Wie kann man durch die Automatisierung der Arbeitszeiterfassung Geld sparen?
Etwa 5-15 % der Arbeitszeit wird vergeudet. Aber wenn man weiß, wer und wie wertvolle Minuten verschwendet, kann man die Verluste verringern. Überwachungssoftware kann Ihnen dabei helfen, dies zu erreichen.
In diesen wirtschaftlich schwierigen Zeiten verwandelt sich die Frage der materiellen Anreize in eine verständlichere Frage: Wie viel soll man jemandem zahlen? Es ist aus Sicht der sozialen Verantwortung wichtig, verdienten Personen Privilegien zu gewähren, und es ist ebenso wichtig für die Wirtschaft, weil sonst der Preis für menschliche und administrative Fehler steigt. Es ist gefährlich, Fachleute in Schlüsselpositionen zu schlecht zu bezahlen, weil sie das Unternehmen verlassen könnten. Und natürlich ist es unzweckmäßig, Mitarbeiter, die ohne Vollzeitbeschäftigung arbeiten, zu hoch zu entlohnen.
Wie kann man berechnen, womit die Mitarbeiter ihre Zeit verbringen?
Das Problem der effektiven Lohnfondsverteilung steht in engem Zusammenhang mit mehreren anderen Problemen, die über das Personalmanagement hinausgehen. Bevor jedoch weitreichende Schlussfolgerungen gezogen werden, ist es notwendig, umfassende Benchmark-Daten zu erhalten.
Most of the working time analysis and tracking systems allow you to assign each employee programs and online resources that he or she should be using for the performance of their work duties (we call them "productive") as well as those programs and websites that distract an employee from his or her work ("unproductive"). The time that an employee spends in different types of programs (and in each of them individually) is calculated automatically. At any time executives can see how much productive and non-productive time was spent by each of their employees in a working day. It is also easy to identify who is late and who walked home early: by recordings of the first and last activity on the computer.
Aufgrund des detaillierten Bildes, wie die Arbeitstage der einzelnen Mitarbeiter in allen Abteilungen und im gesamten Unternehmen verlaufen, lassen sich Rückschlüsse darauf ziehen, wer Aufgaben anderer bearbeitet und ausführt, wer nicht ausgelastet ist und wer Geschäftsprozesse sabotiert.
Accountants’ tools usually are ones like "FreshBooks" or “QuickBooks” and spreadsheets like Excel. So it is easy to calculate the productive working hours of an accountant. This is the simplest mechanical analysis but even at this stage you can find a lot of interesting things. For example, one company found an employee who spent five or six hours per day (75% of the time) playing online games or watching movies.
Vergeudete Arbeitszeit macht in der Regel 5-15% der gesamten Arbeitszeit aus. Die Details müssen in jedem Fall gesondert bewertet werden, da Menschen keine Roboter sind und in manchen Fällen kleine Pausen notwendig sind, um Aufmerksamkeit und Leistung auf einem bestimmten Niveau zu halten. Wenn aber nur 60 % der Arbeitszeit produktiv ist (und wir haben tatsächlich solche Daten von unseren Nutzern erhalten), dann bedeutet dies, dass 40 % der Lohnfonds als direkte Verluste aufgrund von Mitarbeitern, die ihre Aufgaben nicht erfüllen, betrachtet werden können.
Unseren Daten zufolge gibt es in jedem dritten Unternehmen mit 40 oder mehr Beschäftigten mindestens einen oder zwei Mitarbeiter, die zwar physisch am Arbeitsplatz anwesend sind, aber praktisch keine nützlichen Aufgaben erfüllen.
Eine Logistikabteilung mag vorbildlich erscheinen, wenn sie neue Artikel fehlerfrei und rechtzeitig in die Datenbank eingibt. Aber was ist, wenn das Arbeitszeiterfassungssystem zeigt, dass 70 % der Datenbankaufgaben von nur einer Person ausgeführt werden? Möglicherweise müssen Sie die Richtlinien für die Mitarbeiter überarbeiten oder über eine Verkleinerung der Abteilung nachdenken.
If you have purchased 10 licenses of Adobe Photoshop for your advertising department but it is used only on seven computers you will be able save hundreds of dollars on not extending the three excess licenses. Such differences between procurement plans and actually used hardware and software may add up to a surprising number. It is much easier and more logical to optimize the material resources on the basis of productive staff workload and not simple "head count."
Was und wie ist zu optimieren?
Viele Verstöße gegen die Arbeitsdisziplin können nicht anders als durch automatische Verfolgung registriert werden. Nehmen wir an, ein Mitarbeiter kam um 9:00 Uhr ins Büro, was gut zu sein scheint, da er oder sie nicht zu spät kam. Wenn aber die erste Computeraktivität erst um 9:35 Uhr stattfand, bedeutet dies, dass dieser Mitarbeiter nicht sofort mit der Arbeit begonnen hat.
Ausfallzeiten sollten auch nicht selektiv registriert werden. Vielleicht fand der unglückliche Moment der Inspektion statt, als ein Mitarbeiter eine notwendige Pause einlegte, nachdem er eine nervenaufreibende Notfallaufgabe beendet hatte und bevor er mit einer neuen Aufgabe begann. Oder aber ein Mitarbeiter wurde versehentlich in einem seltenen Moment dabei erwischt, etwas Produktives zu tun.
