North Carolina Employee Monitoring Software: Einblicke für kleine und mittlere Unternehmen

Die kleinen und mittleren Unternehmen in North Carolina stehen heute mehr denn je unter dem Druck der digitalen Sicherheit und der Aufrechterhaltung der Produktivität, da die Wirtschaft des Bundesstaates zunehmend auf Technologie und Fernarbeit angewiesen ist. Wie können Unternehmen sicherstellen, dass ihre vertraulichen Daten sicher sind und ihre Mitarbeiter ihr Bestes geben?

In diesem Artikel werden die besonderen Herausforderungen untersucht, mit denen kleine und mittlere Unternehmen (KMU) in North Carolina konfrontiert sind - von den Besonderheiten des lokalen Marktes bis hin zu den allzu häufig auftretenden internen Sicherheitslücken. Anschließend wird aufgezeigt, wie moderne Software zur Mitarbeiterüberwachung praktische Lösungen bietet, die Ihnen dabei helfen, Datenlecks zu verhindern, die Arbeitszeit genau zu erfassen und eine sicherere und produktivere Zukunft für Ihr Unternehmen zu schaffen.

Das Fundament der Wirtschaft North Carolinas sind die kleinen und mittleren Unternehmen - 99,6 % aller Unternehmen im Bundesstaat sind KMU. Sie beschäftigen 45,3 % aller Arbeitnehmer im Bundesstaat, das sind 1,7 Millionen Menschen. Zu den wichtigsten Wirtschaftszweigen in North Carolina gehören:

1. Gesundheitswesen: Große Krankenhäuser und Spezialkliniken verarbeiten eine Vielzahl sensibler Patientendaten, was sie zu einem ständigen Ziel für Datenlecks macht.

2. Freiberufliche, wissenschaftliche und technische Dienstleistungen, einschließlich Anwaltskanzleien, Beratungsagenturen und Tech-Start-ups, verwalten große Mengen an vertraulichen Kundendaten und geistigem Eigentum.

3. Herstellung: Unternehmen des verarbeitenden Gewerbes sind besonders anfällig für Industriespionage und den Diebstahl von Designs oder geistigem Eigentum.

4. Finanzdienstleistungen, einschließlich Bank-, Investment- und Versicherungswesen, sind die Hauptziele für Finanzbetrug und Datenschutzverletzungen.

Die anhaltende Verlagerung hin zu Remote- und Hybrid-Arbeitsmodellen macht den Schutz vertraulicher Daten und die Aufrechterhaltung der Produktivität noch komplexer. North Carolina rangiert auf Platz 11 unter den Bundesstaaten und dem District of Columbia bei der Telearbeit im Jahr 2023, wobei 16,1 % der Arbeitskräfte hauptsächlich von zu Hause aus arbeiten. Große Ballungsgebiete wie Raleigh-Cary (24,5 % Fernarbeitskräfte) und Charlotte-Concord-Gastonia (21,5 % Fernarbeitskräfte) sind besondere Zentren für diesen Trend. Fernarbeit bietet zweifelsohne Flexibilität und Kosteneinsparungen, erweitert aber auch die digitalen Grenzen des Unternehmens und macht es anfälliger für Sicherheitsverletzungen.

Sicherheitsrisiken können verschiedene Formen annehmen, lassen sich aber grob in zwei Hauptkategorien einteilen: mitarbeiterbedingte und externe Gefahren.

Von Mitarbeitern verursachte Datenlecks können absichtlich oder versehentlich sein und verursachen bis zu 88 % aller Datenschutzverletzungen Versehentliche Datenlecks sind auf menschliche Unachtsamkeit oder die Nichtbeachtung von Sicherheitsprotokollen zurückzuführen. So können Mitarbeiter beispielsweise wichtige Daten versehentlich an den falschen Empfänger senden, ihre Arbeitsgeräte ungesichert lassen oder Opfer von Social-Engineering-Betrügereien werden.

Vorsätzlicher Datendiebstahl ist zwar seltener, hat aber schwerwiegende Folgen. Verärgerte Mitarbeiter, Personen, die sich persönlich bereichern wollen, oder Personen, die von Konkurrenten angeworben wurden, könnten absichtlich Kundenlisten, Geschäftsgeheimnisse, Finanzunterlagen oder andere geschützte Daten exfiltrieren.

