Wie man auf Diebstahl, Betrug und Untätigkeit von Mitarbeitern reagiert

Als Arbeitgeber gehört es zu Ihren Hauptaufgaben, eine produktive und zielorientierte Belegschaft zu fördern. Die meisten Mitarbeiter erledigen ihre Aufgaben nach bestem Wissen und Gewissen, doch einige wenige nutzen das Unternehmen aus. Diebstahl, Betrug und Arbeitslosigkeit können erhebliche Risiken für Ihr Unternehmen darstellen, wenn Sie nicht über die richtigen Maßnahmen und Richtlinien verfügen, um dem entgegenzuwirken.

In diesem Artikel werden wir drei Fallbeispiele untersuchen, die jeweils Diebstahl, Betrug und Faulheit beleuchten. Zuvor ist es jedoch notwendig, genau zu verstehen, was diese drei Begriffe beinhalten.

Bevor wir uns mit der Frage der Reaktion befassen, sollten wir diese drei Kategorien von Fehlverhalten am Arbeitsplatz definieren.

Mitarbeiterdiebstahl bezeichnet den Diebstahl von Firmeneigentum durch Angestellte. Es gibt verschiedene Formen des Mitarbeiterdiebstahls. Unterschlagung ist die bekannteste Form und beschreibt den Missbrauch von Firmeneigentum – Geld oder Sachwerten – durch einen Angestellten. Diebstahl ist eine weitere Form des Mitarbeiterdiebstahls und bezieht sich auf den Diebstahl kleinerer Gegenstände wie Büromaterial oder geringerer Mengen.

Im Allgemeinen fällt Diebstahl durch Mitarbeiter häufig in den Bereich des Wirtschaftskriminalität, also der Nutzung des eigenen Berufs zum persönlichen Vorteil durch Missbrauch oder Fehlallokation von Firmenressourcen.

Täuschung durch Mitarbeiter, die üblicherweise unter Betrug fällt, bezeichnet das Lügen oder Täuschungsverhalten eines Mitarbeiters, um sich einen Vorteil gegenüber seinem Arbeitgeber zu verschaffen. Datendiebstahl, Verletzung der Vertraulichkeit, Bilanzfälschung, Bestechung und auch bestimmte Diebstahlsarten fallen unter den Begriff der Täuschung durch Mitarbeiter.

Müßiggang am Arbeitsplatz bezeichnet die regelmäßige Verschwendung bezahlter Arbeitszeit für arbeitsfremde Tätigkeiten. Es handelt sich dabei nicht um gelegentliche Pausen, sondern um ein anhaltendes Muster, das die Produktivität beeinträchtigt. Dies äußert sich in chronischem Aufschieben, übermäßiger privater Freizeitgestaltung, unentschuldigtem Fehlen bei Besprechungen oder der Angewohnheit, Ausreden für verpasste Fristen zu erfinden. Die Folge ist, dass der/die Mitarbeiter/in einen erheblichen Teil des Arbeitstages unmotiviert und unproduktiv verbringt.

Bei Verdacht auf Diebstahl, Betrug oder chronische Untätigkeit oder deren Aufdeckung kann eine überstürzte, emotionale Reaktion rechtliche Risiken, eine niedrige Team-Moral und unfaire Ergebnisse zur Folge haben. Befolgen Sie stattdessen diesen strukturierten, evidenzbasierten Rahmen, um sicherzustellen, dass Ihre Reaktion einheitlich, fair und effektiv ist.

Schritt 1: Objektive Beweise sammeln
Bevor Sie ein Gespräch führen oder eine Anschuldigung erheben, sollten Sie von Vermutungen zu Fakten übergehen. Nutzen Sie Daten aus Ihren Überwachungstools (wie Screenshots oder Aktivitätsprotokolle von CleverControl), Zugriffsprotokollen, Finanzprüfungen oder Projektmanagementsystemen. Diese Beweise bilden die objektive Grundlage für Ihren gesamten Prozess und eliminieren persönliche Voreingenommenheit bei der ersten Entscheidung.

