Wie man auf Diebstahl, Betrug und Untätigkeit von Mitarbeitern reagiert

Als Arbeitgeber besteht eine Ihrer zentralen Aufgaben darin, eine produktive und ausgerichtete Belegschaft zu fördern. Die meisten Mitarbeitenden erledigen ihre Aufgaben nach besten Kräften, aber manche nutzen das Unternehmen möglicherweise aus. Diebstahl, Täuschung und Untätigkeit können erhebliche Risiken für die Gesundheit Ihres Unternehmens darstellen, wenn Sie nicht über die richtigen Methoden und Richtlinien verfügen, um damit umzugehen.

In diesem Artikel untersuchen wir drei separate Fälle zu Diebstahl, Täuschung und Untätigkeit. Zuvor ist jedoch ein Verständnis darüber notwendig, was diese drei Begriffe genau bedeuten.

Die Herausforderungen Definieren: Diebstahl, Täuschung Und Untätigkeit

Bevor wir untersuchen, wie darauf zu reagieren ist, sollten wir diese drei Kategorien von Fehlverhalten am Arbeitsplatz definieren.

Was ist Mitarbeiterdiebstahl?

Mitarbeiterdiebstahl bezeichnet Fälle, in denen Mitarbeitende von ihren Arbeitgebern stehlen. Es gibt unterschiedliche Ausprägungen von Mitarbeiterdiebstahl. Unterschlagung ist die bekannteste Form und bezeichnet einen Mitarbeitenden, der die ihm anvertrauten Unternehmensressourcen – Geld oder Eigentum – missbraucht. Diebstahl kleinerer Gegenstände ist eine weitere Form von Mitarbeiterdiebstahl, bei der es sich beispielsweise um Büromaterial oder geringere Mengen handelt.

Im Allgemeinen fällt Mitarbeiterdiebstahl häufig unter den Begriff des beruflichen Betrugs, also der Nutzung der eigenen Position zur persönlichen Bereicherung durch missbräuchliche Verwendung oder Fehlverteilung von Unternehmensressourcen.

Was ist Mitarbeiterbetrug?

Täuschung durch Mitarbeitende, die üblicherweise unter Mitarbeiterbetrug fällt, bezeichnet Fälle, in denen ein Mitarbeitender lügt oder täuscht, um sich gegenüber dem Arbeitgeber Vorteile zu verschaffen. Datendiebstahl, Verletzung der Vertraulichkeit, Buchhaltungsbetrug, Bestechung und sogar bestimmte Arten von Diebstahl fallen unter die Kategorie der Mitarbeitertäuschung.

Was ist chronische Untätigkeit von Mitarbeitenden?

Untätigkeit am Arbeitsplatz bezeichnet die anhaltende Verschwendung bezahlter Arbeitszeit für nicht arbeitsbezogene Tätigkeiten. Dabei handelt es sich nicht um die gelegentliche Pause, sondern um ein dauerhaftes Muster, das die Produktivität schädigt. Es äußert sich in chronischem Aufschieben, übermäßiger privater Kommunikation, unentschuldigtem Fehlen bei Meetings oder der Gewohnheit, Ausreden für verpasste Fristen zu liefern. Das Ergebnis ist ein erheblicher Teil des Arbeitstages, an dem der Mitarbeitende innerlich abgeschaltet und unproduktiv ist.

Ein Leitfaden Für Führungskräfte Im Umgang Mit Fehlverhalten Am Arbeitsplatz

Wenn Sie Diebstahl, Täuschung oder chronische Untätigkeit vermuten oder aufdecken, kann eine reaktive, emotionale Reaktion zu rechtlichen Risiken, niedriger Teammoral und unfairen Ergebnissen führen. Folgen Sie stattdessen diesem strukturierten, evidenzbasierten Vorgehen, um sicherzustellen, dass Ihre Reaktion konsistent, fair und wirksam ist.

