Leitfaden für New Yorker Arbeitgeber zur Einführung von Software zur Mitarbeiterüberwachung

Die Untersuchung der rechtlichen Anforderungen sollte der erste Schritt für jeden New Yorker Arbeitgeber sein, der eine solche Maßnahme einführen möchte oder bereits anwendet. Software zur Mitarbeiterüberwachung Bundes- und Landesgesetze dienen dem Schutz der Arbeitnehmerrechte (einschließlich des Rechts auf Privatsphäre). Sie können den Überwachungspraktiken der Unternehmen erhebliche Beschränkungen auferlegen.

Bundesgesetze

Auf Bundesebene ist das bemerkenswerte Gesetz der Electronic Communications Privacy Act (ECPA) von 1986. Nach diesem Gesetz ist das absichtliche Abhören von drahtgebundenen, mündlichen und elektronischen Kommunikationen verboten. Es gibt jedoch zwei Ausnahmen für Arbeitgeber:

• Sie können die Kommunikation überwachen, wenn sie ein berechtigtes Geschäftsinteresse haben (Ausnahme für Geschäftszwecke).

• Die Arbeitgeber dürfen die Kommunikation verfolgen, wenn mindestens eine der Parteien zugestimmt hat (Ausnahme: Zustimmung). Im Idealfall sollte diese Zustimmung ausdrücklich erfolgen. Obwohl die Gerichte die Nutzung der vom Unternehmen zur Verfügung gestellten Geräte durch einen Mitarbeiter nach der Benachrichtigung über die Überwachung oft als stillschweigende Zustimmung auslegen, ist eine ausdrückliche Genehmigung immer der sicherere Ansatz.

Der Arbeitgeber kann nur unternehmenseigene Geräte und Systeme überwachen. Wenn sie persönliche Kommunikation oder Geräte verfolgen wollen, können sie dies nur mit ausdrücklicher Zustimmung oder in seltenen Ausnahmefällen tun.

Der Stored Communications Act (SCA) ist ein Teil des ECPA, der den Zugriff des Arbeitgebers auf gespeicherte elektronische Kommunikation regelt. Beispiele für solche Kommunikation sind E-Mails oder arbeitsbezogene Gesprächsaufzeichnungen, die auf Unternehmensservern gespeichert sind. Im Allgemeinen können Arbeitgeber auf die gespeicherte Kommunikation in ihren Systemen zugreifen. Für den Zugriff auf die persönlichen Konten eines Mitarbeiters (z. B. privates Gmail) ist jedoch die Zustimmung des Mitarbeiters oder eine Rechtsgrundlage wie ein Durchsuchungsbefehl erforderlich.

Gesetze des Staates New York

New York hat mehrere bemerkenswerte Vorschriften, die das Bundesgesetz ergänzen. Die erste ist das Gesetz zur elektronischen Überwachung (Civil Rights Law Section 52-c), das am 7. Mai 2022 in Kraft trat. Es gilt für alle privaten Arbeitgeber in diesem Gebiet, unabhängig von ihrer Größe, die die elektronische Kommunikation ihrer Mitarbeiter überwachen.

Gemäß dem Gesetz zur elektronischen Überwachung müssen Organisationen ihre Mitarbeiter bei der Einstellung und danach jährlich schriftlich darüber informieren, dass ihre Kommunikation überwacht werden kann. Die Mitarbeiter müssen den Erhalt dieser Mitteilung schriftlich oder elektronisch bestätigen. Außerdem müssen die Arbeitgeber diese Hinweise an gut sichtbaren Stellen anbringen, wo sie von allen Mitarbeitern gesehen werden können (physische Plakate oder elektronische Hinweise auf Anmeldebildschirmen oder internen Netzwerken).

Die nächste wichtige Vorschrift ist das New Yorker Gesetz zum Schutz der Privatsphäre von Arbeitnehmern, das am 12. März 2024 in Kraft tritt. Danach dürfen Arbeitgeber von Arbeitnehmern oder Stellenbewerbern nicht verlangen, Benutzernamen, Passwörter oder andere Authentifizierungsinformationen für persönliche Konten (z. B. in sozialen Medien) preiszugeben. Arbeitgeber dürfen auch nicht verlangen, dass sich die Mitarbeiter in Anwesenheit des Arbeitgebers bei ihren Konten anmelden.

