Wie Sie Ihren Tag planen, wenn Sie gegen einen festen Zeitplan sind

Viele kreative Menschen widersetzen sich jeglichen Regeln, lehnen die Idee der Planung ab und ihr Leben verliert dadurch die ersehnte Harmonie.

Wenn Sie eine solche Person sind und nicht bereit sind, mit der Routine umzugehen, ist es an der Zeit, die Idee, Ihre Zeit nach den Regeln von jemandem zu organisieren, abzulehnen und Ihre persönliche Effizienz zu verbessern, indem Sie Ihrem eigenen kreativen Tempo, Lebensrhythmus und seinem Puls folgen.

Der Designer und Autor von Büchern über Design Stephen Bradley hat einmal festgestellt: "Ob man es weiß oder nicht, Design hat immer seinen eigenen inneren Rhythmus. Er gibt dem Raum eine Bedeutung und schafft eine bestimmte Stimmung. Es ist der Rhythmus, durch den die Menschen das Design schätzen können".

Wenn Ihnen dieser Ansatz bekannt vorkommt, möchte ich Ihnen einige Ideen vorstellen, die ich in meinem Berufsleben und meiner Arbeit als Zeitmanagement-Coach erworben habe. Sie werden Ihnen helfen, die Zeit, die Sie haben, sowie Ihre Kräfte, Interessen und Aufgaben effektiv zu verteilen.

In der Regel schafft ein Mensch in einem Monat mehr, wenn er oder sie nicht zu viel plant. Der natürliche Rhythmus der meisten Menschen führt dazu, dass in einem Monat ein großes Projekt abgeschlossen oder ein persönliches Ziel erreicht werden kann. Das bedeutet nicht, dass man den ganzen Monat nur diesem Ziel oder Projekt widmen muss. Manchmal muss man sich auch mit schwierigeren Themen befassen, wie z. B. der Auswahl und Installation einer neuen Software oder der Raumorganisation im Atelier. Wenn Sie drei solcher Themen für einen Monat geplant haben, werden Sie kaum eines davon schaffen. Wenn Sie sich jedoch einen Monat lang einer bestimmten Aufgabe widmen, werden Sie diese höchstwahrscheinlich abschließen oder kurz davor sein. Wenn Sie diesen Monatsrhythmus berücksichtigen, werden Sie zufriedener sein.

Außerdem sollten Sie überlegen, wie Sie Ihre Kraft und Energie während der Woche verteilen. Ausnahmen sind natürlich möglich, aber die meisten Menschen sind in der Lage, nicht mehr als zwei Reisen pro Monat zu unternehmen und dabei nicht aus dem Rhythmus zu kommen. Denken Sie auch an die emotionalen Kosten, die entstehen, wenn Sie Partys veranstalten oder Gäste haben. All das bringt angenehme Abwechslung in Ihr Leben, bringt Sie aber aus dem Rhythmus, vor allem, wenn eine Ausnahme zur Regel wird.

Projekte, Sitzungen, notwendige Arbeiten ändern sich von Woche zu Woche, aber Sie sollten den Wochenrhythmus erfassen, der für Ihre Aktivitäten am besten geeignet ist. Denken Sie wie ein Designer: Erstellen Sie einen Entwurf und ändern Sie dann Ihren Zeitplan entsprechend dem jeweiligen Projekt (in diesem Fall der Arbeitswoche).

Nach vielen Experimenten habe ich für mich den folgenden perfekten Rhythmus gefunden:

• Am Montagmorgen gibt es einige "Einführungsstunden", die ich für die Erstellung eines Wochenplans und die Verarbeitung der am Wochenende gesammelten Informationen verwende.

• Am Mittwochnachmittag bin ich voll mit dem Hauptprojekt beschäftigt. Ich bin die ganze Woche über mit Kleinigkeiten beschäftigt, aber wenn ich mich auf die wichtige Arbeit konzentrieren muss - zum Beispiel auf das Schreiben eines Buches - ist es besser, die Hälfte des Tages von Sitzungen freizuhalten. Dann gehe ich in mein Lieblingscafé und arbeite ohne Ablenkung und ohne Pausen. Das hat vor allem zwei Vorteile: Meine Arbeit geht weiter, und gleichzeitig habe ich eine kurze Pause von der täglichen Routine.

