Überwachung der Mitarbeiterleistung: Bewährte Strategien zur Steigerung von Produktivität und Engagement

Die Überwachung von Mitarbeitern ist in modernen Unternehmen zu einer gängigen Praxis geworden. Laut Resume Builder , Resume Builder, 79 % der Unternehmen in ihren Büros überwachen die Anwesenheit ihrer Mitarbeiter, und 37 % der Unternehmen an entfernten Standorten beobachten ihre Mitarbeiter mehr als 4 Stunden pro Tag per Videoüberwachung. Forbes , berichtet, dass 43 % der Arbeitnehmer ihre Internetaktivitäten von ihren Arbeitgebern überwachen lassen; 73% der Manager, Nachrichten, E-Mails und Anrufe für zukünftige Leistungsbewertungen aufbewahren.

Die Überwachung der Mitarbeiter bringt erhebliche Vorteile mit sich, von der offensichtlichen Produktivitätssteigerung bis zur Verbesserung der Kommunikation. Die Überwachung der Mitarbeiterleistung zeigt Bereiche auf, in denen Mitarbeiter Schwierigkeiten haben, deckt individuelle Stärken und Schwächen auf und erleichtert Feedback und datengestützte Entscheidungen. Aber wie kann man die Leistung der Mitarbeiter überwachen, um den größtmöglichen Nutzen daraus zu ziehen?

Natürlich ist der aufdringliche Charakter der Mitarbeiterüberwachung umstritten, und das zu Recht. Die Mitarbeiter sollten weltweit das Recht haben, ihr Einverständnis mit der Überwachung zu geben, und die Unternehmen sollten sich an diese Erwartung halten und gleichzeitig sicherstellen, dass die Arbeitsmoral der Mitarbeiter nicht beeinträchtigt wird - genau deshalb

In diesem Artikel befassen wir uns mit den wichtigsten Komponenten einer effizienten Überwachung der Mitarbeiterleistung, mit bewährten Verfahren, Aufsichtsfunktionen und Instrumenten.

Bevor wir uns mit dem Wie beschäftigen, sollten wir die ebenso wichtige Frage beantworten: Wer sollte die Leistung der Mitarbeiter überwachen? Die erste naheliegende Antwort wäre der Leiter des Unternehmens, aber in der Realität ist das nicht so einfach. Während die Inhaber kleiner Start-ups alle Teammitglieder und Prozesse verwalten können, sind die Leiter mittlerer und großer Unternehmen nicht in der Lage, die Leistung allein zu überwachen (es sei denn, sie sind Supercomputer, natürlich). In diesem Fall liegt die Verantwortung für die Überwachung der Mitarbeiterleistung je nach Größe und Struktur des Unternehmens bei verschiedenen Stellen.

Normalerweise, direkte Vorgesetzte und Manager sind für die tägliche Leistungskontrolle zuständig. Die Vorgesetzten überwachen die Erledigung von Aufgaben, die Produktivität und die Gesamtqualität der Arbeit und stellen sicher, dass die Ziele des Unternehmens erreicht werden.

Die Abteilung Humanressourcen ist eine offensichtliche Wahl für die Verfolgung der langfristigen Mitarbeiterleistung. Personalverantwortliche können die Produktivität durch formelle Leistungsbeurteilungen, die Festlegung von KPIs und die Verwaltung der gesamten Mitarbeiterentwicklung verfolgen. Die Personalabteilung stellt sicher, dass die Leistungsbewertungen fair und transparent sind und die berufliche Entwicklung fördern.

Abteilungsleiter können das Gesamtbild überblicken und sind daher ideal, um die Leistung des gesamten Teams und nicht einzelner Mitarbeiter zu verfolgen. Ihre Aufgabe ist es, dafür zu sorgen, dass die Ziele der Abteilung erreicht werden, und leistungsschwache Mitarbeiter zu unterstützen und zu fördern.

Schließlich, unter Einbeziehung Mitarbeiter bei der Überwachung ihres Fortschritts und ihrer Ergebnisse ist eine äußerst effektive Praxis. Selbsteinschätzungen und persönliche Leistungsbeobachtung ermöglichen es den Mitarbeitern, Verantwortung für ihre Entwicklung und Produktivität zu übernehmen.

