Wie man die Überwachung für die Mitarbeiter weniger stressig macht
Am 30. Mai 2023 veröffentlichte der Guardian einen Artikel citing how employees feel stressed at work due to the presence of employee monitoring solutions that regularly scrutinise their workflows. "Tracking doesn't allow for thinking time or stepping away and coming back to work – it's very intense," said one of the sources quoted in the piece. The article then went on to mention some employee monitoring tools (including CleverControl) and correlated them with the growing presence of stress among employees.
Natürlich wäre es unredlich, die Auswirkungen der Mitarbeiterüberwachung auf die Beschäftigten völlig außer Acht zu lassen. Aus diesem Grund haben wir uns entschlossen, einen Blick in die Tiefen der Mitarbeiterüberwachungsbranche zu werfen, um die Einflüsse und den Druck, der in die Überwachungsfunktionen in Unternehmen eingebaut ist, besser zu verstehen. Als führender Anbieter von Lösungen für die Mitarbeiterüberwachung wissen wir aus erster Hand, dass die ständige Überwachung detaillierter Arbeitsabläufe nicht gerade der beste Weg ist, einen gesunden Arbeitsplatz zu schaffen.
Mit Sicherheit sind Tools zur Mitarbeiterüberwachung heute ein wichtiges Rädchen am Arbeitsplatz. Fast jeder, den wir kennen, verlässt sich auf irgendeine Form der Mitarbeiterüberwachung, und wie wir in unseren früheren Artikeln dargelegt haben, hat dieses Vertrauen auch zu einer Steigerung der Mitarbeiterproduktivität geführt. Lesen Sie unsere Artikel darüber, wie CleverControl Unternehmen bei der Steigerung der Mitarbeiterproduktivität um mehr als 5 % unterstützt hat, während sie mit einer 4-Tage-Woche experimentierten.
In diesem Artikel möchten wir jedoch die psychologische Wirkung der ständigen Überwachung hervorheben und zeigen, wie Unternehmen Überwachungslösungen nutzen können, um ein produktiveres und gesünderes Arbeitsumfeld zu schaffen.
Was macht die Überwachung zu einem stressigen Manöver?
Zu den häufigsten psychologischen Faktoren, die mit Überwachungssystemen in Verbindung gebracht werden und bekanntermaßen Stress verursachen, gehören u. a. die folgenden:
Das Gefühl, ständig beobachtet zu werden - sich nicht austoben zu können
Wettbewerb zwischen Mitarbeitern auf der Grundlage von Überwachungsergebnissen und nicht von Leistung
Angst vor unnötigem Eindringen - z. B. Arbeitgeber, die in den persönlichen Bereich eindringen
Unterschiedliche Produktivitätszeiten und Produktivitätsniveaus
Gefühl des Misstrauens und der Respektlosigkeit, was zu einem Mangel an Eigenverantwortung und Engagement für die Arbeit führt
Unnötiger Druck, der mit einer überstürzten Arbeitsweise einhergeht und die Angst vor Fehlern oder Fristversäumnissen schürt, vor allem wenn man ständig überwacht wird
Die oben genannten Probleme führen bekanntermaßen dazu, dass sich Arbeitnehmer gestresst und unzufrieden mit dem Arbeitsumfeld fühlen, und das ist auch verständlich. Denn wer möchte schon unter ständiger Beobachtung seiner Kollegen und Vorgesetzten stehen und sich dabei unverdienterweise beobachtet fühlen?
Aber sind diese Probleme wirklich auf den Einsatz von Überwachungsinstrumenten zurückzuführen? Oder liegt es an etwas, das tiefer liegt - etwas, das durch einen gesunden Ansatz bei der Überwachung angegangen werden kann?
Die Antwort auf diese Frage deutet darauf hin, "wer" das Instrument nutzt und "wie" er dabei vorgeht. Tatsächlich deuten alle oben genannten Faktoren darauf hin, dass die Mitarbeiter nicht unbedingt den Einsatz des Überwachungsinstruments fürchten, sondern das Ausmaß seiner Nutzung und die Möglichkeit, dass die Überwachungsdaten ohne angemessene Gegenleistung gegen sie verwendet werden. Das ist definitiv etwas, worüber sich die Unternehmen Gedanken machen sollten.
