So informieren Sie Mitarbeiter über die Überwachung: Best Practices

Ihr Unternehmen hat in eine Mitarbeiterüberwachungssoftware investiert. Diese erfasst die Anwesenheit und Produktivität der Mitarbeiter, weist auf Sicherheitsprobleme hin und protokolliert sorgfältig alle von ihnen besuchten Websites. Die Überwachung ist ein kluger und legitimer Schritt: Produktivitätskennzahlen helfen allen, den Überblick zu behalten und Verantwortung zu übernehmen. Informationen sind heute eine der wertvollsten Ressourcen, und das Risiko von Datenlecks und Sicherheitsbedrohungen ist höher denn je. Aber wissen Ihre Mitarbeiter, dass sie überwacht werden?

Auf den ersten Blick scheint heimliche Überwachung ehrlichere Ergebnisse zu liefern. Wenn Mitarbeiter nichts von der Überwachung wissen, verhalten sie sich wie gewohnt. Sie kommen vielleicht zu spät, verbringen die Hälfte des Arbeitstages auf Shopping-Websites oder machen eine zweistündige Mittagspause. In Wirklichkeit ist heimliche Überwachung jedoch ein Minenfeld. Sie kann rechtliche Probleme auslösen, Vertrauen zerstören und Ihren Arbeitsplatz in einen Dampfkochtopf des Misstrauens verwandeln.

Tatsächlich ist es genauso wichtig, wie Sie Ihre Mitarbeiter über die Überwachung informieren, wie die Überwachung selbst.

Die meisten Mitarbeiter gehen davon aus, dass ihre Arbeitsgeräte nicht völlig privat sind. Doch Annahme bedeutet nicht Zustimmung. Und wenn die Überwachung unerwartet auftaucht – etwa bei einer Leistungsbeurteilung oder einem Disziplinargespräch – fühlen sich die Mitarbeiter überrumpelt. Misstrauen ist die Folge. Der Unmut wächst.

Darüber hinaus ist heimliche Überwachung in vielen Ländern illegal. Die DSGVO in Europa, Gesetze in mehreren US-Bundesstaaten wie Connecticut, New York und Kalifornien, PIPEDA in Kanada, der Workplace Surveillance Act 2005 in Australien, das LGPD in Brasilien und weitere Vorschriften weltweit verpflichten Arbeitgeber, ihre Mitarbeiter über Überwachung zu informieren. Die Nichteinhaltung dieser Vorschriften kann zu Geldstrafen, Klagen und einem Imageschaden für das Unternehmen in der Öffentlichkeit führen.

Nicht zuletzt spielt die Unternehmenskultur eine Rolle. Mitarbeiter, die sich grundlos beobachtet fühlen, verlieren das Engagement und suchen möglicherweise sogar heimlich nach einem Ausweg. Umfragen belegen es: Aufdringliche Mitarbeiterüberwachungssoftware wäre für 63 % der Mitarbeiter ein Kündigungsgrund. Transparenz hingegen fördert die Verantwortlichkeit. Wenn Mitarbeiter wissen, warum es Überwachung gibt, respektieren sie die Grenzen und den Zweck eher.

Bei der Mitarbeiterüberwachung ist es wichtig, die rechtlichen Rahmenbedingungen zu kennen. Es gibt kein Patentrezept; die Vorschriften variieren je nach Land oder sogar Region erheblich. Einige Überwachungsmethoden, wie z. B. die Aufzeichnung von Anrufen oder die Überwachung von Webcams, sind in Ihrer Region möglicherweise verboten, während andere, wie z. B. die E-Mail-Überwachung, die ausdrückliche schriftliche Zustimmung des Mitarbeiters erfordern.

Auch die Branche kann Ihre Überwachungspraktiken beeinflussen. Einige Branchen, beispielsweise das Finanz- und Gesundheitswesen, erfordern strengere Kontrollmaßnahmen als andere.