Schließlich können sich Mitarbeiter unbefugten Zugang zu Daten oder Systemen verschaffen, auf die sie nicht zugreifen dürfen. Dies kann zu Datenmissbrauch führen oder Möglichkeiten für weitere Verstöße schaffen.

Neben den von Mitarbeitern verursachten Datenlecks gibt es auch externe Bedrohungen. So sind Phishing-Angriffe nach wie vor die am häufigsten gemeldete Straftat in North Carolina und zielen oft auf Mitarbeiter ab, um Zugang zu Anmeldedaten oder Systemen zu erhalten. Auch Ransomware stellt eine erhebliche Bedrohung dar. Ein Klick auf den falschen Link oder das Öffnen eines infizierten Anhangs - und schon ist das Unternehmen von wichtigen Systemen ausgesperrt und lahmgelegt. Und schließlich gibt es auch Betrügereien, bei denen geschäftliche E-Mails kompromittiert werden. Dabei handelt es sich um ausgeklügelte Social-Engineering-Methoden, bei denen sich der Betrüger oft als Führungskraft, Unternehmenspartner oder vertrauenswürdiger Lieferant ausgibt und einen Mitarbeiter dazu bringt, betrügerische Zahlungen zu leisten oder vertrauliche Informationen weiterzugeben.

Sicherheitsbedrohungen sind nur ein Teil des Problems für kleine und mittlere Unternehmen in North Carolina. Die Unternehmen müssen sich auch mit Produktivitätsproblemen auseinandersetzen, die in der Fernarbeitsumgebung zunehmen können. Es kommt zu einer ungenauen Zeiterfassung oder sogar zu Zeitdiebstahl, wenn Mitarbeiter ihre Arbeitszeit übertreiben oder während ihrer bezahlten Arbeitszeit persönliche Dinge erledigen. Übermäßige arbeitsfremde Aktivitäten und nicht genehmigte Softwareinstallationen untergraben nicht nur die Produktivität, sondern können auch zu Sicherheitsverletzungen führen. Der Mitarbeiter kann das Unternehmen versehentlich auf bösartige Websites bringen, das Gerät mit Malware infizieren oder gegen Lizenzvereinbarungen verstoßen.

Im Jahr 2023 meldeten Unternehmen und Privatpersonen in North Carolina aufgrund von Cyberkriminalität finanzielle Verluste in Höhe von 234 Millionen Dollar, womit der Bundesstaat mit 12.282 eingereichten Beschwerden landesweit auf Platz 13 liegt. Diese Zahlen belegen, dass Unternehmen proaktive Maßnahmen ergreifen müssen, um sensible Daten vor internen und externen Bedrohungen zu schützen.

Cybersicherheit und Produktivität sind komplexe Probleme, die einen durchdachten Ansatz zu ihrer Lösung erfordern. Ein Werkzeug, das mit Sicherheit bei beiden Problemen helfen wird, ist Software zur Mitarbeiterüberwachung, insbesondere ihre beiden Arten: Data Loss Prevention (DLP) und Aktivitätsüberwachung.

Software zur Verhinderung von Datenverlusten (DLP)

DLP-Software soll im Wesentlichen verhindern, dass sensible Daten versehentlich oder absichtlich die Kontrolle Ihres Unternehmens verlassen. Für kleine und mittelständische Unternehmen in North Carolina, die mit Kundeninformationen, geistigem Eigentum oder Finanzdaten umgehen, ist DLP eine wichtige Verteidigungsschicht.