Ein Programm verfolgt die Entwicklung kontinuierlich. Es liefert eine zuverlässige numerische Schätzung ohne jegliche Spekulationen und Annahmen. Nehmen wir also an, Sie haben ein vollständiges Bild von der effektiven Nutzung und dem Verlust von Arbeitszeit. Wie geht es nun weiter?
Viele Unternehmen haben nach einer langen Zeit der Anwendung des Überwachungssystems (mehr als ein Jahr) auf der Grundlage der gesamten Zeitplanung aller Prozesse ihr eigenes Zeitmanagementsystem geschaffen, das ein System von Leistungsindikatoren umfasst. Auf der Grundlage dieser Standards und der Leistungsindikatoren werden dann alle Entscheidungen über die Verteilung der Aufgaben, die Leistungsbeurteilung und schließlich über die Verteilung der Lohngelder, die Einstellung, die Rotation oder den Personalabbau getroffen.
Das erste Ergebnis der Automatisierung der Arbeitszeiterfassung in einem Unternehmen ist in der Regel die Genehmigung des zulässigen Prozentsatzes der unproduktiven Zeit. Die meisten Manager halten 10 % für den Höchstwert dieses Indikators, obwohl einige versuchen, den Zeitverlust auf den absoluten Nullwert zu reduzieren.
"Overtime", days off, holidays, late arrival, and absenteeism of employees can now be reviewed by simply pressing a button: CEOs see the actual employees’ working hours. Paying for idleness is no longer needed.
Darüber hinaus bieten einige Arbeitszeiterfassungssysteme den Mitarbeitern die Möglichkeit zur Selbstoptimierung. Zu diesem Zweck wird eine Liste typischer Aufgaben jedes Mitarbeiters erstellt, und jeder von ihnen kann dem System mitteilen, welche Prozesse auf seinen Computern laufen. Diese Informationen lassen sich leicht mit den Computernutzungsstatistiken eines Mitarbeiters vergleichen, um zu sehen, ob er die Aufgaben im System korrekt aufgelistet hat. Diese zusammenfassenden Berichte geben nicht nur Aufschluss über die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter, sondern auch darüber, wann, welche und wessen Tätigkeiten dem Unternehmen den größten Gewinn bringen. Auf diese Weise wird die einfache Zeiterfassung der Softwarenutzung in einem Büro zu einem Instrument für die Personalpolitik und kann, wenn sie sorgfältig gehandhabt wird, auch bei der Marketing- und Finanzpolitik helfen.
Welche Ergebnisse können erzielt werden?
Nach der Einführung eines automatisierten Zeiterfassungssystems können finanzielle Verluste aufgrund von Arbeitszeitmissbrauch im Durchschnitt um die Hälfte reduziert werden. In einem Jahr ist es möglich, zusätzliche Gewinne zu erzielen, indem die Kosten für Personal und Büroinfrastruktur gesenkt werden (z. B. durch die Umstellung einiger Mitarbeiter auf Fernarbeit), die Steuern optimiert und Gewinnverluste verringert werden.
Meiner Erfahrung nach amortisiert sich die Investition in ein solches System innerhalb von sechs Monaten. Es gibt zwei Hauptvariablen:
Der Preis des Systems. Die günstigsten Lösungen sind derzeit die kostenlosen Systeme, wie CleverControl Employee Monitoring, mit dem Sie bis zu 9 Mitarbeiter ohne Kosten überwachen können. Das reicht für ein kleines Unternehmen oder ein mittleres Unternehmen mit ein paar wichtigen Mitarbeitern völlig aus. Für Unternehmen mit mehr Mitarbeitern gibt es kostenpflichtige Optionen, aber immer noch mit vernünftigen Preisen, wie Spyrix Employee Monitoring und so weiter. Die teuersten Programme können bis zu 90-100 Dollar pro Benutzer kosten. Obwohl sowohl die billigen als auch die teuren Programme ungefähr die gleichen Funktionen haben.
Methodik der Anwendung. Wenn Sie die Überwachung auf eine einfache Arbeitszeiterfassung beschränken, verlängert sich die Amortisationszeit. Bei komplexer Analyse und vielseitiger Nutzung der gewonnenen Daten kann der Rückfluss der Investitionen erheblich beschleunigt werden, und man kann eher von einer Optimierung der Geschäftsprozesse als von einfachen Einsparungen sprechen.
The algorithm of transition from the puzzle of "I wonder, what do my employees do at work" to full information of detailed progress of each individual employee looks like this:
Wählen Sie ein System zur Arbeitszeiterfassung mit ausreichend flexiblen Funktionen.
Installieren Sie es und informieren Sie die Mitarbeiter über die neuen Spielregeln (keine heimliche Überwachung, das führt direkt zu Konfrontationen statt zu Produktivitätssteigerungen).
Hören Sie auf, für die Verschwendung von Arbeitszeit zu bezahlen.
Hören Sie auf, für Fehlzeiten und Verspätungen zu bezahlen.
Reduzieren Sie die Softwarekosten.
Vermeiden Sie unnötige Ausgaben für überflüssige Mitarbeiter.
Exclude the cost of performing of simple tasks by "expensive" employees.
Einführung von KPI-Wettbewerben zwischen Abteilungen und Mitarbeitern.
Beglückwünschen und belohnen Sie die Gewinner.