Schritt 1: Objektive Beweise sammeln
Bevor Sie ein Gespräch führen oder einen Vorwurf äußern, sollten Sie von einem bloßen Verdacht zu Fakten übergehen. Nutzen Sie Daten aus Ihren Monitoring-Tools (wie Screenshots oder Aktivitätsprotokolle von CleverControl), Zugriffsprotokolle, Finanzprüfungen oder Projektmanagement-Systeme. Diese Beweise bilden die unvoreingenommene Grundlage für Ihren gesamten Prozess und schließen persönliche Voreingenommenheit bei der ersten Entscheidung aus.

Schritt 2: Eine gründliche und unparteiische Untersuchung durchführen
Führen Sie ein Gespräch mit dem Mitarbeitenden in einem vertraulichen Rahmen, in dem er die Möglichkeit hat, sein Verhalten zu erklären. Ziel ist es, Kontext und Absicht zu verstehen. War es eine bewusste Handlung, ein fahrlässiger Fehler, oder ein Symptom eines größeren Problems wie mangelhafter Schulung oder Burnout? Sprechen Sie zudem diskret mit relevanten Zeugen, um die Fakten zu bestätigen.

Schritt 3: Schweregrad und Absicht klassifizieren
Kategorisieren Sie den Vorfall auf Grundlage Ihrer Beweise und Untersuchung. Dies wird Ihre Reaktion leiten:

Unbeabsichtigt/fahrlässig: Der Mitarbeitende hat aufgrund mangelnder Kenntnisse, Schulung oder Aufmerksamkeit einen Fehler gemacht, jedoch ohne böswillige Absicht. (Beispiel: Versehentliches Senden einer vertraulichen E-Mail an die falsche Person).

Vorsätzliches Fehlverhalten: Der Mitarbeitende hat wissentlich gegen eine Richtlinie verstoßen, um sich persönliche Vorteile zu verschaffen, jedoch ohne schwerwiegenden Schaden. (Beispiel: Wiederholtes Fälschen von Arbeitszeitnachweisen).

Grobes Fehlverhalten/böswillige Absicht: Der Mitarbeitende hat eine schwerwiegende, vorsätzliche Handlung begangen, die dem Unternehmen geschadet hat, etwa Diebstahl, Betrug oder Datensabotage. Dies rechtfertigt häufig die schwerwiegendsten disziplinarischen Maßnahmen.

Schritt 4: Eine angemessene Reaktion festlegen
Passen Sie Ihr Vorgehen an den Schweregrad und die Absicht des Fehlverhaltens an. Das Ziel kann korrigierend oder schützend sein.

Korrigierende Maßnahmen (bei unbeabsichtigtem/fahrlässigem oder geringfügigem vorsätzlichem Fehlverhalten):

• Coaching und Nachschulung: Behebung von Kompetenz- oder Wissenslücken.
• Mündliche oder schriftliche Verwarnung: Formelle Dokumentation des Problems und der Erwartungen an eine Verbesserung.
• Leistungsverbesserungsplan (PIP): Ein strukturierter Plan mit klaren Zielen und Zeitrahmen.

Schützende Maßnahmen (bei grobem Fehlverhalten):

• Freistellung: Eine bezahlte Freistellung während einer vollständigen Untersuchung kann notwendig sein.
• Kündigung: Die sofortige Beendigung des Arbeitsverhältnisses bei Handlungen, die das Vertrauen und die Unternehmensrichtlinien grundlegend verletzen.

Schritt 5: Personalabteilung konsultieren und alles dokumentieren
Bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen, konsultieren Sie stets Ihre Personalabteilung oder rechtliche Beratung. Diese stellen die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien und der lokalen Arbeitsgesetze sicher. Dokumentieren Sie während des gesamten Prozesses sorgfältig jeden Schritt: die anfänglichen Beweise, Gesprächsnotizen, Schlussfolgerungen und die endgültige Entscheidung. So entsteht eine wichtige lückenlose Nachvollziehbarkeit.

Indem Sie sich an dieses Vorgehen halten, wandeln Sie sich von einem Richter zu einem professionellen Ermittler und Manager, der das Unternehmen schützt und den Mitarbeitenden gleichzeitig ein faires Verfahren zugesteht.