Kurz gesagt: Die Aufteilung der Überwachung der Mitarbeiterleistung zwischen Vorgesetzten, Personalverantwortlichen und Abteilungsleitern und die Förderung der Selbstüberwachung durch die Mitarbeiter kann die mit der Überwachung verbundene Arbeitsbelastung verringern und einen ausgewogenen Ansatz schaffen, der Verantwortlichkeit, Wachstum und Engagement fördert.

Nach Angaben von Folks RH , verbringen Manager rund 210 Stunden, also etwas mehr als 26 Arbeitstage, mit Leistungsmanagement. Trotz dieses hohen Zeitaufwands sind 90 % der Produktivitätsbeurteilungen ineffektiv. Eine solche Ineffizienz beeinträchtigt den Fortschritt des Unternehmens und wirkt sich stark auf die Mitarbeiterbindung aus: 24 % der Mitarbeiter sind bereit, wegen ineffizienter Leistungsbeurteilungen und mangelnder Anerkennung zu kündigen. Wie können Sie also die Leistung Ihrer Mitarbeiter überwachen und dabei den größtmöglichen Nutzen für Ihr Unternehmen erzielen? Hier sind die wichtigsten Strategien.

Folks RH berichtet, dass sich 65 % der Arbeitnehmer mehr Klarheit über ihre Arbeitsziele, Aufgaben und Pflichten wünschen. Sie können keine hohe Produktivität von einem Mitarbeiter erwarten, der seinen Aufgabenbereich nicht kennt oder nicht weiß, was von ihm erwartet wird. Klare Ziele helfen den Mitarbeitern, sich auf Aufgaben zu konzentrieren, die mit den Unternehmenszielen übereinstimmen. Außerdem ist es 3,6 Mal wahrscheinlicher, dass Ihre Mitarbeiter motiviert sind, wenn sie in die Zielsetzung einbezogen werden.

Wenn Mitarbeiter über ihre Aufgaben im Unklaren sind, zögern sie möglicherweise, zweifeln an ihren Handlungen oder suchen ständig nach Klärung und Genehmigung. Das Festlegen präziser Erwartungen beseitigt Unklarheiten, spart Zeit bei der Hin- und Her-Kommunikation, fördert die Autonomie und stärkt das Vertrauen.

Seien Sie spezifisch und direkt, wenn Sie Aufgaben, Ziele und Erwartungen kommunizieren. Erläutern Sie detailliert die gewünschten Ergebnisse und skizzieren Sie klar die Verantwortlichkeiten und Aufgaben, die mit jeder Rolle verbunden sind.

Die Ansatz der SMART-Ziele ist eine wirksame Methode, um zu überprüfen, ob die gesetzten Ziele klar und erreichbar sind und dem Unternehmen einen Nutzen bringen. SMART ist ein Akronym und steht für:

• Spezifisch: Das Ziel sollte klar umreißen, was erreicht werden muss, welche Schritte erforderlich sind und wer dafür verantwortlich ist;

• Messbar: Sie müssen über Kriterien verfügen, anhand derer Sie Fortschritte und Erfolge messen können;

• Erreichbar: Das Ziel sollte realistisch und machbar sein, nicht zu leicht oder zu ehrgeizig;

• Einschlägig: Das Ziel sollte mit den allgemeinen Unternehmenszielen in Einklang gebracht werden;

• Zeitgebunden: Das Ziel sollte eine Frist oder einen festgelegten Zeitrahmen für die Erreichung haben.

SMART-Ziele bieten Mitarbeitern und Managern einen klaren Fahrplan, der sicherstellt, dass jeder weiß, wie Erfolg aussieht und wie er erreicht werden kann. Sie erhöhen auch die Verantwortlichkeit und machen es einfacher, Fortschritte und Ergebnisse zu messen.

