Bewährte Praktiken für die Verfolgung von Browsing-Aktivitäten ohne Beeinträchtigung des Vertrauens

Die Verfolgung von Browsing-Aktivitäten am Arbeitsplatz umfasst in der Regel die Aufzeichnung von besuchten Websites, Suchanfragen, Aktivitäten in sozialen Medien und Chats (gelegentlich auch Nachrichtenprotokolle). Manchmal kann der Arbeitgeber auch Dateiübertragungen und Tastenanschläge (z. B. Nachrichten oder Suchanfragen) aufzeichnen.

Unternehmen können eine von mehreren Methoden zur Überwachung der Internetaktivitäten anwenden:

1. Netzwerküberwachung durch Routerkonfiguration: Einrichtung des Routers zur Aufzeichnung des Internetverkehrs;
2. Proxyserver und Firewalls können den Internetverkehr zur administrativen Überprüfung aufzeichnen. Sie können auch den Zugang zu ungeeigneten Websites blockieren;
3. Die Software zur Mitarbeiterüberwachung protokolliert alle Computeraktivitäten der Mitarbeiter, einschließlich des Browserverlaufs und der Aktivitäten in den sozialen Medien, und verfügt über Funktionen zur Sperrung von Websites.

Die Rechtmäßigkeit der Überwachung von Internet-Aktivitäten hängt von den einzelstaatlichen und lokalen Gesetzen in Ihrem Gebiet ab. Nach US-amerikanischem Recht ist die Überwachung von Mitarbeitern in der Regel legal. Der Electronic Communication Privacy Act (ECPA) erlaubt es Arbeitgebern im Allgemeinen, unternehmenseigene Geräte und Netzwerke zu überwachen, wenn sie legitime Geschäftszwecke verfolgen. Einige Bundesstaaten fordern Unternehmen auf, ihre Mitarbeiter über Überwachungsmaßnahmen zu informieren; in anderen Bundesstaaten liegt die Benachrichtigung im Ermessen des Arbeitgebers. Arbeitgebern wird außerdem empfohlen, eine klare Richtlinie zu erstellen, die den Umfang und die Praktiken der Überwachung umreißt.

Die Allgemeine Datenschutzverordnung (GDPR) regelt die Überwachung der Computeraktivitäten von Mitarbeitern in der EU. Danach müssen Unternehmen die Datenerhebung auf das für rechtmäßige Geschäftszwecke unbedingt erforderliche Maß beschränken, die Mitarbeiter über die Überwachung informieren und häufig ihre Zustimmung einholen.

Ähnliche Datenschutzbestimmungen gelten in Australien, Indien, Kanada, Dänemark und anderen Ländern.

Andere Länder haben einen strengeren Schutz der Privatsphäre. In Griechenland beispielsweise ist die elektronische Überwachung verboten, es sei denn, der Arbeitgeber hat eine gesetzliche Genehmigung oder legitime Geschäftszwecke. In den Niederlanden müssen Unternehmen legitime Geschäftsinteressen haben, die die Datenschutzrechte der Mitarbeiter überwiegen, um eine Mitarbeiterüberwachung durchführen zu können. Finnland beschränkt die Überwachung von E-Mails, Anrufen und der Computernutzung.

In diesem Abschnitt haben wir nur einen kurzen Überblick über die Rechtmäßigkeit der Mitarbeiterüberwachung in den verschiedenen Rechtsordnungen gegeben. Insgesamt ist die Überwachung von Mitarbeitern in den meisten Ländern zwar generell legal, aber es wird immer mehr Wert darauf gelegt, die Interessen des Arbeitgebers mit den Datenschutzrechten der Mitarbeiter in Einklang zu bringen. Wir empfehlen Ihnen, Ihren Rechtsberater zu konsultieren, bevor Sie Tracking-Verfahren in Ihrem Unternehmen einführen.