Schritt 2: Führen Sie eine gründliche und unparteiische Untersuchung durch.
Befragen Sie den Mitarbeiter unter vier Augen, damit er sein Handeln erklären kann. Ziel ist es, den Kontext und die Absicht zu verstehen. Handelte es sich um eine vorsätzliche Handlung, einen fahrlässigen Fehler oder ein Symptom eines tieferliegenden Problems wie mangelnde Schulung oder Burnout? Sprechen Sie außerdem diskret mit relevanten Zeugen, um die Fakten zu bestätigen.

Schritt 3: Schweregrad und Absicht einstufen
Kategorisieren Sie den Vorfall anhand Ihrer Beweise und Ermittlungen. Dies wird Ihre Reaktion leiten:

Unbeabsichtigt/fahrlässig: Der Mitarbeiter hat aufgrund mangelnden Wissens, fehlender Schulung oder Unaufmerksamkeit einen Fehler begangen, jedoch ohne böswillige Absicht. (Beispiel: Versehentliches Versenden einer vertraulichen E-Mail an die falsche Person).

Vorsätzliches Fehlverhalten: Der Mitarbeiter hat wissentlich gegen die Unternehmensrichtlinien verstoßen, um sich persönlich Vorteile zu verschaffen oder einen Vorteil zu erlangen, jedoch ohne dass ein schwerwiegender Schaden entstanden ist. (Beispiel: Regelmäßige Fälschung von Stundenzetteln).

Grobes Fehlverhalten/böswillige Absicht: Der Mitarbeiter hat eine schwerwiegende, vorsätzliche Handlung begangen, die dem Unternehmen geschadet hat, wie beispielsweise Diebstahl, Betrug oder Datensabotage. Dies zieht häufig die strengsten Disziplinarmaßnahmen nach sich.

Schritt 4: Ermitteln Sie eine proportionale Antwort
Richten Sie Ihre Maßnahmen nach Schwere und Absicht des Fehlverhaltens. Das Ziel kann korrigierend oder schützend sein.

Korrekturmaßnahmen (bei unbeabsichtigtem/fahrlässigem oder geringfügigem vorsätzlichem Fehlverhalten):

• Coaching & Umschulung: Kompetenz- oder Wissenslücken schließen.
• Mündliche oder schriftliche Verwarnung: Dokumentieren Sie das Problem und die Erwartungen hinsichtlich einer Verbesserung formell.
• Leistungsverbesserungsplan (PIP): Ein strukturierter Plan mit klaren Zielen und Zeitvorgaben.

Schutzmaßnahmen (bei grobem Fehlverhalten):

• Suspendierung: Eine Suspendierung unter Fortzahlung der Bezüge während einer vollständigen Untersuchung kann erforderlich sein.
• Kündigung: Die sofortige Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufgrund von Handlungen, die das Vertrauen und die Unternehmensrichtlinien grundlegend verletzen.

Schritt 5: Rücksprache mit der Personalabteilung halten und alles dokumentieren
Bevor Sie endgültige Entscheidungen treffen, sollten Sie sich stets mit Ihrer Personalabteilung oder Ihrem Rechtsbeistand beraten. Diese gewährleisten die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien und der geltenden Arbeitsgesetze. Dokumentieren Sie während des gesamten Prozesses jeden Schritt sorgfältig: die ersten Beweise, Gesprächsnotizen, Schlussfolgerungen und die endgültige Entscheidung. So entsteht eine wichtige Dokumentation.

Durch die Einhaltung dieses Rahmens wandeln Sie sich vom Richter zum professionellen Ermittler und Manager, der Ihr Unternehmen schützt und gleichzeitig den Mitarbeitern ein faires Verfahren gewährleistet.