Einer der Schritte im Rahmen des SMART-Zielkonzepts besteht darin, eine Reihe klarer und messbarer Leistungskennzahlen zu erstellen, auf die Sie sich bei der Überwachung der Leistung eines Mitarbeiters beziehen würden. Zu den wichtigsten Messgrößen gehören in der Regel:

• Aufgabenerledigung

• Einhaltung von Fristen

• Arbeitsqualität

• Effizienz und Produktivität: Zeitaufwand im Verhältnis zum produzierten Output

• Teilnahme an

Klare und messbare Leistungsindikatoren erleichtern die Überwachung der Mitarbeiterproduktivität und tragen dazu bei, Subjektivität im Bewertungsprozess zu vermeiden.

Die Überwachung der Mitarbeiterproduktivität kann durch eine Kombination von Werkzeugen, Messgrößen und Techniken erfolgen, die Aufschluss darüber geben, wie effektiv die Mitarbeiter ihre Zeit und Ressourcen nutzen. Je nach den von Ihnen gesetzten Zielen und den von Ihnen gewählten Messgrößen können Sie die Leistung Ihrer Mitarbeiter mithilfe von Software für Zeiterfassung, Aufgabenmanagement und Mitarbeiterüberwachung verfolgen.

Projektleitung Plattformen wie Trello, Asana und Jira ermöglichen die Zuweisung von Aufgaben, die Verteilung der Arbeitslast, die Festlegung von Fristen und die Verfolgung der Aufgabenerledigung und des Projektfortschritts in Echtzeit. Projektmanagement-Tools sind eine bequeme Möglichkeit, sich einen Überblick über das Projekt zu verschaffen und zu sehen, wie produktiv die Teammitglieder im Laufe der Zeit sind.

Apps zur Zeiterfassung, wie Toggl, Time Doctor und Hubstaff, überwachen, wie viel Zeit ein Mitarbeiter mit den einzelnen Aufgaben verbringt. Je nach Funktionalität der App können Time-Tracker aufzeichnen, wie viel Zeit eine Person mit einer Aufgabe oder einem Projekt verbringt, wie lange sie eine bestimmte Anwendung oder Website nutzt, Abwesenheiten verfolgen usw. Auf der Grundlage dieser Informationen kann das Programm Gehaltsabrechnungen, Projektkosten und Budgets berechnen und dabei helfen, leistungsstarke und schwache Mitarbeiter zu identifizieren.

Lösungen zur Mitarbeiterüberwachung, wie zum Beispiel CleverControl , , ActivTrak und Insightful, überwachen die Produktivität der Mitarbeiter und wie effizient eine Person ihre Arbeitszeit einteilt. Diese Programme verfolgen die Aktivitäten eines Mitarbeiters an seinem Arbeitscomputer, z. B. verwendete Anwendungen und Websites, Suchanfragen, Leerlauf- und aktive Zeit, Arbeitsbeginn und -ende und vieles mehr. Die Lösung analysiert dann die gesammelten Daten und stellt sie in Form von Statistiken und Protokollen dar, die für die Leistungsbewertung wertvoll sind.

Für welche Lösung Sie sich auch entscheiden, führen Sie sie offen ein und erklären Sie den Mitarbeitern ihren Zweck, um unnötigen Stress und Druck zu vermeiden. Studieren Sie die staatlichen und lokalen Gesetze, um sicherzustellen, dass Ihre Überwachungsrichtlinien mit den Datenschutzbestimmungen übereinstimmen.

Der Artikel von Folks RH zeigt, dass 69 % der Unternehmen nur jährliche oder halbjährliche Leistungsbewertungen durchführen. 19 % der Mitarbeiter erhalten ihr Feedback nur einmal im Jahr. Gleichzeitig ziehen 80 % der Mitarbeiter regelmäßiges Feedback einer jährlichen Leistungsbewertung vor. Jährliche Leistungsbeurteilungen werden für die Mitarbeiter häufig zu einer Quelle von Stress, da sie nicht wissen, was sie erwartet. Im Gegenteil: Regelmäßiges Feedback, Einzelgespräche, Beurteilungen durch Kollegen und andere Feedbackmethoden helfen den Mitarbeitern, ihre Arbeit zu reflektieren, Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen und wertvolle Beurteilungen von Kollegen und Vorgesetzten zu erhalten.