Fallstudie 1: Ein Talentierter Mitarbeitender Gibt Versehentlich Ein Geschäftsgeheimnis Preis

Die Weitergabe vertraulicher Informationen an einen unbefugten Dritten kann eines der größten Probleme sein, mit denen ein Unternehmen konfrontiert wird. Wenn Sie zum ersten Mal feststellen, dass ein Datenleck vorliegt, müssen Sie einige Schritte unternehmen. Diese Schritte helfen Ihnen, besser zu verstehen, was schiefgelaufen ist, und geben Ihnen wirksamere Werkzeuge an die Hand, um die Situation zu bereinigen.

Beweise sammeln

Falls Ihr Mitarbeitender versehentlich Geschäftsgeheimnisse an einen Wettbewerber preisgegeben hat, müssen Sie zunächst herausfinden, wie genau es zu dem Datenleck kam. Üblicherweise gibt es hierbei zwei Möglichkeiten. Die erste ist, dass der betreffende Mitarbeitende die Sicherheitsrichtlinien zum Schutz des von Ihnen verwalteten Dokuments und der Daten nicht befolgt hat. Dies führte dazu, dass ein Wettbewerber Zugriff auf die Daten Ihres Unternehmens erlangte.

Das zweite Szenario könnte sein, dass Ihrem Unternehmen klare Richtlinien für den Umgang mit Daten fehlen. Der Mitarbeitende teilte die Informationen auf eine Weise, die ihm legitim erschien, weil es keine klare Richtlinie gab, die dies verhinderte.

Untersuchung und Klassifizierung der Absicht

Dieser Schritt ist entscheidend für Ihre Entscheidung über die Reaktion. Führen Sie ein Gespräch mit dem Mitarbeitenden, um seine Beweggründe zu verstehen.

• Bestätigt die Untersuchung das erste Szenario, handelt es sich um Fahrlässigkeit. Der Mitarbeitende kannte die Regeln, hat sie jedoch nicht befolgt, was zu einem unbeabsichtigten Verstoß führte.
• Bestätigt die Untersuchung das zweite Szenario, liegt der Fehler beim Unternehmen, nicht beim Mitarbeitenden. Es lag keine böswillige Absicht vor, und der Mitarbeitende hat keine bekannte Regel verletzt.

Eine angemessene Reaktion festlegen

Ihr Vorgehen muss im Verhältnis zu den Ergebnissen stehen.

Im ersten Fall hat der Mitarbeitende Ihrem Wettbewerber zwar unbeabsichtigt geholfen, Zugriff auf Unternehmensgeheimnisse zu erlangen, jedoch hat er auf Daten zugegriffen und Aufgaben ausgeführt, ohne die geltenden Protokolle und Richtlinien Ihres Unternehmens zu befolgen. Es liegt daher an Ihnen zu entscheiden, wie Sie weiter vorgehen.

Normalerweise ist in solchen Fällen eine Nachschulung erforderlich. Zudem müssen Sie sicherstellen, dass keine anderen Mitarbeitenden die gleichen Fehler machen. Eine bloße Einschränkung des Zugriffs des Mitarbeitenden auf Daten und Informationen funktioniert in diesen Fällen nicht immer. Deshalb ist es oft am besten, zu überlegen, welche spezifischen Änderungen in der Schulung der Mitarbeitenden erforderlich sind, um innerhalb des Unternehmens ein größeres Vertrauen aufzubauen.

Wenn der Grund für das Datenleck nicht darin lag, dass der Mitarbeitende versehentlich die korrekten Verfahren nicht befolgt hat, sondern darin, dass keine angemessenen Richtlinien vorhanden waren, um eine solche Situation zu verhindern, dann liegt der Fehler nicht beim Mitarbeitenden. Als Arbeitgeber liegt es dann an Ihnen, dieses Versäumnis anzuerkennen und neue Richtlinien zu entwickeln, die Ihre Daten schützen und ein erneutes Auftreten verhindern.

Wenn das Datenleck dadurch entstanden ist, dass der Mitarbeitende Informationen an den falschen Empfänger weitergegeben hat – selbst unbeabsichtigt –, handelt es sich weiterhin um einen Vertraulichkeitsverstoß aufgrund von Fahrlässigkeit. Die Reaktion sollte sich am Schweregrad der Fahrlässigkeit orientieren: Handelte es sich um einen einmaligen, unachtsamen Fehler oder um ein wiederkehrendes Muster von Unachtsamkeit? Dies bestimmt, ob die Situation weitere Schulungen oder ernstere disziplinarische Maßnahmen erfordert, einschließlich einer möglichen Kündigung.

