Wie überwacht man die Internet-Nutzung von Mitarbeitern?

Die digitale Welt bringt viele Entwicklungen in unser Leben. Es lässt sich nicht leugnen, dass der Fortschritt der modernen IT-Technologien die Menschen zur Korrespondenz anregt. Jeder strebt danach, etwas Neues zu schaffen, zu entwickeln, zu gestalten. Auch die Online-Überwachung entwickelt sich ständig weiter. Unternehmer stellen sich die Frage, wie sie die Produktivität jedes einzelnen Mitarbeiters steigern können. Infolgedessen wurden so innovative Technologien wie Software zur Mitarbeiterüberwachung entwickelt. Der heutige Artikel wird alle Grundlagen einer der Überwachungsfunktionen für Mitarbeiter abdecken - die Internetnutzung.

Eine Online-Verfolgung der Internetnutzung von Mitarbeitern ist ein Instrument zur Überwachung und Aufzeichnung der Aktivitäten von Mitarbeitern während der Arbeitszeit. Seine Hauptziele sind:

1. die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien sicherstellen
2. die Produktivität erhöhen
3. Schutz vor Sicherheitsrisiken

Zum Schutz vor Sicherheitsrisiken müssen besuchte Websites, die online verbrachte Zeit und die Nutzung der Bandbreite verfolgt werden.

ScienceDirect , eine führende Plattform für von Experten begutachtete wissenschaftliche Literatur, hat Nachforschungen angestellt und ist zu folgendem Ergebnis gekommen:

"Angestellte verbringen etwa 2 Stunden pro Tag mit Cyberloafing (d.h. mit der Nutzung des Internets am Arbeitsplatz für nicht-berufliche Zwecke), was Unternehmen fast 85 Milliarden Dollar pro Jahr kostet."

Infolgedessen haben bereits im Jahr 2001 80 % der Unternehmen weltweit die Internetnutzung ihrer Mitarbeiter überwacht, wie die American Management Association . Seitdem hat sich die Situation nicht grundlegend geändert: Ein etwas höherer Anteil der Unternehmen nutzt diese oder jene Software zur Überwachung der Mitarbeiter, um ihre Produktivität zu steigern. Laut der Untersuchung von Spiceworks , 80 % der Unternehmen verfügen über eine Datenschutzrichtlinie, die die Nutzer darüber informiert, dass sie bei der Nutzung von Unternehmensnetzen, -geräten und -diensten überwacht werden können.

Die Überwachung der Internetnutzung durch Mitarbeiter ist nur im Rahmen der Arbeitszeit gerechtfertigt. Solange die Unternehmen und ihre Verwaltungsmitarbeiter nicht gegen die gesetzlichen Rechte der Mitarbeiter verstoßen, warum sollten sie dann nicht solche innovativen Produkte einsetzen?

Es gibt natürlich viele Gründe, warum Unternehmen diese Funktion nutzen. Aber wir haben die wichtigsten herausgefunden:

• Produktivität: Diese Softwarefunktion hilft, die nicht arbeitsbezogenen Aktivitäten im Büro nahezu auszuschließen. Wie wir bereits erwähnt haben, verbringt fast jeder Angestellte 2 Stunden pro Tag mit "Cyberloafing". Eine solche Software zur Überwachung der Internetnutzung ermöglicht die Kontrolle des Arbeitsprozesses und steigert die Gesamtproduktivität.
• Sicherheit: Die Kontrolle über die Internetnutzung hilft, die sensiblen Daten des Unternehmens vor Cyber-Diebstahl zu schützen. Außerdem ist der Zugriff auf Malware und bösartige Websites verboten.
• Optimierung der Ressourcen: Durch die Verfolgung der Bandbreitennutzung können Unternehmen die Netzwerkressourcen besser verwalten. Dadurch wird sichergestellt, dass kritische Geschäftsvorgänge die erforderliche Bandbreite erhalten und nicht durch unwesentliche Nutzung gebremst werden.
• Risikomanagement: Diese Option trägt zur Risikominderung bei, indem sie unangemessenes oder unsicheres Verhalten, wie z. B. den Zugriff auf verbotene Inhalte, identifiziert und bekämpft. Die Nichtverhinderung eines solchen Verhaltens könnte zu rechtlichen Problemen führen oder den Ruf des Unternehmens schädigen.

