Wie wir Remote-Mitarbeiter überwachen

Viele Unternehmen verzichten auf Fernarbeit, weil sie Angst haben, die Kontrolle zu verlieren. Es ist unklar, wie sichergestellt werden kann, dass der Spezialist wirklich acht Stunden am Tag arbeitet und seine Zeit nicht mit sozialen Medien verschwendet. Tools zur Mitarbeiterüberwachung, wie Zeiterfassung, Anwesenheitskontrolle, Webcam-Schnappschüsse usw., scheinen eine gute Lösung zu sein. Bei Technipe setzen wir diese Instrumente in Kombination mit einem speziellen Managementansatz ein.

Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie wir die Arbeitsabläufe in unserem Unternehmen effizient unter dem Radar halten und warum das funktioniert.

We trust our employees. It is quite a trivial statement for a story about control, but it is indeed so. At the same time, I agree with the well-known proverb: "Trust but verify". And we trust, but we control. However, before we delve deeper into the details of this control, I should explain some initial agreements and work that we do.

When we hire a new employee, we discuss all the conditions with them - we stick to the maximal transparency policy. There can be no "I meant" - we must discuss everything.

Wir versuchen, in jeder Hinsicht flexibel zu sein - wir berücksichtigen die Besonderheiten des Lebens in verschiedenen Staaten und die persönlichen Vorlieben der Mitarbeiter. Wir haben zum Beispiel einen Standardarbeitszeitplan von 8-9 Uhr bis 17-18 Uhr, einschließlich einer einstündigen Mittagspause an Werktagen. Allerdings kann es vorkommen, dass ein Mitarbeiter aufgrund persönlicher Umstände beispielsweise eine zweistündige Mittagspause oder eine Pause zu einer ungewöhnlichen Zeit wünscht. Projekte, an denen Spezialisten arbeiten, können auch Besonderheiten aufweisen (z. B. wenn der Kunde, mit dem der Arbeitnehmer in Kontakt bleiben muss, in einer anderen Zeitzone liegt). Auf all diese Punkte gehen wir zu Beginn ein.

Wir sprechen nicht nur über die Arbeitszeiten, sondern auch über andere Aspekte unserer Zusammenarbeit. Dazu gehören Verantwortlichkeiten in Bezug auf Freigaben (die Tatsache, dass das gesamte Team zu einer bestimmten Zeit verfügbar sein muss), Möglichkeiten für Arbeitsreisen ein- oder zweimal im Jahr usw. In der Tat, wir einigen uns auf den Rahmen, in dem wir zusammenarbeiten werden.

Wir haben Bedingungen, die der Arbeitnehmer einhalten muss, wenn er diesen Rahmen stört. If the employee needs to start the work later, leave earlier or have a day off due to some circumstances, they must do it openly and notify their team. In theory, the employee must make up the missed period. However, our corporate policy provides a time clearance that will cause no consequences. An employee has a right to get two extra day-offs a year without explaining the reasons. If "allowed no-shows" are over, the employee can always take a day off their paid leave or an unpaid day-off or make up the missed time after agreeing with the team. The main point is to notify beforehand. We try to minimize paltering and breaking the agreements with the help of flexible conditions.

Wir sollten unsere Bemühungen nicht auf die Einführung von Kontrollanrufen oder Mikromanagement-Tools wie Online-Anwesenheitskontrollen oder Webcam-Überwachung verschwenden. Meiner Meinung nach waren sie für die geistige Arbeit nutzlos. Zuerst muss man in den Kauf der Tools investieren und dann Zeit und Mühe auf die Überprüfung der Berichte verschwenden. Trotzdem geben sie Ihnen keine Antwort darauf, ob der Mitarbeiter die Aufgabe erledigt hat oder nicht.

Ich habe meine Meinung jedoch geändert, nachdem ich CleverControl entdeckt habe. Dieses Tool ist erschwinglicher als andere und hat beeindruckende Funktionen, von der Festlegung der Zeit, wann der Computer ein- und ausgeschaltet wird, bis hin zur Verfolgung laufender Anwendungen.

