Mitarbeiterüberwachungssoftware für Pennsylvania: Best Practices für regulierte Branchen

Sie leiten möglicherweise eine Bank in Pittsburgh oder ein Krankenhaus in Harrisburg. Oder Ihre Versicherungsgesellschaft in Philadelphia verarbeitet täglich Tausende vertraulicher Kundendaten. In all diesen Fällen haben Ihre Mitarbeiter Zugriff auf vertrauliche Daten, deren vorsätzlicher oder versehentlicher Missbrauch schwerwiegende rechtliche, finanzielle und rufschädigende Folgen haben kann.

In ganz Pennsylvania unterliegen Unternehmen aus den Bereichen Bankwesen, Finanzen, Versicherungen und Gesundheitswesen strengen Sicherheits- und Compliance-Anforderungen. Mitarbeiterüberwachungssoftware ist ein entscheidender Faktor, um diese Anforderungen zu erfüllen, Risiken zu managen und die Sicherheit zu erhöhen.

Aber wie kann es in Pennsylvania richtig umgesetzt werden? Lassen Sie uns dieses Thema im heutigen Artikel untersuchen.

Das Verständnis der staatlichen und lokalen Datenschutzbestimmungen ist für die Implementierung der Mitarbeiterüberwachung in jeder Branche entscheidend; in regulierten Bereichen ist es jedoch doppelt wichtig. Mitarbeiterüberwachungssoftware trägt dazu bei, den Schutz und die korrekte Handhabung von Kunden- und Patientendaten zu gewährleisten. Dabei sammelt sie umfangreiche Daten über die Aktivitäten der Mitarbeiter und kann unbeabsichtigt auch sensible Kunden- und Patientendaten erfassen. Beachten Sie daher bei der Implementierung von Tracking-Software in regulierten Branchen in Pennsylvania Folgendes:

1. Wie gut trägt es zum Schutz sensibler Kundendaten bei?

2. Entspricht es den branchenspezifischen Vorschriften?

3. Unterstützt es die Rechte der Arbeitnehmer in Bezug auf die über sie gesammelten Daten?

Um diese Fragen zu beantworten, sind Kenntnisse der Rechtslage in Pennsylvania erforderlich. Beginnen wir mit branchenspezifischen Vorschriften.

Im Gesundheitswesen müssen Arbeitgeber den HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) einhalten. Dieser verlangt den größtmöglichen Schutz geschützter Gesundheitsinformationen (Protected Health Information, PHI). Dabei handelt es sich um individuell identifizierbare Gesundheitsinformationen wie Krankengeschichten, Testergebnisse, Versicherungsinformationen oder alle Daten, die sich auf die körperliche oder geistige Gesundheit einer Person, die erbrachte Gesundheitsversorgung oder die Bezahlung der Gesundheitsversorgung beziehen.

Das Gesetz des Staates Pennsylvania verbietet außerdem die Weitergabe von HIV-bezogenen Informationen und Aufzeichnungen über die Behandlung psychischer Erkrankungen oder Drogenmissbrauch ohne schriftliche Zustimmung.

Bei richtiger Implementierung fungiert Mitarbeiterüberwachungssoftware als wachsamer Wächter und hilft Ihnen, potenzielle Verstöße gegen diese sensiblen Daten zu erkennen und zu verhindern.

Unternehmen im Finanzwesen müssen den GLBA (Gramm-Leach-Bliley Act) einhalten. Dieser schreibt den Schutz nicht öffentlicher personenbezogener Daten (NPI) eines Verbrauchers vor. NPI sind alle Informationen, die:

1. Der Kunde gibt zum Erhalt eines Finanzprodukts oder einer Finanzdienstleistung (Name, Adresse, Einkommen usw.)

2. Ergebnisse aller für einen Kunden durchgeführten Transaktionen (Kontonummern, Zahlung, Verlauf, Kontostand usw.)

3. Ein Finanzunternehmen erhält Informationen über den Kunden, um eine Dienstleistung oder ein Produkt bereitzustellen (Gerichtsakten, Verbraucherberichte usw.).

