Berufskultur: Wie geht man mit Verspätungen um?

What to do with the “latecomers”? How effective is issuing electronic access cards and subtracting minutes of lateness from wages or introducing the rule that every employee who is late should put $5 in a jar? What else can you use to discipline such employees: introduce talks to the manager, reprimanding, caricaturing, or maybe, not paying attention? Director of the MBA program "Innovation in Management" Emily Reid told CleverControl how and when to punish employees for being late.

Zuallererst müssen Sie natürlich den Kontext der Situation untersuchen, ohne den es unmöglich ist, die richtige Entscheidung zu treffen. Jede Art von Tätigkeit, jede Marktsituation und jede Berufskultur ist einzigartig. Daher müssen wir erörtern, wie man in verschiedenen Situationen, in denen es zu Verzögerungen kommt, mit...

Wenn ein Büro um 10 Uhr öffnet, muss die Sekretärin um 9:59 Uhr bereit sein, Anrufe entgegenzunehmen.

Das einzige Verkaufspersonal in einem Geschäft sollte von 9 Uhr morgens bis 21 Uhr abends anwesend sein, wenn das Hinweisschild dies anzeigt.

Ein Pilot darf nicht zu spät zu einem Flug kommen.

In der Regel ist eine solche Anforderung an die Disziplin aufgrund des gesunden Menschenverstands leicht zu kontrollieren, da sie klar und praktisch ist und keine Zweifel aufkommen lässt. Wenn er einen Job bekommt, dessen Ausführung in klaren zeitlichen Grenzen stattfinden wird, versteht der zukünftige Mitarbeiter, dass Pünktlichkeit sein grundlegender Leistungsindikator ist.

Since the discipline, in this case, is directly linked to the quality of goods and services (and consequently to customer loyalty and economic viability of the company) there is no point in wasting time on caricatures, fines and other "tricks". You can allow an employee to be late one or two times excusing it with force majeure or some unexpected circumstances, but the third time you are safe to dismiss him or her.

Jeder wohlerzogene Mensch weiß, dass es unhöflich ist, jemanden warten zu lassen.

Ebenso unhöflich ist es, zu spät zu einem Treffen mit Kunden oder Kollegen, zu einem Arzttermin oder zu einem Schönheitssalon zu kommen.

All companies have their own cultural code: in some, they will hold the door before you and smile, in others – just mumble something in response to your "Thank you, goodbye!" The cultural code can and should be changed with deliberate action considering that politer people are nicer to be around.

Es ist schöner, mit solchen Menschen informell zu sprechen, Freundschaften zu schließen, sich besser kennen zu lernen und einander mehr zu vertrauen, wenn man Kollegen ist.

Es ist angenehmer, bei ihnen zu kaufen und ihre Werbeangebote zu hören, wenn man ihr Kunde ist. Dies bedeutet, dass Kunden und Partner gerne mit jemandem zusammenarbeiten, der die "Höflichkeit der Könige" besitzt.

Höflichkeit zahlt sich aus, und der Respekt vor der Zeit anderer ist ein Ausdruck von Höflichkeit. Daher ist es notwendig und aus offensichtlichen Gründen auch vernünftig, die Mitarbeiter zu bitten, sich an die Zeitvorgaben zu halten.

Should you punish the colleagues who do not recognize this etiquette rule? Most likely, fines and reprimands will be useless. But it is, of course, necessary to talk directly about the fact that being late to meetings is unacceptable, as well as the fact that the employee's inability to recognize company’s "cultural code" brings his or her future in the company into question. A punctual majority is the best helper in educating the unpunctual minority: when politeness becomes a generally accepted social norm, people will try to adhere to it to "be good."

Wenn die Leistung Ihrer Mitarbeiter nicht direkt davon abhängt, wann sie ihren Tag um 10:00 oder 10:30 Uhr beginnen, warum sollten Sie dann Pünktlichkeit verlangen? Vielleicht liegt es daran, dass Sie mit der Qualität und Quantität der Arbeit und der Einstellung der Mitarbeiter generell unzufrieden sind?

Die Kundenzahl ist geringer als sie sein könnte, der Umsatz ist rückläufig. Den Vertriebsleitern scheint das jedoch egal zu sein: Sie laufen weiter im Büro herum, als ob nichts geschehen wäre, und reden darüber, wie sie ihre Wochenenden verbringen werden. Sie sind nicht einmal in der Nähe der kommerziellen und anderen Ziele des Unternehmens... aber welche genau?!

Alas, in companies without digitized goals and objectives the crusade for discipline often becomes manager’s way to say "You are working badly!"

As a rule, employees do not agree: they themselves believe that they work "fine" or even "well." But it is ineffective to talk about work on the level of subjective assessment, it is necessary to introduce clear, obvious metrics that are recognized by both sides, for example:

Wir arbeiten gut, wenn:

• Each quarter, our sales grow for the "x"% value;

• Turnover of sales staff does not exceed the "y" value;

• Jeden Monat überprüfen wir den jährlichen Aufgabenplan, um zu sehen, ob wir den Zeitplan einhalten: Unternehmensprojekte in einem vorgegebenen Tempo umsetzen, Geschäftsprozesse aufbauen, neue Produkte testen usw.

Beachten Sie, dass es in dem Beispiel nicht nur wirtschaftliche Indikatoren gibt, sondern auch Indikatoren für die im Voraus geplante Qualitätsentwicklung des Unternehmens!

In this case, you should talk with the subordinates not like "Why are you late?", but rather "What can we do to move forward in line with our ambitious plan?"

