Wie wir die Effizienz unserer Mitarbeiter um 15 % steigerten

Ein Unternehmen, das Autoersatzteile verkauft, war mit der Arbeit seiner Einkaufsabteilung unzufrieden. Ständige Lieferverzögerungen, schnelldrehende Artikel, die im Lager fehlen, und sich verschlechternde Beziehungen zu langjährigen Lieferanten waren nur einige der Gründe, die das gesamte Unternehmen plagten.

Um Abhilfe zu schaffen, installierte der Einkaufsleiter das Kontrollsystem von CleverControl, das auf Mitarbeiterüberwachung, Leistungsverfolgung und Produktivitätsoptimierung spezialisiert ist. Nach einer intensiven Überwachung konnte das Unternehmen die Bereiche identifizieren, die die Ineffizienz der Einkaufsabteilung verursachten, und konnte schnell Maßnahmen ergreifen.

Es stellt sich also sofort die Frage, wie man sein Unternehmen zum Erfolg führt und damit die Mitarbeiter dafür motiviert. Hilft das Bild des perfekten Leaders - eines Vorreiters und Megatreibers -? Ja, zweifelsohne. Aber ist es der Schlüsselfaktor für den Erfolg des Unternehmens? Wohl kaum. Wie viele solcher Menschen kennen Sie persönlich? Im wirklichen Leben kommt es darauf an, dass der Direktor die Bedürfnisse der Mitarbeiter versteht und die richtige Strategie entwickelt. Ein kompetenter Direktor sieht seine Aufgabe darin, die Mitarbeiter zu unterstützen, aber wie kann er dies am effizientesten tun, ohne jemanden vor den Kopf zu stoßen?

Die gesamte Abteilung konnte ihre Arbeitsabläufe erheblich verbessern und ihre Effizienz um 15 % steigern.

Das Unternehmen ist ein bekannter Händler von Autoersatzteilen. Es ist stolz auf die langfristigen Beziehungen zu seinen Lieferanten und die Dienstleistungen, die es seinen Kunden bietet. Ihr Erfolg in der Branche hat es ihnen ermöglicht, ihr Produktangebot zu erweitern und auch Abteilungen für Kundendienst und Logistik hinzuzufügen. Sie arbeiten mit einigen wenigen langfristigen Lieferanten zusammen, die alle strategisch günstig gelegen sind und hochwertige Produkte liefern.

Obwohl das Unternehmen erfolgreich war, wurde die Einkaufsabteilung für viele Probleme des Unternehmens verantwortlich gemacht. Häufig verzögerte sich die Auslieferung von Sendungen, was zu unzufriedenen Kunden und einem schlechten Ruf für das Unternehmen führte. Die Abteilung hatte auch Probleme mit der Verwaltung des Lagerbestands. Es gab schnelldrehende Artikel, die häufig fehlten, und andere, die sich kaum oder gar nicht bewegten, was zu hohen Rückgabequoten und unzufriedenen Kunden führte.

Aufgrund dieser Probleme begann die Geschäftsleitung, die Mitarbeiter der Einkaufsabteilung genau zu beobachten. Zu ihrer Überraschung konnten sie jedoch keine Anzeichen für ein problematisches Verhalten ihrer Angestellten feststellen. Im Gegenteil, die meisten von ihnen arbeiteten scheinbar ununterbrochen, es fehlte niemandem an formaler Bürodisziplin, niemand war unentspannt, und sie waren ausnahmslos mit ihren Systemen vertraut.

Als die Geschäftsleitung intern keine Probleme feststellen konnte, beschloss sie, Maßnahmen zu ergreifen und ein Kontrollsystem zur Überwachung der Effizienz der Einkaufsabteilung einzurichten. Die Idee hinter der Installation von CleverControl war es, etwas über die Arbeitsmuster der Mitarbeiter, das Systemnutzungsverhalten und mehr zu erfahren. Das Unternehmen wollte herausfinden, wie es seine Arbeitsabläufe im Einkauf durch die Steigerung der Effizienz seiner Mitarbeiter verbessern und die Abteilung auf einen produktiveren Weg bringen kann.

Die Mitarbeiterüberwachungslösungen von CleverControl sind vollgepackt mit Leistungsanalyse- und Optimierungsfunktionen. Im Wesentlichen nutzte das Management Internetnutzungsmonitore, Aufzeichnungsfunktionen, Video- und Audiokontrollfunktionen, Monitore für soziale Aktivitäten und Monitore für Internet-Messenger-Aktivitäten.