Die Überwachung der Mitarbeiter ist entscheidend, um Sicherheitsbedrohungen frühzeitig zu erkennen und zu beheben.

Im Versicherungsbereich schreibt der Pennsylvania Insurance Data Security Act (PIDSA), der im Dezember 2023 in Kraft tritt, robuste Sicherheitsvorkehrungen für nicht öffentliche Informationen, die Reaktion auf Vorfälle sowie die Schulung der Mitarbeiter in Bezug auf Cybersicherheit und Überwachung vor.

Speaking about employee privacy rights and employee monitoring, companies must consider the Pennsylvania Wiretapping and Electronic Surveillance Control Act ("Wiretap Act"). Pennsylvania is a two-party consent state. It means that recording, intercepting, or monitoring oral, electronic, or wire communications is illegal without the consent of all parties involved.

Das Abhörgesetz schränkt zwar die Audioaufzeichnung ein, verbietet jedoch grundsätzlich keine Videoüberwachung, solange kein Ton aufgezeichnet wird. Videoüberwachung ist in Toiletten, Umkleideräumen und anderen Bereichen verboten, in denen Mitarbeiter berechtigterweise auf Privatsphäre vertrauen dürfen.

Der bundesstaatliche Electronic Communications Privacy Act (ECPA) ähnelt dem Wiretap Act. Er verbietet Arbeitgebern das Abfangen elektronischer Kommunikation ohne deren Zustimmung, sieht jedoch Ausnahmen bei der Überwachung arbeitgebereigener Systeme vor, insbesondere aus legitimen geschäftlichen Gründen.

Nach dem Recht des Staates Pennsylvania sind Arbeitgeber nicht verpflichtet, ihre Mitarbeiter über die Überwachung zu informieren, mit Ausnahme der Überwachungskommunikation.

Dies war nur ein kurzer Überblick über die Vorschriften in Pennsylvania. Wir empfehlen, vor der Einführung einer Mitarbeiterüberwachung den Rat eines Rechtsexperten einzuholen.

Aber warum müssen Mitarbeiter in Branchen wie dem Finanz-, Versicherungs- und Gesundheitswesen überhaupt überwacht werden?

Stellen Sie sich die Daten vor, mit denen sie täglich arbeiten: Sozialversicherungsnummern, Kontostände, Krankengeschichten, persönliche Kennungen und viele andere wertvolle Daten. Wie wir im vorherigen Abschnitt erfahren haben, sind diese Daten gesetzlich geschützt, was den Organisationen, die sie verarbeiten, Verpflichtungen auferlegt. Mitarbeiterüberwachungssoftware kann helfen:

1. Stellen Sie die kontinuierliche Einhaltung von Vorschriften sicher und erstellen Sie einen Prüfpfad.

2. Erkennen Sie unbefugten Zugriff auf vertrauliche Daten, ungewöhnliche Datenübertragungen oder andere verdächtige Aktivitäten, die auf ein potenzielles Datenleck hinweisen könnten.

3. Gehen Sie auf interne und externe Bedrohungen ein.

4. Stellen Sie sicher, dass die Daten gemäß den festgelegten Protokollen verarbeitet werden.

Die Implementierung einer Mitarbeiterüberwachung kann ein komplexer und verwirrender Prozess sein, insbesondere in regulierten Branchen, in denen Fehler kostspielig sein können. Hier sind sieben Best Practices, die speziell auf Führungskräfte in Pennsylvania zugeschnitten sind.

Welche Daten liegen in Ihrer Organisation vor? Wer hat Zugriff darauf? Wo liegen die Schwachstellen?

Bevor Sie Software kaufen, sollten Sie die Risiken abwägen. Eine Bank, die Überweisungen abwickelt, hat andere Anforderungen als eine Klinik, die die Patientenaufnahme verwaltet.