Führen Sie mindestens zweimal im Jahr formelle Leistungsbeurteilungen durch. Diese Beurteilungen sollten sich auf spezifisches, umsetzbares Feedback und Entwicklungsmöglichkeiten konzentrieren, anstatt nur die bisherige Leistung zu kritisieren. Regelmäßiges, konstruktives Feedback kann die Produktivität verbessern, die Fluktuation um bis zu 14,9 % senken und das Engagement der Mitarbeiter steigern: 65 % der Mitarbeiter sind engagiert, wenn Unternehmen kontinuierliches Feedback und andere moderne Praktiken anwenden.

Engagement ist entscheidend für die Produktivität der Mitarbeiter: Engagierte Mitarbeiter sind mit größerer Wahrscheinlichkeit produktiv, motiviert und engagiert bei der Arbeit. Laut Gallup , Unternehmen mit einer Kultur des hohen Engagements erbringen bessere Leistungen: Sie haben ein höheres Kundenengagement, eine 17 % höhere Produktivität, eine geringere Fluktuation, weniger Unfälle und eine 21 % höhere Rentabilität. Wenn Ihre Mitarbeiter keine guten Leistungen erbringen, lohnt es sich, ihr Engagement zu überprüfen - es ist wahrscheinlich gering. Aber wie kann man das Engagement der Mitarbeiter überwachen? Hier sind ein paar effiziente Methoden.

Mitarbeiterbefragungen und Pulse Checks

Regelmäßige Umfragen (wie z. B. Umfragen zum Mitarbeiterengagement oder Pulsbefragungen) können Rückmeldungen darüber liefern, wie die Mitarbeiter ihre Aufgaben, das Management und das Arbeitsumfeld insgesamt bewerten.

Feedback-Tools und -Plattformen

Nutzen Sie Tools wie Officevibe oder CultureAmp, die es den Mitarbeitern ermöglichen, regelmäßig Feedback zu geben. Mit diesen Tools können Sie die Engagement-Metriken verfolgen und den Managern helfen, Trends zu erkennen, die auf Desengagement hindeuten.

Verfolgung der Teilnahme an Sitzungen und Initiativen

Wenn Sie beobachten, wie oft Ihre Mitarbeiter aktiv an Besprechungen, Schulungen oder Unternehmensinitiativen teilnehmen, können Sie den Grad ihres Engagements feststellen. Engagierte Mitarbeiter sind eher bereit, Ideen einzubringen und mitzuarbeiten.

Überwachung von Arbeitsgewohnheiten und Produktivität

Tools zur Mitarbeiterüberwachung und zum Projektmanagement können den Grad des Engagements aufzeigen. Nicht engagierte Mitarbeiter zeigen häufig eine geringere Produktivität, mehr Fehlzeiten und eine geringere Beteiligung an gemeinsamen Anstrengungen.

Persönliche Begegnungen

Regelmäßige Einzelgespräche ermöglichen es den Managern, sich über das Wohlbefinden der Mitarbeiter, ihre Karrierewünsche und mögliche Herausforderungen zu informieren. Persönliche Aufmerksamkeit stärkt die Beziehungen und hilft Managern, das Engagement in Echtzeit zu messen.

Die Überwachung der Mitarbeiterleistung ist ein entscheidender Bestandteil eines erfolgreichen modernen Geschäftsbetriebs. Sie liefert wertvolle Erkenntnisse, die die Produktivität steigern, die Kommunikation verbessern und sicherstellen, dass die Arbeit der Mitarbeiter mit den Unternehmenszielen übereinstimmt.

Eine wirksame Überwachung der Mitarbeiter ist mehr als nur die Verfolgung von Aktivitäten. Es geht darum, einen Fahrplan für den Erfolg zu erstellen, mit klaren Zielen, messbaren Leistungskennzahlen, Werkzeugen und Methoden zur Produktivitätsverfolgung und umsetzbarem Feedback, das sich auf Verbesserungen konzentriert, anstatt vergangene schlechte Leistungen zu kritisieren. Diese Praktiken, wenn sie transparent und mit den richtigen Absichten durchgeführt werden, fördern Verantwortlichkeit, Engagement und Wachstum, was letztendlich zu einer verbesserten Leistung des Einzelnen und des Unternehmens führt.