Überwachung von Mitarbeiter-Computern: 5 kostenlose Tools für kleine Unternehmen

Die Popularität von Software zur Mitarbeiterüberwachung ist auf dem Höhepunkt - 96% der Unternehmen mit Fernzugriff verwenden sie, und 85 % der Mitarbeiter vor Ort werden in irgendeiner Form überwacht. 81% der Unternehmen, die eine Überwachungssoftware eingeführt haben, konnten eine Steigerung der Mitarbeiterleistung feststellen. Überwachungssoftware kann die Aktivitäten der Mitarbeiter aufzeichnen und analysieren und dabei helfen, Produktivitätsprobleme zu erkennen und anzugehen. So können Arbeitgeber diese Probleme frühzeitig in den Griff bekommen und die mit Produktivitätsverlusten, Mitarbeiterfluktuation und rechtlicher Haftung verbundenen Kosten senken.

Die gesammelten Produktivitätsdaten können Wissenslücken aufdecken und so die Erstellung gezielter Schulungs- und Entwicklungsprogramme ermöglichen.

Und schließlich kann die Überwachung der Computeraktivitäten von Mitarbeitern dazu beitragen, Sicherheitsbedrohungen wie unbefugten Zugriff oder Datenschutzverletzungen zu erkennen und zu verhindern.

Die Vorteile der Überwachung von Mitarbeiter-Computern sind kaum zu unterschätzen: Die Lösung von Produktivitäts- und Sicherheitsproblemen ist für Unternehmen jeder Größe unerlässlich. Während größere Unternehmen mehr Ressourcen haben, um eine geeignete Lösung auszuwählen, können sich kleine Unternehmen aufgrund hoher Lizenz- und Betriebskosten und einer komplexen Implementierung oft keine Software zur Mitarbeiterüberwachung leisten.

In diesem Artikel werden fünf kostenlose oder erschwingliche Tools zur Überwachung von Mitarbeiteraktivitäten auf Computern vorgestellt, die für kleine Unternehmen geeignet sind.

CleverControl ist eine fortschrittliche Lösung zur Überwachung der Computernutzung von Mitarbeitern. Zu den grundlegenden Funktionen gehören Keylogging, Screenshots, Verfolgung von Internetaktivitäten und Suchanfragen, Überwachung der Nutzung sozialer Medien, Erfassung von Ereignissen in der Zwischenablage und von Druckeraufgaben, Webcam- und Tonüberwachung und vieles mehr. Die Software bietet auch Funktionen zur Zeiterfassung. Sie verfolgt automatisch die Anwesenheit und erfasst den Beginn und das Ende des Arbeitstages, die Gesamtarbeitszeit und die aktive/leere Zeit pro Mitarbeiter, Team oder dem gesamten Unternehmen.

CleverControl analysiert dann die gesammelten Daten und präsentiert Produktivitätsstatistiken: Arbeitszeit, Anwendung, Web- und Social-Media-Nutzungsdynamik, meistgenutzte Websites und Apps und mehr. Die kürzlich hinzugefügte KI-Scoring-Funktion schätzt die Leistung jedes Mitarbeiters ein und hebt unproduktive Muster mit Hilfe von künstlicher Intelligenz hervor.

Mit CleverControl können Sie die Bildschirme Ihrer Mitarbeiter in Echtzeit überwachen - Sie können Streams von deren Computern beobachten, als ob Sie direkt vor ihnen sitzen würden. Das Programm kann auch Videos von der Webcam des Computers streamen und verwandelt es so in ein einfaches, aber effektives Überwachungssystem.

Zu den erweiterten Funktionen von CleverControl gehören Bildschirmaufzeichnung, Anrufaufzeichnung und Gesichtserkennung.

Sie können Datenberichte auf Ihrem Online-Dashboard erhalten, die Sie zur Offline-Ansicht herunterladen können. Außerdem können Sie tägliche, wöchentliche oder monatliche Berichte per E-Mail planen.

CleverControl ist perfekt für kleine Unternehmen, da die Lösung eine umfassende Mitarbeiterüberwachung, Zeiterfassung und grundlegende Datenschutzfunktionen in sich vereint. Dank dessen können Unternehmen eine All-in-One-Lösung für die Zeiterfassung erhalten, Kosten für Software sparen und wertvolle Ressourcen für Wachstum und Entwicklung einsetzen.

Die Lösung bietet eine kostenlose 14-tägige Testversion, erschwingliche Preise ab 4,70 $ pro PC/Monat und Rabatte.