DLP-Software kann:

1. Verfolgen Sie, wie Dateien übertragen werden, und blockieren Sie unbefugtes Kopieren auf USB-Laufwerke, Cloud-Speicher, Messaging-Apps oder externe Festplatten.
2. Scannen Sie ausgehende E-Mails, Web-Uploads, Dokumente und andere Daten auf sensible Informationen, wie z. B. personenbezogene Daten (PII), geschützte Gesundheitsinformationen (PHI) oder PCI-Daten (Payment Card Industry). Wenn diese Informationen entdeckt werden, kann die Software eine Warnung senden oder den Vorgang blockieren.
3. Verhindern Sie, dass Mitarbeiter Screenshots machen oder Bildschirme aufzeichnen.
4. Erstellen Sie eine Basislinie für normales Mitarbeiterverhalten und ermitteln Sie Abweichungen, die auf einen Datendiebstahlsversuch oder einen Verstoß gegen die Richtlinien hinweisen könnten.
5. Extrahieren und analysieren Sie Text aus Bildern und Screenshots und stellen Sie so sicher, dass sensible Daten nicht auf nicht-textuellem Wege nach außen dringen.

Einer der Hauptvorteile von DLP ist die Möglichkeit, Datenlecks zu verhindern, bevor sie auftreten, und somit den finanziellen und rufschädigenden Schaden zu minimieren. Außerdem hilft DLP bei der Erfüllung gesetzlicher Vorschriften zum Datenschutz (z. B. HIPAA für das Gesundheitswesen, Gramm-Leach-Bliley Act für Finanzdienstleistungen).

Software zur Aktivitätsüberwachung

Während sich DLP-Software hauptsächlich auf die Verfolgung sensibler Informationen und der Mitarbeiter, die auf diese Daten zugreifen, konzentriert, deckt Aktivitätsüberwachungssoftware den breiteren Bereich des Mitarbeiterverhaltens ab. Daher kann sie nicht nur für die Sicherheit, sondern auch für die Überwachung von Produktivität und Arbeitszeit eingesetzt werden.

Wichtige Funktionen für Sicherheit und Produktivität:

1. Verfolgung der besuchten Websites und der verwendeten Anwendungen während des Arbeitstages.
2. Erfassung des Beginns und des Endes des Arbeitstages, Ermittlung der Leerlauf- und der aktiven Zeit sowie der tatsächlichen Arbeitsstunden.
3. Überwachung von E-Mails und Kommunikation auf unternehmenseigenen Geräten.
4. Erstellung detaillierter Berichte über die Aktivitäten der Mitarbeiter, um Trends, Produktivitätsspitzen und verbesserungswürdige Bereiche zu ermitteln.
5. Regelmäßiges Anfertigen von Screenshots oder Aufzeichnen des Bildschirms.
6. Gesichtserkennung, um zu kontrollieren, wer auf das Gerät zugreift.
7. Fortschrittliche Lösungen zur Mitarbeiterüberwachung können auch Video und Ton von der Webcam aufzeichnen, Anrufe erfassen, Aufgaben verwalten, die dafür aufgewendete Zeit anzeigen und vieles mehr.

Die Software zur Mitarbeiterüberwachung eignet sich hervorragend zur Steigerung der Produktivität. Sie hilft, zeitraubende Aktivitäten zu erkennen und sich auf die anstehenden Arbeitsaufgaben zu konzentrieren. Außerdem sorgt sie für eine genaue Abrechnung und Gehaltsabrechnung auf der Grundlage der tatsächlichen Arbeitsstunden.

Software zur Aktivitätsüberwachung kann einige DLP-Funktionen ergänzen. Obwohl sie in der Regel keine Dateivorgänge verfolgt, können ihre umfangreichen Protokolle der Mitarbeiteraktivitäten bei internen Untersuchungen die notwendigen Beweise liefern.

Schließlich fördert die Tätigkeitsüberwachung eine Kultur, in der sich die Mitarbeiter ihrer Arbeitsleistung bewusst sind und Verantwortung für ihre Zeit übernehmen.

Konstruktives Feedback ist eine zweiseitige Angelegenheit. Wenn Sie Ihre Bewertung abgegeben haben, lassen Sie den Mitarbeiter zu Wort kommen, um seine Sicht der Dinge zu erläutern. Sie können ihn dazu auffordern, indem Sie offene Fragen stellen, z. B. "Was denken Sie über Ihre Ergebnisse?" oder "Was könnte Ihrer Meinung nach zu diesem Leistungsabfall beigetragen haben?" Sie regen den Mitarbeiter dazu an, über seine Arbeit nachzudenken und über Probleme zu sprechen, die er möglicherweise hat. Oft haben sie wertvolle Hinweise, die Ihnen vielleicht nicht bekannt sind, oder schlagen sogar selbst Lösungen vor. Hören Sie aktiv zu und machen Sie sich Notizen über ihre Erkenntnisse.

