Mitarbeiterüberwachungssoftware in New Jersey: Datensicherheit und Compliance

Die Zahl der Unternehmen, die ihre Mitarbeiter überwachen, ist in den USA aufgrund der zunehmenden Nutzung von Remote- und Hybridarbeit deutlich gestiegen. Unternehmen in New Jersey folgen dem nationalen Trend: Sie setzen Tracking-Tools ein, um die Arbeitseffizienz zu steigern und sich vor Datenlecks und Cyberangriffen zu schützen. Doch wie können Unternehmen in New Jersey den Bedarf an Überwachung mit den Anforderungen an Datensicherheit und Mitarbeiterdatenschutz in Einklang bringen?

Dieser Artikel untersucht diese beiden zentralen Aspekte und bietet Einblicke für Unternehmen in New Jersey, die ihre Mitarbeiterüberwachungsstrategien implementieren oder verfeinern möchten. Wir erläutern, wie robuste Cybersicherheit und Datenschutz die Grundlage jedes Überwachungsprogramms bilden müssen und warum ein ganzheitlicher Ansatz, der Überwachung und Zugangskontrolle integriert, nicht nur eine gute Idee, sondern eine Notwendigkeit für umfassende Sicherheit und Compliance ist.

Im Kern geht es bei der Überwachung um mehr als nur die Überwachung der Produktivität. Dieser Begriff umfasst auch den Schutz von Unternehmenswerten und die Verringerung des Risikos von Sicherheitsverletzungen und Datenlecks.

Die Mitarbeiterüberwachung ist ein wichtiger Bestandteil jedes Sicherheitssystems und schützt vertrauliche Daten und geistiges Eigentum. Das ist nicht verwunderlich, wenn man bedenkt, dass Fehler von Mitarbeitern 88 % aller Datenschutzverletzungen verursachen oder erheblich verschlimmern. Spezielle Data Leakage Prevention (DLP)-Software kann unbefugten Dateizugriff, verdächtige Kommunikationsmuster oder ungewöhnliches Anmeldeverhalten erkennen, bevor sie zu schwerwiegenden Vorfällen eskalieren.

Spezielle Data Leakage Prevention (DLP)-Software kann unbefugten Dateizugriff, verdächtige Kommunikationsmuster oder ungewöhnliches Anmeldeverhalten erkennen, bevor diese zu schwerwiegenden Vorfällen eskalieren.

Die Kontrolle der Einhaltung von Vorschriften durch Ihr Unternehmen ist ein weiterer Bereich, in dem Mitarbeiterüberwachung hilfreich sein kann. Beispielsweise müssen Gesundheitsdienstleister den HIPAA und Finanzinstitute die FINRA einhalten. Einige Unternehmen in New Jersey müssen möglicherweise sogar die DSGVO berücksichtigen, wenn sie in Europa ansässige Mitarbeiter beschäftigen. Durch die Überwachung wird ein Prüfpfad erstellt und die Verantwortlichkeit sichergestellt, wodurch der Compliance-Nachweis erleichtert wird.

Manager können Monitoring-Tools nutzen, um Faulenzer und überlastete Mitarbeiter zu erkennen, Arbeitslasten neu zu verteilen, Hindernisse aufzudecken und Arbeitsprozesse insgesamt zu verbessern. Es geht nicht um Mikromanagement, sondern darum, objektive Informationen zu erhalten und effektivere Entscheidungen zu treffen.

Doch mit diesen Vorteilen gehen auch Herausforderungen einher. New Jersey bietet einen starken Arbeitsschutz; zudem werden sich Arbeitnehmer zunehmend ihrer Datenschutzrechte bewusst. Diese Faktoren führen dazu, dass Unternehmen bei der Überwachung vorsichtiger vorgehen. Sie müssen das notwendige Maß an Kontrolle mit dem Respekt für die Privatsphäre der Mitarbeiter und die gesetzlichen Bestimmungen abwägen.

Mitarbeiterüberwachung bedeutet das Sammeln oft sensibler Daten. Selbst wenn Sie nur die unbedingt notwendigen Daten erfassen, kann der daraus resultierende digitale Fußabdruck enorm sein: Screenshots, E-Mail- und Chat-Protokolle, Browserverlauf und mehr. Die Aufbewahrung und Sicherung der persönlichen Daten Ihrer Mitarbeiter ist eine enorme Verantwortung.

Der erste Schritt zu einem verantwortungsvollen Umgang mit Daten besteht darin, zu definieren, welche Daten Ihr Unternehmen erfassen muss und warum. Das Prinzip der Datenminimierung: Erfassen Sie nur die Daten, die zur Erreichung Ihrer legitimen Geschäftsziele unbedingt erforderlich sind. Müssen Sie jeden Tastendruck protokollieren oder reicht eine Übersicht der verwendeten Apps aus? Sollten Sie den Webverlauf protokollieren, wenn Sie die Anwesenheit erfassen möchten? Wenn Sie diese Fragen im Voraus stellen, können Sie Ihrem Unternehmen spätere Probleme ersparen.