Vorteile

• Umfassende Software zur detaillierten Überwachung der Computernutzung und Anwesenheit von Mitarbeitern

• Einfache und schnelle Installation, die keine technischen Kenntnisse erfordert

• Benutzerfreundliche Oberfläche und flexible Ferneinstellungen

• Mehrere Administrator-Unterkonten mit niedrigerer Berechtigungsstufe

• Selbstkontrolle: Die Mitarbeiter können ihre Produktivitätsstatistiken einsehen und auswerten

• Website-Blocker

• Verfügbar für Windows und macOS

• Erschwingliche Preise und Rabatte

Benachteiligungen

• Kein kostenloser Plan

DeskTime ist eine Zeiterfassungssoftware zur Steigerung der Produktivität und Verbesserung der Arbeitsabläufe, die für Unternehmen jeder Größe und für Einzelpersonen geeignet ist. Die Software erfasst automatisch alle Computeraktivitäten und macht das Ausfüllen von Stundenzetteln und Berichten überflüssig. Wenn die Arbeit offline geht - z. B. bei einer Teambesprechung oder einem Mittagessen mit einem Kunden - kann der Mitarbeiter dies manuell in den Bericht eintragen, um sicherzustellen, dass diese Zeit berücksichtigt wird. Manager können Abwesenheiten von Mitarbeitern, wie Urlaub, freie Tage, Krankheitsurlaub usw., planen und im Kalender markieren, um einen schnellen Überblick zu erhalten.

DeskTime ermöglicht es Managern, Schichten zu planen und Mitarbeiter darüber zu informieren, wann und wie viele Stunden sie arbeiten sollen. Die Mitarbeiter können auch Schichtwünsche mit bevorzugten Daten und Zeiten einreichen.

Die Funktionen von DeskTime beschränken sich nicht nur auf die Zeiterfassung - die Software zeichnet die Websites und Apps auf, die Mitarbeiter im Laufe des Tages nutzen, und zwar mit Zeitstempel und Dauer der Nutzung. Jede Website oder App wird als produktiv, neutral oder unproduktiv markiert. Auf der Grundlage dieser Daten liefert das Programm individuelle Leistungsstatistiken, wie z. B. den Gesamtumfang der produktiven Zeit sowie die Produktivitäts- und Effektivitätsstufen. Diese Berichte helfen dabei, Leistungsträger und Faulpelze zu erkennen.

Darüber hinaus kann DeskTime Screenshots und die Namen der Dokumente, E-Mail-Betreffzeilen, Slack-Kanalnamen usw. erfassen und genau verfolgen, wie viel Zeit in jedes Projekt und jede Aufgabe fließt. Auf diese Weise können Sie sicher sein, dass sich jeder auf seine Aufgaben konzentriert.

Die Berichte werden in Echtzeit aktualisiert und können für Archive oder weitere Analysen heruntergeladen werden. Das Tool kann in gängige Projektmanagement- und Kalenderanwendungen wie Trello, Jira, Google Calendar und andere integriert werden.

Die kostenlose Version von DeskTime ist nur auf Zeit, Apps und URL-Racking beschränkt. Der volle Funktionsumfang kostet Sie ab 7 $ pro Benutzer und Monat.

Vorteile

• Präzise automatische Zeiterfassungsbögen vereinfachen die Lohnabrechnung

• Verfolgen, wie viel Zeit für eine Aufgabe oder ein Projekt aufgewendet wird

• Integration von Projektmanagement- und Kalendersoftware

Benachteiligungen

• Die kostenlose Version hat begrenzte Funktionen und ist möglicherweise nicht für Teams geeignet

• Die Vollversion kann teuer sein

• Fehlen einer detaillierten Verfolgung der Mitarbeiteraktivitäten

Traqq ist eine weitere Zeiterfassungslösung, die für Einzelpersonen und Unternehmen jeder Größe geeignet ist. Zu seinen Funktionen gehören die automatische und manuelle Zeiterfassung, die Aufzeichnung von aktiven und inaktiven Zeiten sowie Arbeitszeitstatistiken. Traqq sendet Erinnerungen an Mitarbeiter, die vergessen haben, ihren Timer ein- oder auszuschalten, damit sie keine abrechenbaren Stunden verpassen.

