Rechtmäßige und wirksame Überwachung von Mitarbeitern

The demand for employee monitoring tools grew by over 60% amid the pandemic. In fact, "employee monitoring software" became a key search engine term, recording a 35% einen weiteren Anstieg des Datenverkehrs. Das Gefühl der Dringlichkeit wird sich fortsetzen, da die Bedrohung durch Cyberangriffe (insbesondere Identitätsdiebstahl) zunimmt. In einem kürzlich erschienenen Bericht wurde berichtet, dass auch Insider-Bedrohungen zunehmen. In der Tat, 43 % der gesamten Verstöße von den Einheiten innerhalb der Organisation kommen.

Und dann ist da natürlich noch der Gedanke des Leistungsmanagements, das ein wirksames Instrument zur Verbesserung der Produktivität, zur Förderung des Wachstums und zur Pflege einer Innovationskultur sein kann. Bei so vielen Vorteilen, die der Einsatz von Apps für die Mitarbeiterüberwachung mit sich bringt, ist es verständlich, dass Unternehmen nun geneigt sind, in deren Implementierung zu investieren. Bevor sie sich jedoch zum Kauf verpflichten, sollten Unternehmen zunächst die gesamte Landschaft der Mitarbeiterüberwachung analysieren.

Fragen wie - Welches Überwachungsinstrument eignet sich am besten für mein Geschäftsmodell? Kann ich damit die Produktivität und das Engagement meiner Mitarbeiter effektiv steigern? Wie ist es zu installieren? Welche rechtlichen Auswirkungen hat der Einsatz des Tools auf mein Unternehmen? Wäre es ethisch vertretbar, Mitarbeiter zu überwachen? Wie steht es um die Privatsphäre und den Datenschutz der Mitarbeiter? Sollte es eine feste Richtlinie geben? - Diese Fragen müssen beantwortet werden, bevor die Entscheidung für den Einsatz einer Software zur Mitarbeiterüberwachung getroffen wird.

Um Ihnen dabei zu helfen, finden Sie hier eine Checkliste mit einigen Leitlinien für eine wirksame und rechtlich einwandfreie Überwachung der Mitarbeiter.

Bevor Sie eine Software zur Mitarbeiterüberwachung installieren, sollten Sie die Compliance-Richtlinien Ihres Unternehmens überprüfen. Vergewissern Sie sich, dass alle Mitarbeiter die Richtlinien zum Datenschutz und zum Schutz der Privatsphäre kennen und wissen, welche Folgen ein Verstoß gegen diese Richtlinien haben kann. In einer Richtlinie zur Mitarbeiterüberwachung könnte zum Beispiel festgelegt werden, dass das Unternehmen die Kommunikation mit Kunden und Lieferanten oder die Online-Aktivitäten seiner Mitarbeiter überwachen darf. Es ist auch eine gute Idee, in Ihrer Richtlinie festzulegen, dass Sie die Nutzung unternehmenseigener Geräte überwachen können. Diese Richtlinien werden dazu beitragen, mögliche rechtliche Probleme im Zusammenhang mit der Verwendung von Überwachungssoftware für Mitarbeiter in Zukunft zu vermeiden.

Die Rechtslandschaft kann sehr kompliziert sein. Die Gesetze zum Schutz der Privatsphäre und zum Datenschutz variieren von Land zu Land. Bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen, sollten Sie unbedingt Ihre rechtlichen Verpflichtungen und die lokalen Vorschriften für Software zur Mitarbeiterüberwachung kennen.

In Europa beispielsweise umreißt die GDPR oder die Allgemeine Datenschutzverordnung die Richtlinien für die Erhebung personenbezogener Daten, die alle Unternehmen in der Europäischen Union (EU) einhalten müssen. In den USA bietet das ECPA (Electronic Communications Privacy Act) etwas mehr Flexibilität, indem es Arbeitgebern erlaubt, Aktivitäten auf firmeneigenen Geräten zu überwachen. Gleichzeitig untersagt das Gesetz aber auch das absichtliche Abhören von mündlicher oder elektronischer Kommunikation.

Anderswo auf der Welt, z. B. in Indien, ist die Lage etwas entspannter. Dort gibt es keine spezifischen Regeln für den Einsatz von Überwachungssoftware für Mitarbeiter. Im Moment ist es eine Grauzone. Im Allgemeinen ist der Einsatz solcher Software jedoch erlaubt, solange sie nicht zu einer Verletzung der Privatsphäre führt. Und den Arbeitgebern wird empfohlen, ein Gleichgewicht zwischen der Überwachung der Mitarbeiter und der Wahrung ihrer Privatsphäre zu finden. (Mehr dazu im nächsten Abschnitt)

Um also rechtlich auf der sicheren Seite zu sein, ist es wichtig, ein Tool zur Mitarbeiterüberwachung zu wählen, das mit den Datenschutzgesetzen Ihres Landes oder Ihrer Region übereinstimmt. Wir empfehlen, einen Rechtsbeistand aufzusuchen oder sich an Unternehmen zu wenden, die sich auf Datenschutzrecht spezialisiert haben. Sie können Sie über die Rechtmäßigkeit der Verwendung von Software zur Mitarbeiterüberwachung beraten. Sie können diese Frage auch direkt mit dem von Ihnen gewählten Softwareanbieter besprechen.