Der Verlust vertraulicher Informationen an unbefugte Dritte kann eines der größten Probleme sein, mit denen ein Unternehmen zu kämpfen hat. Wenn Sie zum ersten Mal feststellen, dass ein Leck vorliegt, müssen Sie einige Schritte unternehmen. Diese Schritte werden Ihnen helfen, besser zu verstehen, was schief gelaufen ist, und Ihnen wirksamere Instrumente zur Behebung der Situation an die Hand geben.

Beweise sammeln

Wenn Ihr Mitarbeiter versehentlich Geschäftsgeheimnisse an einen Konkurrenten weitergegeben hat, müssen Sie zunächst genau feststellen, wie es zu dem Leck gekommen ist. In der Regel gibt es in diesem Fall zwei Möglichkeiten. Die erste ist, dass der betreffende Mitarbeiter die Sicherheitsrichtlinien zum Schutz der von Ihnen gespeicherten Dokumente und Daten nicht befolgt hat. Das hat dazu geführt, dass ein Konkurrent Zugang zu den Daten Ihres Unternehmens erhalten hat.

Das zweite Szenario könnte sein, dass Ihrem Unternehmen klare Richtlinien zum Umgang mit Daten fehlen. Der Mitarbeiter hat die Informationen auf eine Weise weitergegeben, die legitim erschien, weil keine eindeutige Richtlinie existierte, die dies untersagte.

Untersuchung und Klassifizierung der Absicht

Dieser Schritt ist entscheidend für Ihre Reaktion. Befragen Sie den Mitarbeiter, um seine Beweggründe zu verstehen.

• Bestätigt die Untersuchung das erste Szenario, handelt es sich um Fahrlässigkeit. Der Mitarbeiter kannte die Regeln, hielt sich aber nicht daran, was zu einem unbeabsichtigten Regelverstoß führte.
• Bestätigt die Untersuchung das zweite Szenario, liegt der Fehler beim Unternehmen, nicht beim Mitarbeiter. Es lag keine böswillige Absicht vor, und der Mitarbeiter hat keine bekannte Regel verletzt.

Ermittlung einer angemessenen Reaktion

Ihre Maßnahmen müssen dem Ergebnis angemessen sein.

Im ersten Fall hat der Mitarbeiter zwar unbeabsichtigt Ihrem Konkurrenten geholfen, an Firmengeheimnisse zu gelangen, aber er hat dennoch auf Daten zugegriffen und Aufgaben ausgeführt, ohne die geltenden Protokolle und Richtlinien Ihres Unternehmens zu befolgen. Daher liegt es in Ihrer Verantwortung, das weitere Vorgehen festzulegen.

In der Regel ist in diesen Fällen eine Nachschulung erforderlich. Außerdem müssen Sie sicherstellen, dass keiner Ihrer Mitarbeiter die gleichen Fehler macht. Eine einfache Einschränkung des Zugangs der Mitarbeiter zu Daten und Informationen wird in diesen Fällen nicht immer funktionieren. Deshalb ist es oft am besten zu überlegen, welche spezifischen Änderungen an der Schulung der Mitarbeiter erforderlich sind, damit ein größeres Vertrauen innerhalb des Unternehmens geschaffen werden kann.

Wenn der Grund für das Datenleck nicht darin liegt, dass der Mitarbeiter versehentlich nicht die richtigen Verfahren befolgt hat, sondern darin, dass es keine angemessenen Richtlinien gab, die eine solche Situation hätten verhindern können, dann liegt der Fehler nicht beim Mitarbeiter. Als Arbeitgeber müssen Sie sich das Versäumnis eingestehen und neue Maßnahmen ergreifen, um Ihre Daten zu schützen und zu verhindern, dass sich ein solcher Vorfall wiederholt.