Die erste - Agent-Installation: Installieren Sie zunächst den Agenten auf den Zielgeräten - PCs, Laptops, Tablets. Diese Softwareprogramme werden ohne Überlastung betrieben. Er erfasst die Internetaktivitäten, ohne die normale PC-Nutzung zu stören. Der installierte Agent sammelt die folgenden Daten:

• Besuchte Websites
• Laufende Anwendungen und Nutzungsdauer
• Hochgeladene oder heruntergeladene Dateien
• Tastenanschläge und Text auf dem Bildschirm
• Screenshots

Zweiter Schritt - Datenerhebung und -speicherung: Innerhalb der angegebenen Zeitspannen sendet die Software die empfangenen Daten an den gewählten On-Cloud-Speicher. Die vom Web-Surfing-Monitor des Mitarbeiters übertragenen Informationen können zweierlei Art sein: anonymisiert und assoziiert. Diese Daten werden ordnungsgemäß verschlüsselt und sicher gespeichert. Sie sind nur für autorisierte Manager zugänglich.

Der dritte Schritt - Berichterstattung und Analyse: Viele Software zur Mitarbeiterüberwachung bietet Echtzeit-Dashboards. Auf diesen Tafeln werden die laufenden Aktivitäten der Mitarbeiter angezeigt. Diese Dashboards können die aktuellen aktiven Nutzer darstellen: welche Anwendungen oder Websites werden genutzt. Außerdem werden die Produktivitätswerte angezeigt. Solche Dashboards sind nicht die einzige Möglichkeit, die empfangenen Daten zu analysieren. Die gemeldeten Daten umfassen:

• Aktivitätsprotokolle
• Verwendung der Anwendung
• Website-Kategorisierung
• Software zur Zeiterfassung

Außerdem gibt es zusätzliche Funktionen wie Echtzeitüberwachung, Benachrichtigungen und Warnungen, Benutzersperrung und Produktivitätsoptimierung. Kurz gesagt, die Software ermöglicht den Zugriff auf die Daten, die für die Produktivität der Mitarbeiter erforderlich sind.

Es gibt viele Möglichkeiten, die Internetnutzung unter Kontrolle zu bringen. Software zur Mitarbeiterüberwachung bietet eine solche Möglichkeit. Wir nehmen als Beispiel CleverControl mit seinen wichtigsten Softwareprodukten. Werfen wir einen tiefen Blick auf das, was die Branche uns bietet.

Die Fernüberwachungssoftware ist in zwei verschiedene Funktionen unterteilt. Es handelt sich um die Fernüberwachung über sichere Webkonten und die Echtzeit-Live-Überwachung. Betrachten wir nun die wichtigsten Funktionen.

Die Fernüberwachung über sichere Webkonten bietet also folgende Möglichkeiten:

• Wie sich Ihr Arbeitsbereich von Minute zu Minute verändert
• Welche Aufgaben entstehen und sind vorrangig
• Welche einzigartigen Ideen werden geäußert und diskutiert?

Wenn wir von Echtzeit-Live-Überwachung sprechen, implizieren wir, dass das Verwaltungspersonal Zugang zu den folgenden, auf dem PC eines Mitarbeiters installierten Funktionen erhalten darf:

• Anwendungen
• Webseiten
• Dateien
• Nachrichten
• Emails.

Denken Sie aber daran, dass jeder Arbeitnehmer einen Rechtsanspruch darauf hat, zu erfahren, ob er überwacht wird. Die Gesetze und Vorschriften für diese Nutzung ändern sich ständig. Mehr Details erhalten und bewusst sein. Aber im Allgemeinen, wie von HR DIVE , 68 % der Manager sind davon überzeugt, dass die Überwachung die Leistung verbessert, aber andere sind anderer Meinung.

Was sonst noch auf CleverControl und anderen Plattformen verfügbar ist:

• Keylogger
• Screenshots
• Überwachung von Wechseldatenträgern (USB, HDD, SD)
• Kontrolle über den Druck

Mit dem Keylogger können Sie zum Beispiel sofort sehen, welchen Text ein Mitarbeiter schreibt, und die Tastenanschläge in jeder Anwendung aufzeichnen. Außerdem können Sie nach unerwünschten Warnwörtern in den Tastatureingaben der Mitarbeiter suchen.

Jede der aufgeführten Funktionen ist darauf ausgerichtet, die Internetnutzung bei nicht arbeitsbezogenen Aktivitäten einzuschränken.