Neben diesen bereits bestehenden Vorschriften können Gesetzesvorschläge die Überwachungspraktiken weiter verändern. Im Jahr 2023 schlug der Senat des Bundesstaates New York den Gesetzesentwurf 7623 vor, der Arbeitgebern den Einsatz vollautomatischer Entscheidungshilfen verbieten würde. Arbeitgeber wären nicht in der Lage, diese Tools zur Überprüfung von Bewerbern oder für andere Entscheidungen zu verwenden, die sich auf Arbeitspläne, Vergütungen, Disziplinarmaßnahmen, Leistungsbewertungen und andere Beschäftigungsbedingungen auswirken. In Anbetracht der raschen Entwicklung von KI und ihrer potenziell verzerrten Ergebnisse sind solche Vorschriften sinnvoll. Darüber hinaus schlägt Senate Bill 7623 weitere Einschränkungen für die Überwachung am Arbeitsplatz vor, wie etwa die Verwendung möglichst wenig eingreifender Methoden, die Minimierung der Datenerfassung, die Verhältnismäßigkeit und eine detaillierte Mitteilung darüber, welche Daten wie, wann und zu welchem Zweck erfasst werden.

Die wirksame Einführung von Software zur Mitarbeiterüberwachung geht über die bloße Einhaltung der einschlägigen Datenschutzvorschriften hinaus. Arbeitgeber sollten auch die ethische Seite der Angelegenheit und die potenziellen Auswirkungen der Überwachung auf die Moral und Motivation der Mitarbeiter bedenken. Wenn wir rechtliche Anforderungen und ethische Überlegungen kombinieren, können wir die folgenden Best Practices für die Implementierung von Überwachungssoftware auflisten:

• Seien Sie transparent: Informieren Sie Ihre Mitarbeiter offen über die Existenz, die Art und den Zweck der Überwachung. Holen Sie die Zustimmung der Mitarbeiter zum Tracking ein, insbesondere wenn Sie ihre Kommunikation verfolgen.
• Beschränken Sie die Überwachung auf legitime Geschäftszwecke: Überwachen Sie nur Aktivitäten, die in direktem Zusammenhang mit Ihren erklärten Geschäftszielen stehen, z. B. die Leistungsbewertung oder den Schutz von Geschäftsgeheimnissen. Vermeiden Sie die Überwachung der persönlichen Kommunikation der Mitarbeiter oder von Bereichen, in denen die Mitarbeiter eine angemessene Privatsphäre erwarten.
• Minimieren Sie die Datenerfassung: Erfassen Sie nur die Daten, die zum Erreichen Ihres Überwachungsziels erforderlich sind. Je weniger sensible Daten Sie sammeln, desto geringer ist das Risiko eines Missbrauchs oder einer Datenschutzverletzung. Löschen Sie die Daten, die nicht mehr ihrem Zweck dienen.
• Überwachen Sie niemals die privaten Social-Media-Konten von Mitarbeitern und bitten Sie sie nicht, ihre Benutzernamen oder Passwörter für ihre privaten Konten anzugeben.
• Holen Sie sich fachkundigen Rechtsbeistand: Das Rechtsgebiet kann kompliziert und wechselhaft sein. Dieser Artikel ist ein allgemeiner Überblick und kann nicht alle Feinheiten der New Yorker Vorschriften und die besonderen Umstände Ihres Unternehmens aufzeigen. Wenden Sie sich im Zweifelsfall an einen auf das New Yorker Arbeitsrecht spezialisierten Anwalt, um sicherzustellen, dass Ihre Überwachungspläne, Richtlinien und Umsetzungsmethoden vollständig konform sind.
• Entwickeln Sie eine umfassende Politik zur Überwachung der Mitarbeiter: Diese Politik sollte den Umfang der gesammelten Daten, die Bedingungen für ihre Speicherung und Verwendung sowie die Überwachungspraktiken abdecken. Die Richtlinie sollte für alle Mitarbeiter leicht zugänglich sein.
• Überprüfen und aktualisieren Sie die Richtlinie regelmäßig: Technologien ändern sich schnell, ebenso wie Gesetze und bewährte Verfahren. Überprüfen Sie Ihre Überwachungsrichtlinien und -praktiken regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie mit den aktuellen Bundes- und Landesgesetzen übereinstimmen und ihren Zweck weiterhin effektiv und ethisch einwandfrei erfüllen.
• Gewährleistung von Kohärenz und Nichtdiskriminierung.