Unabhängig davon, für welche Art von Überwachungssoftware sich ein Unternehmen entscheidet, erfordert die Implementierung mehr als nur die Installation auf den Bürocomputern. Die Kenntnis der rechtlichen Rahmenbedingungen - bundes- und landesspezifische Datenschutz- und Arbeitsvorschriften - ist von größter Bedeutung, bevor eine Überwachung eingesetzt werden kann.

Das Bundesgesetz Electronic Communications Privacy Act (ECPA) erlaubt es Arbeitgebern im Allgemeinen, die Kommunikation auf unternehmenseigenen Systemen aus legitimen geschäftlichen Gründen zu überwachen. Einzelne Bundesstaaten können weitere Anforderungen stellen, aber North Carolina erhebt keine übermäßig strengen Einzelanforderungen. Das bedeutet jedoch nicht, dass ein Unternehmen diese nicht sorgfältig prüfen sollte, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen.

Erstens ist die ausdrückliche Zustimmung der Mitarbeiter zur Überwachung zwar nicht immer ausdrücklich erforderlich, aber dennoch sehr ratsam, insbesondere bei der Überwachung der Kommunikation. Dies geschieht in der Regel durch eine klare, umfassende Überwachungsrichtlinie für Mitarbeiter, die bei der Einstellung oder bei der Einführung neuer Überwachungsmaßnahmen unterzeichnet wird.

Die heimliche Überwachung kann bei einigen Arten der Überwachung illegal sein. Das Cyberstalking-Gesetz von North Carolina verbietet beispielsweise die GPS-Überwachung ohne Zustimmung, obwohl es Ausnahmen für Flottenfahrzeuge gibt. Selbst wenn eine bestimmte Art der heimlichen Überwachung nicht ausdrücklich illegal ist, kann der Mangel an Transparenz die Moral der Mitarbeiter ernsthaft schädigen und zu Misstrauen oder Rechtsstreitigkeiten auf der Grundlage der "angemessenen Erwartung der Privatsphäre" führen.

Arbeitgeber in North Carolina sollten niemals Mitarbeiter in privaten Bereichen wie Toiletten, Umkleideräumen oder Pausenräumen überwachen, da dies fast überall verboten ist und als schwerwiegender Eingriff in die Privatsphäre angesehen wird. Auch die Überwachung der persönlichen Geräte eines Mitarbeiters (z. B. seines privaten Telefons oder Laptops, das für gelegentliche Arbeitsaufgaben verwendet wird) oder die Verfolgung seines Standorts außerhalb der Arbeitszeiten ohne ausdrückliche, spezifische Zustimmung verstößt wahrscheinlich gegen die Erwartungen an die Privatsphäre und könnte rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Der Mitarbeiter hat jedoch keine berechtigten Erwartungen an die Privatsphäre, wenn er unternehmenseigene Geräte, Netzwerke oder E-Mail-Konten für arbeitsbezogene Zwecke nutzt.

Abgesehen von den rechtlichen Anforderungen sollten Unternehmen auch die ethische Seite der Mitarbeiterüberwachung berücksichtigen. Dies ist an sich schon ein umfangreiches Thema, das wir in diesem Artikel eingehend erörtert haben.

Die einzigartige Natur der Wirtschaft von North Carolina, der wachsende Trend zu Remote- und Hybridarbeit und die daraus resultierenden erhöhten Sicherheitsrisiken sowie die Forderung nach Produktivität erfordern einen proaktiven Ansatz. Dieser Ansatz ist die Software zur Mitarbeiterüberwachung.

Wenn sie mit Bedacht eingesetzt wird, ist die Mitarbeiterüberwachung mehr als nur ein Überwachungsinstrument. Sie wird zu einem strategischen Vorteil, der Unternehmen in North Carolina in die Lage versetzt, eine sicherere, produktivere und letztlich erfolgreichere Zukunft zu gestalten.