Fazit: Wir empfehlen Ihnen, die Anforderungen Ihrer Branche zu prüfen, einen Rechtsexperten in Ihrer Region zu konsultieren und Ihre Überwachungspraktiken an die Empfehlungen anzupassen. Eine Einheitsvorlage mag zwar praktisch erscheinen, schützt Sie aber nicht vor möglichen Klagen.

Vermeiden Sie vage Formulierungen wie „Die Systemaktivität wird möglicherweise überprüft.“ Erklären Sie stattdessen direkt, was Sie tun:

"Wir überwachen die Internetnutzung auf Firmengeräten, um Malware zu verhindern und die Netzwerksicherheit zu gewährleisten."

"Über Unternehmenskonten gesendete E-Mails werden auf die Einhaltung branchenspezifischer Vorschriften überprüft."

Klarheit reduziert die Angst und den Stress, die normalerweise mit der Überwachung verbunden sind.

Menschen akzeptieren Regeln, die sie verstehen. Daher besteht die beste Vorgehensweise darin, die Überwachung nicht nur anzukündigen, sondern sie auch in einen Kontext zu stellen.

Sie können sagen:

"Wir überwachen Remote-Arbeitsplätze, um unbefugten Zugriff zu erkennen, da im letzten Jahr durch einen Phishing-Angriff beinahe Kundendaten kompromittiert worden wären."

Oder: "Wir überwachen die Systemverfügbarkeit, um Engpässe zu identifizieren, die Ihre Arbeit verlangsamen."

Wenn die Überwachung als Schutz oder Verbesserung und nicht als Verdachtsmoment verstanden wird, hat sie eine andere Wirkung.

Ihre Überwachungsrichtlinie gehört in das Mitarbeiterhandbuch. Oder, wenn sie detailliert ist, als eigenständiges Dokument. In jedem Fall sollte sie Folgendes abdecken:

1. Was wird überwacht (z. B. Anmeldezeiten, Dateizugriffe, Webcam-Nutzung)
2. Warum es überwacht wird (Sicherheit, Compliance, Produktivität)
3. Wie lange werden Daten gespeichert?
4. Who can access it (e.g., IT, HR, department heads)
5. Rechte der Arbeitnehmer (z. B. auf Auskunft über ihre Daten)

Achten Sie auf einen professionellen, aber zugänglichen Ton.

Geben Sie die Richtlinie persönlich bekannt. Halten Sie eine kurze Teambesprechung ab. Senden Sie eine Folge-E-Mail mit dem Dokument im Anhang. Sorgen Sie dafür, dass das Dokument in Ihrem Intranet leicht zu finden ist.

Bedenken sind hier normal und werden erwartet. Manche Mitarbeiter machen sich Sorgen über Mikromanagement. Andere befürchten, für ein fünfminütiges Scrollen durch soziale Medien verurteilt zu werden. Sprechen Sie diese direkt an.

Sie können sogar ein FAQ mit den häufigsten Fragen der Mitarbeiter erstellen, zum Beispiel:

1. „Können Sie meine privaten Nachrichten lesen?“ Nur, wenn sie sich auf Unternehmenssystemen befinden – und nur, wenn die Richtlinien dies zulassen.
2. „Werden meine persönlichen Dateien überwacht?“ Nur wenn sie auf Firmengeräten gespeichert sind.
3. „Wie lange werden die Daten gespeichert?“ Normalerweise 90–180 Tage, sofern sie nicht für Ermittlungen benötigt werden.

Bitten Sie um Feedback. Anonyme Umfragen funktionieren gut. Sie erfahren vielleicht, dass Mitarbeiter es zu schätzen wissen, dass ihre Systeme sicher sind, auch wenn sie überwacht werden.

Eine Unterschrift ist nicht bloß Papierkram. Sie ist der Beweis, dass die Mitarbeiter verstehen, was sie vereinbaren.

Sie können ein einfaches Einverständnisformular verwenden, wie das unten stehende Beispiel. Mitarbeiter sollten es beim Onboarding oder bei der Einführung der Richtlinie unterschreiben. Wenn sich jemand unter Druck gesetzt fühlt, ist das ein Warnsignal – nicht nur ethisch, sondern auch rechtlich.