Wie oben erläutert, ist es wichtig, dass Sie sich vor der Einführung eines Überwachungsinstruments die Meinung Ihrer Mitarbeiter einholen. Wenn die Mitarbeiter über ein Überwachungsinstrument Bescheid wissen, werden sie sich wahrscheinlich eher daran halten. Die Transparenz des Überwachungsinstruments wird dazu beitragen, die Beziehung zwischen den Mitarbeitern und ihrem Arbeitgeber zu verbessern, Spannungen abzubauen und die Produktivität zu steigern. Darüber hinaus werden die Mitarbeiter ihrem Unternehmen gegenüber wahrscheinlich loyaler sein, wenn sie darauf vertrauen, dass ihr Arbeitgeber ihre Rechte respektiert und sie schützt.

Transparenz, Ihr ethischer Kompass, schadet Ihrem Unternehmen sicher nicht. Es zeigt, dass Sie bereit sind, einen Vertrauensvorschuss in die unbekannte Zukunft zu geben. Dieses Maß an Offenheit in der Kommunikation ermöglicht es Ihnen, dauerhafte Beziehungen, Vertrauen und Loyalität aufzubauen - was alles zu einem besseren Markenimage, geringerer Abwanderung und höherem Engagement beitragen kann.

Um auf die Effizienz des Tools zur Mitarbeiterüberwachung zurückzukommen, ist es wichtig zu verstehen, welche Funktionen Ihr Unternehmen tatsächlich benötigt. Darüber hinaus sollten Sie wissen, wie Sie die Software effektiv einsetzen können. Manche Unternehmen wenden sich erst dann an die Mitarbeiterüberwachung, wenn sie mit einem Problem konfrontiert sind, z. B. mit geringer Produktivität oder hoher Fluktuation. Das ist sowohl eine reaktive als auch eine suboptimale Strategie. Der effektivste Weg, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiterüberwachung ordnungsgemäß und effektiv eingesetzt wird, ist die frühzeitige Einführung der Software.

Dabei gibt es Folgendes zu beachten:

• Das Tool ist insofern umfassend, als es die Internetnutzung überwachen, Bildschirme aufzeichnen, Tastatureingaben protokollieren, die Zeit und den Standort von Mitarbeitern verfolgen kann usw.

• Es ist einfach zu konfigurieren und skalierbar, wenn Ihr Unternehmen wächst.

• Das Tool ermöglicht informative und leicht verständliche Dashboard-Visualisierungen.

• Das Tool ermöglicht eine einfache Verwaltung und Wartung.

• Es ist einfach zu installieren und erfordert keine zusätzlichen Geräte.

• Das Tool ergänzt Ihre Unternehmensstrategie und -ziele.

• Das Tool funktioniert auf allen gängigen Betriebssystemen: Windows, MacOS.

• Es lässt sich leicht einrichten und an mehreren Standorten einsetzen.

• Die rechtliche Stellung der Software ist in der Nutzungsrichtlinie definiert und ausdrücklich angegeben.

Die Überwachung von Mitarbeitern wird oft als ein Mittel zur Kontrolle der Mitarbeiter angesehen. Das ist nicht immer der Fall. Vielmehr kann sie auch als leistungsfähiges Instrument zur Förderung der Autonomie eingesetzt werden und es den Mitarbeitern ermöglichen, ihre Arbeit effektiver zu erledigen. So kann beispielsweise eine Software, die die Internetnutzung der Mitarbeiter überwacht, die Arbeit effizienter machen, indem sie das Hin und Her zwischen Mitarbeitern und ihren Vorgesetzten reduziert. Dies könnte das psychologische Klima am Arbeitsplatz erheblich beeinflussen.

Vor diesem Hintergrund empfehlen wir Folgendes: Wählen Sie ein Überwachungsinstrument, das sich an Ihr Geschäftsmodell anpassen lässt. Eine einfache Selbstbedienungsmöglichkeit zur Implementierung und Überwachung der Mitarbeiterproduktivität beispielsweise wird die Mitarbeiter stärken - und gleichzeitig die kognitive Belastung der Vorgesetzten verringern.

Achten Sie darauf, dass Sie bei der Implementierung eines Tools zur Mitarbeiterüberwachung Ihre Ziele nicht aus den Augen verlieren. Es ist von entscheidender Bedeutung, die Wirksamkeit der Software bei der Erreichung Ihrer Unternehmensziele ständig zu messen.

Stellen Sie sich vor: Clever Control wurde von einer Organisation eingeführt, nachdem illegale Datenzugriffe und vertrauliche Informationen nach außen gedrungen waren. Bald konnte das Unternehmen feststellen, wer auf die vertraulichen Informationen zugriff, und so die Datenlecks eindämmen. Tatsächlich sparte die Implementierung dem Unternehmen 500 Stunden Zeitaufwand für IT-Administratoren - dank der automatisierten Zugangsverwaltung, die eingerichtet wurde, um den Zugang zu vertraulichen Informationen zu minimieren.

Solche Vorteile sind nicht immer garantiert, aber in den meisten Fällen können Sie mit einer Produktivitätssteigerung, einem höheren Engagement der Mitarbeiter und einer genaueren Leistungsbewertung rechnen - und das alles zu geringeren Kosten.

Die Überwachung von Mitarbeitern ist kein einfaches Thema. Ein strukturierter, ethischer Ansatz verringert jedoch die rechtliche Haftung und stellt sicher, dass die Interessen und Werte Ihres Unternehmens in Einklang gebracht werden - so dass der gesamte Prozess letztlich für alle Beteiligten ein Gewinn ist.

Möchten Sie in Ihrem Unternehmen eine Mitarbeiterüberwachung einrichten? Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, um Ihre Möglichkeiten zu besprechen.