Was können Unternehmen tun, um die Überwachung für die Mitarbeiter weniger stressig zu gestalten?
Cuing back to the Guardian article, a source says, "If I'm on a Zoom call that counts as 0% [activity], even though I'm in a meeting." This perfectly sums up the problem. Monitoring tools may be used effectively to gauge the working bandwidth of employees or to find new ways to boost employee productivity. However, using them in a way that discounts productivity and is detrimental to employee well-being is not something that bodes well for the organisation.
Zu diesem Zweck sind hier einige Sofortmaßnahmen aufgeführt, die Unternehmen ergreifen können, um das Problem zu lösen:
Erreichbare Produktivitätsziele setzen
Der Mensch kann nicht ständig produktiv sein; er braucht Zeit zum Nachdenken, zum Entspannen und zur Selbstbeschäftigung. Andernfalls riskieren sie ein Burnout. Bei der Festlegung von Produktivitätszielen sollten Sie Pausen einplanen und über die Arbeitstätigkeit nachdenken. Außerdem sollten Sie bei der Analyse der Überwachungsdaten die besonderen Eigenschaften der Mitarbeiter berücksichtigen. Manche Menschen ziehen es vor, ihre Gedanken auf Papier statt auf einem Computer festzuhalten; das Programm könnte diese Zeit als Leerlauf betrachten.
Einen klaren Kontext schaffen
Die Arbeitgeber müssen transparent darlegen, warum die Überwachung durchgeführt wird und wie sie dem Unternehmen und seinen Beschäftigten nützt. Es ist wichtig, klare Regeln und Vorschriften aufzustellen, in denen festgelegt wird, was überwacht wird, wie die Informationen verwendet werden und was von den Mitarbeitern in Bezug auf den Datenschutz erwartet wird.
Vertrauen schaffen
Vertrauensbildung ist entscheidend. Die Arbeitgeber müssen bedenken, dass es bei der Überwachung nicht darum geht, Mikromanagement zu betreiben oder die Kompetenz der Arbeitnehmer in Frage zu stellen, sondern vielmehr darum, die Produktivität zu verbessern, die Sicherheit zu erhöhen und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten. Die Demonstration von Vertrauen in die Fähigkeiten und die Arbeitsmoral der Mitarbeiter kann Stress abbauen.
Klare Überwachungsrichtlinien und -ziele festlegen
Entwickeln Sie klar definierte und leicht zugängliche Überwachungsrichtlinien, die den Zweck, den Umfang und die Grenzen der Überwachungsaktivitäten umreißen. Die Mitarbeiter sollten ein klares Verständnis davon haben, was überwacht wird und wie dies mit den Unternehmenszielen zusammenhängt.
Jeder Mitarbeiter sollte auch sein Produktivitätsziel und seine Toleranzen (zulässige Abweichungen davon) kennen. Sie müssen darüber informiert werden, dass die Daten über ihre Produktivität nicht öffentlich zugänglich sind und nur im Rahmen des Leistungsmanagements verwendet werden.
Der übergeordnete Gedanke sollte darin bestehen, die Mitarbeiter über die Art des Überwachungssystems und die Gründe dafür zu informieren. Um die Nervosität zu verringern, sollten Sie schrittweise mit der Überwachung Ihrer Mitarbeiter beginnen.
Koexistenz von Datenschutz und Rechenschaftspflicht
Bemühen Sie sich um ein Gleichgewicht zwischen dem Schutz der Privatsphäre der Mitarbeiter und der Sicherstellung, dass sie zur Verantwortung gezogen werden. Es sollten möglichst wenig einschneidende Überwachungsstrategien verwendet werden, wobei der Schwerpunkt auf arbeitsbezogenen Aktivitäten liegen sollte. Eine exzessive Überwachung, die über das hinausgeht, was aus echten geschäftlichen Gründen erforderlich ist, sollte vermieden werden - etwas, das CleverControl nahtlos ermöglicht.