Was verwenden Unternehmen sonst noch zur Überwachung der Internetaktivitäten und -nutzung ihrer Mitarbeiter? Zu den Video- und Audiokontrollen gehören Gesichtserkennung, Schnappschüsse, Mikrofon-Tonaufnahmen und Webcam-Videos. Ihr Chef kann soziale Medien überwachen, wenn sie für geschäftliche Zwecke genutzt werden.

Alle aufgelisteten Softwarefunktionen zeigen, dass die Unternehmen bestrebt sind, die Produktivität so weit wie möglich zu steigern, da die Zahl der Cyberloafs zunimmt.

Ja, natürlich! Die Gesetze und Vorschriften hängen davon ab, in welchem Land oder US-Bundesstaat Sie leben. Sehen wir uns an, in welchen Ländern es absolut legal ist, die Internetnutzung von Mitarbeitern zu überwachen.

Die Vereinigten Staaten, bestätigt durch die Gesetz zum Schutz der Privatsphäre in der elektronischen Kommunikation von 1986, sind berechtigt, Software zur Überwachung von Mitarbeitern einzusetzen. Es gibt jedoch einen wichtigen Hinweis: Die Gesetze können je nach Bundesstaat variieren. In einigen US-Bundesstaaten sind Unternehmen verpflichtet, jeden Mitarbeiter darüber zu informieren, dass er überwacht wird.

Die Europäische Union, mit Ländern wie Spanien, Frankreich und Deutschland, hat keine strengen Vorschriften in Bezug auf den Artikel. Die EU nimmt als Grundlage die Allgemeine Datenschutzverordnung (GDPR). Nach dieser Verordnung muss der Entleiher den Arbeitnehmer vor der Installation von Software informieren.

Wenn die Informationen innerhalb des gesetzlichen Rahmens eingehen, können sie überwacht, aufgezeichnet und analysiert werden.

China zum Beispiel überwacht die Internetnutzung seiner Mitarbeiter. Die Überwachung ist durch die Vorschriften von 1994 über die Sicherheit und den Schutz von Computer-Informationssystemen und die Verwaltungsvorschriften von 1997 über die Sicherheit und den Schutz internationaler Verbindungen durch Computer-Informationsnetze geschützt und geregelt. Jeder Arbeitgeber sollte seine Mitarbeiter darüber informieren, welche Software zur Erfassung solcher Daten verwendet wird.

Häufige Herausforderungen sind:

• Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes
• Einhaltung der Rechtsvorschriften
• Arbeitsmoral
• Technische Umsetzung
• Überlastung der Daten
• Kosten

Im Falle eines hybriden oder entfernten Arbeitsmodus ist es möglich, die gleichen Software-Tools zu verwenden, wie wir oben erwähnt haben. Verhindern Sie den Zugang zu den Computern von der Überwachungssoftware für Mitarbeiter.

Ja, viele Unternehmen überwachen und zeichnen den Datenverkehr in ihrem Netz aus rechtlichen und sicherheitsrelevanten Gründen auf. Wenn Sie WiFi für persönliche Zwecke nutzen, werden diese Daten wahrscheinlich aufgezeichnet. Da sie für einige Zeit gespeichert werden, können sie auch analysiert werden.

Sie können die Bandbreite des Mitarbeiternetzes mit Hilfe von Netzwerküberwachungsprogrammen überwachen. Sie verfolgen die Bandbreitennutzung, identifizieren Quellen mit hohem Datenverkehr und analysieren den Datenfluss in Ihrem Netzwerk.

Wir werden die wichtigsten Erkenntnisse aus dem obigen Text zusammenfassen:

1. In den meisten Fällen ist es legal, die Internetnutzung zu überwachen. Natürlich hängt dies von den Bestimmungen des jeweiligen Landes ab, aber es ist dennoch möglich, eine solche Software zu verwenden.
2. In vielen Ländern muss der Arbeitgeber seine Mitarbeiter über die Installation dieser Software informieren.
3. Es gibt viele Werkzeuge, Funktionen und Unterfunktionen, die Arbeitgebern bei der Kontrolle der Aktivitäten ihrer Mitarbeiter helfen.
4. Es dauert nicht lange, einen Agenten auf dem Ziel-PC oder einem anderen Gerät zu installieren und die ersten Datensätze zu erhalten.
5. Das Hauptziel einer solchen Überwachung besteht darin, den Anteil der nicht arbeitsbezogenen Aktivitäten zu verringern. Mit anderen Worten: Die Produktivität der Mitarbeiter wird erheblich gesteigert.