Es ist unwahrscheinlich, dass die Umsetzung des Plans von dreißig Minuten Arbeit abhängt, oder? Es hängt vielmehr von den Kenntnissen, Fähigkeiten und natürlich von der Motivation ab.

That's the point: companies need not so much "disciplined" employees but those who work efficiently. And managers are concerned not so much with the fact that the employees come to the office 15 minutes late, but the fact that they do not do enough. They do not commit themselves to work completely. But who does? Maybe children playing some entertaining game in a courtyard ? Perhaps. They do not need to be convinced to come to the game earlier, the problem is most likely the opposite – parents cannot drag them home.

Or take for example young "nerds" in a startup company who are trying to create something that no one understands but that thing will soon change the world? These guys come to their garage early in the morning, and they are not motivated by a desire to avoid the penalty for lateness.

Es ist unwahrscheinlich, dass wir zu spät ins Kino, zu einer wichtigen Vorlesung oder zu einer interessanten Fachkonferenz kommen, denn wir wollen uns dort amüsieren und etwas lernen!

Jeder von uns hat mindestens einmal in seinem Leben etwas getan, das er geliebt hat, und wir alle wissen, dass man, wenn es sein muss, früher kommt, um die Arbeit zu genießen. Daher sollten sich die Unternehmen nicht auf die Bekämpfung der Verspätung konzentrieren, sondern darauf, die Arbeitsbedingungen angenehm und produktiv zu gestalten und Menschen zu finden, die ihren Beruf wirklich lieben, Menschen, die ein tiefes psychologisches Bedürfnis verspüren, hart zu arbeiten.

Deshalb gibt es in der Welt immer mehr Unternehmen, in denen Verspätungen nicht geahndet werden und in denen der Begriff der Verspätung überhaupt nicht vorkommt. Diese Unternehmen haben es sich nicht zur Aufgabe gemacht, die Arbeitszeiten zu kontrollieren. Sie versuchen vielmehr, ein Umfeld zu schaffen, in dem die Menschen sein, bleiben, spielen, erfinden und handeln wollen!

We admire their culture and sometimes it surprises us: a friend of mine recently got a job at an American office of one multinational company. He comically tells the story of how he was not able to get any other answer to his question about his working hours except for "It would be great if you would come somewhere between eight and ten..."

Er arbeitet hart, um einen guten Job zu machen. Er mag es.

Sein Vorgesetzter rätselt nur, wie er ihn dazu bringen kann, mehr freie Tage zu nehmen.

Das Unternehmen bemüht sich nach Kräften, solche Mitarbeiter wie meinen Freund in der ganzen Welt auszuwählen und für sie attraktiv zu sein.

Solche Unternehmen haben normalerweise keine Probleme mit Verzögerungen. Aber es gibt Situationen, in denen...

It just so happens, that the function of control is the essence of the identification of the "manager".

Diese Art von Manager unterstützt ein streng hierarchisches - von oben nach unten verlaufendes - Unternehmensmodell und weiß, dass seine oder ihre grundlegenden Führungsinstrumente Stirnrunzeln und Befehlsgewalt sind.

Manchmal liegt es nicht einmal daran, dass etwas schief läuft. Der Manager glaubt einfach, dass in dem Moment, in dem er oder sie sich entspannt, das Chaos ausbricht.

Nimmt man einem solchen Manager die Attribute des autoritären Führungsstils, bringt man ihn dazu, mit den Untergebenen auf Augenhöhe zu kommunizieren, wird er sich sofort schwach fühlen.

Unfortunately, these managers often do not have any other managerial skills except "surveillance". They are not engaged in the design of a business system, the development of a business strategy, do not study the customers or the industry and do not succeed as coaches for middle managers ... Alas, this is the saddest and almost insoluble context of struggle with the struggle of lateness: when the manager is busy with discipline because... well, what else should he or she control?

"Management of lateness" has no universal set of the right tools. Softness in some situations turns into permissiveness, which costs the company its profits, customers and causes reputational damage.

Austerität in einer anderen Situation führt zu versteckter Sabotage, Verheimlichung von Wissen und kleinlicher Rache, vor allem, wenn es keine objektiven Gründe für eine solche Sparsamkeit gibt.

At the same time, it is hard to find a less productive culture than the “culture of the kindergarten”, when the schedule is defined by the "adults" and the "children" are subjected to it.

Was ist zu tun? Analysieren Sie das Problem in seiner ganzen Komplexität, einschließlich Unternehmenskultur, Geschäftsprozesse, Hierarchie und Managementfähigkeiten. Nur in diesem Fall können Sie die für Ihr Unternehmen wirksame Lösung entwerfen!

Eine gute Möglichkeit, Disziplin zu wahren und Verspätungen zu kontrollieren, ist die Überwachung der Mitarbeiter. Die Überwachungssoftware erfasst, wann der Mitarbeiter kommt und geht und wie viel Zeit er mit der Arbeit verbringt. Dies ist besonders praktisch für Büros, in denen die Zeitpläne der Mitarbeiter flexibel sind, da der Vorgesetzte dadurch viel Zeit bei der Kontrolle der Anwesenheit sparen kann. Gleichzeitig ist die Software für die Mitarbeiter eine weitaus weniger belastende Methode der Überwachung als die direkte Kontrolle durch den Vorgesetzten. Der heutige Markt bietet eine Vielzahl von Lösungen zur Mitarbeiterüberwachung für jeden Geschmack und jedes Budget. Wenn Sie wissen möchten, wie Sie die beste Lösung für Ihr Unternehmen auswählen können, lesen Sie unser Leitfaden.