Die Nachverfolgung von Browsing-Aktivitäten kann sowohl für Unternehmen als auch für Mitarbeiter von Vorteil sein, und zwar folgendermaßen

1. Die Überwachung verbessert die Produktivität. Der Versuchung zu widerstehen, eingehende Chat-Nachrichten oder eine Shopping-Website zu checken, kann eine Herausforderung sein, und nicht alle können ihr widerstehen. Die Nachverfolgung von Browsing-Aktivitäten offenbart Mitarbeiter, die übermäßig viel Zeit mit nicht arbeitsbezogenen Aktivitäten verbringen, z. B. mit persönlichem Browsing, sozialen Medien, Videoplattformen und anderen. Anhand dieser Informationen können Manager Maßnahmen ergreifen, um die Konzentration und Produktivität zu verbessern, zum Beispiel durch das Blockieren von Ablenkungen.
2. Die gesammelten Daten zeigen Qualifikationslücken auf. Wenn ein Mitarbeiter häufig googelt, wie eine bestimmte für die Arbeit benötigte App zu verwenden ist, benötigt er möglicherweise zusätzliche Schulungen. Die Analyse des Browserverlaufs eines Mitarbeiters kann Ihnen Aufschluss darüber geben, welche Fähigkeiten und Kenntnisse ihm fehlen. Daraufhin können Sie Schulungs- und Entwicklungsprogramme entsprechend planen.
3. Tracking erhöht die Datensicherheit. Eine leistungsstarke DLP-Lösung kann den unbefugten Zugriff von Mitarbeitern auf sensible Unternehmensdaten sowie deren gemeinsame Nutzung oder Herunterladen erkennen und verhindern.
4. Die Überwachung trägt zur Erhöhung der Sicherheit des Unternehmensnetzes bei. Spezialisierte Software kann Versuche erkennen, auf bösartige Websites zuzugreifen oder infizierte Dateien herunterzuladen.

Trotz aller Vorteile kann die Verfolgung der Surfaktivitäten von Mitarbeitern nach hinten losgehen, wenn sie unethisch eingesetzt wird. Die Hauptsorge gilt hier dem Schutz der Privatsphäre der Mitarbeiter. Mitarbeiter haben ein Recht auf Privatsphäre, und der Einsatz zu aufdringlicher Überwachungsmethoden kann zu Misstrauen, einem feindlichen Arbeitsumfeld und sogar zu rechtlichen Konsequenzen führen. Die Mitarbeiter könnten sich mikromanipuliert und unzuverlässig fühlen, was ihre Arbeitszufriedenheit verringern und sie dazu veranlassen könnte, sich nach besseren Bedingungen in anderen Unternehmen umzusehen.

Die Verfolgung von Internetaktivitäten ist auch mit technischen Herausforderungen verbunden. Die Implementierung und Wartung von Überwachungssystemen kann komplex und teuer sein. Außerdem sind selbst die zuverlässigsten Lösungen anfällig für Fehler. Sie können legitime Aktivitäten als verdächtig kennzeichnen, was zu einer unnötigen Überprüfung der Mitarbeiter führt.

Die Einführung der Mitarbeiterüberwachung erfordert einen sorgfältigen Ansatz, um diese Schwierigkeiten zu mildern und alle Vorteile zu nutzen.

Wir haben die besten Praktiken für die Implementierung von Tracking-Software zusammengestellt.

Der heutige Markt bietet eine Vielzahl von Tools zur Überwachung von Mitarbeitern, mit denen sich die Surfaktivitäten verfolgen lassen. CleverControl ist eine der fortschrittlichsten und zuverlässigsten Lösungen in diesem Bereich. Sie verfolgt den Browserverlauf, die Suchanfragen, die auf jeder Website verbrachte Zeit und die Aktivitäten in den sozialen Medien eines jeden Mitarbeiters. Die gesammelten Daten werden in übersichtlichen statistischen Tabellen und Diagrammen zusammengefasst, die eine schnelle Analyse der individuellen Produktivität und der teamweiten Trends ermöglichen. Die Plattform bietet außerdem flexible Einstellungen für die Sperrung von Websites, sodass Sie Ablenkungen einschränken und den Mitarbeitern helfen können, sich auf die Arbeit zu konzentrieren.