Wenn die Weitergabe von Informationen durch einen Mitarbeiter – selbst unbeabsichtigt – an den falschen Empfänger erfolgte, stellt dies dennoch einen Verstoß gegen die Vertraulichkeit aufgrund von Fahrlässigkeit dar. Die Reaktion sollte dem Schweregrad der Fahrlässigkeit entsprechen: Handelte es sich um einen einmaligen, unachtsamen Fehler oder um ein Muster von Unachtsamkeit? Dies entscheidet darüber, ob weitere Schulungen oder strengere Disziplinarmaßnahmen bis hin zur Kündigung erforderlich sind.

Es obliegt Ihnen, den Schweregrad der Situation und den genauen Hergang zu beurteilen, um zu entscheiden, ob Sie den Arbeitsvertrag Ihrer Mitarbeiter kündigen oder ihnen einfach weitere Schulungen anbieten.

Wenn Sie sich entscheiden, den Mitarbeiter zu behalten, sollten Sie vorsorglich den Einsatz einer Mitarbeiterüberwachungssoftware in Erwägung ziehen. Weitere Informationen zu Mitarbeiterüberwachungssystemen und zur Auswahl des passenden Systems finden Sie hier. hier.

Mit der Überwachungsfunktion von CleverControl erhalten Sie umfassende Einblicke in die Aktivitäten Ihrer Mitarbeiter und deren Arbeitszeitgestaltung. Sollte sich beispielsweise herausstellen, dass ein Mitarbeiter die Hälfte seines Arbeitstages auf YouTube verbringt, fragen Sie sich vielleicht, ob dies ein Kündigungsgrund ist. Bevor Sie eine Entscheidung treffen, sollten Sie folgende Punkte berücksichtigen:

Beweissammlung
Ihre Überwachungsdaten sind Ihr Ausgangspunkt. Nutzen Sie die Berichte von CleverControl, um Folgendes zu ermitteln:

• Die genauen Tageszeiten, zu denen dieses ablenkende Verhalten auftritt.
• Ob es sich um ein tägliches Muster handelt oder um etwas, das mit bestimmten Tagen/Projekten zusammenhängt.
• Wenn der Mitarbeiter trotz der Ablenkungen seine wichtigsten Termine weiterhin einhält.

Untersuchung und Klassifizierung der Absicht

This situation is rarely black and white. A discussion with the employee is essential to understand the why behind the behavior. The intent typically falls into one of two categories:

Unbeabsichtigt / Symptom eines größeren Problems: Der Mitarbeiter nutzt möglicherweise YouTube als Hintergrundgeräusch, hat aufgrund von Burnout Konzentrationsschwierigkeiten oder hat seine Aufgaben erledigt und keine neuen mehr. Ihm ist unter Umständen gar nicht bewusst, wie viel Zeit er dafür aufgewendet hat.

Vorsätzliches Fehlverhalten: The employee is consciously disengaged, understands this violates company policy, and is making a deliberate choice to avoid work.

Determining a proportional response

Your action should be based on the root cause identified in your investigation.

Wenn die Ursache unbeabsichtigt ist (z. B. Burnout, unklare Aufgaben, mangelnde Herausforderung), empfiehlt es sich, ein offenes Gespräch mit dem Mitarbeiter zu führen, um die Gründe für seine fehlende Begeisterung zu ergründen. Gegebenenfalls müssen seine Aufgaben, sein Arbeitspensum und sein Interesse an der Arbeit neu bewertet werden. Die Reaktion sollte unterstützend und gleichzeitig konstruktiv sein.

• Coaching: Besprechen Sie Strategien zum Zeitmanagement und die Bedeutung konzentrierten Arbeitens.
• Umstrukturierung der Arbeitsbelastung: Prioritäten klären, anspruchsvollere Aufgaben vergeben oder Workflow-Probleme angehen.
• Klare Erwartungen formulieren: Die Unternehmensrichtlinien zur privaten Internetnutzung erneut erläutern.

Bei vorsätzlicher Untätigkeit ist ein ernstes Gespräch erforderlich. Es empfiehlt sich, die Betroffenen für einen bestimmten Zeitraum unter Beobachtung zu stellen und ihr Verhalten verstärkt zu überwachen. Die Reaktion wird formeller und disziplinarischer.