Anfangs hatte ich die Befürchtung, dass selbstorganisierte Arbeitnehmer solche Instrumente negativ bewerten würden. Menschen, denen das Ergebnis wichtiger ist als der Prozess, fühlen sich unwohl, wenn sie beobachtet werden. Ihre Motivation sinkt, und das können wir nicht zulassen. Glücklicherweise arbeitet CleverControl diskret und unaufdringlich: Es hat keine Schnittstelle auf dem Computer des Mitarbeiters und ist für den Mitarbeiter nicht sichtbar. Es trägt dazu bei, den Stress der Überwachung so weit zu verringern, dass die Person das Programm völlig vergisst.

Wir stellen das Ergebnis in den Vordergrund, nicht den Prozess!

Deshalb haben wir das Programm nach unseren Bedürfnissen konfiguriert: Wir haben die Website-Überwachung, das Keylogging, die Überwachung sozialer Medien und einige andere Funktionen, die Daten sammelten, an denen wir nicht interessiert waren, deaktiviert. Das ist ziemlich einfach, weil CleverControl so flexibel ist, dass man fast alle Überwachungsoptionen deaktivieren kann. Wir konzentrieren uns hauptsächlich auf die Statistik der aktiven Zeit, die Anwendungen, in denen die Mitarbeiter arbeiten, und gelegentlich auf Live Viewing, um die Anwesenheit zu überprüfen.

Bislang haben wir nur über unsere Vereinbarungen mit den Mitarbeitern gesprochen. Wie wir die Einhaltung dieser Vereinbarungen kontrollieren, hängt von den Projektbesonderheiten ab.

Technipe konzentriert sich hauptsächlich auf die schlüsselfertige Ausführung komplexer Aufgaben. In diesem Fall entscheiden wir, wie das Projekt bearbeitet werden soll, und unterteilen die Aufgaben in einfache Teilaufgaben. Danach arbeiten der Projektmanager oder der Teamleiter (oder bei manchen Projekten auch beide) wie gewohnt nach der agilen Methodik. Wie alle Teams haben wir wöchentliche Sprints und tägliche Besprechungen, die es uns ermöglichen, den Arbeitsablauf zu koordinieren.

Wir gehen davon aus, dass der Mitarbeiter die ganze Zeit in praktische Tätigkeiten eingebunden ist. Dementsprechend weisen wir Aufgaben zu, richten Videokonferenzen ein usw. Der Arbeitsablauf besteht nicht nur darin, die Aufgaben für die Woche zu bekommen und sie allein zu erledigen. Die Teams stehen in ständiger Interaktion - das ist bei der Fernarbeit noch wichtiger als im Büro. Es ist unmöglich, sich dieser Interaktion unbemerkt zu entziehen.

Da die Arbeit innerhalb eines Teams stattfindet, unterscheidet sich die Kontrolle der entfernten Mitarbeiter nicht wesentlich von der Überwachung der Büros verteilter Unternehmen, wenn sich beispielsweise ein Teil des Teams in der Hauptstadt und der andere in einem anderen Bundesland befindet. Sollte es jemals zu Terminüberschreitungen, Unterschreitungen einzelner Mitarbeiter oder anderen Problemen kommen, werden diese innerhalb von etwa einer Woche sichtbar. So kann schnell auf die Situation reagiert werden. Mit anderen Worten: Hier gibt es keine entscheidenden Schwierigkeiten.

In most projects, we have time control for internal purposes. It is conducted both via CleverControl and manual reports ("I have been doing that task for X hours and that one for Y hours").

Wir verwenden keine gängigen Methoden zur Bewertung der Mitarbeiter und ihres Engagements, wie z. B. die 360°-Umfrage. Wir setzen uns nicht das Ziel, die Arbeit unserer Mitarbeiter anhand von HR-Kennzahlen zu messen, da diese uns nicht die Informationen liefern, die wir brauchen. Die gesamte Projektkommunikation erfolgt informell und in einer einfachen Sprache. Aber um die Situation mehr oder weniger objektiv zu sehen, haben wir für jeden Mitarbeiter einen Plan für mehrere Monate im Voraus. Er enthält die Aufgaben, die sie erledigen müssen, und persönliche Ziele wie das Erlernen neuer Tools, Technologien oder Programmiersprachen. Der Mitarbeiter erstellt diesen Plan zusammen mit seinem Vorgesetzten.