• Am Freitagabend bereite ich mich auf das Wochenende vor. Ich verwende etwa drei Stunden darauf, alle Arbeiten zu erledigen, die mehr Zeit als erwartet in Anspruch nehmen, und kümmere mich um Zahlungen und Rechnungen, die besser vor dem Wochenende erledigt werden sollten.

Mindestens ein Abend in der Woche ist dem Lösen persönlicher Probleme oder der Erholung gewidmet. Ich bin sehr gesellig, aber auch extravertierte Menschen brauchen von Zeit zu Zeit einen freien Tag.

Natürlich kann man all diese Punkte jederzeit umstellen und anpassen. Ich bevorzuge jedoch diesen Rhythmus, weil ich so die größtmögliche Befriedigung aus meiner Arbeit ziehen und mich am Wochenende meiner Familie und der Erholung widmen kann.

Es ist noch niemandem gelungen, eine allgemeingültige Formel für den Tagesablauf zu finden. Manche Menschen vermeiden es, morgens E-Mails zu checken, andere empfehlen das Gegenteil. Es geht darum, sich ehrlich einzugestehen, was für Sie persönlich der beste Weg ist, die 24 Stunden für die maximale Effizienz aufzuteilen.

Was mich betrifft, so widme ich die erste Stunde oder die ersten anderthalb Stunden der Planung meines Tages, E-Mails und kleinen dringenden Aufgaben, dann konzentriere ich mich auf die schwierigere Arbeit. Von 10 bis 11 Uhr nehme ich Anrufe von Kunden entgegen. Ich ziehe es vor, nicht mehr als vier Stunden pro Tag für Besprechungen zu verwenden und die letzte halbe Stunde für die Zusammenfassung der Ergebnisse zu nutzen. Einige meiner Kunden ziehen es vor, die morgendlichen E-Mails buchstäblich ein paar Minuten lang zu prüfen und sich dann bis zum Mittagessen auf die Hauptarbeit zu konzentrieren. Nach der Mittagspause vereinbaren sie Besprechungen oder erledigen dringende Aufgaben.

Sie müssen Ihre persönlichen Vorlieben angeben: wann Sie am konzentriertesten sind, wann es für Sie am günstigsten ist, Treffen zu vereinbaren, und welche Zeit Sie für die Verarbeitung komplizierter Informationen und die Ausarbeitung von Plänen für das notwendige Vorgehen aufwenden sollten.

Seien Sie ehrlich zu sich selbst - lassen Sie sich Zeit für die Anpassung des Tagesplans, sonst werden Sie immer "hinter dem Zeitplan herlaufen" und die Dinge bereuen, die Sie nicht erledigt haben.

Es wäre zum Beispiel ratsam, einen Tag vor und einen Tag nach dem Urlaub dafür zu verwenden, Ihre Angelegenheiten in Ordnung zu bringen und an diesen Tagen keine Besprechungen anzusetzen. Es ist richtig, wenn Sie die Hälfte des Tages nach einer Konferenz oder einer anderen großen Veranstaltung dazu nutzen, persönliche Kontakte zu knüpfen, Bekanntschaften zu schließen und Ihre Notizen durchzusehen - nur so können Sie das Beste aus dem vergangenen Ereignis machen. Eine Bekannte von mir erzählte mir einmal, dass sie nach einer Konferenz in einer anderen Stadt lieber morgens als abends nach Hause fliegt. Die Nacht in einem Hotel gibt ihr die Möglichkeit, ihre Arbeit zu beenden, bevor sie wieder nach Hause kommt. Und denken Sie daran: Je deutlicher die Veranstaltung von Ihrem normalen Tagesablauf abweicht, desto mehr Zeit brauchen Sie, um Ihren normalen Arbeitsrhythmus wiederzufinden.

Passen Sie Ihren Monats-, Wochen- und Tagesrhythmus an und Sie gewinnen die nötige Ordnung in Ihrer Arbeit und die ebenso nötige Flexibilität bei Ihren Entscheidungen. Es ist an der Zeit, dass Sie herausfinden, welches Tempo und welcher Rhythmus für Sie persönlich geeignet sind.