• Formelle Verwarnung: Eine mündliche oder schriftliche Verwarnung aussprechen, in der der dokumentierte Verstoß gegen die Richtlinien dargelegt wird.
• Leistungsverbesserungsplan (PIP): Setzen Sie einen PIP mit klaren, messbaren Produktivitätszielen und einem strikten Zeitplan für die Verbesserung um.
• Kontinuierliche Überwachung: Nutzen Sie CleverControl, um den Fortschritt im Hinblick auf die PIP-Ziele objektiv zu verfolgen.

Die Entscheidung, einen Mitarbeiter aus diesem Grund zu kündigen, sollte nicht allein auf dessen YouTube-Aktivitäten basieren, sondern auf seiner Reaktion auf Ihr Gespräch. Sollte er nach dem Gespräch und einer Probezeit weiterhin dieselben Aufschieberitis-Muster zeigen und die vereinbarten Standards nicht erfüllen, kann eine Kündigung notwendig sein, um die Gesamtproduktivität Ihres Teams zu schützen. Zeigt er hingegen Besserung, haben Sie einen potenziell wertvollen Mitarbeiter erfolgreich im Unternehmen gehalten.

Die Überwachung mit CleverControl kann weitere besorgniserregende Aktivitäten aufdecken, beispielsweise wenn ein Mitarbeiter während der Arbeitszeit Arbeitsdaten auf einen USB-Stick kopiert oder Jobportale besucht. Diese beiden Handlungen müssen getrennt behandelt werden, da sie unterschiedliche Schweregrade aufweisen.

Beweissammlung

Ihre Überwachungsdaten – Besuche auf Jobportalen wie LinkedIn, Indeed usw. während der Arbeitszeit und die Verwendung eines USB-Sticks zum Kopieren und Speichern von Arbeitsdateien – sind bereits ein Anhaltspunkt, der zum Handeln veranlasst.

Untersuchung und Klassifizierung der Absicht

Dies erfordert eine sorgfältige Untersuchung, um die Motive des Mitarbeiters für jede einzelne Handlung zu verstehen.

Wenn Ihr Mitarbeiter seine Arbeitszeit mit der Jobsuche verbringt, zeigt das, dass er sich nicht mit Ihrem Unternehmen oder Ihrer Arbeit identifiziert. Sprechen Sie mit ihm darüber und versuchen Sie herauszufinden, warum er unzufrieden ist und sich nach einer neuen Stelle umsieht. Dies könnte Ihrem Unternehmen helfen, seine Richtlinien anzupassen, um Talente besser zu binden.

Auch wenn es unprofessionell erscheint, ist die Jobsuche allein in der Regel ein Zeichen von Desinteresse, nicht von Boshaftigkeit. Die Absicht besteht oft darin, das Unternehmen zu verlassen, nicht ihm zu schaden.

Wenn Ihr Mitarbeiter jedoch seine Arbeitsdaten auch noch auf einem USB-Stick speichert, stehen Sie vor weitaus größeren Problemen, als nur der Tatsache, dass er sich nach einer anderen Stelle umsieht. Datendiebstahl dieser Art fällt üblicherweise unter Wirtschaftsspionage oder kann mitunter als unlautere Wettbewerbstaktik eingesetzt werden. Die Informationen, die Ihr Mitarbeiter auf dem USB-Stick speichert, sind nicht nur ungeschützt, sobald dieser Ihr Firmengelände verlässt, sondern könnten auch an die Öffentlichkeit gelangen und Ihrem Unternehmen Schaden zufügen.

Dies ist eine vorsätzliche Handlung, die gegen Datenschutzrichtlinien verstößt. Die Absicht könnte darin bestehen, firmeneigene Informationen an einen Wettbewerber weiterzugeben, sie als Druckmittel einzusetzen oder sie für andere unerlaubte Zwecke zu nutzen. Es handelt sich um eine schwerwiegende Handlung mit potenziell böswilliger Absicht.