Es liegt an Ihnen, den Schweregrad der Situation und den genauen Sachverhalt zu beurteilen, um zu entscheiden, ob Sie den Vertrag des Mitarbeitenden kündigen oder ihm einfach weitere Schulungen anbieten.

Wenn Sie sich entscheiden, den Mitarbeitenden weiter zu beschäftigen, sollten Sie in Erwägung ziehen, als Vorsichtsmaßnahme eine Software zur Mitarbeiterüberwachung einzuführen. Weitere Informationen zu Systemen zur Mitarbeiterüberwachung und zur Auswahl des besten Systems finden Sie hier.

Fallstudie 2: Ein Mitarbeitender Verbringt Die Hälfte Des Arbeitstages Auf YouTube

Die Überwachung mit CleverControl gibt Ihnen einen umfassenden Einblick, was Ihre Mitarbeitenden tun und wie sie ihre Arbeitszeit verbringen. Wenn sich herausstellt, dass ein Mitarbeitender die Hälfte seines Tages auf YouTube verbringt, fragen Sie sich vielleicht, ob dies ein Kündigungsgrund ist. Bevor Sie sich entscheiden, sollten Sie einige unterschiedliche Aspekte klären.

Beweise sammeln
Ihre Überwachungsdaten sind Ihr Ausgangspunkt. Nutzen Sie die Berichte von CleverControl, um Folgendes festzustellen:

• Zu welchen Tageszeiten dieses aufgabenfremde Verhalten auftritt.
• Ob es sich um ein tägliches Muster handelt oder mit bestimmten Tagen/Projekten verknüpft ist.
• Ob der Mitarbeitende trotz der Ablenkungen weiterhin seine wichtigsten Fristen einhält.

Untersuchung und Klassifizierung der Absicht

Diese Situation ist selten eindeutig schwarz-weiß. Ein Gespräch mit dem Mitarbeitenden ist unerlässlich, um zu verstehen, warum dieses Verhalten auftritt. Die Absicht fällt in der Regel in eine von zwei Kategorien:

Unbeabsichtigt / Symptom eines größeren Problems: Der Mitarbeitende nutzt YouTube möglicherweise als Hintergrundgeräusch, kämpft aufgrund von Burnout mit der Konzentration, oder hat seine zugewiesenen Aufgaben bereits erledigt und hat keine neuen. Er ist sich des Ausmaßes der aufgewendeten Zeit möglicherweise nicht bewusst.

Vorsätzliches Fehlverhalten: Der Mitarbeitende ist bewusst innerlich abgeschaltet, weiß, dass dies gegen die Unternehmensrichtlinien verstößt, und trifft bewusst die Entscheidung, Arbeit zu vermeiden.

Eine angemessene Reaktion festlegen

Ihr Vorgehen sollte sich an der in Ihrer Untersuchung identifizierten Grundursache orientieren.

Wenn die Ursache unbeabsichtigt ist (z. B. Burnout, unklare Aufgaben, mangelnde Herausforderung), ist es ratsam, ein ernsthaftes Gespräch mit dem Mitarbeitenden zu führen, um herauszufinden, warum ihm der Enthusiasmus fehlt. Es kann notwendig sein, seine Aufgaben, Arbeitsbelastung und sein Interesse an der Arbeit erneut zu prüfen. Die Reaktion sollte unterstützend und korrigierend sein:

• Coaching: Besprechen Sie Zeitmanagementstrategien und die Bedeutung konzentrierter Arbeit.
• Umstrukturierung der Arbeitslast: Klären Sie Prioritäten, geben Sie anspruchsvollere Aufgaben oder beheben Sie Probleme im Arbeitsablauf.
• Klare Erwartungen festlegen: Wiederholen Sie die Unternehmensrichtlinie zur privaten Internetnutzung.