Sobald der Umfang der benötigten Daten definiert ist und die Überwachung beginnt, ist die Sicherheit der gesammelten Informationen von größter Bedeutung. Sie müssen nicht nur vor externen Angriffen, sondern auch vor unbefugtem Zugriff innerhalb des Unternehmens geschützt werden. Die wichtigsten Schutzaspekte sind:

1. Verschlüsselung: Die Überwachungsdaten sollten sowohl während der Übertragung (mit Protokollen wie TLS/SSL) als auch während der Speicherung auf Servern (üblicherweise mit Algorithmen wie AES-256) verschlüsselt werden. Erkundigen Sie sich beim Anbieter Ihrer Mitarbeiterüberwachungssoftware, ob Daten im Ruhezustand und während der Übertragung verschlüsselt werden.
2. Zugriffskontrolle: Es ist wichtig, wer die erfassten Daten sieht. Ihr Überwachungssystem sollte über eine strenge rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC) verfügen. Dies geschieht typischerweise durch die Einrichtung eines Administratorkontos und mehrerer Unterkonten, sodass Manager beispielsweise nur ihre Teamdaten sehen können.
3. Sicherer Speicher: Egal, ob Sie sich für Cloud-basierte oder On-Premise-Lösungen entscheiden, achten Sie auf eine sichere Speicherumgebung. Dazu gehören sichere Rechenzentren, regelmäßige Backups und ein klar definierter Notfallplan.
4. Schwachstellenmanagement: Keine Software ist unantastbar. Führen Sie daher regelmäßig Sicherheitsüberprüfungen und Penetrationstests durch und aktualisieren Sie Ihr Überwachungstool rechtzeitig. So können Sie potenzielle Schwachstellen beheben, bevor sie ausgenutzt werden können.

New Jersey hat wie viele andere Bundesstaaten eine eigene Rechtslage zum Thema Arbeitnehmerdatenschutz. Spezifische Rechtsberatung sollte immer von einem qualifizierten Anwalt eingeholt werden. In diesem Artikel werden jedoch allgemeine Grundsätze erläutert.

In New Jersey lag der Schwerpunkt der Regulierung in den letzten Jahren auf der Fahrzeugortung am Arbeitsplatz, der elektronischen Kommunikation, der Videoüberwachung und dem umfassenderen Recht auf Privatsphäre der Arbeitnehmer.

Hinweis vor der Fahrzeugverfolgung (Gesetzentwurf Nr. 3950)

Ab dem 18. April 2022 müssen Arbeitgeber in New Jersey ihre Mitarbeiter schriftlich informieren, bevor sie elektronische oder mechanische Ortungsgeräte in einem von ihnen genutzten Fahrzeug einsetzen. Dies gilt unabhängig davon, ob das Fahrzeug dem Unternehmen oder dem Mitarbeiter gehört.

Elektronische Kommunikation und Überwachung

Das New Jersey Wiretapping and Electronic Surveillance Control Act verbietet das Abhören der Telefon- und elektronischen Kommunikation von Mitarbeitern, sofern nicht mindestens eine Partei dem zustimmt. Arbeitgeber sichern diese Zustimmung üblicherweise durch Mitarbeiterrichtlinien oder -handbücher ab.

Zwar haben Mitarbeiter ein gewisses Recht auf Privatsphäre, doch eine Überwachung ist häufig zulässig, wenn die Mitarbeiter darüber informiert wurden und die Überwachung einem legitimen Geschäftszweck dient.

Videoüberwachung

Unternehmen können ihre Mitarbeiter in öffentlichen Bereichen wie Büros überwachen. Videoüberwachung ist jedoch an Orten, an denen Mitarbeiter Privatsphäre erwarten, wie etwa in Toiletten oder Umkleideräumen, strengstens verboten.

Das Gesetz schreibt nicht immer vor, Mitarbeiter über Videoüberwachung zu informieren. Arbeitgebern wird jedoch empfohlen, dies zu tun.

Überwachung von E-Mail, Internetnutzung und Computeraktivität

Arbeitgebern ist es gesetzlich gestattet, die Computernutzung ihrer Mitarbeiter zu überwachen, einschließlich des Surfens im Internet und der E-Mails, sofern eine klare Richtlinie vorliegt.

Persönliche Social-Media-Konten

Manche Arbeitgeber glauben, sie hätten das Recht, das Online-Verhalten ihrer Mitarbeiter außerhalb der Arbeitszeit zu überwachen oder sogar Zugriff auf deren persönliche Konten zu verlangen. Nach dem Recht des Staates New Jersey ist dies streng verboten.

Wie wir sehen, ist Transparenz und eine klare Überwachungspolitik der Schlüssel zur Einhaltung der meisten gesetzlichen Anforderungen. Eine gut formulierte und kommunizierte Richtlinie kann Missverständnisse vermeiden, Erwartungen steuern und bei Fragen sogar eine rechtliche Verteidigung ermöglichen.