Davon erwiesen sich die Live-Ansicht, die Web-Überwachung, die Bildschirmaufzeichnung, die Screenshots und die Programmaktivitäten als äußerst praktikabel für die Geschäftsleitung. Die Überwachungssoftware von CleverControl erfasste und zeigte Screenshots in Echtzeit zusammen mit dem Web-Browsing-Verlauf und der Programmaktivität eines jeden Mitarbeiters. Darüber hinaus lieferte die Webüberwachungsanwendung dem Management Einblicke, wenn sich die Webaktivität eines Mitarbeiters änderte. Der Monitor für soziale Aktivitäten und der Messenger-Aktivitätsmonitor erwiesen sich als nützlich, um die Nutzung sozialer Medien durch die Mitarbeiter während der Arbeit zu analysieren.

Alle Metriken (z. B. Top-Sites, Verweildauer auf Sites, Tastaturereignisse usw.) wurden über intuitive Dashboards ausgearbeitet, die Daten in leicht verständlicher, visualisierter Form bereitstellen. Die Geschäftsleitung konnte den gesamten Überwachungsprozess über eine zentrale Verwaltungskonsole steuern, die es ihr ermöglichte, Warnmeldungen einzurichten, einen historischen Überblick über das Web-Browsing der Mitarbeiter zu erhalten und Aktionspläne zu erstellen.

Dank der Integration aller oben genannten Funktionen in den Arbeitsablauf der Organisation konnte die Geschäftsleitung ihre Arbeitsabläufe analysieren, die verschiedenen Aufgaben und Tätigkeiten kategorisieren und feststellen, welche Tätigkeiten die meisten Probleme verursachten. Die Ergebnisse waren in der Tat verblüffend. Das hat die Geschäftsleitung gelernt:

1. Die Hälfte der Angestellten beschäftigt sich mit Online-Spielen - fehlende Disziplin am Arbeitsplatz

   Zwei der vier Mitarbeiter der Einkaufsabteilung spielten vor allem Online-Poker oder andere Online-Spiele; sie sahen sich sogar während der Arbeitszeit Filme an. Ein solches Verhalten stand in direktem Gegensatz zu den Erwartungen und Anforderungen der Geschäftsleitung. Erschwerend kam hinzu, dass ihre Arbeit immer schlampiger wurde und ihre Produktivität den Tiefpunkt erreicht hatte.

2. Die fleißigen und ruhigen Kollegen waren überlastet

   Die Müßiggänger stützten sich in hohem Maße auf fleißige und ruhige Kollegen, die von Anfang bis Ende arbeiteten. Das Kontrollsystem zeigte, dass diese Mitarbeiter rund 11 Stunden pro Tag online waren und keine nennenswerten Pausen machten. Dieser Arbeitsrhythmus deutete auf psychischen Druck hin, der auf lange Sicht schwerwiegende gesundheitliche Folgen haben würde.

3. Hohe Kundenabwanderung - ein unzufriedener Kundenstamm

   Die Kunden waren zunehmend unzufrieden mit den Leistungen der Einkaufsabteilung, was zum großen Teil darauf zurückzuführen war, dass die Mitarbeiter dringende Anfragen oft ignorierten. So ignorierte beispielsweise einer der Mitarbeiter eine dringende Anfrage eines langjährigen Kunden nach 12 Artikeln mit geringem Umsatz. Der Müßiggänger ignorierte das Wort "URGENT" im Titel der E-Mail und begann erst eine Woche später mit der Bearbeitung der Anfrage. Zu diesem Zeitpunkt hatte der Kunde bereits den Lieferanten gewechselt, was dem Unternehmen erhebliche Verluste einbrachte.

Die Geschäftsleitung konnte eine gründliche Leistungsanalyse ihrer Einkaufsabteilung durchführen, die Problembereiche der Mitarbeiter ermitteln und diese ebenfalls korrigieren. So wurden beispielsweise die beiden Mitarbeiter, die in Online-Glücksspiele verwickelt waren, für einen bestimmten Zeitraum suspendiert und mussten eine Schulung absolvieren. Fleißige Mitarbeiter hingegen wurden mit einigen Anreizen und Prämien belohnt.

Hier ist, was das Management nach dem Einsatz von CleverControl berichtete:

• Die Effizienz der Einkaufsabteilung stieg um 15%.

• Die Zahl der Beschwerden ging um 85 % zurück.

• Die Einnahmen sind im Vergleich zum Vorjahr um 15% gestiegen

Die Software von CleverControl war in der Lage, das Verhalten der Mitarbeiter und leistungsbezogene Probleme aufzudecken. Solche Probleme waren die ganze Zeit vorhanden, aber sie waren nicht leicht zu erkennen. Wenn Ihr Unternehmen mit ähnlichen Problemen konfrontiert ist, kann CleverControl helfen. Nehmen Sie noch heute Kontakt mit uns auf!