Ermittlung einer angemessenen Reaktion

Die beiden Aktivitäten erfordern eine kombinierte, aber dennoch unterschiedliche Reaktion.

Bei der Jobsuche sollten Sie mit Ihrem Mitarbeiter sprechen und ihn darüber informieren, dass diese während der Arbeitszeit nicht gestattet ist. Ob Sie ihn aufgrund dieser Suche kündigen, hängt maßgeblich davon ab, ob er seine Aufgaben fristgerecht erledigt. Wenn Ihr Mitarbeiter weiterhin gewissenhaft arbeitet und lediglich eine berufliche Veränderung anstrebt, besteht derzeit kein Grund zur Kündigung. Machen Sie jedoch deutlich, was Sie von ihm während seiner Zeit im Unternehmen erwarten, insbesondere im Hinblick auf die rechtzeitige Suche und Einarbeitung eines Nachfolgers.

Ein Datenschutzverstoß ist ein anderes Problem. Er stellt ein grobes Fehlverhalten dar. Sollten Sie feststellen, dass einer Ihrer Mitarbeiter vorsätzlich Arbeitsdaten auf einem solchen Gerät speichert, müssen Sie eine Untersuchung einleiten, um die Gründe dafür, die gespeicherten Daten und mögliche Dritte, die Zugriff darauf erlangt haben, zu ermitteln.

In den meisten Fällen ist dies ein Kündigungsgrund, da der Mitarbeiter vorsätzlich gehandelt hat und dadurch Ihrem Unternehmen und Ihren Kunden Schaden zugefügt werden könnte, falls sensible Informationen an die Öffentlichkeit gelangen. Die Sicherung dieser Informationen sollte in solchen Fällen oberste Priorität haben.

Sie sollten auch Ihre bestehenden Richtlinien überprüfen, um sicherzustellen, dass so etwas nicht noch einmal passiert. Hohe Sicherheits- und Informationsschutzrichtlinien können notwendig sein, wenn Sie die Daten Ihres Unternehmens geschützt halten wollen. Vertraulichkeitsvereinbarungen und die Nachverfolgung der Weitergabe und des Austauschs sensibler Daten können ebenfalls dazu beitragen, dass Ihre Daten sicherer sind und dass Sie nachvollziehen können, woher eine Datenschutzverletzung stammt.

Eine stärkere Überwachung der Daten kann zum Schutz Ihres Unternehmens beitragen. Dies sollte jedoch eine unternehmensweite Richtlinie sein und nicht etwas, das sich an den einen Mitarbeiter richtet, der absichtlich gegen Ihre Vertraulichkeit und Sicherheit verstoßen hat. Er sollte höchstwahrscheinlich entlassen werden, weil er versucht hat, Daten zu stehlen.

Der Umgang mit Diebstahl, Betrug und chronischen Produktivitätsproblemen zählt zu den größten Herausforderungen im Management. Ein konsequenter, faktenbasierter Ansatz, der auf die jeweilige Situation zugeschnitten ist, ist unerlässlich und Ihr bester Schutz. Indem Sie vom Verdacht zur Untersuchung übergehen und Ihre Reaktion an die konkrete Absicht und Schwere des Fehlverhaltens anpassen, schützen Sie Ihr Unternehmen und gewährleisten gleichzeitig Fairness. Letztendlich ermöglicht Ihnen dieses strukturierte Vorgehen, schwierige Entscheidungen souverän zu treffen – ob es nun um Schulungen oder eine notwendige Kündigung geht.

Die effektivste Strategie ist jedoch proaktiv. Klare Richtlinien, regelmäßige Schulungen, eine positive Unternehmenskultur und der intelligente Einsatz von Monitoring-Tools, um leistungsschwache Mitarbeiter zu identifizieren und zu unterstützen – und nicht nur zu bestrafen – schaffen ein sichereres, transparenteres und produktiveres Arbeitsumfeld für alle.