Um technische Fachkräfte vor einem Burnout zu schützen, geben wir ihnen die Möglichkeit, das Projekt zu wechseln, wenn sie z. B. des Technologie-Stacks überdrüssig sind. Das Unternehmen erklärt zunächst, dass dies eine gängige Praxis sei, die keine wirtschaftlichen oder sonstigen Sanktionen nach sich ziehe. Deshalb informiert uns ein Mitarbeiter frühzeitig und ungehindert über etwaige Probleme, und wir können das Projekt mit minimalen Verlusten ändern, nachdem wir es besprochen und Zeit für die Einarbeitung eines neuen Spezialisten eingeräumt haben.

Es gibt einige Projekte, bei denen ein Teil des Technipe-Teams mit den Spezialisten des Kunden zusammenarbeitet. In Bezug auf die Kontrolle verursachen solche Projekte viel mehr Probleme. Der Unterschied ist entscheidend. Im ersten Fall haben wir ein normales internes Team, im zweiten Fall haben wir keinen Zugang zu einem Teil des Teams, und unser Einfluss auf das Projekt ist auf den Rahmen beschränkt, den wir zu Beginn festgelegt haben. In dieser Situation sind die mit gemeinsamen Anstrengungen aufgebauten Beziehungen zum Kunden der Schlüssel.

Neben CleverControl ist unser wichtigstes Instrument der Leistungskontrolle das Einholen von Feedback bei den Kunden, an deren Projekten die Mitarbeiter arbeiten. Die Kundenbetreuer setzen sich mindestens zweimal im Monat mit dem Kunden in Verbindung, um zu besprechen, ob jeder Mitarbeiter und das gesamte Team die gestellten Aufgaben erfüllt hat:

• Wenn die Arbeit den Qualitätsstandards entspricht;

• wenn die Arbeit rechtzeitig erledigt wird;

• ob es Rückstände gibt;

• was ihnen in letzter Zeit an der Arbeit gefallen oder nicht gefallen hat;

• was eine einzelne Fachkraft bei ihrer Arbeit verbessern kann.

Wir stellen unserem Team die gleichen Fragen, aber viel öfter. Sie ermöglichen es den Managern zu verstehen, in welchem Stadium sich das Projekt befindet, als ob es sich um ein internes Team handeln würde. Wie ich bereits erwähnt habe, besprechen wir in regelmäßigen Gesprächen nicht nur das Projekt, sondern auch die persönliche Entwicklung des Mitarbeiters. Wenn der Mitarbeiter mit den Fachleuten des Kunden zusammenarbeitet, kann der Kunde einen Beitrag zu seinem Entwicklungsplan leisten, wenn er der Meinung ist, dass es dem Mitarbeiter an bestimmten technischen Kompetenzen mangelt.

Das Ergebnis ist, wir kontrollieren auf der Ebene der Kernmetriken die Qualität (in Bezug auf die Softwareentwicklung - Codestil, Zeitrahmen usw.) und nehmen nur die wertvollsten Daten aus der Überwachungssoftware. Alle sind zufrieden. Wir berücksichtigen die Wünsche des Kunden; die Arbeit geht weiter. Der Mitarbeiter ist in gewissem Maße in das Projekt eingebunden. Er schreibt nicht nur den Code, sondern wird Teil des Projektteams und erhält das notwendige Feedback.

Natürlich kann nicht jeder Beitrag eines Mitarbeiters von anderen Teilnehmern bewertet werden. Die Mitarbeiter müssen gut organisiert sein und über einige Soft Skills verfügen. Wenn sie ein Problem haben, können sie nicht warten, bis es verschwindet. Stattdessen müssen sie versuchen, es zu lösen. Wenn es die Hilfe anderer Teammitglieder erfordert, sollte der Mitarbeiter das Problem offen ansprechen. Das kann nicht jeder - deshalb achten wir bei der Einstellung auf die notwendigen Soft Skills. Und das ist ein weiterer Bestandteil unseres Kontrollsystems: Wenn wir glauben, dass der Bewerber nicht in den Arbeitsablauf passt, stellen wir ihn nicht ein.