Traqq analysiert das Aktivitätsniveau jedes Mitarbeiters während des Tages, indem es Mausbewegungen und Tastenanschläge aufzeichnet. Die täglichen Aktivitätsdaten werden in einem farbcodierten Diagramm angezeigt, wobei Grün für hohe Aktivität, Gelb für normale Aktivität und Rot für geringe Aktivität steht. Anhand dieses Diagramms können Sie die Produktivität Ihrer Mitarbeiter auf einen Blick überwachen, Spitzen und Rückgänge erkennen und die Gründe für den Rückgang analysieren.

Traqq warnt die Mitarbeiter, wenn sie längere Zeit nicht arbeiten, um ihnen zu helfen, wieder in die Spur zu kommen. Umgekehrt erinnert Traqq Mitarbeiter, die zu viel arbeiten, daran, eine Pause einzulegen, um ein Burnout zu vermeiden.

Die Software bietet eine grundlegende Überwachung der Mitarbeiteraktivitäten auf dem Computer. Sie erfasst alle Apps und Websites, auf denen der Mitarbeiter mehr als 10 Sekunden verbringt, und zeigt alle 15 Minuten die 3 wichtigsten Apps und Websites an. Alle Aktivitäten werden in Form eines farbkodierten Tortendiagramms und einer Liste der 10 wichtigsten Websites und Apps angezeigt.

Mit Traqq kann die Überwachung auf bestimmte Tage und Stunden beschränkt werden. Diese Funktion eignet sich am besten für externe Mitarbeiter, die an persönlichen Geräten arbeiten und ihre Privatsphäre wahren wollen. Sie verhindert auch unbefugte Überstunden und trägt dazu bei, dass Mitarbeiter nicht ausbrennen.

Alle Zeit- und Aktivitätsberichte sind auf dem Online-Dashboard verfügbar, wo sie eingesehen, heruntergeladen und per E-Mail weitergeleitet werden können. Sie können die Daten mit mehreren Managern oder Mitarbeitern teilen, damit diese ihre Leistung analysieren und bewerten können.

Alle Funktionen von Traqq sind für bis zu drei Benutzer kostenlos verfügbar. Größere Teams können einen Premium-Plan für $7 pro Benutzer/Monat erhalten.

Vorteile

• Detaillierte Zeiterfassungsbögen mit Produktivitätsdynamik

• Offline-Zeiterfassung

• Unterstützt Windows, macOS und Linux

• Mehrere Administrator-Unterkonten mit unterschiedlichen Berechtigungsstufen

Benachteiligungen

• Überwacht die Computeraktivitäten der Mitarbeiter nicht im Detail

• Keine Integrationen mit Projektmanagement- und Budgetierungssoftware

ActivTrak ist ein datenschutzorientiertes Überwachungssystem für Mitarbeiter, das tiefgreifende Analysen von Produktivitätsmustern liefert. Es sammelt begrenzte Daten über die Nutzung von Apps und Websites durch Mitarbeiter, wie z. B. den Namen der App/Seite, die Dauer, URLs und optionale Screenshots. ActivTrak zeichnet keine tatsächlichen Tastenanschläge, Videos von einem Bildschirm oder einer Webcam oder andere Details der Benutzeraktivitäten auf. Die gesammelten Daten werden in die Kategorien produktiv/unproduktiv, Konzentration/Multitasking, E-Mail/Meeting/Social Media usw. eingeteilt und vom System analysiert. Als Ergebnis erhalten Sie detaillierte Diagramme zu verschiedenen Produktivitätsaspekten, z. B. produktive Zeit, Konzentrationsstunden und Multitasking-Stunden. Sie können diese Statistiken zwischen verschiedenen Teams vergleichen und zu wenig ausgelastete und überlastete Teams aufdecken. Anhand der Statistiken können Sie die Produktivitätsdynamik und die Auswirkungen von Remote- oder Hybridarbeit, Ablenkungen, Arbeitsmustern und Mitarbeitern am Rande des Burnouts untersuchen.

ActivTrak verfügt über flexible Einstellungen, die es Ihnen ermöglichen, Aktivitäten manuell als produktiv/unproduktiv zu kategorisieren und Produktivitätsziele und Zeitpläne festzulegen, um eine Überwachung außerhalb der Arbeitszeiten zu vermeiden.

ActivTrak ist für bis zu drei Benutzer kostenlos, seine Funktionen sind jedoch auf die Überwachung von Zeit, Apps und Website-Aktivitäten beschränkt. Wenn Sie die Produktivität Ihrer Mitarbeiter verfolgen und umfassende Einblicke erhalten möchten, können Sie aus verschiedenen Plänen ab 10 $ pro Benutzer/Monat wählen.