Bei vorsätzlicher Untätigkeit ist ein ernsthaftes Gespräch erforderlich. Eine bewährte Praxis wäre, den Mitarbeitenden für einen bestimmten Zeitraum unter Beobachtung zu stellen und sein Verhalten intensiver zu überwachen. Die Reaktion wird dann formeller und disziplinarischer:

• Formelle Verwarnung: Erteilen Sie eine mündliche oder schriftliche Verwarnung, die den dokumentierten Richtlinienverstoß beschreibt.
• Leistungsverbesserungsplan (PIP): Führen Sie einen PIP mit klaren, messbaren Produktivitätszielen und einem strikten Zeitrahmen für die Verbesserung ein.
• Fortlaufende Überwachung: Nutzen Sie CleverControl, um den Fortschritt gegenüber den PIP-Zielen objektiv nachzuverfolgen.

Die Entscheidung, einen Mitarbeitenden aus diesem Grund zu entlassen, sollte nicht allein auf der YouTube-Aktivität beruhen, sondern auf seiner Reaktion auf Ihr Eingreifen. Wenn er nach dem Gespräch und einer Bewährungsfrist weiterhin dieselben Aufschiebemuster zeigt und die vereinbarten Standards nicht erfüllt, kann eine Kündigung der notwendige Schritt sein, um die Gesamtproduktivität Ihres Teams zu schützen. Zeigt er hingegen eine Verbesserung, haben Sie erfolgreich einen potenziell wertvollen Mitarbeitenden gerettet.

Fallstudie 3: Ein Mitarbeitender Sucht Einen Neuen Job Und Speichert Arbeitsdaten Auf Einem USB-Stick

Die Überwachung mit CleverControl kann weitere besorgniserregende Aktivitäten aufdecken, etwa wenn ein Mitarbeitender Arbeitsdaten auf einen USB-Stick kopiert und während der Arbeitszeit Jobbörsen besucht. Diese beiden Handlungen müssen getrennt betrachtet werden, da sie unterschiedliche Schweregrade aufweisen.

Beweise sammeln

Ihre Überwachungsdaten – Besuche von Jobbörsen wie LinkedIn, Indeed usw. während der Arbeitszeit sowie die Nutzung eines wechselbaren USB-Sticks zum Kopieren und Speichern von Arbeitsdateien – stellen bereits Beweise dar, um zu handeln.

Untersuchung und Klassifizierung der Absicht

Dies erfordert eine sorgfältige Untersuchung, um die Beweggründe des Mitarbeitenden für jede Handlung zu verstehen.

Wenn Ihr Mitarbeitender seine Arbeitszeit damit verbringt, nach anderen Jobs zu suchen, zeigt dies, dass er sich Ihrem Unternehmen oder der Arbeit, die Sie leisten, nicht verpflichtet fühlt. Sie sollten dies mit dem Mitarbeitenden besprechen und herausfinden, warum er unzufrieden ist und versucht, eine neue Stelle zu finden. Dies könnte Ihrem Unternehmen möglicherweise dabei helfen, seine Richtlinien anzupassen, um Talente besser zu binden.

Obwohl unprofessionell, ist die Jobsuche allein in der Regel ein Zeichen innerlicher Distanzierung, nicht von Böswilligkeit. Die Absicht besteht meist darin, das Unternehmen zu verlassen, nicht ihm zu schaden.

Wenn dieser Mitarbeitende jedoch auch seine Arbeitsdaten auf einem USB-Stick speichert, haben Sie es mit weitaus größeren Problemen zu tun als der Tatsache, dass er nach einer anderen Stelle sucht. Datendiebstahl dieser Art fällt üblicherweise unter Industriespionage oder kann manchmal als unlautere Wettbewerbstaktik eingesetzt werden. Die Informationen, die Ihr Mitarbeitender auf dem USB-Stick speichert, sind nicht nur ungeschützt, sobald sie Ihr Firmengelände verlassen, sondern könnten auch geleakt werden, was Ihrem Unternehmen schaden würde.

Dies ist eine vorsätzliche Handlung, die gegen Datensicherheitsprotokolle verstößt. Die Absicht könnte darin bestehen, geschützte Informationen an einen Wettbewerber weiterzugeben, sie als Druckmittel einzusetzen oder für andere unbefugte Zwecke zu nutzen. Dies ist eine schwerwiegende Handlung mit potenziell böswilliger Absicht.