Stellen Sie sich Ihre Sicherheitssysteme nicht als isolierte Inseln vor, sondern als ein vernetztes, intelligentes Netzwerk. Genau das bietet die Integration der Mitarbeiterüberwachung in Ihre Zutrittskontrollsysteme. Sie können die Berichte der Überwachungssoftware mit Daten aus physischen Zutrittssystemen (wie Ausweislesern und biometrischen Scannern) und logischen Zutrittssystemen (wie Netzwerkanmeldungen und Anwendungsberechtigungen) verknüpfen. Ein solcher Ansatz schafft eine wirklich einheitliche Verteidigung.

Simply put, integration means that data from your employee monitoring system can "talk" to and inform your other security systems. For example, if monitoring flags unusual digital activity by an employee, that information could be correlated with their physical access logs. Did they try to enter the server room at an odd hour? Did they log into a secured system from an unusual location?

Der einheitliche Ansatz bietet erhebliche Vorteile, beispielsweise:

1. Bessere Bedrohungserkennung durch Korrelation von Daten aus verschiedenen Quellen
2. Schnellere Identifizierung der Quelle und des Ausmaßes des Verstoßes
3. Automatisierte Richtliniendurchsetzung
4. Eine einheitliche, konsolidierte Ansicht der Mitarbeiteraktivitäten für Compliance und Untersuchungen
5. Durch die Verwaltung eines einheitlichen Systems anstelle mehrerer getrennter Systeme wird der Verwaltungsaufwand erheblich reduziert.

Um diese nahtlose Integration zu erreichen, ist eine sorgfältige Planung erforderlich:

1. APIs: Die von Ihnen gewählten Überwachungs- und Zugriffskontrolllösungen müssen über offene APIs (Application Programming Interfaces) verfügen und Industriestandards einhalten, um einen reibungslosen Datenaustausch zu ermöglichen.
2. Datensynchronisation: Daten müssen in Echtzeit oder nahezu in Echtzeit zwischen Systemen fließen, um effektiv zu sein. Verzögerungen können Sicherheitslücken verursachen.
3. Skalierbarkeit: Wenn Ihr Unternehmen in New Jersey wächst, muss Ihre integrierte Sicherheitslösung mitwachsen können und mehr Mitarbeiter, Standorte und Datenpunkte ohne Leistungseinbußen berücksichtigen.
4. Integrationen: Priorisieren Sie Lösungen von Anbietern, die die Integration mit anderen Sicherheitsplattformen aktiv fördern und unterstützen.

Many business owners think that implementing employee monitoring is simply installing the software on the office computer. In practice, this process is more complex, requires careful preparation, and does not end when you hit "Finish" in the installation wizard.

Sprechen Sie Ihre Mitarbeiter stets offen über die Überwachung an – Transparenz sollte oberste Priorität haben. Mitarbeiter sollten wissen, warum sie überwacht werden, welche Aktivitäten die Software aufzeichnet, wer ihre Daten einsehen kann und welche Rechte sie diesbezüglich haben. Die Antworten auf diese Fragen sollten in einer klaren Überwachungsrichtlinie festgehalten werden. Diese Richtlinie muss jederzeit leicht zugänglich sein.

Überwachungspraktiken können und sollten im Laufe der Zeit angepasst werden. Vorschriften und Unternehmensrichtlinien ändern sich, und ältere Tracking-Ansätze verlieren an Wirksamkeit. Überprüfen Sie daher Ihre Überwachungspraktiken regelmäßig und prüfen Sie, ob sie konform und effektiv sind. Behalten Sie die ursprünglichen Ziele im Auge. Die Überwachung muss stets im Verhältnis zu Ihren Überwachungszielen stehen, ohne zu aufdringlich zu werden.

Schließlich müssen Mitarbeiter im Bereich Datensicherheit allgemein geschult werden. Eine gut informierte Belegschaft ist Ihre erste Verteidigungslinie.

Heutzutage ist die Mitarbeiterüberwachung mehr als nur ein Instrument zur Leistungsverwaltung. Sie ist ein wichtiger Bestandteil des Sicherheitssystems des Unternehmens und ein Compliance-Tool.

Die Mitarbeiterüberwachung kann noch besser funktionieren, wenn sie in Zutrittskontrollsysteme integriert ist. Unabhängig von der Art der Nutzung sollte sie jedoch transparent erfolgen und die erfassten Überwachungsdaten ordnungsgemäß gesichert werden. An Führungskräfte, die eine Überwachung planen oder bereits nutzen: Konsultieren Sie Rechts- und Cybersicherheitsexperten, investieren Sie in sichere, skalierbare Lösungen und kommunizieren Sie stets klar und einfühlsam. Richtig eingesetzt, stärkt die Mitarbeiterüberwachung Ihr Unternehmen sowohl operativ als auch kulturell.

Lassen Sie uns über die angstgetriebene Aufsicht hinausgehen und uns einer intelligenten, integrierten und respektvollen Überwachung zuwenden.