Vorteile

• Eingehende KI-basierte Produktivitätsanalyse

• Integrationen mit Geschäfts- und Kalenderanwendungen von Drittanbietern

• Liefert einen messbaren ROI in wenigen Wochen

• Fokus auf den Schutz der Privatsphäre der Mitarbeiter und die Sicherheit der gesammelten Daten

Benachteiligungen

• Die Schnittstelle und die Statistiken sind kompliziert und verwirrend für viele Benutzer

• Es werden keine detaillierten Berichte über Benutzeraktionen erstellt, so dass Mitarbeiter die Möglichkeit haben, Aktivitäten vorzutäuschen.

WorkTime ist eine Computerüberwachungssoftware für Mitarbeiter mit Funktionen zur Zeit- und Produktivitätsverfolgung. Es kann die An- und Abmeldezeiten aufzeichnen, die Anwesenheit mit einer Aufschlüsselung nach Fern- und Büroarbeit überwachen, die aktive/leere Zeit und Überstunden verfolgen und hat sogar eine Anwesenheitsrangliste! Diese Funktionen helfen dabei, gewohnheitsmäßige Zuspätkommer und Frühaufsteher aufzudecken, Überstundenbetrug zu erkennen und zu verhindern und die Bürodisziplin zu wahren.

WorkTime verfügt über grundlegende Funktionen zur Überwachung der Mitarbeiterproduktivität. Es zeichnet alle verwendeten Anwendungen und besuchten Websites auf, kategorisiert sie als produktiv oder unproduktiv und liefert einen Produktivitätsbericht, der in Echtzeit aktualisiert wird. Andere Berichte listen die am häufigsten genutzten sozialen Netzwerke, URLs und Mitarbeiter, die die meiste Zeit online verbringen, mit der Dauer der Nutzung auf. Die Berichte zur Internetnutzung können Statistiken nach Mitarbeitern, Abteilungen oder dem gesamten Unternehmen auflisten.

Die Überwachung der für Online-Meetings aufgewendeten Zeit ist eine interessante Funktion, die Aufschluss darüber gibt, wie viel Arbeitszeit sie in Anspruch nehmen und wie sie sich auf die Produktivität auswirken. Infolgedessen können Sie die Besprechungspraktiken optimieren, indem Sie unnötige Anrufe streichen und die notwendigen effektiver gestalten.

Die kostenlose Version von WorkTime ist für bis zu drei Mitarbeiter erhältlich. Diese Version bietet begrenzte Berichte über die Nutzung von Apps und des Internets, Protokolle und Aktivitätszusammenfassungen. Die Daten werden für zwei Wochen gespeichert, und nur ein Administrator kann darauf zugreifen. Mehr Funktionen sind in den Basic-, Premium- und Enterprise-Plänen verfügbar, die ab 6,99 $ pro Mitarbeiter/Monat erhältlich sind.

Vorteile

• Zeit-, Produktivitäts- und Anwesenheitsstatistiken mit Bestenlisten

• Website-Blocker

• Erkennung von Mitarbeitern, die Job-Websites durchsuchen

• Punktzahl für Ablenkung

Benachteiligungen

• Interface-Design könnte verbessert werden

• Interface-Design könnte verbessert werden

Die Überwachung der Computeraktivitäten der Mitarbeiter kann nicht nur die Produktivität steigern, sondern auch Aufschluss darüber geben, wohin die Arbeitszeit geht. Die Analyse, wie die Mitarbeiter ihre Arbeitszeit aufteilen, und die Aufdeckung von Ablenkungen und ineffektiver Ressourcennutzung hilft kleinen Unternehmen, effiziente Prozesse zu entwickeln, mit Arbeitsabläufen zu experimentieren und die besten Muster zu wählen.

Die Überwachung der Mitarbeiter bringt den größten Nutzen, wenn sie offen und transparent durchgeführt wird. Das Team sollte wissen, welche Informationen gesammelt werden und warum. Die Produktivitätsberichte sollten dazu dienen, die Mitarbeiter zu unterstützen, ihre Schwachstellen aufzudecken und ihnen Ratschläge zur Verbesserung zu geben, nicht um sie zu bestrafen. Diese einfachen Praktiken werden dazu beitragen, unnötigen Stress, Vertrauen und Probleme mit dem Datenschutz zu vermeiden.