordonnées, historique de l'emploi, dossiers de performance, etc.)
2. Système de suivi des candidats (ATS) (gestion des offres d'emploi et des candidatures)
3. flux de travail et listes de contrôle pour l'accueil des nouveaux arrivants
4. vérification des antécédents et dépistage des drogues
5. le traitement des salaires et le calcul des impôts
6. l'administration des avantages sociaux (assurance maladie, plans de retraite, etc.)
7. suivi du temps et des présences
8. gestion des performances
9. des initiatives de développement du personnel, et bien plus encore.

Ces logiciels de gestion des employés automatisent les tâches répétitives, réduisent la charge administrative des spécialistes des ressources humaines et minimisent les erreurs dans la saisie des données et le traitement des salaires. Grâce à cela, les équipes RH peuvent se concentrer sur des initiatives stratégiques qui renforcent l'engagement des employés.

Grâce au SGRH, les organisations peuvent tenir des registres précis et garantir le respect de la législation du travail. En outre, le SGRH fournit des données et des informations précieuses qui permettent de prendre des décisions éclairées en matière de ressources humaines.

Le SGRH offre également des fonctionnalités pour les employés. Ses fonctions en libre-service permettent aux employés de gérer leurs informations et d'accéder facilement aux services RH.

Workday est un logiciel avancé basé sur le cloud pour la gestion des employés. Il réunit en un seul système toutes les fonctions RH, telles que la paie, les avantages sociaux, l'administration des talents et la gestion des données des employés.

La plateforme propose des tableaux de bord et des rapports personnalisables. Vous pouvez y obtenir des informations sur les taux de rotation, les tendances en matière de performance et les caractéristiques démographiques de la main-d'œuvre. Tous les changements sont répercutés instantanément, de sorte que vous avez toujours accès aux informations les plus récentes et que vous pouvez prendre des décisions stratégiques.

Workday prend en charge l'ensemble du cycle de vie des employés, depuis les offres d'emploi jusqu'au suivi des candidats, en passant par l'intégration, la gestion des performances et les avantages sociaux. Il facilite également la planification des successions, car il permet d'identifier les employés à fort potentiel. Par la suite, vous pourrez les préparer à assumer de futures fonctions de direction.

Un autre ensemble de fonctionnalités pratiques permet d'automatiser les processus de paie : salaires, impôts, prestations et déductions. L'automatisation réduit les erreurs et la charge administrative et garantit des paiements précis et en temps voulu.

Workday profite également aux employés. Sa solide fonctionnalité de libre-service leur permet de gérer leurs informations personnelles, d'accéder à leurs fiches de paie, de demander des congés et de s'inscrire à des avantages sociaux.

Dans l'ensemble, Workday est une solution efficace qui améliore considérablement la gestion des ressources humaines. Elle peut s'adapter aux besoins spécifiques des organisations de divers secteurs et soutenir aussi bien les petites que les grandes entreprises.

Comme leur nom l'indique, les plateformes d'expérience des employés (EX) servent à améliorer l'expérience globale des employés, de l'accueil à la sortie de l'entreprise. Ce type de logiciel s'ajoute aux fonctions traditionnelles des RH. Son objectif principal est d'améliorer le bien-être et la motivation des employés, de stimuler la productivité et de créer un environnement de travail convivial et engageant.

EX offre généralement les fonctionnalités suivantes :

1. employee surveys, pulse checks, and feedback tools)
2. les outils de reconnaissance (par exemple, les systèmes de points, les récompenses entre pairs, etc.)
3. les réseaux sociaux internes ou les forums
4. chats et partage de fichiers
5. un pôle central pour les nouvelles et les annonces de l'entreprise
6. des données et des analyses sur l'engagement, le sentiment et les tendances en matière de performance des employés
7. l'accès au matériel de formation et aux cours
8. des programmes de bien-être, et bien plus encore.

Grâce aux plateformes d'expérience des employés, ces derniers se sentent davantage connectés et valorisés. Selon des études, les employés qui reçoivent une reconnaissance régulière sont 14% plus productifs, 43 % plus engagés et trois fois plus fidèles à leur organisation. Investir dans l'EX, c'est donc investir dans une diminution du taux de rotation et une augmentation de la productivité.

EX permet d'accéder à toutes les ressources nécessaires en un seul endroit, qu'il s'agisse d'annonces à l'échelle de l'entreprise ou de programmes de bien-être. Grâce à cela, les employés passent moins de temps à chercher des informations et restent informés des possibilités qui s'offrent à eux.

Enfin, les programmes d'expérience des employés contribuent à réduire l'épuisement et le stress sur le lieu de travail, ce qui, une fois encore, améliore la productivité et l'engagement.

Culture Amp est l'une des principales plateformes d'expérience des employés. Elle propose de nombreux modèles d'enquêtes et outils pour recueillir les commentaires des employés sur divers aspects de leur expérience. Par exemple, vous pouvez mener des enquêtes d'engagement, des évaluations de la diversité et de l'inclusion, et un feedback à 360 degrés. Tout au long de l'année, vous pouvez collecter et organiser de manière pratique les résultats des feedbacks dans le centre de données centralisé. Ce centre de données facilite grandement la préparation des entretiens d'évaluation.

Culture Amp s'appuie sur les dernières découvertes en matière de psychologie et de science des données. Il vous aidera non seulement à recueillir des commentaires, mais aussi à les traduire en plans d'amélioration réalisables.

Avec Culture Amp, vous pouvez créer et partager des descriptions de rôles et des compétences requises pour chaque rôle. Ces informations clarifient non seulement les responsabilités individuelles, mais permettent également aux employés d'évaluer leurs compétences actuelles et d'identifier d'éventuelles lacunes. La plateforme peut également être utilisée pour créer des plans de développement personnalisés afin d'accroître les performances et l'engagement.

Culture Amp offre une communauté de soutien avec des événements virtuels et un groupe Slack. Il offre une formation continue et des opportunités de réseautage aux professionnels des ressources humaines.

En résumé, l'évaluation efficace de l'expérience des employés par Culture Amp, combinée à des données scientifiques, en fait un outil précieux pour toute organisation désireuse de créer un espace de travail attrayant et engageant.

À l'ère de la technologie, nous avons la chance de disposer d'une application pour toutes les tâches courantes. Ces quatre types de logiciels de gestion des employés allègent la charge administrative, optimisent les tâches complexes et fastidieuses telles que l'évaluation des performances et les enquêtes sur l'engagement des employés, et permettent une gestion efficace des projets.