Konstruktives Feedback anhand von Überwachungsdaten

Die mit Hilfe von Mitarbeiterüberwachungsinstrumenten gesammelten Daten werden in der Regel als quantitatives Maß für die Bemühungen eines Mitarbeiters in Form von Tabellenkalkulationen und Quartalsberichten wahrgenommen. X erledigte Aufgaben, Y verpasste Fristen und Z% durchschnittliche Produktivität. Die Überwachungsdaten können jedoch wertvolles Material für konstruktives, umsetzbares Feedback liefern. Möchten Sie wissen, wie? Wir haben einige praktische Tipps vorbereitet.

[Moderne Software zur Mitarbeiterüberwachung[/0] kann umfangreiche Daten über den Arbeitstag eines Mitarbeiters sammeln, einschließlich der verwendeten Anwendungen, der besuchten Websites, der inaktiven Zeit und vieles mehr. Sie sollten jedoch nicht einfach jede verfügbare Kennzahl erfassen. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf die Daten, die für die Leistung des Einzelnen und des Teams wichtig sind. Möchten Sie die Kundenzufriedenheit verbessern? Die Bewertungen des Kundendienstes und die Reaktionszeiten sind entscheidend. Möchten Sie die Projekteffizienz steigern? Projektabschlussraten, die Einhaltung von Meilensteinen oder sogar Software-Nutzungsprotokolle (wenn sie für den Arbeitsablauf relevant sind) können wertvolle Erkenntnisse liefern. Das Ziel ist hier Qualität statt Quantität - wählen Sie Daten, die direkt mit den Leistungszielen übereinstimmen, und vermeiden Sie den Eindruck von Mikromanagement.

Eine Tabellenkalkulation mit Messwerten allein bringt nicht viel. Vielmehr geht es um die sorgfältige Interpretation und die Entdeckung von Trends und Mustern. War diese Kennzahl schon immer niedrig, oder handelt es sich um eine einmalige Schwäche? Hat dieser Mitarbeiter ständig Schwierigkeiten mit einer bestimmten Art von Aufgabe? Schwankt seine Konzentration immer zu einer bestimmten Tageszeit? Wenn Sie diese Muster erkennen, können Sie zwischen einmaligen Vorfällen und anhaltenden Problemen unterscheiden. Denken Sie auch an den Kontext, der die Produktivität der Mitarbeiter beeinflusst haben könnte, z. B. eine erhöhte Nachfrage oder technische Probleme.

Ein Feedback-Gespräch mit Daten muss mit Bedacht geführt werden. Beginnen Sie immer mit etwas Positivem. Erkennen Sie Bereiche an, in denen die Daten starke Leistungen oder Verbesserungen zeigen. Dadurch wird ein kooperativer Ton geschaffen. Erklären Sie dann klar den Zweck des Gesprächs: Es geht um Wachstum und Entwicklung, nicht um Beurteilung.

Konstruktives Feedback bedeutet, objektiv zu sein und sich auf das Verhalten und nicht auf die Persönlichkeit zu konzentrieren. Anstatt zu sagen: "Sie versäumen ständig Fristen", sagen Sie lieber: "Die Berichte zeigen, dass die Aufgaben in diesem Quartal immer wieder verschoben wurden."

Erwägen Sie einen "Warum, Was, Wie"-Ansatz:

1. Warum sind diese Daten wichtig? (Zusammenhang mit Teamzielen, Auswirkungen auf Kunden usw.)
2. Was zeigen die Daten im Einzelnen? (Stellen Sie die Kennzahlen und die beobachteten Trends dar.)
3. Wie können wir diese Erkenntnis in Zukunft verbessern oder nutzen? (Dies ebnet den Weg für eine kollaborative Problemlösung.)

Konstruktives Feedback ist eine zweiseitige Angelegenheit. Wenn Sie Ihre Bewertung abgegeben haben, lassen Sie den Mitarbeiter zu Wort kommen, um seine Sicht der Dinge zu erläutern. Sie können ihn dazu auffordern, indem Sie offene Fragen stellen, z. B. "Was denken Sie über Ihre Ergebnisse?" oder "Was könnte Ihrer Meinung nach zu diesem Leistungsabfall beigetragen haben?" Sie regen den Mitarbeiter dazu an, über seine Arbeit nachzudenken und über Probleme zu sprechen, die er möglicherweise hat. Oft haben sie wertvolle Hinweise, die Ihnen vielleicht nicht bekannt sind, oder schlagen sogar selbst Lösungen vor. Hören Sie aktiv zu und machen Sie sich Notizen über ihre Erkenntnisse.

Konstruktives Feedback ist nur der erste Schritt auf dem Weg zur Verbesserung. Der nächste Schritt besteht darin, einen Aktionsplan zu entwickeln. Sie können ein SMART-Zielsystem (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) oder ein anderes System verwenden, aber die von Ihnen gesetzten Ziele sollten messbar, klar und erreichbar sein. "Verbessern Sie Ihre Produktivität" klingt vage und wirft Fragen auf wie "Was gilt als Verbesserung?", "Was muss ich tun, um mich zu verbessern?", "Wann soll ich die Ergebnisse vorweisen?" usw. Wenn Sie jedoch mit dem Mitarbeiter vereinbaren: "Ich werde mich bemühen, die durchschnittliche Zeit für die Erledigung meiner Aufgaben im nächsten Monat um 15 % zu verringern, indem ich das neue Projektmanagement-Tool einsetze", dann weiß der Mitarbeiter genau, was er anstreben muss. Geben Sie an, welche Ressourcen, Schulungen oder Unterstützung er von Ihnen oder dem Unternehmen benötigt, um diese Ziele zu erreichen. Bei einem solchen kooperativen Ansatz wird der Mitarbeiter Sie eher als unterstützenden Partner denn als strengen Vorgesetzten sehen, was sogar seine Arbeitsmoral steigern kann!

Feedback ist ein fortlaufender Prozess, kein einmaliges Ereignis. Nutzen Sie das Mitarbeiter-Monitoring-Tool, um die Fortschritte der Person zu verfolgen, und planen Sie nach einiger Zeit Folgegespräche, um die Fortschritte zu überprüfen und die Monitoring-Daten erneut zu untersuchen. Verbesserungen zu sehen, ist eine unglaubliche Motivation für die Mitarbeiter! Wenn die Fortschritte jedoch minimal oder zu langsam sind, ist dies ein Zeichen dafür, dass der Aktionsplan angepasst und verbessert werden muss.

Konstruktives Feedback auf der Grundlage von Überwachungsdaten bereichert nicht nur die individuelle Leistungsbeurteilung mit objektiven Informationen und erleichtert die Arbeit des Managers. Es trägt auch zur Schaffung einer transparenten und stark wachstumsorientierten Kultur bei. Ein auf objektiven Informationen basierendes Feedback führt dazu, dass die Mitarbeiter Verantwortung für ihre Arbeit und Entwicklung übernehmen. Es führt weg von subjektiver Kritik und hin zu einem gemeinsamen Verständnis von Leistung und Potenzial.