Ich muss sagen, dass jeder Arbeitnehmer, unabhängig von seinen Soft Skills, Momente hat, in denen sein Gehirn aufgrund von Krankheit, familiären Problemen usw. nicht funktioniert. Für uns ist das kein Grund für eine Entlassung. Aber wir erwarten, dass der Mitarbeiter uns über das Problem informiert und wir gemeinsam eine Lösung finden, z. B. einen ungeplanten Urlaub. Auch wenn der Mitarbeiter nicht darüber spricht, sehen wir Veränderungen in der persönlichen Kommunikation und versuchen zu helfen. Das ist ein weiterer Grund, warum die Kommunikation mit den Mitarbeitern so wichtig ist.

Jeder macht Fehler. Auch unser Kontrollsystem hatte welche. Wie auch immer, Wir gestalten unsere Arbeitsabläufe so, dass der Preis für einen Fehler minimal ist.

Wir unterteilen jede Aufgabe in Teilaufgaben, die nicht mehr als 32 Stunden in Anspruch nehmen. Einerseits erfordert es viel Arbeit in der Bewertungsphase. Aus diesem Grund nehmen wir nicht an Wettbewerben, Ausschreibungen oder anderen Bewertungen teil, bei denen der Vorverkauf kaum zu einem Projekt führen wird. Wenn es jedoch bei den Verhandlungen zu einer Kostenkalkulation kommt, versuchen wir, so viele Details wie möglich zu erhalten. Zusätzliche acht Stunden, die wir für die Details aufwenden, ermöglichen es uns, das Projektbudget zu kürzen und die ursprünglich festgelegten Fristen einzuhalten. Dies gilt für Projekte der beiden genannten Arten.

Wenn der Mitarbeiter aus irgendeinem Grund versagt, erfahren wir das in ein paar Tagen, schlimmstenfalls in ein paar Wochen, nicht in sechs Monaten. Der Mitarbeiter hat vielleicht objektive Probleme oder wendet nicht den besten Ansatz an, um die Aufgabe zu erledigen - in diesem Fall sind wir dabei und helfen.

Wir hatten Situationen, in denen sich die Fristen verzögerten. Das hing von der Anzahl ähnlicher Aufgaben, die der Mitarbeiter erledigt hatte, und vom Feedback des Kunden ab. Die Probleme traten bei Projekten auf, bei denen wir mit den Spezialisten des Kunden zusammenarbeiteten. Da haben alle unsere Kontrollmechanismen in der Anfangsphase am besten funktioniert. Noch bevor der Kunde uns offen von den Problemen erzählte, hatten wir innerhalb des Teams Warnzeichen wahrgenommen. In einem der Fälle hatten wir etwas mehr Zeit, um dem Mitarbeiter eine Chance zur Verbesserung zu geben. Er nutzte diese Chance nicht, aber es gelang uns dennoch, das Problem so zu lösen, dass es kaum Auswirkungen auf das Projekt hatte. Wir mussten uns von dem Mitarbeiter trennen. Ehrlich gesagt, ist eine Entlassung eine extreme Maßnahme für Mitarbeiter, die schon seit einiger Zeit im Unternehmen arbeiten und bisher zufriedenstellende Ergebnisse erzielt haben. Wir versuchen, mit solchen Mitarbeitern einige Punkte der Übereinstimmung zu finden und die Situation anders zu lösen.

Anstelle der Schlussfolgerung möchte ich anmerken, dass sich unsere Erfahrungen kaum in jedem Unternehmen umsetzen lassen. Man muss die gesamte so genannte Unternehmenskultur neu überdenken und den Schwerpunkt vom Prozess auf das Ergebnis verlagern. Für Technipe war das relativ einfach, weil das Unternehmen ursprünglich auf diesem Prinzip aufgebaut war. Wir mussten jedoch viele Dinge aus unseren eigenen Erfahrungen lernen. Und wir gehen unseren Weg weiter und verbessern die Prozesse mit den gewonnenen Erkenntnissen.