Musterdokument zur Zustimmung zur Überwachung

Hier ist eine Vorlage, die Sie anpassen können (wir empfehlen, Ihren Rechtsexperten zu konsultieren):

Zustimmungsvereinbarung zur Mitarbeiterüberwachung

Ich, [Name des Mitarbeiters], erkenne an, dass [Name des Unternehmens] meine Nutzung der vom Unternehmen bereitgestellten Geräte, Netzwerke, E-Mails, des Internetzugangs und der Softwareanwendungen überwachen, protokollieren und überprüfen kann. Dies umfasst unter anderem besuchte Websites, aufgerufene Dateien und die Anwendungsnutzung.

Diese Überwachung wird durchgeführt, um die Datensicherheit zu gewährleisten, den Missbrauch von Ressourcen zu verhindern, gesetzliche Anforderungen einzuhalten und eine produktive Arbeitsumgebung aufrechtzuerhalten.

Mir ist bekannt, dass meine Aktivitäten auf Unternehmenssystemen jederzeit überprüft werden können. Die private Nutzung dieser Systeme sollte minimal sein und den Unternehmensrichtlinien entsprechen.

Ich habe die Richtlinie zur Mitarbeiterüberwachung gelesen und hatte die Möglichkeit, Fragen zu stellen. Ich bin mit dieser Überwachung im Rahmen meiner Beschäftigung einverstanden.

Unterschrift: _________________________

Gedruckter Name: ______________________

Datum: ___________

Die erste Anlaufstelle sind die Manager. Wenn sie die Mitarbeiter nicht informieren und ihnen die Richtlinien nicht in Ruhe erklären können – oder, schlimmer noch, die Daten missbrauchen – kann das ein Problem darstellen.

Schulen Sie Vorgesetzte in folgenden Bereichen:

1. So beantworten Sie Mitarbeiterfragen, ohne in die Defensive zu gehen
2. Was sie mit Überwachungsdaten tun können und was nicht
3. So vermeiden Sie die Entstehung einer Überwachungskultur

Ein Manager, der ohne Kontext sagt: „Ich habe gesehen, dass Sie 20 Minuten auf YouTube waren“, schadet der Moral. Jemand, der sagt: „Mir ist aufgefallen, dass Sie aufgabenfremd gesurft sind – alles in Ordnung?“, eröffnet einen Dialog.

Auch auf Firmengeräten haben Mitarbeiter ein Recht auf Privatsphäre. Die beste Vorgehensweise besteht darin, die Überwachung privater E-Mails, privater Chats oder nicht arbeitsbezogener Apps zu vermeiden, es sei denn, es gibt eine klare Richtlinie und Zustimmung.

Und zeichnen Sie niemals Audio- oder Videoaufnahmen in privaten Bereichen auf. Kameras in Pausenräumen oder Toiletten sind nicht nur unethisch, sondern auch illegal.

Die Information der Mitarbeiter über die Überwachung ist nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern auch eine Notwendigkeit, um Vertrauen zu wahren. Richtig umgesetzt, wird aus einem sensiblen Thema Klarheit und gegenseitiger Respekt.

Sicherheitsrisiken sind real. Produktivität muss gemessen werden. Und eine gewisse Form der Mitarbeiterüberwachung ist notwendig. Doch Notwendigkeit ersetzt nicht das Bedürfnis nach Transparenz. Die besten Praktiken zur Mitarbeiterüberwachung lassen sich in einem Satz zusammenfassen: faire Behandlung der Mitarbeiter.

Seien Sie klar. Seien Sie ehrlich. Seien Sie konsequent. Erklären Sie das Warum, holen Sie sich echte Zustimmung und respektieren Sie persönliche Grenzen. Schulen Sie Ihre Führungskräfte, nicht zu polizeilichen, sondern zu unterstützen. Ihr Team steht nicht unter Verdacht; es ist Teil der Lösung.

Wenn die Überwachung mit Integrität durchgeführt wird, untergräbt sie das Vertrauen nicht, sondern stärkt es.