Ein klarer, umfassender und gut ausgearbeiteter Leitfaden zur Mitarbeiterüberwachung ist ein notwendiger Bestandteil der Mitarbeiterüberwachung. Sie macht die Überwachungspraktiken für die Mitarbeiter und den Arbeitgeber deutlich und minimiert mögliche rechtliche und ethische Fallstricke. Sie sollte die folgenden Schlüsselkomponenten enthalten:

• Eine klare Aussage über den Zweck der Überwachung
• Umfang der Überwachung: Welche Aktivitäten und Mitteilungen werden verfolgt?
• Methoden der Überwachung (Videoüberwachung, Netzwerkprotokolle, Überwachungssoftware usw.)
• Beschreibung, wie die gesammelten Daten verwendet werden, wie lange sie gespeichert werden und wer Zugang zu ihnen hat
• Eine klare Aussage, dass Mitarbeiter bei der Nutzung von Geräten, Netzwerken und Systemen, die dem Unternehmen gehören, keine Privatsphäre erwarten dürfen, unabhängig davon, ob die Nutzung arbeitsbezogen oder privat ist
• Einhaltung der Rechtsvorschriften
• Folgen des Verstoßes gegen die Richtlinie
• Ein Abschnitt, in dem die Mitarbeiter per Unterschrift oder elektronisch bestätigen, dass sie die Richtlinie erhalten, gelesen und verstanden haben.

Wenn der erste Entwurf der Richtlinie fertig ist, sollten Sie ihn von einem im New Yorker Arbeitsrecht erfahrenen Rechtsberater überprüfen lassen. Auf diese Weise können Sie sicher sein, dass die Richtlinie den aktuellen staatlichen und bundesstaatlichen Vorschriften entspricht.

Wenn die Richtlinie vollständig ist, verteilen Sie sie an die Mitarbeiter. Sammeln Sie schriftliche oder elektronische Zustimmungserklärungen von allen Mitarbeitern, insbesondere von neu eingestellten Mitarbeitern während der Einarbeitung. Führen Sie Aufzeichnungen über diese Bestätigungen.

Die Richtlinie sollte immer für alle Mitarbeiter zugänglich sein. Sie können sie z. B. im Mitarbeiterhandbuch, im Intranet des Unternehmens oder im allgemeinen Bereich veröffentlichen.

Vergessen Sie nicht, die Richtlinie regelmäßig zu überprüfen und zu aktualisieren, um sie an die technologische und rechtliche Entwicklung anzupassen.

Die Einführung der Mitarbeiterüberwachung in New York erfordert eine sorgfältige Berücksichtigung der bundesstaatlichen und strengen staatlichen Vorschriften sowie die Erstellung einer umfassenden Überwachungsrichtlinie. Die Priorisierung legitimer Geschäftszwecke, die Datenminimierung und die Einholung von Rechtsrat sind wesentliche Schritte bei der Erstellung eines gesetzeskonformen und ethischen Überwachungsprogramms, das sowohl dem Arbeitgeber als auch der Belegschaft zugute kommt. Eine verantwortungsbewusste Implementierung ist der Schlüssel zur effektiven Nutzung der Überwachungstechnologie bei gleichzeitiger Einhaltung rechtlicher Verpflichtungen und Förderung eines vertrauensvollen Arbeitsumfelds.