Eine angemessene Reaktion festlegen

Die beiden Handlungen erfordern eine kombinierte, aber unterschiedliche Reaktion.

Bei der Jobsuche sollten Sie dies mit dem Mitarbeitenden besprechen und ihm mitteilen, dass solche Suchen während der Arbeitszeit nicht erlaubt sind. Ob Sie ihn deswegen entlassen, hängt größtenteils davon ab, ob er seine Aufgaben rechtzeitig erledigt. Wenn Ihr Mitarbeitender weiterhin gewissenhaft arbeitet und lediglich weiterziehen oder das Unternehmen verlassen möchte, gibt es zunächst keinen Grund für eine Kündigung. Legen Sie jedoch klare Erwartungen fest, was Sie während seiner verbleibenden Zeit im Unternehmen von ihm erwarten, sowie hinsichtlich der rechtzeitigen Suche und Einarbeitung eines Nachfolgers.

Ein Datensicherheitsverstoß ist eine andere Angelegenheit. Es handelt sich um grobes Fehlverhalten. Wenn Sie feststellen, dass einer Ihrer Mitarbeitenden absichtlich Arbeitsdaten auf einem solchen Gerät speichert, müssen Sie eine Untersuchung einleiten, um herauszufinden, warum er dies getan hat, welche Daten er gespeichert hat und wer sonst noch Zugriff darauf erlangt haben könnte.

In den meisten Fällen ist dies ein Grund für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses, da der Mitarbeitende vorsätzliche Handlungen vorgenommen hat, die Ihrem Unternehmen und Ihren Kunden schaden könnten, sollten diese sensiblen Informationen durchsickern. Die Sicherung der Informationen sollte in solchen Fällen Ihre oberste Priorität sein.

Sie sollten auch Ihre bestehenden Richtlinien überprüfen, um sicherzustellen, dass dies nicht erneut geschieht. Strenge Sicherheits- und Informationsschutzrichtlinien können notwendig sein, wenn Sie die Daten Ihres Unternehmens geschützt halten möchten. Vertraulichkeitsvereinbarungen und die Nachverfolgung der Weitergabe und Bewegung sensibler Informationen können Ihnen zudem helfen, Ihre Informationen sicherer zu halten und die Herkunft eines Datenlecks nachzuvollziehen.

Eine umfassendere Überwachung von Daten kann dazu beitragen, Ihr Unternehmen zu schützen. Dies sollte jedoch eine unternehmensweite Richtlinie sein und nicht etwas, das gezielt gegen den einen Mitarbeitenden gerichtet ist, der sich bewusst dafür entschieden hat, Ihre Vertraulichkeit und Sicherheit zu verletzen. Dieser sollte höchstwahrscheinlich entlassen werden, da er versucht hat, Daten zu stehlen.

Fazit

Der Umgang mit Diebstahl, Täuschung und chronischen Produktivitätsproblemen gehört zu den anspruchsvollsten Aspekten der Führung. Ein konsistenter, evidenzbasierter Ansatz, der auf jede individuelle Situation zugeschnitten ist, ist unerlässlich und Ihre beste Verteidigung. Indem Sie vom Verdacht zur Untersuchung übergehen und Ihre Reaktion an die konkrete Absicht und den Schweregrad des Fehlverhaltens anpassen, schützen Sie Ihr Unternehmen und gewährleisten gleichzeitig Fairness. Letztlich befähigt Sie dieses strukturierte Vorgehen dazu, schwierige Entscheidungen selbstbewusst zu treffen – ob der Weg zu korrigierender Schulung oder notwendiger Kündigung führt.

Die wirksamste Strategie ist jedoch die proaktive. Klare Richtlinien, regelmäßige Schulungen, eine positive Unternehmenskultur und der intelligente Einsatz von Überwachungstools, um Mitarbeitende mit Schwierigkeiten zu erkennen und zu unterstützen – nicht nur zu bestrafen – schaffen für alle einen sichereren, transparenteren und produktiveren Arbeitsplatz.