Eine Führungskraft wird sich das Vertrauen ihres Teams kaum verdienen, wenn sie dessen Aktivitäten heimlich überwacht. Ehrlichkeit ist immer die beste Politik. Wir empfehlen, den Mitarbeitern die Gründe für die Einführung von Tracking-Maßnahmen offen mitzuteilen, auch wenn dies in Ihrem Land nicht vorgeschrieben ist. Machen Sie transparent, welche Daten erfasst werden: besuchte Websites, Verweildauer auf diesen Websites, Screenshots, Protokolle der sozialen Medien usw. Holen Sie, wann immer möglich, die Zustimmung der Mitarbeiter für die Überwachung ein, insbesondere für eingreifendere Methoden.

Wenn es für Ihre Überwachungszwecke akzeptabel ist, entfernen Sie persönlich identifizierbare Informationen aus der Aktivitätsanalyse, um die Privatsphäre der Mitarbeiter zu schützen. Versuchen Sie, sich auf die Analyse von Trends und nicht auf einzelne Aktivitäten zu konzentrieren. Verfolgen Sie nicht den Browserverlauf eines bestimmten Mitarbeiters, sondern suchen Sie nach Mustern, wie z. B. übermäßiger Zeitaufwand für soziale Medien oder Besuche riskanter Websites.

Definieren Sie klare Überwachungsziele und den Umfang der Daten, die Sie zu deren Erreichung erfassen müssen. Wenn das Ziel zum Beispiel darin besteht, Ablenkungen aufzudecken, reicht es aus, die besuchten Websites und die darauf verbrachte Zeit zu erfassen. Die Aufzeichnung eingehender und ausgehender Nachrichten in sozialen Medien ist in diesem Fall übertrieben.

Browsing-Aktivitäten sollten nur auf firmeneigenen Geräten und während der Arbeitszeit verfolgt werden. Vermeiden Sie die Überwachung von Mitarbeiteraktivitäten außerhalb der Arbeitszeit oder auf privaten Geräten. Die einzige Ausnahme kann sein, wenn ein Mitarbeiter ein privates Gerät für die Arbeit verwendet. In diesem Fall sollte die gewählte Überwachungslösung über eine Ein- und Ausschaltfunktion verfügen, damit der Mitarbeiter die Überwachung am Ende des Arbeitstages beenden kann.

Die Organisation sollte über eine umfassende Internet-Nutzungsrichtlinie verfügen, in der akzeptables und inakzeptables Online-Verhalten definiert ist. Außerdem sollte es eine separate Richtlinie geben, in der der Umfang der Überwachung, die Verwendung der gesammelten Daten, die Aufbewahrungsdauer und die Zugriffsberechtigung festgelegt sind. Beide Richtlinien sollten für die Mitarbeiter leicht zugänglich sein. Das Team muss die Richtlinien und ihre Auswirkungen verstehen und über einen Kanal verfügen, um seine Bedenken zu äußern.

Die Überwachungspraktiken sollten nicht in Stein gemeißelt sein. Sie sollten in regelmäßigen Abständen überprüft werden, um sicherzustellen, dass sie weiterhin notwendig und wirksam sind.

Hören Sie sich aktiv das Feedback Ihrer Mitarbeiter an und passen Sie das Tracking an etwaige Datenschutzbedenken an. Außerdem sollten Sie sich über die einschlägigen Datenschutz- und Arbeitsgesetze auf dem Laufenden halten und sicherstellen, dass die Änderungen eingehalten werden.

Die Verfolgung der Surfaktivitäten von Mitarbeitern kann die Produktivität und die Konzentration der Mitarbeiter deutlich verbessern und die Sicherheit des Unternehmens erhöhen. Überwachungspraktiken erfordern jedoch einen sorgfältigen Ansatz, der es Ihnen ermöglicht, ihre negativen Seiten zu vermeiden. Indem Sie der Transparenz den Vorrang geben, sich auf aggregierte Daten konzentrieren und die Privatsphäre der Mitarbeiter respektieren, können Sie die Überwachung der Browseraktivitäten auf eine Weise umsetzen, die das Vertrauen aufrechterhält und ein positives Arbeitsumfeld fördert.