Nicht jede Überwachungssoftware ist für regulierte Branchen geeignet. Die von Ihnen gewählte Software muss eindeutig angeben, dass sie HIPAA oder anderen geltenden Vorschriften Ihrer Branche entspricht. Achten Sie auf Funktionen wie:

1. Verschlüsselte Prüfpfade (HIPAA erfordert eine Aufbewahrungsdauer von 6 Jahren)

2. Rollenbasierte Zugriffsprotokollierung

3. Integration mit DLP- und SIEM-Systemen

4. Warnungen bei verdächtigem Verhalten (z. B. Zugriff außerhalb der Geschäftszeiten, Massendownloads)

Unerwartete Überwachung kann nach hinten losgehen. Seien Sie stattdessen offen. Entwickeln Sie eine klare, schriftliche Richtlinie, die explizit darlegt, was überwacht wird, warum dies notwendig ist und wie die gesammelten Daten verwendet und gesichert werden. Halten Sie ein kurzes Meeting ab. Erklären Sie, dass die Überwachung nicht dazu dient, Personen zu erfassen, sondern Kunden zu schützen und gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen.

Obwohl in Pennsylvania im Allgemeinen keine Zustimmung zur visuellen oder Computerüberwachung am Arbeitsplatz erforderlich ist, verringert Transparenz den Widerstand und fördert die Zusammenarbeit.

Es ist nicht notwendig, jeden Tastendruck aufzuzeichnen. Definieren Sie klare Ziele für Ihr Überwachungsprogramm. Soll es Datenexfiltration verhindern? Soll die Einhaltung bestimmter Sicherheitsprotokolle sichergestellt werden? Beschränken Sie Ihre Überwachungsaktivitäten auf das unbedingt Notwendige, um diese Ziele zu erreichen.

Konzentrieren Sie sich auf Hochrisikosysteme: Patientendatenbanken, Finanzplattformen, Tools zur Schadensabwicklung. Setzen Sie die Überwachung auf Grundlage der Rolle und der Datensensibilität ein. Eine Rezeptionistin benötigt nicht die gleiche Aufsicht wie ein Schadensregulierer.

Die von Ihnen gesammelten Protokolle sind vertraulich. Sie können persönliche Informationen Ihrer Mitarbeiter und versehentlich erfasste Kundendaten enthalten.

Behandeln Sie die von Ihrer Überwachungssoftware erfassten Daten mit der gleichen Sicherheit, die Sie auch für die vertraulichen Informationen Ihrer Kunden anwenden. Hackt jemand Ihr Überwachungssystem, könnte er alles einsehen. Sichern und verschlüsseln Sie es daher, beschränken Sie den Zugriff auf eine begrenzte Anzahl von Mitarbeitern und prüfen Sie, wer die Protokolle einsieht.

Manager sollten die Funktionsweise der Software, die Überwachungsrichtlinien des Unternehmens, die allgemeinen Sicherheitspraktiken und die Bedeutung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften verstehen. Mitarbeiter sollten ihre Verantwortung kennen. Führungskräfte müssen ethisches Verhalten vorleben – ohne Ausnahmen.

Vorschriften ändern sich. Personalfluktuation kommt vor. Die Technologie entwickelt sich weiter. Überprüfen Sie Ihre Überwachungsrichtlinien mindestens einmal im Jahr. Es empfiehlt sich außerdem, simulierte Audits durchzuführen und Ihren Notfallplan zu testen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es bei der Mitarbeiterüberwachung in regulierten Bereichen um Verantwortung geht.

Wenn Ihr Unternehmen im Gesundheitswesen, Versicherungswesen oder Finanzwesen in Pennsylvania tätig ist, verarbeitet es einige der sensibelsten Informationen, die Menschen besitzen. Ihre Klienten, Patienten und Kunden verlassen sich darauf, dass Sie diese Informationen schützen.

Bei sorgfältiger Implementierung ist Überwachungssoftware ein Schutzschild. Sie ermöglicht es, Fehler zu erkennen, bevor sie zu Verstößen führen. Und sie ermöglicht es, die Einhaltung von Vorschriften nachzuweisen, wenn es zum Audit kommt.

Das ultimative Ziel der Überwachung besteht nicht darin, ein Klima des Misstrauens zu fördern, sondern vielmehr darin, eine sichere und konforme Umgebung zu schaffen, die Ihr Unternehmen, Ihre Kunden und Ihren Ruf schützt.