Zum Beispiel, Webcam-Überwachung und Audioaufzeichnungsfunktionen sind optional und nicht standardmäßig aktiviert. Aus Sicherheitsgründen könnten sie für einige Unternehmen oder Arbeitsfunktionen wie Online-Lehrplattformen notwendig sein, aber wenn der Arbeitgeber sie nicht braucht oder sie für aufdringlich hält, kann er sie einfach ausschalten.
Regelmäßiges Feedback und Anerkennung durchsetzen
Schaffen Sie eine Kultur des konstruktiven Feedbacks und der Anerkennung. Nutzen Sie die Überwachungsdaten, um den Mitarbeitern zu helfen, sich zu verbessern, und nicht, um sie zu bestrafen oder auszuspionieren. Und kommunizieren Sie regelmäßig mit den Mitarbeitern über ihre Leistung, Fortschritte und Erfolge. Anerkennung für ihre Bemühungen kann dazu beitragen, den mit der Überwachung verbundenen Stress zu verringern und ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen.
Schutz von Daten und Privatsphäre
Ergreifen Sie Maßnahmen zum Schutz der Privatsphäre und der Daten Ihrer Mitarbeiter. Stellen Sie sicher, dass die erhaltenen Daten sicher aufbewahrt werden (sowohl in lokalen als auch in Cloud-Systemen), dass nur befugte Personen darauf zugreifen können und dass sie nur für den vorgesehenen Zweck verwendet werden, indem Sie strenge Sicherheitsmaßnahmen einführen. Kommunizieren Sie klar und deutlich die vorhandenen Datenschutzmaßnahmen, um die Mitarbeiter zu beruhigen.
Einrichtung einer Beschwerdestelle
Sorgen Sie dafür, dass die Mitarbeiter immer ein offenes Ohr für ihre Probleme mit den Überwachungssystemen haben. Setzen Sie zu diesem Zweck menschliche Hilfe ein, um Probleme zu lösen, die durch Überwachungssysteme eingeführt und übersehen werden. Der Komfort und das Wohlbefinden der Mitarbeiter sind ebenso wichtig wie ihre Produktivität und müssen daher vorrangig behandelt werden. Die Arbeitgeber dürfen nicht nur davon ausgehen, dass ihre Mitarbeiter über das Überwachungssystem Bescheid wissen und mit dessen Einsatz einverstanden sind.
Langsam gehen
Klare Einblicke in die Details der Produktivität können verlockend genug sein, um sie bei der Beurteilung schnell zu berücksichtigen. Es wird jedoch empfohlen, dass Unternehmen die Überwachungsinstrumente schrittweise einführen und dabei stets im Auge behalten, was die Mitarbeiter in Bezug auf ihre Arbeit gewohnt sind und was dies für sie bedeutet. Ziel sollte es sein, einen positiven Mentalitätswandel herbeizuführen, durch den sich die Mitarbeiter wohler fühlen.
Grenzen respektieren
Der persönliche Freiraum und die Freizeit der Mitarbeiter müssen respektiert werden. Vermeiden Sie daher invasive Überwachungspraktiken, die in das Privatleben der Arbeitnehmer außerhalb der Arbeit eindringen. Dies ist besonders kritisch, weil es zu psychischem Stress führen kann - etwas, das zu einer erhöhten Mitarbeiterfluktuation führen und den Weg für Probleme wie stille Kündigungen ebnen könnte.
Was kommt als Nächstes?
Die Überwachung der Mitarbeiter ist eine immer wiederkehrende Praxis, daher ist es wichtig, einen klar definierten Zweck dafür zu haben und das Wohlbefinden der Mitarbeiter immer wieder zu betonen. Wenn die Überwachung mit Bedacht und unter Berücksichtigung der Schmerzpunkte, für die die Mitarbeiter empfänglich sind, durchgeführt wird, wird sie zu positiven Ergebnissen führen.
Denken Sie darüber nach, eine Überwachungsfunktion einzurichten? Wir können Ihnen dabei helfen, Wege zu finden, wie Sie diese Funktion im Kontext Ihres Unternehmens noch nützlicher gestalten und gleichzeitig die Privatsphäre Ihrer Mitarbeiter respektieren können. Kontaktieren Sie uns noch heute!